SaaS-applicatie t.b.v. case/dossiermanagement voor individuele studentenbegeleiding en -zorg

Christelijke Hogeschool Windesheim

Middels een Europees openbare aanbesteding één Opdrachtnemer te contracteren voor het leveren van een ICT-oplossing (SAAS) ten behoeve van case/dossiermanagement voor individuele studentenbegeleiding en -zorg.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2023-10-27. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2023-07-20.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Atabix Solutions B.V.

Wie?

• Christelijke Hogeschool Windesheim

Wat?

• Software en informatiesystemen

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2023-07-20	Aankondiging van een opdracht
2023-12-20	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2023-07-20)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Software en informatiesystemen
Referentienummer: D-1942
Korte beschrijving:

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Leveringen
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Software en informatiesystemen 📦
Plaats van uitvoering
NUTS-regio: Nederland 🏙️

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Publiekrechtelijke instelling
Naam aanbestedende dienst: Christelijke Hogeschool Windesheim
Postadres: Campus 2
Postcode: 8017CA
Poststad: Zwolle
Contact
Internetadres: http://www.windesheim.nl 🌏
E-mail: b.ankersmit@windesheim.nl 📧
Telefoon: +31 884698255 📞
URL van de documenten: https://s2c.mercell.com/today/43730 🌏
URL voor deelname: https://s2c.mercell.com/today/43730 🌏

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2023-07-20 📅
Indieningstermijn: 2023-10-27 📅
Publicatiedatum: 2023-07-25 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2023/S 141-449759
PB-S nummer: 141

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Het leveren van een ICT-oplossing (SAAS) ten behoeve van case/dossiermanagement voor individuele studentenbegeleiding en -zorg. De ICT -oplossing kent verschillende soorten gebruikers:

Klanten/cliënten: Studenten, Onderwijsdeelnemers en Coachees.

Begeleiders/zorgverleners: Medewerkers van Opdrachtgever die de zorg en begeleiding verlenen vanuit een bepaalde rol.

Het doel van het systeem is de ondersteuning in de begeleiding van studenten in één systeem te ondervangen en te documenteren. In globale zin bevat dit het volgende:

- Het ondersteunen van de verschillende begeleiders voor Studentbegeleiding (in verschillende rollen met verschillende rechten) in het uitvoeren van hun begeleidingsactiviteiten. (1e lijns en 2e lijns begeleiding).

- Een dossier per student waarin alle informatie (verslagen en documenten) rondom begeleiding (en zorg) wordt vastgelegd.

- Cases kunnen middels workflows worden doorgezet naar de juiste persoon/rol.

- Student krijgt zelf meer de regie, bijv. door een hulp-/begeleidingsverzoek in te kunnen dienen, een afspraak aan te vragen of in te plannen bij een begeleider en verdere interactie.

- Vastleggen van (SMF-)voorzieningen; Dit zijn voorzieningen die studenten toegekend krijgen als er sprake is van Studeren met een Functiebeperking. Deze voorzieningen naast vastleggen ook leveren aan bestaande systemen.

- Vastleggen van de relatie die een medewerker (begeleider) en student tot elkaar hebben, op basis waarvan binnen het systeem rechten toegekend worden. Een deel van deze relaties leveren aan bestaande systemen.

- Vastleggen van de relatie die een student en een studentcoach (student) tot elkaar hebben.

De opdracht omvat:

- Het verschaffen van gebruiksrechten op het aangeboden systeem,

- Het beschikbaar stellen van een acceptatie- en productieomgeving van het aangeboden systeem,

- Het verzorgen van de migratie naar het aangeboden systeem,

- Het verzorgen van de Implementatie van het aangeboden systeem,

- Het verschaffen van trainingen/adoptie ten behoeve van het aangeboden systeem,

- Het uitvoeren van onderhoud op het aangeboden systeem,

- Up-to-date houden van het aangeboden systeem,

- Het verlenen van ondersteuning ten behoeve van het aangeboden systeem tijdens Werkdagen aan medewerkers van Opdrachtgever en

- Het verzorgen van back-ups van alle gegevens in het aangeboden systeem.

De volgende onderdelen vallen binnen de scope van de Opdracht:

Leveren van functionaliteit voor:

- 1e lijns begeleiding van studenten;

- 2e lijns begeleiding van studenten inclusief aansluiting op 1e lijns begeleiding;

- Vastlegging van SMF-voorzieningen;

- Beheer van zorgdossier met vertrouwelijke documenten;

- Bewaken en nakomen van deadlines;

- Toepassen van de juiste rechten per gebruikersrol;

- Studieloopbaan coaching van coachees (2e lijns begeleiding door SSC);

- Registratie verschillende types relaties tussen studenten en begeleiders;

- Registratie van relaties tussen studenten in het kader van (student)begeleiding.

Onderdeel van de scope zijn ook het leveren van de volgende koppelingen:

1) De identiteiten en rollen voor toegang binnen de begeleidingsmodule;

2) Studenten; de gegevens van de studenten en onderwijsdeelnemers die ingeschreven staan bij Opdrachtgever;

3) De relatie tussen de student en de studentbegeleider (voor toegang in andere systemen), groepsoverzicht;

4) De voorzieningen die een student toegekend heeft gekregen;

5) De basisset aan voorzieningen die gebruikt en beheerd wordt in de begeleidingsmodule;

6) De set aan gegevens waarover management overzichten gemaakt moet worden;

7) De taken (zowel voor student als medewerker) welke naar de persoonlijke omgeving gedeeld worden met een link terug naar de begeleidingsmodule, updates t.b.v. notificaties.

Meer informatie is te vinden in het Beschrijvend document.

Duur: 60 maanden
Beschrijving van de verlengingen:

Aanbestedende dienst is voornemens een Overeenkomst af te sluiten met één Inschrijver met een initiële duur van vijf (5) jaar na een implementatieperiode van één (1) jaar. Aanbestedende dienst heeft de mogelijkheid deze overeenkomst vijfmaal (5) te verlengen met twee (2) jaar.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen: Zie Beschrijvend document

Procedure
Rechtsgrondslag: 32014L0024
Tijdstip van ontvangst van inschrijvingen: 12:00
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Geldigheidsduur van de inschrijving: 2024-01-25 📅
Datum opening inschrijvingen: 2023-10-27 📅
Tijdstip van opening inschrijvingen: 12:05

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 53815033
Contact
Contactpunt: Bart Ankersmit
Internetadres: www.windesheim.nl 🌏
Adres van het kopersprofiel: www.windesheim.nl 🌏
Documenten URL: https://s2c.mercell.com/today/43730 🌏

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Overijssel
Poststad: Zwolle
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over termijnen voor beroep: zie aanbestedingsdocumenten
Bron: OJS 2023/S 141-449759 (2023-07-20)

Award Aankondiging (2023-12-20)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Het doel is middels het uitvoeren van een aanbesteding één Opdrachtnemer te contracteren voor het leveren van een ICT-oplossing (SAAS) ten behoeve van case/dossiermanagement voor individuele studentenbegeleiding en -zorg. Aanbestedende dienst is voornemens een Overeenkomst af te sluiten met één Inschrijver met een initiële duur van vijf (5) jaar na een implementatieperiode van één (1) jaar. Aanbestedende dienst heeft de mogelijkheid deze overeenkomst vijfmaal (5) te verlengen met twee (2) jaar.

Totale waarde van de aanbesteding: 279 114 EUR 💰
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2023-12-20 📅
Publicatiedatum: 2023-12-22 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2023/S 247-778765
Verwijst naar aankondiging: 2023/S 141-449759
PB-S nummer: 247

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Beschrijving van de opties:

Aanbestedende dienst heeft de mogelijkheid deze overeenkomst vijfmaal (5) te verlengen met twee (2) jaar.

Procedure
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Implementatieplan
Kwaliteitscriterium (weging): 16,25
Kwaliteitscriterium (naam): Inpassing in architectuurlandschap
Kwaliteitscriterium (weging): 6,5
Kwaliteitscriterium (naam): Service & Support
Innovatie & wijzigingsbeleid
Demonstraties
Kwaliteitscriterium (weging): 29,25
Kostencriterium (naam): Prijs
Kostencriterium (weging): 35

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2023-12-20 📅
Naam: Atabix Solutions B.V.
Nationaal registratienummer: 54687195
Postadres: Hoogoorddreef 56 R Verdieping
Poststad: Amsterdam
Postcode: 1101BE
Land: Nederland 🇳🇱
Totale waarde van de aanbesteding: 279 114 EUR 💰
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 3
Bron: OJS 2023/S 247-778765 (2023-12-20)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)