Beschrijving van de aanbesteding
De aanleiding van deze aanbesteding is dat de huidige applicatie, zoals door de ODVeluwe afgenomen bij haar gastheer gemeente Apeldoorn (Apeldoorn), niet meer ondersteund wordt. En ODVeluwe wil de kwaliteit van de informatievoorziening op peil brengen.
Het doel van de aanbesteding is het sluiten van één overeenkomst met één opdrachtnemer die zorgt voor de uitvoering van de gevraagde dienstverlening. De intentie is om de overeenkomst per 1 april 2026 in te laten gaan.
De opdracht omvat het voorzien in de Bedrijfssoftware voor de ODVeluwe.
De integrale Bedrijfssoftware kent de volgende onderdelen:
Grootboek
Crediteurenadministratie
Debiteurenadministratie
Activa-administratie
Begrotingsadministratie
Projectadministratie
Planning & control
Tijdregistratie
Verlofregistratie
inkoopverplichtingen
Contractenmodule (inkoop)*
Personeelsdossier
Arbeidsvoorwaarden
Formatie
HR-cyclus
In- en uit diensttreding
Inhuur *
Salarisadministratie
Verzuimmanagement
Zelfservice medewerkers
Opleidingsmanagement *
Sturingsinformatie
*Optioneel dienen deze modules te worden aangeboden. Mogelijk zal de ODVeluwe hier op termijn gebruik van maken.
De opdracht, zoals beschreven in deze aanbestedingsleidraad en bijbehorend Programma van Eisen luidt als volgt:
Het implementeren, onderhouden en ondersteunen van een Integrale oplossing voor bedrijfssoftware en het bedrijfsklaar opleveren hiervan.
De beoogde diensten die geleverd dienen te worden zijn enerzijds incidenteel, te weten: de implementatie van de Bedrijfssoftware, opleiding van gebruikers, opleveren van de handleidingen en de dataconversie. Anderzijds zijn deze structureel, te weten: de hosting van de technische omgeving en ondersteuning bieden aan de beheerders binnen ODVeluwe volgens een af te spreken SLA.
Inschatting van aantal gebruikers
Interne medewerkers ODVeluwe 150
Externe medewerkers 5
Totaal aantal medewerkers 155
De looptijd van de overeenkomst
De maximale looptijd van de te sluiten overeenkomst bedraagt acht (8) jaar. De initiële looptijd bedraagt vier (4) jaar en kent tweemaal een verlengingsoptie van twee (2) jaar, eenzijdig in te roepen door ODVeluwe.
De intentie is om de overeenkomst op 1 april 2026 in te laten gaan.