Zaaksysteem

Veiligheidsregio Flevoland

Het doel van deze aanbesteding is het contracteren implementeren van een centrale, geïntegreerde Oplossing voor zaakgericht werken en VTH-taken vanuit het perspectief van de VRFGV die de huidige systemen volledig vervangt. De initiële looptijd van de te sluiten Overeenkomst is vier jaar. De Overeenkomst bevat drie opties tot verlenging van elk twee jaar. De maximale looptijd van de Overeenkomst is derhalve tien jaar (4 + 2 + 2 + 2). Daarnaast wordt er een wachtkamerovereenkomst gesloten met een looptijd van één jaar. Voor de implementatiefase geldt een plafondbedrag van € 200.000 excl. BTW (eenmalig bedrag). Voor de exploitatiefase geldt een bedrag van € 118.000 excl. BTW per jaar. Zie Beschrijvend Document voor een volledige beschrijving.

Deadline

Deadline 2026-09-28

Wie?

• Veiligheidsregio Flevoland

Wat?

Waar?

• Flevoland › Flevoland
• Noord-Holland › Het Gooi en Vechtstreek

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2026-07-15	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2026-07-15)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Zaaksysteem
Referentienummer: VRFGV0136
Korte beschrijving:

Soort contract: Leveringen
Producten/diensten: Software en informatiesystemen 📦
Geschatte waarde exclusief BTW: 1675000.0 EUR 💰
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Aanvullende producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦
Land: Nederland 🇳🇱
Plaats van uitvoering:

Flevoland 🏙️

Het Gooi en Vechtstreek 🏙️

Duur: 48 maanden
Maximumaantal verlengingen: 3
Overige informatie over verlengingen:

De initiële looptijd van de te sluiten Overeenkomst is vier jaar. De Overeenkomst bevat drie opties tot verlenging van elk twee jaar. De maximale looptijd van de Overeenkomst is derhalve tien jaar (4 + 2 + 2 + 2).

Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:

Het migreren van data vanuit Microsoft Teams is optioneel. Uitbreiding naar maximaal 150 gebruikers: De VRFGV behoudt zich het recht voor om gedurende de looptijd van de Overeenkomst het aantal gebruikers uit te breiden van 75 gebruikers naar maximaal 150 gebruikers. Deze uitbreiding vindt (in principe) plaats in stappen van 25 gebruikers per keer. Leverancier brengt hiervoor de kosten in rekening conform het prijzenblad. De exploitatiekosten (jaarlijkse kosten) bij 150 gebruikers mogen het plafondbedrag (zie paragraaf 1.2.5) niet overschrijden. Aanvullende uitbreiding naar maximaal 350 gebruikers: In aanvulling op de hiervoor beschreven optie behoudt de VRFGV zich het recht voor om gedurende de looptijd van de Overeenkomst het aantal gebruikers verder uit te breiden van 150 gebruikers naar maximaal 350 gebruikers. De omvang van de eventuele stappen waarin de uitbreiding plaatsvindt (bijvoorbeeld in stappen van 25 gebruikers per keer) is nader te bepalen. Leverancier brengt hiervoor de kosten in rekening conform het prijzenblad en de open begroting. Het plafondbedrag voor de exploitatiekosten (jaarlijkse kosten) is niet van toepassing op de totale jaarlijkse kosten bij uitbreiding van 150 naar maximaal 350 gebruikers. De VRFGV is niet verplicht om van de hiervoor beschreven opties gebruik te maken. Leverancier kan derhalve op geen enkele wijze rechten ontlenen aan deze opties. Daarnaast is het Leverancier niet toegestaan om aan de op grond van de beschreven opties aanvullende voorwaarden of kosten te verbinden.

Gunningscriteria
Prijs ✅
Prijs (weging): 0
Kwaliteitscriterium (naam): SG1: Praktijkdemonstratie
Kwaliteitscriterium (weging): 160000
Kwaliteitscriterium (naam): SG2: Concept implementatieplan
Kwaliteitscriterium (weging): 120000
Kwaliteitscriterium (naam): SG3: Wensen
Kwaliteitscriterium (weging): 121000
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2026-09-28 12:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2026-09-28 12:01:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 3 maanden
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2026-09-28 12:01:00 📅
Elektronische facturering: Vereist
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2026-09-09 12:00:00 📅
Gunningscriteria
Type vast getal: Vaste waarde (totaal)

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Veiligheidsregio Flevoland
Nationaal registratienummer: 152145789
Postadres: Gordiaandreef 101
Postcode: 8233 AB
Poststad: Lelystad
Regio: Flevoland 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Jeroen de Jonge
E-mail: inkoop@vrfgv.nl 📧
Telefoon: +31 9000165 📞
URL: http://www.veiligheidsregioflevoland.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Openbare orde en veiligheid
Informatie over gezamenlijke aanbestedingen
Het contract omvat een gezamenlijke aanbesteding ✅
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/433513 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/433513 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Zelfde als: Naam en adressen
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2026/S 136-495292 (2026-07-15)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)