Europese aanbesteding Learning Management Systeem

Korte beschrijving

Saxion is op zoek naar een nieuwe Learning Management Systeem (LMS). De aanleiding voor deze aanbesteding is het feit dat Saxion, wegens het verlopen van het contract, verplicht is om Blackboard aan te besteden. Blackboard is het huidig learning managementsysteem (LMS) van Saxion en is daarmee het hart van de digitale leeromgeving (DLO).

Beschrijving van de aanbesteding

De opdracht betreft het leveren, implementeren, onderhouden en ter beschikking stellen van
een blijvend up to date LMS in de vorm van een Software as a Service (SaaS) oplossing,
inclusief de daarbij behorende scholing, ondersteuning, adviezen en integraties. Saxion wil
deze oplossing (inclusief de aan de opdracht verbonden gerelateerde dienstverlening)
afnemen bij één gedegen partij, die zich in de markt heeft bewezen.
De opdracht omvat daarmee ten minste:
1. Het leveren, inrichten en hosten (ter beschikking stellen en onderhouden) van een LMS,
inclusief dataopslag. In eerste instantie in de vorm van een Software as a Service (SaaS) oplossing (inclusief updates, upgrades, e.d.) conform de eisen uit de voorliggende
aanbestedingsdocumenten, waarbij de mogelijkheid open wordt gehouden om bij eventuele
toekomstige technologische ontwikkelingen het LMS in een andere vorm dan SaaS te
gebruiken;
2. Het bieden van ondersteuning bij de implementatie en bij de transitie van het huidige naar
het nieuwe LMS, waaronder projectmanagement en technische en functionele consultancy
van leverancierszijde. Van Opdrachtnemer wordt daarbij verwacht dat zij kennis heeft van
onderwijs, dat zij Saxion m.b.t. het LMS adviseert over de onderwijskundige inrichting en dat
zij best practices levert voor het gebruik en beheren van het LMS, zowel bij de implementatie
als na in productie name;
3. Het ondersteunen bij het realiseren van benodigde koppelingen en integraties naar
relevante systemen, zowel tijdens implementatie als in de toekomst;
4. Het verzorgen van de opleiding van maximaal 40 kerngebruikers en functioneel
beheerders/key-users, zowel bij de implementatie als tussentijds in het geval van nieuwe
releases, updates/upgrades;
5. Het leveren van consultancydiensten;
6. Indien aanwezig, het leveren en/of ter beschikking stellen van additionele
programmatuur/apps aanvullend op het LMS. Dit vervangt niet de eis dat alle functionaliteit
zoals deze logischerwijs voortkomt uit de aanbestedingsdocumenten in ieder geval in de
vorm van SaaS ter beschikking moet worden gesteld, tenzij in de stukken uitdrukkelijk
anders aangegeven.
Het is mogelijk dat modules en nieuwe technologieën (welke in het verlengde liggen van de
bepaalde scope) die op het moment van Inschrijven nog niet bestaan of nog niet uitvoerbaar
zijn, tijdens de looptijd van de overeenkomst toegepast worden. Mocht deze situatie zich
voordoen, dan hoeft er geen aanvullende opdracht uitgevoerd te worden. Eventuele
toekomstige aanvullingen worden afgesloten onder de voorwaarden en overeenkomst zoals
overeengekomen tijdens deze aanbesteding. Wettelijke verplichtingen en /of wijzigingen
kunnen ook zonder wezenlijke wijziging geïmplementeerd worden.

Beschrijving van de opties

Er gelden de volgende uitbreidingsmogelijkheden. Het is mogelijk dat in de toekomst, na de
formele in gebruik name van het LMS, er behoefte ontstaat aan aanvullende gerelateerde
leveringen en diensten zonder dat hiermee de algemene aard van de opdracht wijzigt.
De omvang van de beschreven mogelijke uitbreidingen is bepaald tot het onderwerp van de
oorspronkelijke opdracht (het LMS). Opdrachtgever heeft nadrukkelijk geen
afnameverplichting op de in deze paragraaf beschreven mogelijke uitbreidingen.
Aanvullende aantallen licenties
Het kan in de toekomst noodzakelijk zijn om aanvullende aantallen gebruiksrechten af te
nemen als gevolg van een eventuele stijging van het aantal studenten.
De omvang van de hier beschreven mogelijke uitbreiding is gemaximeerd tot jaarlijks
gemiddeld 30% van de oorspronkelijke jaarlijkse opdrachtwaarde.
Aanvullende opleidingen en trainingen
Het kan in de toekomst noodzakelijk zijn om aanvullend gerelateerde opleidingen en
trainingen ten behoeve van de functioneel beheerders en gebruikers, samenhangend met de
geleverde oplossing, af te nemen.
Per opleiding zijn maximaal 20 functionarissen voorzien. Het aantal opleidingen is
gemaximeerd tot jaarlijks gemiddeld 8 stuks.
Aanvullende adviesdiensten
Het kan in de toekomst noodzakelijk zijn om aanvullend gerelateerde adviesdiensten
samenhangend met de geleverde oplossing, af te nemen. Het aantal adviesaanvragen is
gemaximeerd tot jaarlijks 8 adviesdiensten. Dienstverlening in de vorm van adviezen welke
minimaal bestaan uit:
1. Advisering met betrekking tot het meest geëigende wijze van gebruik van de geleverde
oplossing;
2. Advisering over updates en upgrades van de geleverde oplossing.
Aanvullende diensten in de vorm van ondersteuning
Het kan in de toekomst noodzakelijk zijn om aanvullend gerelateerde
ondersteuningsdiensten samenhangend met de geleverde oplossing af te nemen.
Dienstverlening in de vorm van ondersteuningsdiensten welke minimaal bestaan uit het
leveren van ondersteuning aan functioneel beheer.
De omvang van de hier beschreven mogelijke uitbreiding is gemaximeerd tot jaarlijks
gemiddeld 20% van de oorspronkelijke jaarlijkse opdrachtwaarde.
Aanvullende functionele modules
Het kan in de toekomst noodzakelijk zijn om aanvullend gerelateerde functionele modules aan te schaffen. Deze functionele modules hebben een directe relatie met de benodigde DLO
functionaliteit.
De omvang van de hier beschreven mogelijke uitbreiding is gemaximeerd tot jaarlijks
gemiddeld 30% van de oorspronkelijke jaarlijkse opdrachtwaarde.
Aanvullende gerelateerde diensten op basis van consultancy
Het kan in de toekomst noodzakelijk zijn om aanvullend gerelateerde diensten te leveren op
basis van consultancy (direct verband houdend met het geleverde LMS).
De omvang van de hier beschreven diensten is gemaximeerd tot jaarlijks gemiddeld 400 uur.
Uitbreiding in de vorm van integratie met aanvullende systemen
Samenhangend met de doelstellingen van de opdracht kan het in de toekomst noodzakelijk
zijn om aanvullend integraties met het geleverde LMS af te nemen. Zo kan het noodzakelijk
zijn dat het LMS integreert met diverse aanvullende systemen van derden.
De omvang van de hier beschreven mogelijke uitbreiding is gemaximeerd tot jaarlijks
gemiddeld 20% van de oorspronkelijke jaarlijkse opdrachtwaarde.