Europese aanbesteding Planning & Control applicatie gemeente Breda

Korte beschrijving

Procedure
Aanbesteding middels de Europees openbare procedure conform de (gewijzigde) aanbestedingswet 2012.

Opdrachtgever
De opdrachtgever bij deze aanbesteding is de Gemeente Breda.  Voor meer informatie over de Gemeente Breda verwijzen wij u naar de website van de gemeente: www.breda.nl.

De gemeente Breda gebruikt momenteel een applicatie voor het ondersteunen van het Planning en Control proces, het digitaal vervaardigen van de cyclische producten (en overige planning en control rapportages) en het publiceren ervan op een voor de burger toegankelijke website (genaamd ‘Het geld van Breda’). De stamgegevens en financiële gegevens hiervoor worden gegenereerd vanuit het door de gemeente gebruikte financiële systeem.
 
De gemeente Breda gaat de applicatie van de Planning en Control cyclus opnieuw aanbesteden. De nadruk hiervan ligt naast financiën ook op de inhoud. Dit komt onder andere tot uitdrukking door geformuleerde doelstellingen en effect- en prestatie-indicatoren.  
 
De begroting en verslaggeving binnen de gemeentelijke structuur is gericht op de drie W-vragen, te weten:   
1.    Wat willen we bereiken 
2.    Wat willen we ervoor doen 
3.    Wat mag het kosten 
Deze drie W-vragen vertalen we naar de door de gemeente gebruikte structuur: programma, thema, product. Deze structuur schept een helder beeld tussen doel, activiteit en meetbare indicatoren. 
 
De applicatie maakt het mogelijk om in een gedeelde omgeving de documenten voor de gemeentelijke planning en control cyclus op te stellen, te muteren, vast te stellen en uiteindelijk te presenteren op de website www.hetgeldvanbreda.nl en middels een pdf-bestand (dit geldt ook voor de historie van voorgaande jaren). Het gaat daarbij om de voorjaarsnota, begroting, bestuursrapportage en jaarstukken 
 
Het streven van de gemeente Breda is om de dienstverlening en de interne samenwerking zoveel mogelijk te digitaliseren en met elkaar te koppelen. Dit, zodat een efficiënte bedrijfsvoering mogelijk is.  Dat betekent dat processen en onderliggende systemen zoveel mogelijk gekoppeld worden en dat informatie in het proces zoveel mogelijk wordt gedigitaliseerd en digitaal wordt verwerkt. 
 
De gemeente Breda is een moderne organisatie waar plaats- en tijdonafhankelijk werken is geïmplementeerd. Dat betekent dat applicaties vanaf verschillende soorten werkplekken moeten kunnen worden benaderd. De applicatie van de planning en control cyclus benaderen we zowel vanaf stadskantoorwerkplekken, als vanaf thuiswerkplekken. De applicatie moet daarom web-based zijn met de mogelijkheid om de jaarstukken en begroting online te presenteren.

Common Ground
De gemeente Breda onderschrijft de informatiekundige visie Common Ground en streeft de onderliggende doelen van Common Ground na. Een slim, eenvoudig en snel ingerichte informatievoorziening waarmee we op een moderne en flexibele manier in kunnen spelen op de maatschappelijke opgaven.

Binnen de gemeente Breda zullen ontwikkelingen als Common Ground en cloud-transities de komende jaren leiden tot een hybride situatie, waarbij een geleidelijke overgang te zien zal zijn en daarmee in tijd gezien een wisselende samenstelling van het huidige (StUF-gebaseerde) en nieuwe (API-gebaseerde) vormen van data-uitwisseling.

De gemeente Breda ziet graag dat de nieuwe ICT-prestatie in de loop van de contractperiode waar mogelijk en van toepassing meebeweegt met deze ontwikkelingen.

De opdracht
De gemeente Breda is naast een applicatie op zoek naar een partner die visie en ervaring heeft op integraal planning en control management. Op basis van deze visie helpt deze partner de gemeente Breda bij de doorontwikkeling van een integrale planning en control cyclus in relatie tot financieel management en inhoudelijke doelstellingen.  
 
Het uitgangspunt is dat de inschrijver kennis heeft van de gemeentelijke planning en control cyclus, bekend is met de door gemeenten gehanteerde begrippen (denk aan BBV) en bekend is met een bestuurlijke organisatie. Tevens is ervaring vereist met het implementeren van een integrale planning en control cyclus bij (meerdere) gemeentelijke instanties. Voor een beeld van de begroting, jaarstukken en bestuursrapportage wordt verwezen naar de website van de gemeente Breda: www.hetgeldvanbreda.nl

De Gemeente Breda heeft de volgende doelstellingen geformuleerd welke zij wil bereiken met het project aanbesteding Planning & Control applicatie:
1.    Kwaliteitsverbetering
2.    Minder administratieve handelingen
3.    Grotere gebruikerstevredenheid

Ten behoeve van het realiseren van de doelstellingen van dit project gaat de gemeente Breda over tot de aanschaf, installatie en onderhoud van een Planning & Control applicatie, primair gericht op de creatie en publicatie van de volgende documenten: 
•    voorjaarsnota 
•    begroting 
•    bestuursrapportage 
•    jaarstukken 
Tevens bestaat er de wens om door de applicatie (thema)indicatoren en kengetallen te laten produceren (fase 2). 

De datum voor het operationeel zijn van de oplossing is 1 april 2026, ten behoeve van de opstelling van de begroting 2027 (fase 1). Fase 2 (het ondersteunen van de productie van de (thema)indicatoren en kengetallen door de applicatie) zal dan vanaf de opstelling van de begroting 2028 geïmplementeerd kunnen worden (1 april 2027).

Percelen
Deze opdracht is niet verdeeld in percelen.

Mercell
Deze aanbesteding zal uitsluitend en geheel digitaal online worden afgehandeld via het Mercell platform (www.mercell.com). Een uitgebreide instructie met betrekking tot digitaal aanbesteden treft u aan in de Vragenlijsten.

Overige informatie over verlengingen

Het doel van deze aanbesteding is om voor de levering van deze dienst een overeenkomst te sluiten met één leverancier met een looptijd van vier (4) jaar met als ingangsdatum 1 januari 2026.
De opdrachtgever heeft eenzijdig het recht deze vier (4) maal met één (1) jaar te verlengen. De besluitvorming ten aanzien van deze verlenging(en) geschiedt op basis van evaluatie van de geleverde prestatie.

Lijst en korte beschrijving van regels en criteria

Opdrachtgever stelt de volgende geschiktheidseis met betrekking tot de technische en beroepsbekwaamheid:
Kerncompetentie

De vereiste competentie voor inschrijvers is:
- U dient minimaal 1 referentie te overleggen met een vergelijkbare opdracht waarin u een opdracht heeft uitgevoerd waarin succesvol een Planning- en Control applicatie (P&C-applicatie) bij een gemeente met ten minste 50.000 inwoners geleverd, geïmplementeerd en onderhouden heeft, gericht op de creatie en publicatie van de volgende documenten: Voorjaarsnota, Begroting, Bestuursrapportage en Jaarstukken.

Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures

Vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing start de opschortende termijn (bezwaartermijn) van 20 dagen waarin de opdrachtgever nog niet tot ondertekening van een overeenkomst zal overgaan. Afgewezen en/of uitgesloten inschrijvers kunnen bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing en/of de uitsluiting. Zij dienen een civiel kort geding aanhangig te maken voor het verstrijken van deze termijn. Deze termijn is een fatale termijn. Het kort geding dient aanhangig gemaakt te worden bij de rechtbank Zeeland - West-Brabant te Breda. In het belang van een goede en snelle voortgang wordt een ieder die een rechtsmiddel aanwendt dringend verzocht om de opdrachtgever tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie dagvaarding via Mercell.

In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing kort geding wordt aangespannen dient de winnende inschrijver de inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee(2) weken na de uitspraak.
Indien gedurende de voornoemde termijn een kort geding wordt aangespannen met betrekking tot de gunningsbeslissing, wordt er in ieder geval niet eerder een overeenkomst gesloten, dan nadat de rechter uitspraak heeft gedaan.