Provision of Deep Indexing of Patent Documents and Technical/Scientific Literature (Alloys, Sadiq, CPC) — Framework Agreement

European Patent Organisation

Provision of deep indexing of patent documents and technical/scientific literature in the EPO internal databases in the technical fields ALLOYS and SADIQ (Lot 1) and CPC fields B32B, A6+ and H01L (Lot 2).
The documents to be deep-indexed will mainly be in one of the official languages of the EPO, i.e. English, French or German. They may also be in other languages, including in particular Dutch, Japanese, Korean or Chinese. The contractor shall be able to perform the deep-indexing to the same quality disregarding the language of the documents to be deep-indexed.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2021-05-27. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2021-04-01.

Wie?

• European Patent Organisation

Wat?

• Uitwerken van gegevens › Diensten voor inhouds- of datastandaardisatie en –classificatie

Waar?

• Zuid-Holland › Agglomeratie ’s-Gravenhage

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2021-04-01	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2021-04-01)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Diensten voor inhouds- of datastandaardisatie en –classificatie
Referentienummer: EPO-2021-0006
Korte beschrijving:

Provision of deep indexing of patent documents and technical/scientific literature in the EPO internal databases in the technical fields ALLOYS and SADIQ (Lot 1) and CPC fields B32B, A6+ and H01L (Lot 2). The documents to be deep-indexed will mainly be in one of the official languages of the EPO, i.e. English, French or German. They may also be in other languages, including in particular Dutch, Japanese, Korean or Chinese. The contractor shall be able to perform the deep-indexing to the same quality disregarding the language of the documents to be deep-indexed.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Engels 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Niet gespecificeerd
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Diensten voor inhouds- of datastandaardisatie en –classificatie 📦
Aanvullende CPV-code: Diensten voor inhouds- of datastandaardisatie en –classificatie 📦
Plaats van uitvoering
NUTS-regio: Agglomeratie ’s-Gravenhage 🏙️

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Andere
Naam aanbestedende dienst: European Patent Organisation
Postadres: Patentlaan 2
Postcode: 2288 EE
Poststad: Rijswijk
Contact
Internetadres: http://www.epo.org/tenders 🌏
E-mail: dhtenderclarifications@epo.org 📧
Telefoon: +31 70340-2040 📞
URL van de documenten: http://www.epo.org/tenders 🌏
URL voor deelname: https://www.epo.org/NetServer/ 🌏

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2021-04-01 📅
Indieningstermijn: 2021-05-27 📅
Publicatiedatum: 2021-04-06 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2021/S 066-170121
PB-S nummer: 66
Aanvullende informatie

Proposals for variants, the effect of which would be to reduce significantly the rights and safeguards of the EPO, are not allowed. Questions submitted after the deadline for receipt of requests for clarification (see VI.3) will not be answered. After expiry of the deadline, the questions submitted by others and the corresponding clarifications will be available in the Bidding Cockpit.

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

The documents to be deep-indexed will mainly be in one of the official languages of the EPO, i.e. English, French or German. They may also be in other languages, including in particular Dutch, Japanese, Korean or Chinese. The contractor shall be able to perform the deep-indexing to the same quality disregarding the language of the documents to be deep-indexed.

Maximum aantal percelen per inschrijver: 2
Informatie over kavels:

Bidders may submit offers for one or both lots. It is planned to award one contract per lot and both contracts can be awarded to the same contractor.

Benaming van het perceel: Lot 1: Covering Deep-indexing in the Fields Alloys and Sadiq (Système Automatique d'Indexation Quantifiée)
Perceelnummer: 1
Korte beschrijving:

Provision of deep indexing of patent documents and technical/scientific literature in the fields Alloys and Sadiq (Système Automatique d'Indexation Quantifiée).

Duur: 18 maanden
Beschrijving van de verlengingen:

The duration of the framework agreements is 18 months from the commencement date stated in them with two optional extensions of 6 months each at the EPO’s discretion.

Aanvullende informatie:

Proposals for variants, the effect of which would be to reduce significantly the rights and safeguards of the EPO, are not allowed.

Questions submitted after the deadline for receipt of requests for clarification (see VI.3) will not be answered. After expiry of the deadline, the questions submitted by others and the corresponding clarifications will be available in the Bidding Cockpit.

Benaming van het perceel: Lot 2: Covering Deep-indexing in the CPC Fields B32B, A6+ und H01L
Perceelnummer: 2
Korte beschrijving:

Provision of deep indexing of patent documents and technical/scientific literature in the CPC fields B32B, A6+ and H01L.

Aanvullende informatie:

Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering:

At contractor's premises, unless otherwise stated in the individual work package order(s) placed under the framework agreements.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen: See selection questions.
Economische en financiële draagkracht: See procurement documents.
Technische en professionele bekwaamheid: See procurement documents.
Uitvoering van de opdracht
Voorwaarden voor de uitvoering van het contract:

If several bidders submit a joint bid, they must be jointly and severally liable for the performance of the obligations under the contract. A declaration to this effect, duly signed by all members of the grouping and appointing a representative authorised to act on behalf of all members, must be submitted with the bid.

Procedure
Rechtsgrondslag: 32014L0024
Tijdstip van ontvangst van inschrijvingen: 12:00
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Engels 🗣️
Geldigheidsduur van de inschrijving: 2021-11-27 📅
Datum opening inschrijvingen: 2021-05-27 📅
Tijdstip van opening inschrijvingen: 12:00
Aanvullende informatie: Not applicable.
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Technical aspects
Kwaliteitscriterium (weging): 60.00
Prijs (weging): 40.00

Aanbestedende dienst
Contact
Contactpunt: Central Procurement
Internetadres: www.epo.org/tenders 🌏
Adres van het kopersprofiel: www.epo.org/tenders 🌏
Documenten URL: www.epo.org/tenders 🌏
URL van de documenten: www.epo.org/tenders 🌏

Referentie
Aanvullende informatie

Only electronic bids may be submitted. Please note that a qualified electronic signature is required as specified on EPO's website: https://www.epo.org/about-us/tenders/signatures.html

Final date to download the Procurement Documents:

26 May 2021 23.30

Final date for receipt by the EPO of requests for clarification:

22 April 2021 12.00

Questions must be submitted via the Bidding Cockpit.

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: See General Conditions of Tender
Postadres: not applicable
Poststad: not applicable
Land: Nederland 🇳🇱
Internetadres: www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions.html 🌏
Informatie over termijnen voor beroep:

Please note that EPO's procurement procedures are governed solely by EPO's own procurement rules. The relevant rules are described in the EPO's General Conditions of Tender, which are available at the EPO's website https://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions.html.

Voor bemiddelingsprocedures verantwoordelijke instantie
Naam: not applicable
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Central Procurement
Postadres: European Patent Office
Poststad: Munich
Postcode: 80298
Land: Duitsland 🇩🇪
Bron: OJS 2021/S 066-170121 (2021-04-01)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning (>20 nieuwe aankopen)

Uitwerken van gegevens (10)