Klantgeleidingssysteem ten behoeve van de gemeente Venlo

Aanvullende informatie

Naar aanleiding van een gestelde vraag is er een 2e NvI gepubliceerd, is er een gewijzigd prijzenblad beschikbaar gesteld (waarmee het oude prijzenblad komt te vervallen) en is de planning aangepast (datum indienen inschrijvingen is opgeschoven naar 21 januari 2022 09.00 uur).

Aanvullende informatie

Deze aankondiging van een gewijzigde opdracht betreft het voornemen van de gemeente Venlo tot een eventuele uitbreiding van een reeds in 2022 afgesloten overeenkomst voor een klantgeleidingssysteem. In 2022 is de aanbesteding en implementatie van een nieuw klantgeleidingssysteem van JCC software afgerond. Bij deze aanbesteding is de Registratie niet-ingezetenen (RNI)-dienstverlening meegenomen in de aanbesteding.

Het registreren van niet-ingezetenen vindt tot nu toe plaats in de publiekshal van het stadskantoor, maar brengt steeds meer ongemakken met zich mee; rumoer, drukte in en rond het gebouw. Daarnaast komen de beschikbare balies capaciteit voor overige producten en diensten, door de toenemende vraag naar RNI inschrijvingen, steeds verder onder druk te staan.

Om deze reden heeft de directie en het College van Gemeente Venlo reeds ingestemd met een verhuizing en uitbreiding van de RNI loketten (van 6 naar 12) naar een externe locatie (aan de Columbusweg te Venlo).

Hiervoor is het noodzakelijk om het lopende contract van JCC Software aan te passen.

Bij het starten van de aanbesteding klantgeleiding waren de uitbreiding van het aantal loketten en de verhuizingsplannen nog niet aan de orde.

Motivering waarom de wijziging van de opdracht van JCC Software noodzakelijk is:

• Gemeente Venlo gaat op de nieuwe locatie Columbusweg gebruik maken van uitbreiding van de bestaande inrichting van JCC Klantgeleiding, omdat de inrichting per locatie aan elkaar is gekoppeld en centraal wordt gestuurd door de software van leverancier JCC. Daardoor zijn geringe technische aanpassingen (in hardware, installatie etc.) noodzakelijk.

• Twee verschillende, separate, systemen naast elkaar zouden leiden tot aanzienlijk ongemak (voor medewerkers gemeente Venlo en burgers / bezoekers) en aanzienlijke kostenstijgingen voor de gemeente Venlo.

• Medewerkers hoeven niet getraind te worden aangezien er reeds gewerkt wordt met de software en hardware. Hierdoor zijn er ook géén opleidingskosten benodigd.

• De kosten zijn lager omdat er géén volledig nieuwe inrichting van een applicatie en hardware opstellingen nodig zijn (de verhoging van de prijs bedraagt niet meer dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht).

Op basis van bovenstaande is een wijziging van opdrachtnemer niet mogelijk en zou dit tot aanzienlijk ongemak en aanzienlijke kostenstijgingen leiden voor de gemeente Venlo. De gemeente Venlo is op basis van het bovenstaande voornemens om de huidige overeenkomst Klantgeleiding met JCC Software uit te breiden.

De gemeente Venlo kwalificeert dit als een niet wezenlijke wijziging op basis van Artikel 2.163d uit de aanbestedingswet 2012. De wijziging van de opdracht voldoet volgens de gemeente Venlo aan het gestelde in art. 2.163d uit de aanbestedingswet. De gemeente Venlo publiceert derhalve deze aankondiging van een wijziging en last een bezwaartermijn in van tien (10) kalenderdagen na publicatie van deze wijziging. Indien een belanghebbende zich niet kan verenigen met de wijziging, dan dient binnen de eerdergenoemde termijn, op straffe van verval van het recht tegen de wijziging op te komen, een kort geding bij de Rechtbank Limburg aanhangig gemaakt te worden middels een betekende dagvaarding. Om te voorkomen dat een eventueel uitgebrachte dagvaarding de gemeente Venlo niet tijdig bereikt, wordt verzocht een afschrift van de dagvaarding per e-mail te sturen aan inkoop@venlo.nl.

Mocht u naar aanleiding van deze vrijwillige aankondiging vragen hebben, dan kunt u deze stellen via inkoop@venlo.nl