Document Management Systeem

Tilburg University

Tilburg University wenst een nieuw DMS/RMA systeem voor zowel haar dynamische document- en dossierbeheer als voor het bewaren, overdragen of vernietigen van lang te bewaren archiefstukken. Hiernaast moet de gevraagde Oplossing ook bedrijfsprocessen kunnen ondersteunen (zaakafhandeling). Leveren van een Document Management Systeem voor een verwacht aantal gebruikers van 300 bij de start, met een verwachte groei naar 600 in jaar 2 tot 1000 in jaar 3 en hierna stabiel blijft. Dit is een globale indicatie, omdat we niet precies weten hoe snel we zullen groeien.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2026-03-10. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2025-11-24.

Wie?

• Tilburg University

Wat?

• Software voor documentenbeheer › Systeem voor documentenbeheer

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2025-11-24	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2025-11-24)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Document Management Systeem
Referentienummer: TiU/LIS00925
Korte beschrijving:

Soort contract: Leveringen
Producten/diensten: Software en informatiesystemen 📦
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Beschrijving van de aanbesteding:

Opdrachtgever wenst een nieuw DMS/RMA systeem voor zowel haar dynamische document- en dossierbeheer als voor het bewaren, overdragen of vernietigen van lang te bewaren archiefstukken. Hiernaast moet de gevraagde Oplossing ook bedrijfsprocessen kunnen ondersteunen (zaakafhandeling).

Soort contract: Leveringen
Producten/diensten: Software en informatiesystemen 📦
Aanvullende producten/diensten: Systeem voor documentenbeheer 📦
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Tilburg
Land: Nederland 🇳🇱
Duur: 48 maanden
Maximumaantal verlengingen: 8
Overige informatie over verlengingen:

Na het verstrijken van de initiële looptijd van deze overeenkomst bestaat de mogelijkheid deze 8 x te verlengen voor telkens een periode van één (1) jaar.

Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties: Mogelijkheid tot verlengen van de overeenkomst.
Gunningscriteria
Prijs ✅
Prijs (weging): 40
Kwaliteitscriterium (naam): Kwaliteit
Kwaliteitscriterium (weging): 60
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Aanvullende producten/diensten: Systeem voor documentenbeheer 📦

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2026-03-10 12:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2026-03-10 12:01:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 5 maanden
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2026-03-10 12:01:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Elektronische facturering: Vereist
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2026-01-20 12:00:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Tilburg University
Nationaal registratienummer: 192189795
Postadres: Warandelaan 2
Postcode: 5037AB
Poststad: Tilburg
Regio: nl415 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Rob van Kessel
E-mail: inkoop@tilburguniversity.edu 📧
Telefoon: +31 134663056 📞
URL: http://www.tilburguniversity.edu 🌏
Type aanbestedende dienst
Publiekrechtelijke instelling
Hoofdactiviteit
Onderwijs
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/402469 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/402469 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2025/S 228-785560 (2025-11-24)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)