BNNVARA - Europees openbare aanbesteding - CRM Systeem

BNNVARA

**Aanleiding en doel van aanbesteding**
Deze aanbesteding moet leiden tot een nieuwe overeenkomst met één Inschrijver voor de gebruikersrechten voor een CRM-systeem. De Inschrijver behoeft niet de eigenaar te zijn van het CRM-systeem maar mag deze leveren via onderaannemers. CRM staat voor Customer Relationship Management, BNNVARA gebruikt dit systeem om haar klantenbestand te beheren. Denk daarbij aan ondersteuning aan de klantenservice van BNNVARA en beheer van abonnementen, donaties en lidmaatschappen.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2021-11-30. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2021-10-05.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• IFunds (Nederland) B.V.

Wie?

• BNNVARA

Wat?

• Databasesystemen › Gegevensregistratiesysteem
• Dienstverlening voor klanten › Diensten voor klantenservice

Waar?

• Noord-Holland › Het Gooi en Vechtstreek

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2021-10-05	Aankondiging van een opdracht
2023-04-25	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2021-10-05)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Diensten voor klantenservice
Korte beschrijving:

**Aanleiding en doel van aanbesteding** Deze aanbesteding moet leiden tot een nieuwe overeenkomst met één Inschrijver voor de gebruikersrechten voor een CRM-systeem. De Inschrijver behoeft niet de eigenaar te zijn van het CRM-systeem maar mag deze leveren via onderaannemers. CRM staat voor Customer Relationship Management, BNNVARA gebruikt dit systeem om haar klantenbestand te beheren. Denk daarbij aan ondersteuning aan de klantenservice van BNNVARA en beheer van abonnementen, donaties en lidmaatschappen.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Diensten voor klantenservice 📦
Aanvullende CPV-code: Software en informatiesystemen 📦
Plaats van uitvoering
NUTS-regio: Het Gooi en Vechtstreek 🏙️

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Publiekrechtelijke instelling
Naam aanbestedende dienst: Bnnvara
Postadres: Wim T. Schippersplein 3
Postcode: 1217 WD
Poststad: Hilversum
Contact
Internetadres: https://home.bnnvara.nl/ 🌏
E-mail: projectbureau@procurance.nl 📧
URL van de documenten: https://portal.negometrix.com/index.cfm?action=sourcing:__requestform.subscribe&document=175919AD-A344-87F2-D62787E3A171B72C 🌏
URL voor deelname: https://portal.negometrix.com/index.cfm?action=sourcing:__requestform.subscribe&document=175919AD-A344-87F2-D62787E3A171B72C 🌏

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2021-10-05 📅
Indieningstermijn: 2021-11-30 📅
Publicatiedatum: 2021-10-08 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2021/S 196-510396
PB-S nummer: 196
Aanvullende informatie

BNNVARA heeft tijdens de inschrijvingstermijn één vragenronde voorzien. Alle tijdig en op de juiste wijze ingediende verzoeken tot nadere informatie (via de berichtenfunctionaliteit van Mercell Source-to-Contract) zullen door BNNVARA geanonimiseerd worden beantwoord en uiterlijk op genoemde data aan alle Inschrijvers beschikbaar worden gesteld door publicatie van een Nota van Inlichtingen via Mercell Source-to-Contract. Na dinsdag 31 augustus, 12:00 uur heeft de Inschrijver zijn recht ten aanzien van het inwinnen van informatie of het doen van voorstellen verwerkt. De tijdens de aanbestedingsprocedure aan Inschrijver verstrekte informatie in de vorm van brieven, documenten, verslagen en Nota(’s) van inlichtingen maakt integraal deel uit van deze Offerteaanvraag. In geval van strijdigheid van de Nota van Inlichtingen met de Offerteaanvraag heeft de Nota van Inlichtingen voorrang. Een later uitgevaardigde Nota van Inlichtingen heeft voorrang op een eerder uitgevaardigde Nota van Inlichtingen.

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

**Aanleiding en doel van aanbesteding**

Deze aanbesteding moet leiden tot een nieuwe overeenkomst met één Inschrijver voor de gebruikersrechten voor een CRM-systeem. De Inschrijver behoeft niet de eigenaar te zijn van het CRM-systeem maar mag deze leveren via onderaannemers. CRM staat voor Customer Relationship Management, BNNVARA gebruikt dit systeem om haar klantenbestand te beheren. Denk daarbij aan ondersteuning aan de klantenservice van BNNVARA en beheer van abonnementen, donaties en lidmaatschappen.

**Aanleiding en doel van de aanbesteding**

Op 8 mei 2022 loopt de overeenkomst met de huidige leverancier voor de levering van het CRM-systeem af. Deze overeenkomst kan verlengd worden tot en met 31 augustus 2022, ten einde een implementatieperiode voor een eventuele nieuwe Opdrachtnemer mogelijk te maken.

**Beschrijving en omvang van de overeenkomst**

De beoogde ingangsdatum voor de overeenkomst is 26 november 2021. De geplande go-live datum van het middels deze aanbesteding te contracteren CRM-systeem is 1 september 2022.

De overeenkomst heeft een initiële looptijd tot en met 31 augustus 2026 met de mogelijkheid tot verlengen van viermaal twaalf maanden. Hierdoor komt de maximale looptijd van de overeenkomst uit op acht jaar plus de tijd die de implementatie heeft geduurd. De overeenkomst zal, na eventuele verlengingen, van rechtswege eindigen op 31 augustus 2030.

*Klantenservice*

De klantenservice van BNNVARA gebruikt het CRM-systeem bij het afhandelen van in- en uitgaande communicatie met abonnees, donateurs en leden.

*Beheer abonnementen*

In het CRM-systeem worden prijs- en product bundels beheerd, zodat op gedegen wijze flexibel bestaande abonnementen kunnen worden gewijzigd en nieuwe aangegaan. Het totale proces waarmee wordt gefactureerd en vervolgens betalingen worden afgehandeld en het aanmaanproces wordt ingericht wordt geheel in CRM uitgevoerd. Bij het periodieke afsluiten wordt de output van CRM op grootboekniveau samengebracht om als input voor het administratieve systeem te dienen.

*Printmedium*

BNNVARA is tevens uitgever van de VARAgids. De typische bij dit printmedium behorende functionaliteiten worden binnen het CRM-systeem uitgevoerd, zoals het genereren van exemplaren voor de verzending.

Duur: 56 maanden
Beschrijving van de verlengingen:

Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Hilversum

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Op de Inschrijver zijn niet van toepassing, de omstandigheden zoals verwoord in de verplichte en facultatieve Uitsluitingsgronden.

Door het invullen en uploaden van de bijlage ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ gaat Inschrijver akkoord met:

- de verplichte Uitsluitingsgronden in Deel III A en B van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ zijn opgenomen;

- de facultatieve Uitsluitingsgronden die in Deel III C van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ zijn aangevinkt. Facultatieve Uitsluitingsgronden die gelden ten behoeve van deze aanbesteding zijn:

a. Schending verplichting o.b.v. milieu-, sociaal- of arbeidsrecht;

b. Faillissement, insolventie of gelijksoortig;

Om de rechtsgeldigheid van de ondertekende verklaringen en bewijsmiddelen te kunnen vaststellen is het noodzakelijk dat Inschrijver een (kopie van) bewijs van inschrijving in het handels- en/of beroepenregister van de Kamer van Koophandel toevoegt aan de Inschrijving van maximaal 6 maanden oud, te rekenen vanaf sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving.

Uit deze inschrijving in het handels- en/of beroepenregister dient de tekeningsbevoegdheid te blijken voor tenminste de Inschrijvingssom voor deze Opdracht van degene die de Inschrijving heeft getekend. Mocht degene die het UEA en bewijsstukken heeft ondertekend, niet voorkomen op het uittreksel, dan dient uit een door de degene die wel op het uittreksel voorkomt bij wijze van volmacht opgestelde verklaring te blijken dat de ondertekenaar bevoegd is de Inschrijver rechtsgeldig te binden op het moment van ondertekening.

InIn geval van een samenwerkingsverband of hoofdaannemer/onderaannemer(s) dienen alle deelnemers te voldoen aan de Uitsluitingsgronden (en dit aan te tonen door middel van een ingevuld UEA, zie paragraaf 2.15).

Bewijsmiddelen die op verzoek van Aanbesteder overlegd dienen te worden moeten binnen 10 werkdagen na dit verzoek door Inschrijver worden overgelegd.

Indienen bij Inschrijving:

- Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)

- Een uittreksel uit het handelsregister, dat op het tijdstip van het indienen van de Inschrijving niet ouder is dan zes maanden.

Niet indienen bij Inschrijving. (pas na verzoek hiertoe verstrekken)

- Een gedragsverklaring aanbesteden (https://www.justis.nl/producten/gva/), die op het tijdstip van indienen van de Inschrijving niet ouder is dan twee jaar.

- Een verklaring van de belastingdienst (Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen), die op het tijdstip van het indienen van de Inschrijving niet ouder is dan zes maanden.

Via het stellen van Geschiktheidseisen moet blijken of de Inschrijver naar het oordeel van BNNVARA geschikt is om de Overeenkomst uit te voeren. Door het beantwoorden van de vraag in Deel IV met “ja “ en het ondertekenen van de bijlage ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ gaat Inschrijver akkoord met de Geschiktheidseisen beschreven in deze paragraaf.

Economische en financiële draagkracht:

Bewijsmiddelen (niet indienen bij Inschrijving. Pas na verzoek hiertoe verstrekken):

- Kopie polis of verklaring van verzekeraar

Indien met betrekking tot de financieel-economische draagkracht gebruik wordt gemaakt van de gegevens van de ‘moedermaatschappij/holding’, dient de Inschrijver een verklaring van de ‘moedermaatschappij/holding’ te verstrekken waarin wordt verklaard dat de moedermaatschappij/holding zich onvoorwaardelijk garant stelt voor de door de dochtermaatschappij op zich te nemen verplichtingen en de eventuele schulden die uit de Overeenkomst voortvloeien. De verklaring van de moedermaatschappij/holding dient te zijn ondertekend door een daartoe gemachtigde.

Minimumeisen:

Door het ondertekenen van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ verklaart Inschrijver:

a. Dat hij conform de GIBIT adequaat (tenminste verder aanvullen door aanbestedende dienst) verzekerd is (wettelijke aansprakelijkheidsverzekering) voor de uitvoering van de Opdracht en dat hij zich, indien de Overeenkomst met hem wordt gesloten, gedurende de duur van de uitvoering van de Opdracht(en) adequaat verzekerd houdt.

Technische en professionele bekwaamheid:

Niet indienen bij Inschrijving (pas na verzoek hiertoe verstrekken):

• Een gedragsverklaring aanbesteden (https://www.justis.nl/producten/gva/), die op het tijdstip van indienen van de Inschrijving niet ouder is dan twee jaar.

• Een verklaring van de belastingdienst (Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen), die op het tijdstip van het indienen van de

Inschrijving niet ouder is dan zes maanden.

Minimumeisen:

Referentie

BNNVARA heeft de volgende kerncompetentie vastgesteld die overeenkomen met ervaring op essentiële punten van de Overeenkomst:

• Kerncompetentie 1: Ervaring hebben met het implementeren en leveren van een CRM-systeem van waaruit minimaal maandelijks edities naar 60.000 in dat CRM-systeem beheerde abonnees verzonden worden.

Door het ondertekenen van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ verklaart Inschrijver per hierboven vermelde kerncompetentie maximaal één referentie te hebben die voldoet aan de volgende eisen:

• De referentieopdracht dient in de drie (3) jaren voorafgaand aan de sluitingsdatum voor de Inschrijving (30 november 2021) te zijn uitgevoerd of nog in uitvoering te zijn;

• De voor deze referentie uitgevoerde Opdracht valt onder de reikwijdte van de hierboven benoemde kerncompetenties; én

• De voor deze referentie uitgevoerde Opdracht is/wordt succesvol en naar tevredenheid van deze referent uitgevoerd.

Procedure
Rechtsgrondslag: 32014L0024
Tijdstip van ontvangst van inschrijvingen: 12:00
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Geldigheidsduur van de inschrijving: 2 maanden
Datum opening inschrijvingen: 2021-11-30 📅
Tijdstip van opening inschrijvingen: 12:00

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 592489346
Contact
Documenten URL: https://portal.negometrix.com/index.cfm?action=sourcing:__requestform.subscribe&document=175919AD-A344-87F2-D62787E3A171B72C 🌏

Referentie
Aanvullende informatie

De tijdens de aanbestedingsprocedure aan Inschrijver verstrekte informatie in de vorm van brieven, documenten, verslagen en Nota(’s) van inlichtingen maakt integraal deel uit van deze Offerteaanvraag. In geval van strijdigheid van de Nota van Inlichtingen met de Offerteaanvraag heeft de Nota van Inlichtingen voorrang. Een later uitgevaardigde Nota van Inlichtingen heeft voorrang op een eerder uitgevaardigde Nota van Inlichtingen.

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Utrecht
Poststad: Utrecht
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over termijnen voor beroep:

De mededeling van de gunningsbeslissing houdt geen aanvaarding in van een aanbod van de Inschrijver. Gedurende een periode van 20 kalenderdagen na elektronische verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing, is het Aanbestendedienst niet toegestaan de Raamovereenkomst te gunnen en een Raamovereenkomst aan te gaan met de winnende Inschrijver.

Als binnen bovengenoemde termijn een voorlopige voorziening is gevraagd, zal de uitspraak in kort geding in eerste aanleg worden afgewacht en (vooralsnog) niet tot definitieve gunning worden overgegaan. De uitspraak in kort geding vormt vervolgens de basis voor verdere besluitvorming van Aanbestedende dienst omtrent de gunning.

Iedere belanghebbende die het, ondanks een eventuele nadere (mondelinge) toelichting door Aanbestedende dienst niet met de mededeling van de gunningsbeslissing eens is, kan hierover een voorlopige voorziening vragen bij de bevoegde civiele rechter te Utrecht.

Belanghebbende dient hiertoe over te gaan binnen 20 kalenderdagen na elektronische verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing. Deze termijn is een vervaltermijn. Ingeval belanghebbende een voorlopige voorziening vraagt dient hij, in het belang van een snelle en goede voortgang, de contactpersoon, vermeld in paragraaf 2.3, hiervan tijdig op de hoogte te stellen door het opsturen van de kopie dagvaarding.

Bron: OJS 2021/S 196-510396 (2021-10-05)

Award Aankondiging (2023-04-25)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Totale waarde van de aanbesteding: 1.0 EUR 💰
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2023-04-25 📅
Publicatiedatum: 2023-04-28 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2023/S 084-255881
Verwijst naar aankondiging: 2021/S 196-510396
PB-S nummer: 84

Procedure
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Functionaliteiten/demonstratie
Kwaliteitscriterium (weging): 400
Kwaliteitscriterium (naam): Implementatieplan
Kwaliteitscriterium (weging): 200
Kwaliteitscriterium (naam): Sla
Prijs (weging): 200

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2022-03-01 📅
Naam: IFunds (Nederland) B.V.
Poststad: Nieuwegein
Land: Nederland 🇳🇱
Utrecht 🏙️
Totale waarde van de aanbesteding: 1.0 EUR 💰
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 3
Bron: OJS 2023/S 084-255881 (2023-04-25)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging (>20 nieuwe aankopen)

Markt- en economieonderzoek; enquêtes en statistieken (14)

Reclame- en marketingdiensten (10)

Marketingdiensten (6)

Dienstverlening voor klanten (4)

Diensten voor klantenservice (2)