Beschrijving van de aanbesteding
Het leveren van een ICT-oplossing (SAAS) ten behoeve van case/dossiermanagement voor individuele studentenbegeleiding en -zorg. De ICT -oplossing kent verschillende soorten gebruikers:
Klanten/cliënten: Studenten, Onderwijsdeelnemers en Coachees.
Begeleiders/zorgverleners: Medewerkers van Opdrachtgever die de zorg en begeleiding verlenen vanuit een bepaalde rol.
Het doel van het systeem is de ondersteuning in de begeleiding van studenten in één systeem te ondervangen en te documenteren. In globale zin bevat dit het volgende:
- Het ondersteunen van de verschillende begeleiders voor Studentbegeleiding (in verschillende rollen met verschillende rechten) in het uitvoeren van hun begeleidingsactiviteiten. (1e lijns en 2e lijns begeleiding).
- Een dossier per student waarin alle informatie (verslagen en documenten) rondom begeleiding (en zorg) wordt vastgelegd.
- Cases kunnen middels workflows worden doorgezet naar de juiste persoon/rol.
- Student krijgt zelf meer de regie, bijv. door een hulp-/begeleidingsverzoek in te kunnen dienen, een afspraak aan te vragen of in te plannen bij een begeleider en verdere interactie.
- Vastleggen van (SMF-)voorzieningen; Dit zijn voorzieningen die studenten toegekend krijgen als er sprake is van Studeren met een Functiebeperking. Deze voorzieningen naast vastleggen ook leveren aan bestaande systemen.
- Vastleggen van de relatie die een medewerker (begeleider) en student tot elkaar hebben, op basis waarvan binnen het systeem rechten toegekend worden. Een deel van deze relaties leveren aan bestaande systemen.
- Vastleggen van de relatie die een student en een studentcoach (student) tot elkaar hebben.
De opdracht omvat:
- Het verschaffen van gebruiksrechten op het aangeboden systeem,
- Het beschikbaar stellen van een acceptatie- en productieomgeving van het aangeboden systeem,
- Het verzorgen van de migratie naar het aangeboden systeem,
- Het verzorgen van de Implementatie van het aangeboden systeem,
- Het verschaffen van trainingen/adoptie ten behoeve van het aangeboden systeem,
- Het uitvoeren van onderhoud op het aangeboden systeem,
- Up-to-date houden van het aangeboden systeem,
- Het verlenen van ondersteuning ten behoeve van het aangeboden systeem tijdens Werkdagen aan medewerkers van Opdrachtgever en
- Het verzorgen van back-ups van alle gegevens in het aangeboden systeem.
De volgende onderdelen vallen binnen de scope van de Opdracht:
Leveren van functionaliteit voor:
- 1e lijns begeleiding van studenten;
- 2e lijns begeleiding van studenten inclusief aansluiting op 1e lijns begeleiding;
- Vastlegging van SMF-voorzieningen;
- Beheer van zorgdossier met vertrouwelijke documenten;
- Bewaken en nakomen van deadlines;
- Toepassen van de juiste rechten per gebruikersrol;
- Studieloopbaan coaching van coachees (2e lijns begeleiding door SSC);
- Registratie verschillende types relaties tussen studenten en begeleiders;
- Registratie van relaties tussen studenten in het kader van (student)begeleiding.
Onderdeel van de scope zijn ook het leveren van de volgende koppelingen:
1) De identiteiten en rollen voor toegang binnen de begeleidingsmodule;
2) Studenten; de gegevens van de studenten en onderwijsdeelnemers die ingeschreven staan bij Opdrachtgever;
3) De relatie tussen de student en de studentbegeleider (voor toegang in andere systemen), groepsoverzicht;
4) De voorzieningen die een student toegekend heeft gekregen;
5) De basisset aan voorzieningen die gebruikt en beheerd wordt in de begeleidingsmodule;
6) De set aan gegevens waarover management overzichten gemaakt moet worden;
7) De taken (zowel voor student als medewerker) welke naar de persoonlijke omgeving gedeeld worden met een link terug naar de begeleidingsmodule, updates t.b.v. notificaties.
Meer informatie is te vinden in het Beschrijvend document.