Zaak-/archiefsysteem

Gemeente Geertruidenberg

Gemeente Geertruidenberg besteedt de opdracht voor de levering, implementatie, beheer, hosting en onderhoud van een zaak-/archiefsysteem en alle aanverwante dienstverlening aan door middel van deze Europese openbare aanbestedingsprocedure. De opdracht omvat onder andere: - het beschikbaar stellen en onderhouden van een zaaksysteem, een document managementsysteem inclusief volwaardige archieffunctie; - de technische, functionele en organisatorische implementatie; - verzorgen van trainingen voor medewerkers; - de migratie van zaken en dossiers uit het huidige zaak- en archiefsysteem; - en het realiseren van een aantal koppelingen. Het totaal aantal eindgebruikers betreft 265 medewerkers. Zie voor verdere informatie betreffende de opdracht het beschrijvend document.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2024-10-16. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2024-07-03.

Wie?

• Gemeente Geertruidenberg

Wat?

Waar?

• Noord-Brabant › West-Noord-Brabant

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2024-07-03	Aankondiging van een opdracht
2024-09-04	Aankondiging van een opdracht
2024-09-09	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2024-07-03)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Zaak-/archiefsysteem
Referentienummer: siw010381
Korte beschrijving:
“Gemeente Geertruidenberg besteedt de opdracht voor de levering, implementatie, beheer, hosting en onderhoud van een zaak-/archiefsysteem en alle aanverwante...”
Soort contract: Leveringen
Producten/diensten: Software en informatiesystemen 📦
Informatie over kavels
Inschrijvingen kunnen worden ingediend voor een maximaal aantal partijen: 1
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Beschrijving van de aanbesteding:
“Gemeente Geertruidenberg besteedt de opdracht voor de levering, implementatie, beheer, hosting en onderhoud van een zaak-/archiefsysteem en alle aanverwante...”
Soort contract: Leveringen
Producten/diensten: Software en informatiesystemen 📦
Aanvullende producten/diensten: Softwareondersteuningsdiensten 📦
Software-implementatiediensten 📦
Softwareconfiguratiediensten 📦
Onderhouds- en reparatiediensten voor software 📦
Leveren van software 📦
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering:
“Raamdonksveer”
Land: Nederland 🇳🇱
Plaats van uitvoering: West-Noord-Brabant 🏙️
Duur
Startdatum: 2025-01-01 📅
Einddatum: 2036-12-31 📅
Beschrijving
Maximumaantal verlengingen: 4
Overige informatie over verlengingen:
“De vaste looptijd van de overeenkomst is vier (4) jaar. De overeenkomst kan na deze vaste looptijd vier (4) keer met twee (2) jaar verlengd worden. Zie...”
Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:
“De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om deze opdracht gedurende de looptijd van de overeenkomst te wijzigen en de opdracht uit te breiden met de...”

Beschrijving van de opties

De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om deze opdracht gedurende de looptijd van de overeenkomst te wijzigen en de opdracht uit te breiden met de volgende opties:
1. Eventuele extra werkzaamheden aan de applicatie bovenop datgene wat vanuit het jaarlijks vast te stellen budget voor onderhoud en vernieuwing gedaan kan worden. Deze zijn rechtstreeks te gunnen aan de opdrachtnemer.
Dit betreft (onder meer) werkzaamheden die te wijten zijn aan onvoorziene omstandigheden door ontwikkelingen in de markt, politieke besluitvorming, wijzigingen in de regelgeving en/of beleid, een ontstane behoefte aan uitbreiding of vernieuwing voor het waarborgen van technische verenigbaarheid. Functionele uitbreiding van de applicatie kan ook de realisatie van nieuwe applicaties en/of modules betreffen.
2. Het realiseren van mogelijk nieuwe koppelingen die wellicht in de toekomst voor de bedrijfsvoering nodig zijn om de applicatie te koppelen aan systemen van de gemeente. Op dit moment zijn de volgende koppelingen bekend:
- koppeling met Centric burgerzaken;
- koppeling met Suite Sociaal Domein;
- koppeling met Centric begraven;
- koppeling met oplossing voor anonimiseren;
- koppeling met oplossing voor digitaal ondertekenen;
- Koppeling met oplossing voor publiceren ten behoeve van Woo.
Voor deze koppelingen dient een prijsopgave te worden gegeven in bijlage C: Inschrijfbiljet. Voor mogelijke andere nieuwe koppelingen die in de toekomst nodig zullen zijn, gelden de opgegeven uurtarieven voor projectleiding, consultancy en extra opleiding in bijlage C: Inschrijfbiljet onderdeel Opties.
3. Levering van extra licenties ten behoeve van gebruikers conform het overzicht van opbouw staffels als bijlage bij Bijlage C: Inschrijfbiljet.
4. Het overzetten van sjablonen uit de huidige oplossing voor documentcreatie. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld.
5. Het overzetten van formulieren uit de huidige oplossing voor webformulieren. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld.
6. De functionaliteit "Persoonlijke Internet Pagina (PIP)/MijnGemeente". Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld.
7. Invulling van Wet open overheid conform wens 2.4.1. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld.

De opdrachtgever beschouwt bovenstaande regelingen voor een wijziging en/of aanvulling van de overeenkomst als een herzieningsclausule in de zin van de Aanbestedingswet artikel 2.163c.

Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Kwaliteit
Kwaliteitscriterium (weging): 800
Kostencriterium (naam): Prijs
Kostencriterium (weging): 200
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Aanvullende producten/diensten: Softwareondersteuningsdiensten 📦
Software-implementatiediensten 📦
Softwareconfiguratiediensten 📦
Onderhouds- en reparatiediensten voor software 📦
Leveren van software 📦

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2024-10-16 09:30:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2024-10-16 09:40:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 3
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2024-10-16 09:40:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Elektronische facturering: Vereist
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2024-08-19 09:30:00 📅
Gunningscriteria
Type vast getal: Vaste waarde (totaal)

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:
“E1 Deelneming aan een criminele organisatie: Deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2 van Kaderbesluit 2008/841/JBZ van de Raad van...”

“E2 Corruptie: Omkoping in de zin van artikel 3 van de Overeenkomst ter bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de...”

Toon meer (11)

“E3 Fraude: Fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316)”

“E4 Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten: Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met...”

“E5 Witwassen van geld of financiering van terrorisme: Witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991...”

“E6 Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel: Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel in de zin van artikel 2 van Richtlijn 2011/36/EU van het...”

“E7 Gronden die verband houden met de betaling van belastingen of sociale premies: De inschrijver of gegadigde heeft voldaan aan verplichtingen op grond van...”

“E8 Schending verplichtingen o.b.v. milieu- sociaal- of arbeidsrecht: De inschrijver of gegadigde verklaart dat zij bij het opstellen van hun inschrijving...”

“E9 Faillissement, insolventie of gelijksoortig: De inschrijver of gegadigde verkeert niet in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden zijn...”

“E10 Geen vervalsing mededinging: De inschrijver of gegadigde heeft niet met andere ondernemers overeenkomsten gesloten die gericht zijn op vervalsing van de...”

“E11 Geen belangenconflict: Er is op de inschrijver of gegadigde geen belangenconflict van toepassing in de zin van artikel 1.10b want niet effectief kan...”

“E12 Geen valse verklaringen: De gegadigde of inschrijver heeft zich niet in ernstige mate schuldig gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van...”

“E13 Geen bovenmatige beinvloeding van het besluitvormingsproces: De inschrijver of gegadigde heeft niet getracht om het besluitvormingsproces van de...”

Technische en professionele bekwaamheid
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“E14 Technische- en beroepsbekwaamheid - referenties (leveringen/diensten): De inschrijver dient door het overleggen van één (1) referentieopdracht per...”

“E15 Technische- en beroepsbekwaamheid - certificeringen: De inschrijver dient te beschikken over een Information Security Management System conform de norm...”
Voorwaarden voor deelname
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:
“E16 Beroepsbevoegdheid: De inschrijver dient conform de regels van de lidstaat waar zij gevestigd is, ingeschreven te staan in een beroeps- en/of handelsregister.”
Economische en financiële draagkracht
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“E17 Economische en financiële draagkracht: De Inschrijver dient voldoende financieel en economisch draagkrachtig te zijn om de opdracht met goed resultaat...”
Voorwaarden voor deelname
Uitsluitingsgrond: nati-ground
Beschrijving van de uitsluitingsgronden:
“Uitsluitingsgronden zijn opgevoerd in de aanbestedingsdocumenten of in TenderNed toegevoegd.”

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Gemeente Geertruidenberg
Nationaal registratienummer: 71794904
Postadres: Vrijheidstraat 2
Postcode: 4941DX
Poststad: Raamsdonksveer
Regio: West-Noord-Brabant 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Kristel Bosgieter
E-mail: info@geertruidenberg.nl 📧
Telefoon: +31 616120459 📞
Fax: +31 162579533 📠
URL: http://www.geertruidenberg.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/342065 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/342065 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Aanvullende informatie

“Er zijn twee vragenronden gepland. Alle vragen ten aanzien van de procedure en aanbestedingsdocumenten dienen via de specifieke vragenmodule in TenderNed te...”
Herzieningsprocedure
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures:
“20 kalenderdagen”
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2024/S 129-398134 (2024-07-03)

Aankondiging van een opdracht (2024-09-04)
Procedure
Voorwaarden voor inschrijving
Elektronische facturering: Toegestaan
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2024-09-16 09:30:00 📅

Aanbestedende dienst
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/347963 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/347963 🌏

Wijzigingen
Andere aanvullende informatie

“De vragenmodule voor het stellen van vragen voor de 2de Nota van Inlichtingen is weer open gezet. U kunt tot uiterlijk 16 september 2024 9:30 uur uw vragen...”
Voornaamste reden voor de wijziging: Informatie bijgewerkt
Information about modifications
Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd: aba353a4-7287-4591-87d9-4e778c076881-01
Bron: OJS 2024/S 174-536832 (2024-09-04)

Aankondiging van een opdracht (2024-09-09)
Juridische, economische, financiële en technische informatie
Technische en professionele bekwaamheid
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“E14 Technische- en beroepsbekwaamheid - referenties (leveringen/diensten): De inschrijver dient door het overleggen van één (1) referentieopdracht per...”

Aanbestedende dienst
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/348375 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/348375 🌏

Wijzigingen
Andere aanvullende informatie

“Naar aanleiding van gegeven antwoorden op vragen gesteld in de Nota van Inlichtingen d.d. 4-09-2024 is de geschiktheidseis ten aanzien van de technische...”
Voornaamste reden voor de wijziging: Informatie bijgewerkt
Information about modifications
Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd: aba353a4-7287-4591-87d9-4e778c076881-02
Bron: OJS 2024/S 176-542781 (2024-09-09)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)