Inkoop tot Betalen (S2P) applicatie

Gemeente Veenendaal

De Gemeente Veenendaal is gestart met het project “Source-to-Pay”. Doel van dit project is het vergemakkelijken van het bestelproces en het beter borgen van de inkoopprocedures en bijbehorende rechtmatigheid. Het inkoop- en bestelproces hangt nauw samen met de financiële processen “administreren van verplichtingen” en “verwerken van facturen”. Bovendien zijn alle documenten die ontstaan in dit proces vanaf de offerte uitvraag tot de factuur onderdeel van een goed inkoopdossier. Om deze reden wordt het proces van Source-to-Pay als één procesketen vanaf de initiële inkoopbehoefte tot en met de betaling van de factuur. Dit proces en het project heeft impact op processen, mensen, systemen en de organisatie. Een deel van de knelpunten kan en moet zonder IT-voorzieningen worden opgelost. Dit betreft bijvoorbeeld gebrek aan gedocumenteerde processen of werkinstructies. Een ander deel van de knelpunten kan juist alleen opgelost worden door gebruik van een Source-to-Pay-applicatie (S2P). Het gaat om een S2P-applicatie voor de gehele organisatie. Indicatief kunt u de volgende aantallen aanhouden om de omvang van de opdracht te bepalen: Aantal facturen: 16.500 Aantal contracten: 1400 Aantal verplichtingen: 5000 -7500 Aantal gebruikers: 500 Voor deze opdracht is per contractjaar een maximaal budget beschikbaar van €70.000. Dit bedrag zal ook het uitgangspunt zijn voor de beschikbaarheid van financiële middelen voor de opvolgende jaren met uitzondering van eventuele indexatie van tarieven en een beperkt doorontwikkelbudget. Voor de eenmalige kosten is het maximale budget €90.000.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2024-03-01. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2023-12-20.

Wie?

• Gemeente Veenendaal

Wat?

• Software en informatiesystemen
• Diensten in verband met software › Softwareondersteuningsdiensten
• Diensten in verband met software › Software-implementatiediensten
• Diensten in verband met software › Softwareconfiguratiediensten
• Diensten in verband met software › Advies over software

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2023-12-20	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2023-12-20)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Inkoop tot Betalen (S2P) applicatie
Referentienummer: 23GV1001
Korte beschrijving:
“De Gemeente Veenendaal is gestart met het project “Source-to-Pay”. Doel van dit project is het vergemakkelijken van het bestelproces en het beter borgen van...”
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Softwareprogrammering en -advies 📦
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Informatie over kavels
Voor alle partijen kunnen offertes worden ingediend ✅
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Titel: Source-to-Pay applicatie
Beschrijving van de aanbesteding:
“Source-to-Pay applicatie Het gaat om een S2P-applicatie voor de gehele organisatie. Indicatief kunt u de volgende aantallen aanhouden om de omvang van de...”
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Softwareprogrammering en -advies 📦
Aanvullende producten/diensten: Software en informatiesystemen 📦
Softwareondersteuningsdiensten 📦
Software-implementatiediensten 📦
Advies over software 📦
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering:
“Veenendaal”
Land: Nederland 🇳🇱
Maximumaantal verlengingen: 10
Overige informatie over verlengingen:
“De opdracht kan met maximaal 10 maal 1 jaar worden verlengd.”
Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:
“Er zijn geen opties mogelijk.”
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Source to Contract
Kwaliteitscriterium (weging): 15
Kwaliteitscriterium (naam): Gebruikers casus: maken bestelling en registreren van de prestatieverklaring
Gebruikers casus: Factuurverwerking
Gebruikerscasus inhuurproces: Vastleggen inhuurproces inclusief prestatieverklaring en factuurverwerking
Plan van aanpak project
Duurzaamheid registratie
Prijs ✅
Prijs (weging): 10
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Aanvullende producten/diensten: Software en informatiesystemen 📦
Softwareondersteuningsdiensten 📦
Softwareconfiguratiediensten 📦
Advies over software 📦

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2024-03-01 12:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2024-03-01 12:01:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 2
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2024-03-01 12:01:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Elektronische facturering: Vereist
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:
“E1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA): Voor deelname aan deze aanbesteding worden ondernemers uitgesloten waarop één of meerdere van de in artikel...”

“E2 Gedragsverklaring Aanbesteden: Na een verzoek hiertoe overlegt de Inschrijver als bewijsstuk voor de strafrechtelijke gronden: Een door de minister van...”

Toon meer (2)

“E3 Uittreksel Kamer van Koophandel: Het UEA dient rechtsgeldig te zijn ondertekend door een daartoe bevoegde functionaris. Deze bevoegdheid blijkt uit het...”

“E4 Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen: De inschrijver moet voldoen aan zijn fiscale verplichtingen richting de belastingdienst.”

Economische en financiële draagkracht
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“E5 Continuïteitsverklaring accountant: Gegadigde/ Inschrijver dient een stabiele onderneming te zijn, wiens continuïteit is gegarandeerd gedurende de...”
Technische en professionele bekwaamheid

“E6 Kerncompetentie: Beschikbaar stellen van een SaaS-applicatie voor het S2P-proces (Source-to-pay): Kerncompetentie: Het beschikbaar stellen van een...”

“E7 Kerncompetentie: Realiseren van koppelingen van de applicatie met een financieel systeem: Kerncompetentie: Het koppelen van uw applicatie (voor het...”

Toon meer (2)

“E8 Certificaat: Aanwezigheid en werking van een Informatiebeveiliging beheersysteem: Kerncompetentie: Het adequaat inrichten van een managementsysteem voor...”

“E9 Certificaat: Risicobeheersing, Informatiebeveiliging, privacy, anti-fraude en continuïteit: De aanwezigheid van een risicomanagementrapportage en een...”

Voorwaarden voor deelname
Uitsluitingsgrond: nati-ground
Beschrijving van de uitsluitingsgronden:
“Uitsluitingsgronden zijn opgevoerd in de aanbestedingsdocumenten of in TenderNed toegevoegd.”

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Gemeente Veenendaal
Nationaal registratienummer: 60446038
Postadres: Raadhuisplein 1
Postcode: 3901 GA
Poststad: Veenendaal
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Rick Kersten
E-mail: inkoopbureau@veenendaal.nl 📧
Telefoon: +31 318538538 📞
URL: http://www.veenendaal.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/320740 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/320740 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2023/S 247-784960 (2023-12-20)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning (>20 nieuwe aankopen)

Softwareprogrammering en -advies (>20)