Zaak-/archiefsysteem

Gemeente Geertruidenberg

Gemeente Geertruidenberg besteedt de opdracht voor de levering, implementatie, beheer, hosting en onderhoud van een zaak-/archiefsysteem en alle aanverwante dienstverlening aan door middel van deze Europese openbare aanbestedingsprocedure. De opdracht omvat onder andere: - het beschikbaar stellen en onderhouden van een zaaksysteem, een document managementsysteem inclusief volwaardige archieffunctie; - de technische, functionele en organisatorische implementatie; - verzorgen van trainingen voor medewerkers; - de migratie van zaken en dossiers uit het huidige zaak- en archiefsysteem; - en het realiseren van een aantal koppelingen. Het totaal aantal eindgebruikers betreft 265 medewerkers. Zie voor verdere informatie betreffende de opdracht het beschrijvend document.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2024-10-16. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2024-07-03.

Wie?

• Gemeente Geertruidenberg

Wat?

Waar?

• Noord-Brabant › West-Noord-Brabant

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2024-07-03	Aankondiging van een opdracht
2024-09-04	Aankondiging van een opdracht
2024-09-09	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2024-07-03)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Zaak-/archiefsysteem
Referentienummer: siw010381
Korte beschrijving:

Soort contract: Leveringen
Producten/diensten: Software en informatiesystemen 📦
Informatie over kavels
Inschrijvingen kunnen worden ingediend voor een maximaal aantal partijen: 1
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Beschrijving van de aanbesteding:

Aanvullende producten/diensten:

Leveren van software 📦

Onderhouds- en reparatiediensten voor software 📦

Software-implementatiediensten 📦

+ nog 2

Softwareconfiguratiediensten 📦

Softwareondersteuningsdiensten 📦

Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Raamdonksveer
Land: Nederland 🇳🇱
Plaats van uitvoering: West-Noord-Brabant 🏙️
Duur
Startdatum: 2025-01-01 📅
Einddatum: 2036-12-31 📅
Beschrijving
Maximumaantal verlengingen: 4
Overige informatie over verlengingen:

De vaste looptijd van de overeenkomst is vier (4) jaar. De overeenkomst kan na deze vaste looptijd vier (4) keer met twee (2) jaar verlengd worden. Zie voor de voorwaarden ten aanzien van deze verlengingen paragraaf 3.1.2. Beschrijvend document.

Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:

De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om deze opdracht gedurende de looptijd van de overeenkomst te wijzigen en de opdracht uit te breiden met de volgende opties: 1. Eventuele extra werkzaamheden aan de applicatie bovenop datgene wat vanuit het jaarlijks vast te stellen budget voor onderhoud en vernieuwing gedaan kan worden. Deze zijn rechtstreeks te gunnen aan de opdrachtnemer. Dit betreft (onder meer) werkzaamheden die te wijten zijn aan onvoorziene omstandigheden door ontwikkelingen in de markt, politieke besluitvorming, wijzigingen in de regelgeving en/of beleid, een ontstane behoefte aan uitbreiding of vernieuwing voor het waarborgen van technische verenigbaarheid. Functionele uitbreiding van de applicatie kan ook de realisatie van nieuwe applicaties en/of modules betreffen. 2. Het realiseren van mogelijk nieuwe koppelingen die wellicht in de toekomst voor de bedrijfsvoering nodig zijn om de applicatie te koppelen aan systemen van de gemeente. Op dit moment zijn de volgende koppelingen bekend: - koppeling met Centric burgerzaken; - koppeling met Suite Sociaal Domein; - koppeling met Centric begraven; - koppeling met oplossing voor anonimiseren; - koppeling met oplossing voor digitaal ondertekenen; - Koppeling met oplossing voor publiceren ten behoeve van Woo. Voor deze koppelingen dient een prijsopgave te worden gegeven in bijlage C: Inschrijfbiljet. Voor mogelijke andere nieuwe koppelingen die in de toekomst nodig zullen zijn, gelden de opgegeven uurtarieven voor projectleiding, consultancy en extra opleiding in bijlage C: Inschrijfbiljet onderdeel Opties. 3. Levering van extra licenties ten behoeve van gebruikers conform het overzicht van opbouw staffels als bijlage bij Bijlage C: Inschrijfbiljet. 4. Het overzetten van sjablonen uit de huidige oplossing voor documentcreatie. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld. 5. Het overzetten van formulieren uit de huidige oplossing voor webformulieren. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld. 6. De functionaliteit "Persoonlijke Internet Pagina (PIP)/MijnGemeente". Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld. 7. Invulling van Wet open overheid conform wens 2.4.1. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld. De opdrachtgever beschouwt bovenstaande regelingen voor een wijziging en/of aanvulling van de overeenkomst als een herzieningsclausule in de zin van de Aanbestedingswet artikel 2.163c.

Beschrijving van de opties

De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om deze opdracht gedurende de looptijd van de overeenkomst te wijzigen en de opdracht uit te breiden met de volgende opties:
1. Eventuele extra werkzaamheden aan de applicatie bovenop datgene wat vanuit het jaarlijks vast te stellen budget voor onderhoud en vernieuwing gedaan kan worden. Deze zijn rechtstreeks te gunnen aan de opdrachtnemer.
Dit betreft (onder meer) werkzaamheden die te wijten zijn aan onvoorziene omstandigheden door ontwikkelingen in de markt, politieke besluitvorming, wijzigingen in de regelgeving en/of beleid, een ontstane behoefte aan uitbreiding of vernieuwing voor het waarborgen van technische verenigbaarheid. Functionele uitbreiding van de applicatie kan ook de realisatie van nieuwe applicaties en/of modules betreffen.
2. Het realiseren van mogelijk nieuwe koppelingen die wellicht in de toekomst voor de bedrijfsvoering nodig zijn om de applicatie te koppelen aan systemen van de gemeente. Op dit moment zijn de volgende koppelingen bekend:
- koppeling met Centric burgerzaken;
- koppeling met Suite Sociaal Domein;
- koppeling met Centric begraven;
- koppeling met oplossing voor anonimiseren;
- koppeling met oplossing voor digitaal ondertekenen;
- Koppeling met oplossing voor publiceren ten behoeve van Woo.
Voor deze koppelingen dient een prijsopgave te worden gegeven in bijlage C: Inschrijfbiljet. Voor mogelijke andere nieuwe koppelingen die in de toekomst nodig zullen zijn, gelden de opgegeven uurtarieven voor projectleiding, consultancy en extra opleiding in bijlage C: Inschrijfbiljet onderdeel Opties.
3. Levering van extra licenties ten behoeve van gebruikers conform het overzicht van opbouw staffels als bijlage bij Bijlage C: Inschrijfbiljet.
4. Het overzetten van sjablonen uit de huidige oplossing voor documentcreatie. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld.
5. Het overzetten van formulieren uit de huidige oplossing voor webformulieren. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld.
6. De functionaliteit "Persoonlijke Internet Pagina (PIP)/MijnGemeente". Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld.
7. Invulling van Wet open overheid conform wens 2.4.1. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld.

De opdrachtgever beschouwt bovenstaande regelingen voor een wijziging en/of aanvulling van de overeenkomst als een herzieningsclausule in de zin van de Aanbestedingswet artikel 2.163c.

Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Kwaliteit
Kwaliteitscriterium (weging): 800
Kostencriterium (naam): Prijs
Kostencriterium (weging): 200
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2024-10-16 09:30:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2024-10-16 09:40:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 3 maanden
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2024-10-16 09:40:00 📅
Elektronische facturering: Vereist
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2024-08-19 09:30:00 📅
Gunningscriteria
Type vast getal: Vaste waarde (totaal)

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:

E1 Deelneming aan een criminele organisatie: Deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2 van Kaderbesluit 2008/841/JBZ van de Raad van 24 oktober 2008 ter bestrijding van de georganiseerde criminaliteit (PbEU 2008, L 300)

E2 Corruptie: Omkoping in de zin van artikel 3 van de Overeenkomst ter bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten van de Europese Unie betrokken zijn (PbEU 1997, C 195) en van artikel 2, eerste lid, van Kaderbesluit 2003/568/JBZ van de Raad van 22 juli 2003 inzake de bestrijding van corruptie in de privésector (PbEU 2003, L 192)

E3 Fraude: Fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316)

E4 Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten: Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten in de zin van de artikelen 1, 3 en 4 van Kaderbesluit 2002/475/JBZ van de Raad van 13 juni 2003 inzake terrorismebestrijding (PbEU 2002, L 164)

E5 Witwassen van geld of financiering van terrorisme: Witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (PbEG L 1991, L 166) zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/97/EG van het Europees Parlement en de Raad (PbEG L 2001, 344)

E6 Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel: Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel in de zin van artikel 2 van Richtlijn 2011/36/EU van het Europees Parlement en de Raad van 5 april 2011 inzake de voorkoming en bestrijding van mensenhandel en de bescherming van slachtoffers daarvan, en ter vervanging van Kaderbesluit 2002/629/JBZ (PbEU 2011, L 101)

E7 Gronden die verband houden met de betaling van belastingen of sociale premies: De inschrijver of gegadigde heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen.

E8 Schending verplichtingen o.b.v. milieu- sociaal- of arbeidsrecht: De inschrijver of gegadigde verklaart dat zij bij het opstellen van hun inschrijving rekening heeft gehouden met de verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het recht van de Europese Unie, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in bijlage X van richtlijn 2014/24/EU vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht en deze niet heeft geschonden.

E9 Faillissement, insolventie of gelijksoortig: De inschrijver of gegadigde verkeert niet in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden zijn niet gestaakt, jegens hem geldt geen surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord, en de gegadigde of inschrijver verkeert niet in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving.

E10 Geen vervalsing mededinging: De inschrijver of gegadigde heeft niet met andere ondernemers overeenkomsten gesloten die gericht zijn op vervalsing van de mededinging;

E11 Geen belangenconflict: Er is op de inschrijver of gegadigde geen belangenconflict van toepassing in de zin van artikel 1.10b want niet effectief kan worden verholpen met andere minder ingrijpende maatregelen;

E12 Geen valse verklaringen: De gegadigde of inschrijver heeft zich niet in ernstige mate schuldig gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die door een aanbestedende dienst van hem waren verlangd of hij heeft die inlichtingen niet verstrekt.

E13 Geen bovenmatige beinvloeding van het besluitvormingsproces: De inschrijver of gegadigde heeft niet getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende dienst onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de aanbestedingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op besluiten inzake uitsluiting, selectie en gunning;

Technische en professionele bekwaamheid
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:

E14 Technische- en beroepsbekwaamheid - referenties (leveringen/diensten): De inschrijver dient door het overleggen van één (1) referentieopdracht per gestelde kerncompetentie aan te tonen dat hij aantoonbare ervaring heeft met het volgende: 1. Ervaring met de uitvoering van een vergelijkbare opdracht bij een gemeentelijke organisatie op het gebied van implementatie van een zaak-/archiefsysteem. Onderdeel hiervan is succesvolle implementatie met minimaal 2 jaar werkend systeem. 2. Ervaring met de uitvoering van een vergelijkbare opdracht bij een gemeentelijke organisatie op het gebied van beheer van een zaak-/archiefsysteem voor minimaal één jaar bij een gemeentelijke organisatie. Indien inschrijver zich voor een kerncompetentie beroept op de ervaringen of prestaties van een onderaannemer, dan moet inschrijver deze onderaannemer ook voor de uitvoering van dat deel van de opdracht van de gemeente Geertruidenberg inzetten.

E15 Technische- en beroepsbekwaamheid - certificeringen: De inschrijver dient te beschikken over een Information Security Management System conform de norm NEN-EN-ISO 27001 of gelijkwaardig.

Voorwaarden voor deelname
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:

E16 Beroepsbevoegdheid: De inschrijver dient conform de regels van de lidstaat waar zij gevestigd is, ingeschreven te staan in een beroeps- en/of handelsregister.

Economische en financiële draagkracht
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:

E17 Economische en financiële draagkracht: De Inschrijver dient voldoende financieel en economisch draagkrachtig te zijn om de opdracht met goed resultaat te kunnen uitvoeren. De inschrijver dient daarom te beschikken over: 1. een goedkeurende accountantsverklaring betreffende de jaarrekening over het meest recent afgesloten boekjaar. Deze goedkeurende accountantsverklaring mag geen zogenaamde continuïteitsparagraaf (dat wil zeggen een verplichte toelichtende paragraaf wegens ernstige onzekerheid omtrent de continuïteit van de Inschrijver) bevatten. Indien inschrijver niet verplicht is om zijn jaarrekening te laten controleren door een externe accountant, omdat zijn onderneming als ‘kleine rechtspersoon’ of als ‘micro-rechtspersoon’ in de zin van afdeling 11 van titel 9 Burgerlijk Wetboek Boek 2 wordt aangemerkt, dan geldt het volgende: - de inschrijver die een ‘kleine rechtspersoon’ of een ‘micro-rechtspersoon’ is, dient voldoende financieel en economisch draagkrachtig te zijn om de opdracht met goed resultaat te kunnen uitvoeren. De inschrijver die een ‘kleine rechtspersoon’ of een ‘micro-rechtspersoon’ is, dient daarom te beschikken over een jaarrekening over het meest recent afgesloten boekjaar, waarin geen zogenaamde continuïteitsparagraaf (dat wil zeggen een verplichte toelichtende paragraaf wegens ernstige onzekerheid omtrent de continuïteit van de Inschrijver) is opgenomen.

Voorwaarden voor deelname
Uitsluitingsgrond: Louter nationale uitsluitingsgronden
Beschrijving van de uitsluitingsgronden:

Uitsluitingsgronden zijn opgevoerd in de aanbestedingsdocumenten of in TenderNed toegevoegd.

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Gemeente Geertruidenberg
Nationaal registratienummer: 71794904
Postadres: Vrijheidstraat 2
Postcode: 4941DX
Poststad: Raamsdonksveer
Regio: West-Noord-Brabant 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Kristel Bosgieter
E-mail: info@geertruidenberg.nl 📧
Telefoon: +31 616120459 📞
Fax: +31 162579533 📠
URL: http://www.geertruidenberg.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/342065 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/342065 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Aanvullende informatie

Er zijn twee vragenronden gepland. Alle vragen ten aanzien van de procedure en aanbestedingsdocumenten dienen via de specifieke vragenmodule in TenderNed te worden gesteld. Alle gestelde vragen met de bijbehorende antwoorden, evenals aanvullingen of wijzigingen van de aanbestedende dienst worden geanonimiseerd op schrift gesteld in een Nota van Inlichtingen. De Nota van Inlichtingen maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de aanbestedingsstukken.

Herzieningsprocedure
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures: 20 kalenderdagen
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2024/S 129-398134 (2024-07-03)

Aankondiging van een opdracht (2024-09-04)
Procedure
Voorwaarden voor inschrijving
Elektronische facturering: Toegestaan
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2024-09-16 09:30:00 📅

Aanbestedende dienst
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/347963 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/347963 🌏

Wijzigingen
Andere aanvullende informatie

De vragenmodule voor het stellen van vragen voor de 2de Nota van Inlichtingen is weer open gezet. U kunt tot uiterlijk 16 september 2024 9:30 uur uw vragen indienen. Let op: De tweede Nota van Inlichtingen is alleen bedoeld om nadere vragen te stellen over de verstrekte antwoorden van de eerste Nota van Inlichtingen.

Voornaamste reden voor de wijziging: Informatie bijgewerkt
Informatie over wijzigingen
Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd: aba353a4-7287-4591-87d9-4e778c076881-01
Bron: OJS 2024/S 174-536832 (2024-09-04)

Aankondiging van een opdracht (2024-09-09)
Juridische, economische, financiële en technische informatie
Technische en professionele bekwaamheid
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:

E14 Technische- en beroepsbekwaamheid - referenties (leveringen/diensten): De inschrijver dient door het overleggen van één (1) referentieopdracht per gestelde kerncompetentie aan te tonen dat hij aantoonbare ervaring heeft met het volgende: 1. Ervaring met de uitvoering van een vergelijkbare opdracht bij een lokale overheid (zoals gemeenten, provincies en waterschappen) op het gebied van implementatie van een zaak-/archiefsysteem. Onderdeel hiervan is succesvolle implementatie met minimaal 2 jaar werkend systeem. 2. Ervaring met de uitvoering van een vergelijkbare opdracht bij lokale overheid (zoals gemeenten, provincies en waterschappen) op het gebied van beheer van een zaak-/archiefsysteem voor minimaal één jaar bij een gemeentelijke organisatie. Indien inschrijver zich voor een kerncompetentie beroept op de ervaringen of prestaties van een onderaannemer, dan moet inschrijver deze onderaannemer ook voor de uitvoering van dat deel van de opdracht van de gemeente Geertruidenberg inzetten.

Aanbestedende dienst
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/348375 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/348375 🌏

Wijzigingen
Andere aanvullende informatie

Naar aanleiding van gegeven antwoorden op vragen gesteld in de Nota van Inlichtingen d.d. 4-09-2024 is de geschiktheidseis ten aanzien van de technische beroepsbekwaamheid aangepast. Zie hiervoor ook de Nota van Inlichtingen d.d. 4-09-2024. De aanbestedende dienst is van mening dat er nog voldoende tijd zit tussen deze publicatie, Nota van Inlichtingen d.d. 4-9-2024 en de uiterlijke datum van indiening inschrijvingen. Daarnaast kunnen er nog vragen worden gesteld voor de 2de vragenronde. Ook betreft het een relatief kleine aanpassing. De inhoud van de kerncompetentie blijft hetzelfde. Om deze reden blijft de aanbesteding en de planning verder ongewijzigd.

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)