Geïntegreerd Financieel, Inkoop, Verkoop, HRM en salarisadministratie systeem

Korte beschrijving

De opdracht betreft het ter beschikking stellen van een geïntegreerd Financieel, Inkoop, Verkoop, HRM en salarisadministratie systeem als SaaS (Software-as-a-Service), hierna: ‘het systeem’. Onderdelen van de dienstverlening zijn de levering, implementatie, inrichting, conversie, training- en opleiding en onderhoud van het systeem inclusief service en support. Het functioneel beheer betreft onderdeel van de taken van Opdrachtgever, en valt daarmee buiten de scope van de opdracht. Circa 2600 medewerkers. Modules voor Financiën, Inkoop, Verkoop, HRM en salarisadministratie

Beschrijving van de aanbesteding

De opdracht betreft het ter beschikking stellen van een geïntegreerd Financieel, Inkoop, Verkoop, HRM en salarisadministratie systeem als SaaS (Software-as-a-Service), hierna: ‘het systeem’. Onderdelen van de dienstverlening zijn de levering, implementatie, inrichting, conversie, training- en opleiding en onderhoud van het systeem inclusief service en support. Het functioneel beheer betreft onderdeel van de taken van opdrachtgever, en valt daarmee buiten de scope van de opdracht. Circa 2600 medewerkers. Modules voor Financiën, Inkoop, Verkoop, HRM en salarisadministratie.

Beschrijving van de opties

• Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om na definitieve gunning te besluiten of zij de verkoopmodule bij opdrachtnemer wenst af te nemen. Indien hiertoe wordt besloten, wordt in onderling overleg afgestemd wanneer de implementatie van deze module plaatsvindt. Opdrachtgever behoudt uitdrukkelijk de mogelijkheid om de verkoopmodule bij een andere leverancier in te kopen.
• Wijzigingen in de organisaties en/of het samenwerkingsverband: indien er organisatorische wijzigingen plaatsvinden, zoals uitbreiding, inkrimping of nieuwe gebruikersgroepen, kan de overeenkomst worden aangepast om de applicatie hierop in te richten. Hieronder valt ook een eventuele toekomstige fusie tussen de GGD Hart voor Brabant en GGD West-Brabant. Ook het toetreden van andere organisaties die vallen onder de publieke (gezondheids)zorg en veiligheidspartners (zoals andere Nederlandse ambulancediensten, Nederlandse GGD-en, Nederlandse Geneeskundige Hulpverleningsorganisaties in de Regio (GHOR), Nederlandse veiligheidsregio’s en Nederlandse brandweerorganisaties) tot HSC worden gezien als een organisatorische wijziging waarbij uitbreiding plaatsvindt.
• Calamiteiten of crisissituaties: opdrachtgever kan in geval van calamiteiten of crisissituaties, waarbij een snelle opschaling noodzakelijk is, de afname van producten en diensten onmiddellijk opschalen tegen dezelfde condities, zonder aanvullende kosten. Na beëindiging van de calamiteit of crisissituatie heeft opdrachtgever het recht om de afname van producten en diensten weer terug te schalen naar het oorspronkelijke niveau. Onder crisissituatie wordt verstaan: een uitzonderlijke en onvoorziene gebeurtenis die de normale uitvoering van de opdracht ernstig belemmert of een dringende behoefte aan extra capaciteit veroorzaakt. Hieronder vallen onder meer pandemieën (zoals COVID19), natuurrampen, grootschalige cyberincidenten, maatschappelijke ontwrichting of andere door de overheid als crisis aangemerkte situaties.
• Technologische veranderingen: indien gedurende de looptijd van de overeenkomst technologische ontwikkelingen optreden die noodzakelijk zijn voor het functioneren, beveiligen of integreren van de applicatie, kan de overeenkomst worden gewijzigd, mits de wijziging vooraf door beide Partijen wordt goedgekeurd.
• Integratie met nieuwe systemen: indien gedurende de looptijd van de overeenkomst een nieuwe applicatie wordt geïntroduceerd die geïntegreerd moet worden met het systeem, kan de overeenkomst worden aangepast.
• Eventuele extra werkzaamheden of modules aan de applicatie, bijvoorbeeld door ontwikkelingen in de markt, politieke besluitvorming, beleidswijziging, behoefte aan uitbreiding of vernieuwing voor het waarborgen van technische verenigbaarheid, zoals een contractmanagementmodule of een scan module.
• Het afnemen van wensen die zijn opgenomen in de wensenlijst.
• Wijziging van wet- en regelgeving en/of normering: de overeenkomst kan worden aangepast om te voldoen aan de nieuwe wet- en regelgeving en/of normering. Partijen treden in dat geval met elkaar in overleg en leggen de wijziging schriftelijk vast. Het doel van dit overleg is te komen tot voortzetting van de opdracht die voldoet aan de nieuwe wet- en regelgeving en/of normering, waarbij de voorwaarden, condities en prijzen zoveel mogelijk gestand worden gedaan zoals vermeld in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken, respectievelijk de inschrijving. Condities, voorwaarden en prijzen die niet getroffen worden door de wijziging van wet- en regelgeving blijven ongewijzigd in stand.

Voor het bepalen van de beste prijs-kwaliteit verhouding wordt gebruik gemaakt van gunnen op waarde.
Dit houdt in dat de inschrijver met de laagste fictieve inschrijfprijs de inschrijving met de beste prijs-kwaliteit verhouding heeft gedaan. Vandaar dat bij de gunningscriteria in TenderNed als weging het cijfer 1 is ingevuld. De maximaal te behalen fictieve korting per subgunningscriterium is in het aanbestedingsdocument vermeld.