Europese aanbesteding AI-chatbot

Regisseur Studenten Reisrecht B.V.

De scope van de opdracht ziet op het leveren, implementeren, beheren, onderhouden en doorontwikkelen van een AI-chatbotoplossing ter vervanging van de huidige chatbot. De AI-chatbotoplossing dient studenten op een toegankelijke, betrouwbare en efficiënte wijze te ondersteunen en Sessies adequaat af te handelen. Onder de opdracht valt niet alleen de beschikbaarstelling van de oplossing zelf, maar ook de bijbehorende dienstverlening die nodig is om de AI-chatbot gedurende de looptijd goed, veilig en toekomstbestendig te laten functioneren. Deze opdracht is niet onderverdeeld in percelen. Inschrijven op een gedeelte van de opdracht is niet toegestaan en leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. De onderhavige opdracht in deze aanbesteding vertegenwoordigt een geschatte opdrachtwaarde van € 96.000,00 exclusief btw per jaar voor het leveren, onderhouden en beheren van de AI-chatbot en inclusief verwerken van 100.000 Sessies. Let op: Deze jaarlijkse opdrachtwaarde is tevens een prijsplafond. Een Inschrijver met een Inschrijving met een prijsindiening in Annex III Prijzenblad waarvan de jaarlijkse kosten hoger zijn dan € 96.000,00 exclusief btw wordt uitgesloten van verdere deelname aan deze aanbesteding.

Deadline

Deadline 2026-07-03

Wie?

• Regisseur Studenten Reisrecht B.V.

Wat?

• Diensten voor ontwikkeling van communicatie- en multimediasoftware › Diensten voor ontwikkeling van communicatiesoftware

Waar?

• Nederland
• Utrecht

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2026-05-08	Aankondiging van een opdracht
2026-05-20	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2026-05-08)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Europese aanbesteding AI-chatbot
Korte beschrijving:

Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Diensten voor ontwikkeling van communicatiesoftware 📦
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Amersfoort
Land: Nederland 🇳🇱
Duur: 72 maanden
Maximumaantal verlengingen: 3
Overige informatie over verlengingen:

Aanbestedende dienst heeft een éénzijdige, optionele verlengingsmogelijkheid van drie (3) keer één (1) jaar.

Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:

Aanbestedende dienst heeft de scope en omvang van deze aanbesteding vastgesteld op basis van een inschatting van de behoefte aan een AI-chatbot. Vanuit het omnichannel principe kan een aanpassing van de behoefte mogelijkerwijs leiden tot een verandering in aantallen en/of de behoefte aan aanvullende, noodzakelijke leveringen en/of diensten. Indien een wijziging in behoefte optreedt, wordt in onderling overleg tussen de Aanbestedende Dienst en Inschrijver vastgesteld welke gevolgen dit heeft voor de reeds uitgevoerde en nog uit te voeren leveringen en/of diensten. Hierbij geldt dat: 1. De Aanbestedende dienst uitsluitend wijzigingen kan doorvoeren die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van de opdracht. Dit geldt bijvoorbeeld in de volgende situaties: 1. Uitbreiding van functionaliteit binnen de aangeboden AI-chatbot die geen onderdeel is geweest van de initiële scope van deze opdracht, maar in het kader van doorontwikkeling relevant is voor de Aanbestedende dienst. 2. Een Whatsappbot door Aanbestedende dienst gaat worden ingezet als extra communicatiemiddel. 3. Een e-mailbot door Aanbestedende dienst gaat worden ingezet als extra communicatiemiddel. 2. De Aanbestedende dienst uitsluitend wijzigingen kan doorvoeren die binnen de oorspronkelijke aard en strekking van de opdracht vallen. 3. Aanvullende leveringen en/of diensten slechts in opdracht worden gegeven tot een maximale meerwaarde van 50% van de oorspronkelijke opdrachtwaarde exclusief btw, zoals geoffreerd in Annex III Prijzenblad. Eventuele aanvullende en met deze aanbesteding verband houdende leveringen en/of diensten worden dan additioneel in opdracht gegeven, zonder dat daarvoor een nieuwe aanbesteding wordt doorlopen. Indien de cumulatieve waarde van de wijzigingen de grens in punt 3 overschrijdt, wordt een separate aanbestedingsprocedure doorlopen. Deze bepaling is nadrukkelijk bedoeld als herzieningsclausule in de zin van artikel 2.163c van de Aanbestedingswet en waarborgt dat wijzigingen transparant, proportioneel en rechtmatig worden doorgevoerd binnen de kaders van de oorspronkelijke opdracht.

Beschrijving van de opties

Aanbestedende dienst heeft de scope en omvang van deze aanbesteding vastgesteld op basis van een inschatting van de behoefte aan een AI-chatbot. Vanuit het omnichannel principe kan een aanpassing van de behoefte mogelijkerwijs leiden tot een verandering in aantallen en/of de behoefte aan aanvullende, noodzakelijke leveringen en/of diensten.

Indien een wijziging in behoefte optreedt, wordt in onderling overleg tussen de Aanbestedende Dienst en Inschrijver vastgesteld welke gevolgen dit heeft voor de reeds uitgevoerde en nog uit te voeren leveringen en/of diensten. Hierbij geldt dat:
1. De Aanbestedende dienst uitsluitend wijzigingen kan doorvoeren die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van de opdracht. Dit geldt bijvoorbeeld in de volgende situaties:
1. Uitbreiding van functionaliteit binnen de aangeboden AI-chatbot die geen onderdeel is geweest van de initiële scope van deze opdracht, maar in het kader van doorontwikkeling relevant is voor de Aanbestedende dienst.
2. Een Whatsappbot door Aanbestedende dienst gaat worden ingezet als extra communicatiemiddel.
3. Een e-mailbot door Aanbestedende dienst gaat worden ingezet als extra communicatiemiddel.
2. De Aanbestedende dienst uitsluitend wijzigingen kan doorvoeren die binnen de oorspronkelijke aard en strekking van de opdracht vallen.
3. Aanvullende leveringen en/of diensten slechts in opdracht worden gegeven tot een maximale meerwaarde van 50% van de oorspronkelijke opdrachtwaarde exclusief btw, zoals geoffreerd in Annex III Prijzenblad.

Eventuele aanvullende en met deze aanbesteding verband houdende leveringen en/of diensten worden dan additioneel in opdracht gegeven, zonder dat daarvoor een nieuwe aanbesteding wordt doorlopen. Indien de cumulatieve waarde van de wijzigingen de grens in punt 3 overschrijdt, wordt een separate aanbestedingsprocedure doorlopen. Deze bepaling is nadrukkelijk bedoeld als herzieningsclausule in de zin van artikel 2.163c van de Aanbestedingswet en waarborgt dat wijzigingen transparant, proportioneel en rechtmatig worden doorgevoerd binnen de kaders van de oorspronkelijke opdracht.

Gunningscriteria
Prijs ✅
Prijs (weging): 30
Kwaliteitscriterium (naam): Kwaliteitswens 1
Kwaliteitscriterium (weging): 20
Kwaliteitscriterium (naam): Kwaliteitswens 2
Kwaliteitscriterium (weging): 10
Kwaliteitscriterium (naam): Kwaliteitswens 3
Kwaliteitscriterium (weging): 15
Kwaliteitscriterium (naam): Kwaliteitswens 4
Kwaliteitscriterium (weging): 25
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2026-07-03 12:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2026-07-03 12:05:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 6 maanden
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2026-07-03 12:05:00 📅
Elektronische facturering: Vereist
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2026-06-08 23:59:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Regisseur Studenten Reisrecht B.V.
Nationaal registratienummer: 551865973
Postadres: Koningin Wilhelminalaan 35
Postcode: 3818HN
Poststad: Amersfoort
Regio: Utrecht 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Arno Harbers
E-mail: ali.oudahmani@svov.nu 📧
Telefoon: +31 646482106 📞
URL: http://www.studentenreisproduct.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Publiekrechtelijke instelling
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/424476 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/424476 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Zelfde als: Naam en adressen
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2026/S 091-326027 (2026-05-08)

Aankondiging van een opdracht (2026-05-20)
Aanbestedende dienst
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/425903 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/425903 🌏

Aanvullende informatie
Aanvullende informatie

Aanpassen deadline indienen stellen nota van inlichtingen van 25 mei 2026 naar 26 mei 2026 in verband met tweede Pinksterdag.

Wijzigingen
Andere aanvullende informatie

Aanpassen deadline indienen stellen nota van inlichtingen van 25 mei 2026 naar 26 mei 2026 in verband met tweede Pinksterdag.

Voornaamste reden voor de wijziging: Informatie bijgewerkt
Informatie over wijzigingen
Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd: f7bbf2d3-80c4-486f-b748-9ece2bae4df2-01
Bron: OJS 2026/S 098-352314 (2026-05-20)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning (>20 nieuwe aankopen)

Softwareprogrammering en -advies (>20)

Programmering van softwarepakketten (11)

Programmering van toepassingssoftware (9)

Diensten voor ontwikkeling van communicatie- en multimediasoftware (1)

Diensten voor ontwikkeling van communicatiesoftware (1)