Bureau voor strategische merkontwikkeling en design

Korte beschrijving

De gemeente Apeldoorn wil een strategisch bureau contracteren voor merk- en designvraagstukken. Hieronder verstaan wij onder andere; positionering- en profilering van bijvoorbeeld samenwerkingen, marketingcampagnes, grafische vormgeving, DTP, (doorontwikkeling van de) huisstijl en zowel standaard- als maatwerkontwerpen.

Dit bureau zal samen met het Mediateam fungeren als drager van de huisstijl en de verantwoordelijkheid dragen voor het initiëren en borgen van merkontwikkeling en uitingen binnen de vastgestelde kaders. Momenteel ligt deze verantwoordelijkheid verspreid over meerdere bureaus, dit wil de gemeente centraliseren.

Daarnaast denkt het bureau actief mee over de ontwikkeling van de huisstijl, speelt het in op nieuwe trends en ontwikkelingen (zoals AI), en adviseert het ongevraagd over kansen en mogelijkheden binnen (marketing en) communicatie. Het bureau voelt zich medeverantwoordelijk voor de identiteit van gemeente Apeldoorn en draagt het bij aan een consistente en onders Deze opdracht betreft een raamovereenkomst met een geraamde waarde van €1.200.000,-. Deze geraamde waarde betreft de gehele overeenkomst duur inclusief de vier optiejaren.

De inwerkingtreding van de raamovereenkomst is gepland van 01-07-2025 en heeft een looptijd tot en met 30-06-2027 met een optie tot eenzijdige verlenging door de gemeente van vier-maal één jaar. De raamovereenkomst wordt per perceel gesloten door ondertekening van de definitieve overeenkomst door partijen.

De opdrachtwaarde over de totale looptijd van de raamovereenkomst wordt gemaximeerd op 150% van het bedrag zoals hierboven vermeld bij ‘Omvang opdracht’. Dit leidt tot een maximale opdrachtwaarde excl. btw van deze aanbesteding van €1.800.000,- Als deze waarde bereikt is mag er alleen nog volgens de bepalingen van de artikelen 2.163a t/m 2.163g van de Aanbestedingswet 2012 gebruik gemaakt worden van de raamovereenkomst. Als op deze bepalingen geen beroep meer kan worden gedaan, sorteert de raamovereenkomst geen effect meer en mag er door de gemeente geen gebruik meer van worden gemaakt, ongeacht de dan nog resterende looptijd van de raamovereenkomst. De raamovereenkomst zal in dat geval – als de maximale waarde is bereikt of deze zeer binnenkort zal worden overschreden - door de gemeente met de Opdrachtnemer worden opgezegd met een opzeggingstermijn van één maand, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding door Opdrachtnemer aan de gemeente ontstaat.

Buiten de scope van de opdracht valt vooralsnog de volgende dienstverlening:
• Concepting en overall strategisch marketing advies.
• Werkzaamheden als zijnde drukwerk en digital printing.
• Uitvoering en realisatie tekstredactie, video, fotografie, radiospots.

Beschrijving van de aanbesteding

De gemeente Apeldoorn wil een strategisch bureau contracteren voor merk- en designvraagstukken. Hieronder verstaan wij onder andere; positionering- en profilering van bijvoorbeeld samenwerkingen, marketingcampagnes, grafische vormgeving, DTP, (doorontwikkeling van de) huisstijl en zowel standaard- als maatwerkontwerpen.

Dit bureau zal samen met het Mediateam fungeren als drager van de huisstijl en de verantwoordelijkheid dragen voor het initiëren en borgen van merkontwikkeling en uitingen binnen de vastgestelde kaders. Momenteel ligt deze verantwoordelijkheid verspreid over meerdere bureaus, dit wil de gemeente centraliseren.

Daarnaast denkt het bureau actief mee over de ontwikkeling van de huisstijl, speelt het in op nieuwe trends en ontwikkelingen (zoals AI), en adviseert het ongevraagd over kansen en mogelijkheden binnen (marketing en) communicatie. Het bureau voelt zich medeverantwoordelijk voor de identiteit van gemeente Apeldoorn en draagt het bij aan een consistente en onderscheidende uitstraling. Deze opdracht betreft een raamovereenkomst met een geraamde waarde van €1.200.000,-. Deze geraamde waarde betreft de gehele overeenkomst duur inclusief de vier optiejaren.

De inwerkingtreding van de raamovereenkomst is gepland van 01-07-2025 en heeft een looptijd tot en met 30-06-2027 met een optie tot eenzijdige verlenging door de gemeente van vier-maal één jaar. De raamovereenkomst wordt per perceel gesloten door ondertekening van de definitieve overeenkomst door partijen.

De opdrachtwaarde over de totale looptijd van de raamovereenkomst wordt gemaximeerd op 150% van het bedrag zoals hierboven vermeld bij ‘Omvang opdracht’. Dit leidt tot een maximale opdrachtwaarde excl. btw van deze aanbesteding van €1.800.000,- Als deze waarde bereikt is mag er alleen nog volgens de bepalingen van de artikelen 2.163a t/m 2.163g van de Aanbestedingswet 2012 gebruik gemaakt worden van de raamovereenkomst. Als op deze bepalingen geen beroep meer kan worden gedaan, sorteert de raamovereenkomst geen effect meer en mag er door de gemeente geen gebruik meer van worden gemaakt, ongeacht de dan nog resterende looptijd van de raamovereenkomst. De raamovereenkomst zal in dat geval – als de maximale waarde is bereikt of deze zeer binnenkort zal worden overschreden - door de gemeente met de Opdrachtnemer worden opgezegd met een opzeggingstermijn van één maand, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding door Opdrachtnemer aan de gemeente ontstaat.

Buiten de scope van de opdracht valt vooralsnog de volgende dienstverlening:
• Concepting en overall strategisch marketing advies.
• Werkzaamheden als zijnde drukwerk en digital printing.
• Uitvoering en realisatie tekstredactie, video, fotografie, radiospots.

Beschrijving van de opties

De gemeente is voornemens een raamovereenkomst af te sluiten, voor de duur van twee (2) jaar met de mogelijkheid deze vier (4) keer met één (1) jaar te verlengen.

De gemeente beoordeelt jaarlijks voor het einde van de looptijd van deze Overeenkomst of de looptijd met een jaar zal worden verlengd. (bij kwalitatief onvoldoende werk naar oordeel van de gemeente wordt deze niet verlengd).