De Gemeente Veenendaal is gestart met het project “Source-to-Pay”. Doel van dit project is het vergemakkelijken van het bestelproces en het beter borgen van de inkoopprocedures en bijbehorende rechtmatigheid. Het inkoop- en bestelproces hangt nauw samen met de financiële processen “administreren van verplichtingen” en “verwerken van facturen”. Bovendien zijn alle documenten die ontstaan in dit proces vanaf de offerte uitvraag tot de factuur onderdeel van een goed inkoopdossier. Om deze reden wordt het proces van Source-to-Pay als één procesketen vanaf de initiële inkoopbehoefte tot en met de betaling van de factuur. Dit proces en het project heeft impact op processen, mensen, systemen en de organisatie. Een deel van de knelpunten kan en moet zonder IT-voorzieningen worden opgelost. Dit betreft bijvoorbeeld gebrek aan gedocumenteerde processen of werkinstructies. Een ander deel van de knelpunten kan juist alleen opgelost worden door gebruik van een Source-to-Pay-applicatie (S2P). Het gaat om een S2P-applicatie voor de gehele organisatie. Indicatief kunt u de volgende aantallen aanhouden om de omvang van de opdracht te bepalen: Aantal facturen: 16.500 Aantal contracten: 1400 Aantal verplichtingen: 5000 -7500 Aantal gebruikers: 500 Voor deze opdracht is per contractjaar een maximaal budget beschikbaar van €70.000. Dit bedrag zal ook het uitgangspunt zijn voor de beschikbaarheid van financiële middelen voor de opvolgende jaren met uitzondering van eventuele indexatie van tarieven en een beperkt doorontwikkelbudget. Voor de eenmalige kosten is het maximale budget €90.000.
Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2024-03-01.
De aanbesteding werd gepubliceerd op 2023-12-20.
Aankondiging van een opdracht (2023-12-20) Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Inkoop tot Betalen (S2P) applicatie
Reference number: 23GV1001
Korte beschrijving:
“De Gemeente Veenendaal is gestart met het project “Source-to-Pay”. Doel van dit project is het vergemakkelijken van het bestelproces en het beter borgen van...”
Korte beschrijving
De Gemeente Veenendaal is gestart met het project “Source-to-Pay”. Doel van dit project is het vergemakkelijken van het bestelproces en het beter borgen van de inkoopprocedures en bijbehorende rechtmatigheid. Het inkoop- en bestelproces hangt nauw samen met de financiële processen “administreren van verplichtingen” en “verwerken van facturen”. Bovendien zijn alle documenten die ontstaan in dit proces vanaf de offerte uitvraag tot de factuur onderdeel van een goed inkoopdossier. Om deze reden wordt het proces van Source-to-Pay als één procesketen vanaf de initiële inkoopbehoefte tot en met de betaling van de factuur. Dit proces en het project heeft impact op processen, mensen, systemen en de organisatie. Een deel van de knelpunten kan en moet zonder IT-voorzieningen worden opgelost. Dit betreft bijvoorbeeld gebrek aan gedocumenteerde processen of werkinstructies. Een ander deel van de knelpunten kan juist alleen opgelost worden door gebruik van een Source-to-Pay-applicatie (S2P). Het gaat om een S2P-applicatie voor de gehele organisatie. Indicatief kunt u de volgende aantallen aanhouden om de omvang van de opdracht te bepalen:
Aantal facturen: 16.500
Aantal contracten: 1400
Aantal verplichtingen: 5000 -7500
Aantal gebruikers: 500
Voor deze opdracht is per contractjaar een maximaal budget beschikbaar van €70.000. Dit bedrag zal ook het uitgangspunt zijn voor de beschikbaarheid van financiële middelen voor de opvolgende jaren met uitzondering van eventuele indexatie van tarieven en een beperkt doorontwikkelbudget. Voor de eenmalige kosten is het maximale budget €90.000.
Toon meer
Soort contract: services
Producten/diensten: Softwareprogrammering en -advies📦 Informatie over kavels
Voor alle partijen kunnen offertes worden ingediend ✅ Beschrijving
Beschrijving van de aanbesteding:
“Source-to-Pay applicatie Het gaat om een S2P-applicatie voor de gehele organisatie. Indicatief kunt u de volgende aantallen aanhouden om de omvang van de...”
Beschrijving van de aanbesteding
Source-to-Pay applicatie Het gaat om een S2P-applicatie voor de gehele organisatie. Indicatief kunt u de volgende aantallen aanhouden om de omvang van de opdracht te bepalen:
Aantal facturen: 16.500
Aantal contracten: 1400
Aantal verplichtingen: 5000 -7500
Aantal gebruikers: 500
Voor deze opdracht is per contractjaar een maximaal budget beschikbaar van €70.000. Dit bedrag zal ook het uitgangspunt zijn voor de beschikbaarheid van financiële middelen voor de opvolgende jaren met uitzondering van eventuele indexatie van tarieven en een beperkt doorontwikkelbudget. Voor de eenmalige kosten is het maximale budget €90.000.
Toon meer
Aanvullende producten/diensten: Software en informatiesystemen📦
Aanvullende producten/diensten: Softwareondersteuningsdiensten📦
Aanvullende producten/diensten: Software-implementatiediensten📦
Aanvullende producten/diensten: Advies over software📦
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering:
“Veenendaal” Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:
“Er zijn geen opties mogelijk.” Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Source to Contract
Kwaliteitscriterium (weging): 15
Kwaliteitscriterium (naam): Gebruikers casus: maken bestelling en registreren van de prestatieverklaring
Kwaliteitscriterium (naam): Gebruikers casus: Factuurverwerking
Kwaliteitscriterium (naam): Gebruikerscasus inhuurproces: Vastleggen inhuurproces inclusief prestatieverklaring en factuurverwerking
Kwaliteitscriterium (naam): Plan van aanpak project
Kwaliteitscriterium (naam): Duurzaamheid registratie
Prijs ✅
Prijs (weging): 10
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000
Procedure Soort procedure
Open procedure ✅ Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2024-03-01 12:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2024-03-01 12:01:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 2
Juridische, economische, financiële en technische informatie Voorwaarden voor deelname
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:
“E1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA): Voor deelname aan deze aanbesteding worden ondernemers uitgesloten waarop één of meerdere van de in artikel...”
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen
E1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA): Voor deelname aan deze aanbesteding worden ondernemers uitgesloten waarop één of meerdere van de in artikel 2.86 en artikel 2.87 (voor zover deze door de Aanbesteder zijn aangekruist) van de Aanbestedingswet genoemde situaties van toepassing is.
Toon meer
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:
“E2 Gedragsverklaring Aanbesteden: Na een verzoek hiertoe overlegt de Inschrijver als bewijsstuk voor de strafrechtelijke gronden:
Een door de minister van...”
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen
E2 Gedragsverklaring Aanbesteden: Na een verzoek hiertoe overlegt de Inschrijver als bewijsstuk voor de strafrechtelijke gronden:
Een door de minister van Justitie afgegeven ‘gedragsverklaring aanbesteden (GVA)’ (art. 2.89 Aanbestedingswet) welke is afgegeven vóór de uiterste termijn om een inschrijving in te dienen. De verklaring mag op dat moment niet ouder zijn dan maximaal 24 maanden.
Buitenlandse bedrijven kunnen geen GVA aanbesteden aanvragen bij dienst Justis. Een gelijkwaardig formulier uit het land waar de inschrijver is gevestigd volstaat. Ontbreekt dit document (voor buitenlandse ondernemingen) dan kan deze vervangen worden door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring. Het buitenlandse bedrijf legt deze verklaring af ten overstaan van een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land. Deze verklaring moet afgegeven zijn vóór de uiterste termijn om een inschrijving in te dienen. De verklaring mag op dat moment niet ouder zijn dan maximaal 24 maanden.
Toon meer
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:
“E3 Uittreksel Kamer van Koophandel: Het UEA dient rechtsgeldig te zijn ondertekend door een daartoe bevoegde functionaris.
Deze bevoegdheid blijkt uit het...”
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen
E3 Uittreksel Kamer van Koophandel: Het UEA dient rechtsgeldig te zijn ondertekend door een daartoe bevoegde functionaris.
Deze bevoegdheid blijkt uit het overleggen van een recent bewijs van inschrijving in het handelsregister (Kamer van Koophandel).
Toon meer
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:
“E4 Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen: De inschrijver moet voldoen aan zijn fiscale verplichtingen richting de belastingdienst.” Economische en financiële draagkracht
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“E5 Continuïteitsverklaring accountant: Gegadigde/ Inschrijver dient een stabiele onderneming te zijn, wiens continuïteit is gegarandeerd gedurende de...”
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria
E5 Continuïteitsverklaring accountant: Gegadigde/ Inschrijver dient een stabiele onderneming te zijn, wiens continuïteit is gegarandeerd gedurende de looptijd van de Opdracht, inclusief mogelijke verlengingen. Indien u controleplichtig bent, verklaart u door ondertekening van het UEA, dat de meest recente accountantscontrole in de jaarrekening geen paragraaf bevat met negatieve continuïteits-verwachtingen.
Indien u niet controleplichtig bent, verklaart u door ondertekening van het UEA, dat de financiële en economische draagkracht van uw onderneming zodanig is, dat de continuïteit van de dienstverlening gedurende de looptijd van de Opdracht, inclusief mogelijke verlengingen, niet in gevaar komt.
Toon meer Technische en professionele bekwaamheid
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“E6 Kerncompetentie: Beschikbaar stellen van een SaaS-applicatie voor het S2P-proces (Source-to-pay): Kerncompetentie:
Het beschikbaar stellen van een...”
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria
E6 Kerncompetentie: Beschikbaar stellen van een SaaS-applicatie voor het S2P-proces (Source-to-pay): Kerncompetentie:
Het beschikbaar stellen van een standaard Source-to-Pay SaaS applicatie met hierin het periodiek beschikbaar stellen van updates en upgrades van de applicatie, die de processen specificeren, selecteren, contracteren en bestellen, goedkeuren, goederenontvangst en factuurverwerking ondersteunt. De applicatie dient minimaal ondersteuning te bieden voor enkelvoudige en meervoudige offertetrajecten. Zowel leveranciers als de opdrachtgevers dienen in de applicatie te werken.
Aspecten
Inschrijver dient genoemde kerncompetentie te bewijzen aan de hand van één referentieopdracht waarin de volgende aspecten tot uitdrukking komen:
- Dat het hier een gestandaardiseerde applicatie betreft (configureren van software en niet bouwen)
- De applicatie biedt ondersteuning aan de processen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, goedkeuren, goederenontvangst, factuurverwerking en contractmanagement.
- De applicatie ondersteunt minimaal enkelvoudig- en meervoudige offerteaanvragen inclusief het beoordelingsproces.
- Zowel de Opdrachtgever als leveranciers van de Opdrachtgever kunnen via de applicatie werken.
- Dat de applicatie werkt voor een organisatie met een inkoopvolume van minimaal 40 miljoen en 200 gebruikers.
Referentietermijn:
De referentieopdracht mag niet ouder zijn dan drie jaar gerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving.
Toon meer
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“E7 Kerncompetentie: Realiseren van koppelingen van de applicatie met een financieel systeem: Kerncompetentie:
Het koppelen van uw applicatie (voor het...”
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria
E7 Kerncompetentie: Realiseren van koppelingen van de applicatie met een financieel systeem: Kerncompetentie:
Het koppelen van uw applicatie (voor het uitwisselen van stamdata, verplichtingen en facturen) aan Key2Financiën van Centric of een ander marktconform financieel systeem.
Aspecten
Inschrijver dient genoemde kerncompetentie te bewijzen aan de hand van één referentieopdracht waarin de volgende aspecten tot uitdrukking komen:
- Dat er geautomatiseerd stamgegevens uitgewisseld worden.
- Dat er geautomatiseerd data m.b.t. verplichtingen en facturen uitgewisseld worden.
Referentietermijn:
De referentieopdracht mag niet ouder zijn dan drie jaar gerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving.
Toon meer
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“E8 Certificaat: Aanwezigheid en werking van een Informatiebeveiliging beheersysteem: Kerncompetentie:
Het adequaat inrichten van een managementsysteem voor...”
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria
E8 Certificaat: Aanwezigheid en werking van een Informatiebeveiliging beheersysteem: Kerncompetentie:
Het adequaat inrichten van een managementsysteem voor informatiebeveiliging.
Kenmerken
Inschrijver dient de aanwezigheid van de kerncompetentie aan te tonen aan de hand van een geldig ISO/ IEC 27001:2022-certificaat of een aantoonbaar gelijkwaardig certificaat.
Een certificaat dient te zijn afgegeven door een certificerende instelling die geaccrediteerd is door een nationale accreditatieinstelling (in Nederland de Stichting Raad voor Accreditatie).
In geval van een combinatie, dienen alle combinanten aan de eis te voldoen, indien en voor zover deze uitvoeringswerkzaamheden zullen verrichten.
Daarnaast dient de inschrijver een verklaring van toepasselijkheid voor de volledige scope van de in te zetten applicatie te overleggen.
Toon meer
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“E9 Certificaat: Risicobeheersing, Informatiebeveiliging, privacy, anti-fraude en continuïteit: De aanwezigheid van een risicomanagementrapportage en een...”
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria
E9 Certificaat: Risicobeheersing, Informatiebeveiliging, privacy, anti-fraude en continuïteit: De aanwezigheid van een risicomanagementrapportage en een juiste werking daarvan.
De inschrijver beschikt over een rapportage m.b.t. risicobeheersing, informatiebeveiliging, privacy, anti-fraude maatregelen en continuïteit op basis van de ISAE3402 SOC1 type 2 of een aantoonbaar gelijkwaardige rapportage binnen 12 maanden na de start van de overeenkomst.