De Opdracht behelst de inkoop van servicemanagementsoftware (ticketing-systeem) namens ongeveer 40 hieraan deelnemende organisaties. De inkoop bestaat uit twee met elkaar samenhangende Inkoopprocedures die ieder onder een eigen referentie gelijktijdig zijn gepubliceerd. De onderhavige aanbesteding betreft de aanbesteding van de Raamovereenkomsten (Inkoopprocedure 1). Op hoofdlijnen bestaat de voorgenomen Opdracht uit de levering van een servicemanagement-softwareoplossing (het Systeem), de implementatie van het Systeem bij de deelnemende organisaties en gerelateerde dienstverlening. Een servicemanagement-softwareoplossing betreft een softwareoplossing waarmee dienstverlenende processen worden gestroomlijnd en ondersteund, in de regel ook wel aangeduid als een “ticketingsysteem”. Het Systeem ondersteunt het registreren en het afhandelen van Tickets en het rapporteren daarover. Hoewel de opdracht op hoofdlijnen vergelijkbaar is, bestaat er onder de deelnemende organisaties een onderscheid in behoefte. Een deel van de deelnemende organisaties heeft behoefte aan een Systeem dat (nu of in de toekomst) kan worden uitgebreid om meer processen te (kunnen) ondersteunen dan alleen IT-servicemanagement, bijvoorbeeld processen in het kader van facilitymanagement en HR, terwijl andere instellingen deze behoefte niet hebben en behoefte hebben aan een Systeem dat primair het IT- servicemanagement ondersteunt. Met de voorgenomen inkoopprocedures wil SURF in de behoefte van beide “groepen” deelnemende organisaties voorzien. De opdracht is daarom opgedeeld in twee Inkoopprocedures die onderling samenhang vertonen. Er is daarbij onderscheid gemaakt tussen een Systeem dat meerdere processen kan ondersteunen, met ten minste ondersteuning voor ITSM-processen en FMIS-processen (een “Enterprise servicemanagement-oplossing (ESM)” en een oplossing die alleen ITSM-processen onder-steunt (een ITSM-oplossing). Aanbieders mogen kiezen of ze slechts aan één Inkoopprocedure of aan beide deelnemen. Met betrekking tot de ESM-oplossing geldt dat er minimaal ondersteuning moet worden geboden aan IT-servicemanagementprocessen (ITSM) en facility managementprocessen (FMIS). De ondersteuning van ITSM-processen betreft de minimale afname van een deelnemende organisatie. Wel is de Inschrijver verplicht om ook de ondersteuning van FMIS-processen in overeenstemming met de eisen en wensen in dit kader aan te bieden, maar de daadwerkelijke ondersteuning daarvan is door een deelnemende instelling optioneel af te nemen. Ook kunnen optioneel de ondersteuning van andere processen, zoals bijvoorbeeld processen in het kader van gebouwenbeheer, HR, financiën, risicomanagement, juridische zaken en studentenzaken, onderdeel uitmaken van deze Opdracht, met dien verstande dat het wel moet blijven gaan om servicemanagementsoftware. Dit betekent bijvoorbeeld dat een deelnemende organisatie wel servicemanagementsoftware ter ondersteuning van bijvoorbeeld HR-processen kan afnemen, maar dat dit niet hetzelfde is als het inrichten van een volledige HR-suite. De ESM-inkoopprocedure leidt tot een aantal Raamovereenkomsten met de winnende Inschrijvers, waarna deelnemende organisaties voor hun individuele opdracht een Minicompetitie zullen organiseren, waarbij de exacte processen die de betreffende deelnemende organisatie wenst af te nemen nader zal specificeren. Gunning van de Raamovereenkomsten zal plaatsvinden op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding. Met betrekking tot de ITSM-oplossing geldt dat deze alleen IT-servicemanagementprocessen (ITSM) zal ondersteunen en dat deze opdrachten geen ondersteuning van FMIS-processen of andere processen omvat. Voor deze inkoopbehoefte richt SURF een Dynamisch Aankoopsysteem in, waarin deelnemende organisaties voor hun individuele opdracht een nadere uitvraag zullen plaatsen.
Aankondiging van een opdracht (2026-04-20) Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Servicemanagementsoftware (SMS)
Reference number: e8277683-f396-45ae-b2eb-4b04d052a52b
Korte beschrijving:
“De Opdracht behelst de inkoop van servicemanagementsoftware (ticketing-systeem) namens ongeveer 40 hieraan deelnemende organisaties. De inkoop bestaat uit...”
Korte beschrijving
De Opdracht behelst de inkoop van servicemanagementsoftware (ticketing-systeem) namens ongeveer 40 hieraan deelnemende organisaties. De inkoop bestaat uit twee met elkaar samenhangende Inkoopprocedures die ieder onder een eigen referentie gelijktijdig zijn gepubliceerd. De onderhavige aanbesteding betreft de aanbesteding van de Raamovereenkomsten (Inkoopprocedure 1).
Op hoofdlijnen bestaat de voorgenomen Opdracht uit de levering van een servicemanagement-softwareoplossing (het Systeem), de implementatie van het Systeem bij de deelnemende organisaties en gerelateerde dienstverlening.
Een servicemanagement-softwareoplossing betreft een softwareoplossing waarmee dienstverlenende processen worden gestroomlijnd en ondersteund, in de regel ook wel aangeduid als een “ticketingsysteem”. Het Systeem ondersteunt het registreren en het afhandelen van Tickets en het rapporteren daarover.
Hoewel de opdracht op hoofdlijnen vergelijkbaar is, bestaat er onder de deelnemende organisaties een onderscheid in behoefte. Een deel van de deelnemende organisaties heeft behoefte aan een Systeem dat (nu of in de toekomst) kan worden uitgebreid om meer processen te (kunnen) ondersteunen dan alleen IT-servicemanagement, bijvoorbeeld processen in het kader van facilitymanagement en HR, terwijl andere instellingen deze behoefte niet hebben en behoefte hebben aan een Systeem dat primair het IT- servicemanagement ondersteunt. Met de voorgenomen inkoopprocedures wil SURF in de behoefte van beide “groepen” deelnemende organisaties voorzien.
De opdracht is daarom opgedeeld in twee Inkoopprocedures die onderling samenhang vertonen. Er is daarbij onderscheid gemaakt tussen een Systeem dat meerdere processen kan ondersteunen, met ten minste ondersteuning voor ITSM-processen en FMIS-processen (een “Enterprise servicemanagement-oplossing (ESM)” en een oplossing die alleen ITSM-processen onder-steunt (een ITSM-oplossing). Aanbieders mogen kiezen of ze slechts aan één Inkoopprocedure of aan beide deelnemen.
Met betrekking tot de ESM-oplossing geldt dat er minimaal ondersteuning moet worden geboden aan IT-servicemanagementprocessen (ITSM) en facility managementprocessen (FMIS).
De ondersteuning van ITSM-processen betreft de minimale afname van een deelnemende organisatie. Wel is de Inschrijver verplicht om ook de ondersteuning van FMIS-processen in overeenstemming met de eisen en wensen in dit kader aan te bieden, maar de daadwerkelijke ondersteuning daarvan is door een deelnemende instelling optioneel af te nemen. Ook kunnen optioneel de ondersteuning van andere processen, zoals bijvoorbeeld processen in het kader van gebouwenbeheer, HR, financiën, risicomanagement, juridische zaken en studentenzaken, onderdeel uitmaken van deze Opdracht, met dien verstande dat het wel moet blijven gaan om servicemanagementsoftware. Dit betekent bijvoorbeeld dat een deelnemende organisatie wel servicemanagementsoftware ter ondersteuning van bijvoorbeeld HR-processen kan afnemen, maar dat dit niet hetzelfde is als het inrichten van een volledige HR-suite.
De ESM-inkoopprocedure leidt tot een aantal Raamovereenkomsten met de winnende Inschrijvers, waarna deelnemende organisaties voor hun individuele opdracht een Minicompetitie zullen organiseren, waarbij de exacte processen die de betreffende deelnemende organisatie wenst af te nemen nader zal specificeren.
Gunning van de Raamovereenkomsten zal plaatsvinden op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding.
Met betrekking tot de ITSM-oplossing geldt dat deze alleen IT-servicemanagementprocessen (ITSM) zal ondersteunen en dat deze opdrachten geen ondersteuning van FMIS-processen of andere processen omvat. Voor deze inkoopbehoefte richt SURF een Dynamisch Aankoopsysteem in, waarin deelnemende organisaties voor hun individuele opdracht een nadere uitvraag zullen plaatsen.
Toon meer
Soort contract: services
Producten/diensten: Leveren van software📦
Geschatte waarde exclusief BTW: 75 000 000 EUR 💰
Informatie over kavels
Dit contract is verdeeld in percelen ✅
Maximumaantal partijen dat aan één inschrijver kan worden toegewezen: 2
Inschrijvingen kunnen worden ingediend voor een maximaal aantal partijen: 2
1️⃣
Beschrijving van de aanbesteding:
“Vanwege de samenhang van beide Inkoopprocedures wordt in de inkoopomgevingen gebruik gemaakt van de term "Percelen". Hier wordt echter feitelijk...”
Beschrijving van de aanbesteding
Vanwege de samenhang van beide Inkoopprocedures wordt in de inkoopomgevingen gebruik gemaakt van de term "Percelen". Hier wordt echter feitelijk "Inkoopprocedures" mee bedoeld.
Toon meer
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering:
“Zie documentatie”
Duur: 4 (YEAR)
Het onderstaande tijdschema is uitgedrukt in aantal jaren.
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0001
2️⃣
Beschrijving van de aanbesteding:
“Zie beschrijvend document. Perceel 1 betreft Inkoopprocedure 1, Perceel 2 betreft Inkoopprocedure 2.” Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0002
Procedure Soort procedure
Open procedure ✅ Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2026-06-10 21:59:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 6
Informatie over een raamovereenkomst of een dynamisch aankoopsysteem
Raamovereenkomst met één exploitant ✅
Er werd een dynamisch aankoopsysteem opgezet ✅
Aanbestedende dienst Naam en adressen
Naam: Surf b.v.
Nationaal registratienummer: 50277375
Postadres: Moreelsepark 48
Postcode: 3511EP
Poststad: Utrecht
Regio: nl350 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: arwen.messelaar@surf.nl📧
Telefoon: +31 682680051📞
URL: https://www.surf.nl🌏
Adres van het kopersprofiel: https://s2c.mercell.com/buyer/2428🌏 Type aanbestedende dienst
Body governed by public law
Hoofdactiviteit
General public services
Informatie over gezamenlijke aanbestedingen
De opdracht wordt gegund door een aankoopcentrale ✅ Communicatie
Documenten URL: https://s2c.mercell.com/today/205683🌏
Deelname URL: https://s2c.mercell.com/today/205683🌏
Aanvullende informatie Voor bemiddelingsprocedures verantwoordelijke instantie
Naam: Rechtbank Den Haag
Nationaal registratienummer: 82946175
Postadres: Prins Clauslaan 60
Postcode: 2595 AJ
Poststad: Den Haag
Regio: nl361 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: voorlichting.rb.den.haag@rechtspraak.nl📧
Telefoon: (+31) 883622200📞 Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Den Haag
Nationaal registratienummer: 82946175
Postadres: Prins Clauslaan 60
Postcode: 2595 AJ
Poststad: Den Haag
Regio: nl361 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: voorlichting.rb.den.haag@rechtspraak.nl📧
Telefoon: (+31) 883622200📞 Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Naam: Rechtbank Den Haag
Nationaal registratienummer: 82946175
Postadres: Prins Clauslaan 60
Postcode: 2595 AJ
Poststad: Den Haag
Regio: nl361 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: voorlichting.rb.den.haag@rechtspraak.nl📧
Telefoon: (+31) 883622200📞 Herzieningsprocedure
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures:
“Zie beschrijvend document” Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische bestellingen
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische betaling
Bron: OJS 2026/S 078-274993 (2026-04-20)