Raads- en Bestuurlijk Informatiesysteem

Korte beschrijving

De gemeente wenst door middel van deze aanbesteding één opdrachtnemer te contracteren voor de levering van een RIS/BIS en alle bijbehorende dienstverlening, zoals omschreven in dit beschrijvend document en het programma van eisen. De scope van de opdracht betreft een oplossing die de samenhang ondersteunt tussen bestuurlijke processen, digitale toegankelijkheid en transparantie richting inwoners. Van de te contracteren oplossing wordt verwacht dat deze het volledige dossiervormende en behandelende proces ondersteunt, beschikt over een volledig geïntegreerde archieffunctie en mogelijkheden biedt voor publicatie en ontsluiting van informatie. De ondersteuning mag plaatsvinden binnen het RIS/BIS zelf dan wel door middel van geïntegreerde koppelingen met andere systemen, waarbij voor gebruikers een samenhangend proces wordt geboden.

Daarnaast moet de applicatie naadloos integreren met relevante bestaande voorzieningen en ondersteunende systemen, waaronder de aanwezige vergader- en audiovisuele faciliteiten.
De volgende onderdelen vallen binnen de scope van de opdracht:
• Ter beschikking stellen als SaaS-oplossing van een ‘compleet’ RIS/BIS (acceptatie- en productieomgeving), conform alle gestelde eisen zoals opgenomen in bijlage 02 Programma van eisen;
• Faciliteren van opleidingen/trainingen als onderdeel van de adoptie van de applicatie;
• Realisatie van de in het Programma van Eisen (bijlage 02) genoemde koppelingen;
• Alle bijbehorende implementatiediensten;
• Alle relevante documentatie;
• Veilige Hosting van de aangeboden applicatie;
• Technisch beheer van de aangeboden applicatie;
• Updates en patches gedurende de looptijd van de overeenkomst;
• Ondersteuning tijdens de beheerfase, vastgelegd in een nader overeen te komen SLA.

Overige informatie over verlengingen

De overeenkomst kan twee keer worden verlengd voor de duur van twee (2) jaar.
De mogelijkheid tot het verlengen van de overeenkomst is eenzijdig. De opdrachtgever geeft tenminste drie
(3) maanden voor het aflopen van de vaste termijn of van de verlenging van de overeenkomst schriftelijk aan of
de overeenkomst wordt verlengd. Verlenging geschiedt onder gelijkblijvende condities en voorwaarden.

Beschrijving van de opties

Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om gedurende de looptijd van de overeenkomst wijzigingen in de opdracht aan te brengen en de opdracht uit te breiden met de hierna genoemde opties, voor zover deze passen binnen de doelstelling van de overeenkomst en niet leiden tot een wijziging van de algemene aard van de opdracht.

1. Extra werkzaamheden, uitbreidingen en vernieuwingen
Opdrachtgever kan aanvullende werkzaamheden laten uitvoeren aan het aangeboden Raads- en Bestuurlijk Informatiesysteem (RIS/BIS) en de daarbij behorende dienstverlening, voor zover deze werkzaamheden niet kunnen worden uitgevoerd binnen het jaarlijks vast te stellen budget voor onderhoud en vernieuwing. Deze aanvullende werkzaamheden kunnen onder meer betrekking hebben op ontwikkelingen in wet- en regelgeving, wijzigingen in beleid, technische ontwikkelingen, het waarborgen van technische verenigbaarheid of een behoefte aan uitbreiding of vernieuwing van het RIS/BIS die noodzakelijk is voor de ondersteuning van bestuurlijke, administratieve of informatievoorzieningsprocessen van opdrachtgever.

Functionele uitbreidingen mogen uitsluitend betrekking hebben op het aangeboden RIS/BIS en daarmee samenhangende functionaliteiten, modules en dienstverlening die bijdragen aan bestuurlijke besluitvorming, informatievoorziening, publicatie, archivering en daarmee samenhangende processen van opdrachtgever. Voor deze werkzaamheden gelden de door opdrachtnemer in Bijlage 01 Inschrijfbiljet opgegeven tarieven voor meerwerk en/of consultancy.

De totale omvang van aanvullende werkzaamheden, uitbreidingen en vernieuwingen op grond van deze herzieningsclausule bedraagt maximaal 50% van de oorspronkelijke inschrijfprijs zoals deze is ingevuld op bijlage 01 Inschrijfbiljet.

2. Extra licenties
Opdrachtgever kan gedurende de looptijd van de overeenkomst aanvullende gebruikers-, beheerders- en/of functionele licenties afnemen binnen de aangeboden oplossing. Voor deze licenties gelden de door opdrachtnemer in Bijlage 01 Inschrijfbiljet opgegeven tarieven.

De omvang van aanvullende gebruikers, beheerders- en/of functionele licenties bedraagt maximaal 100% van het aantal bij aanvang van de overeenkomst afgenomen licenties.

3. Nieuwe koppelingen
Opdrachtgever kan gedurende de looptijd van de overeenkomst opdracht geven tot het realiseren van nieuwe koppelingen tussen het RIS/BIS en bestaande of toekomstige systemen van opdrachtgever, voor zover deze koppelingen noodzakelijk zijn voor de ondersteuning van bestuurlijke, administratieve of informatievoorzieningsprocessen van opdrachtgever. Voor deze werkzaamheden gelden de door opdrachtnemer in Bijlage 01 Inschrijfbiljet opgegeven tarieven voor meerwerk en/of consultancy.
De omvang van nieuwe koppelingen bedraagt maximaal een verdubbeling van het aantal in deze aanbesteding gevraagde koppelingen.

Bovenstaande wijzigingen worden aangemerkt als een uitdrukkelijke herzieningsclausule als bedoeld in artikel
2.163c Aanbestedingswet 2012. Deze wijzigingen kunnen uitsluitend worden toegepast voor zover de
algemene aard van de opdracht hierdoor niet wijzigt.