EA levering en support IAM compliant Document Management Systeem

RDW

De RDW zoekt voor het interne bedrijfsvoeringsdomein een Document Management Systeem (DMS) dat zaakgericht werken en archivering ondersteunt. Dit DMS moet voldoen aan de Avg en aan Wet- en regelgeving voor informatie- en archiefmanagement voor overheidsorganisaties.
Het DMS moet bijdragen aan een efficiënt ingerichte informatiehuishouding en duurzaam toegankelijke RDW-informatie. Onderdeel daarvan zijn dossiervorming en zaakgericht werken, gebruiksgemak, configuratiemogelijkheden, workflow, geavanceerde zoekmogelijkheden en de mogelijkheid om informatie op verschillende manieren aan elkaar te relateren om de vindbaarheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid te verbeteren.
De inhoud van het huidige DMS moet worden gemigreerd naar de nieuwe oplossing. Daarbij is het van belang dat de gebruikers van het huidige DMS zo min mogelijk verstoring ervaren.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2020-09-17. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2020-07-24.

Wie?

• RDW

Wat?

• Software voor documentenbeheer › Systeem voor documentenbeheer

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2020-07-24	Aankondiging van een opdracht
2020-09-09	Aanvullende inlichtingen
2020-09-16	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2020-07-24)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Systeem voor documentenbeheer
Referentienummer: 4403
Korte beschrijving:

De RDW zoekt voor het interne bedrijfsvoeringsdomein een Document Management Systeem (DMS) dat zaakgericht werken en archivering ondersteunt. Dit DMS moet voldoen aan de Avg en aan Wet- en regelgeving voor informatie- en archiefmanagement voor overheidsorganisaties. Het DMS moet bijdragen aan een efficiënt ingerichte informatiehuishouding en duurzaam toegankelijke RDW-informatie. Onderdeel daarvan zijn dossiervorming en zaakgericht werken, gebruiksgemak, configuratiemogelijkheden, workflow, geavanceerde zoekmogelijkheden en de mogelijkheid om informatie op verschillende manieren aan elkaar te relateren om de vindbaarheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid te verbeteren. De inhoud van het huidige DMS moet worden gemigreerd naar de nieuwe oplossing. Daarbij is het van belang dat de gebruikers van het huidige DMS zo min mogelijk verstoring ervaren.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Leveringen
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Systeem voor documentenbeheer 📦
Plaats van uitvoering
NUTS-regio: Nederland 🏙️

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Publiekrechtelijke instelling
Naam aanbestedende dienst: Rdw
Postadres: Europaweg 205
Postcode: 2711 ER
Poststad: Zoetermeer
Contact
Internetadres: http://www.rdw.nl 🌏
E-mail: hvrielingl@rdw.nl 📧
Telefoon: +31 642117110 📞
URL van de documenten: https://platform.negometrix.com/PublishedTenders.aspx?tenderid=138250 🌏

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2020-07-24 📅
Indieningstermijn: 2020-09-17 📅
Publicatiedatum: 2020-07-29 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2020/S 145-356543
PB-S nummer: 145

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Het DMS moet bijdragen aan een efficiënt ingerichte informatiehuishouding en duurzaam toegankelijke RDW-informatie. Onderdeel daarvan zijn dossiervorming en zaakgericht werken, gebruiksgemak, configuratiemogelijkheden, workflow, geavanceerde zoekmogelijkheden en de mogelijkheid om informatie op verschillende manieren aan elkaar te relateren om de vindbaarheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid te verbeteren.

De inhoud van het huidige DMS moet worden gemigreerd naar de nieuwe oplossing. Daarbij is het van belang dat de gebruikers van het huidige DMS zo min mogelijk verstoring ervaren.

Geschatte totale waarde: 2 500 000 EUR 💰
Korte beschrijving:

E RDW zoekt voor het interne bedrijfsvoeringsdomein een Document Management Systeem (DMS). Dit DMS moet voldoen aan de AVG en aan Wet- en regelgeving voor informatie- en archiefmanagement voor overheidsorganisaties.

Scope van de opdracht

Onder de scope van deze opdracht worden de volgende opdrachten verstrekt:

— levering van licenties m.b.t een Document Management Systeem,

— installatie en implementatie DMS,

— training gebruik DMS,

— technisch beheer en onderhoud DMS,

— transitie DMS, inclusief migratie van bestanden en metadata uit het huidige DMS,

— koppelvlakken die ook in huidig DMS staan (zoals koppeling met aanwezige scanner voor inkomende correspondentie),

— exitstrategie.

Duur: 36 maanden
Beschrijving van de verlengingen: Vijf.
Beschrijving van de opties:

Er word Raamovereenkomst gesloten met een initiële duur van drie jaar. De RDW kan eenzijdig de Raamovereenkomst vijf keer — onder gelijkblijvende condities — verlengen met een periode van één jaar.

Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Zoetermeer en Groningen.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

— Eis: UEA III C.9) Onrechtmatige beïnvloeding

Beschrijving: de onderneming of een bestuurder ervan heeft in de afgelopen vier jaar in de uitoefening van zijn beroep geen onrechtmatige beïnvloeding uitgeoefend of getracht het besluitvormingsproces van de aanbestedende dienst onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de aanbestedingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op besluiten inzake uitsluiting, selectie of gunning. Toelichting op bewijsstuk: de onderneming of een bestuurder overlegt bedoelde verklaring middels ondertekening van de UEA,

— Eis: UEA III C.5) Belangenconfilict

Beschrijving: onderneming of bestuurder van de onderneming verklaart: Is de ondernemer zich niet bewust te zijn van enig belangenconflict als gevolg van zijn deelneming aan de aanbestedingsprocedure? Toelichting op bewijsstuk: de onderneming of een bestuurder overlegt bedoelde verklaring middels ondertekening van de UEA,

— Eis: UEA III C.8) Geen valse verklaringen

Beschrijving: de onderneming of zijn bestuurder heeft bij het verstrekken van inlichtingen die door de aanbestedende dienst van hem waren verlangd in het kader van aanbestedingsprocedures zich niet schuldig gemaakt aan bewust verstrekken van valse verklaringen of zijn onderneming heeft deze inlichtingen niet, of niet volledig verstrekt. Toelichting op bewijsstuk: de onderneming of een bestuurder verklaart dat hij zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of dat hij geen informatie of onvolledige informatie heeft verstrekt middels ondertekening van de UEA,

— Eis: UEA III C.4) Geen gerechtelijke uitspraak vervalsing mededinging

Beschrijving: tegen de onderneming of een bestuurder ervan is in de afgelopen drie jaar niet een onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak gedaan op grond van overtreding van op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie wegens overtreding van voor hem relevante mededinging. Toelichting op bewijsstuk: de onderneming of een bestuurder overlegt bedoelde verklaring middels ondertekening van de UEA. De onderneming of een bestuurder overlegt op verzoek de verklaring omtrent het gedrag rechtspersoon, bedoeld in artikel 30 van de Wet Justitiële en Strafvorderlijke gegevens. Aanvragen bij de Minister van Justitie. In de praktijk worden de aanvragen behandeld door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (verder: COVOG),

— Eis: UEA III C.1) Schending verplichtingen obv milieu-, sociaal of arbeidsrecht. Beschrijving: de onderneming of een bestuurder ervan heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot milieu-, sociaal of arbeidsrecht. Toelichting op bewijsstuk: de onderneming of een bestuurder overlegt bedoelde verklaring middels ondertekening van de UEA,

— Eis: UEA III C.3) Geen gerechtelijke uitspraak inzake beroepsfout

Beschrijving: tegen de gegadigde of inschrijver is geen onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak gedaan op grond van de op hem van toepassing zijnde Wet- en regelgeving wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsregel.

Wetsverwijzing: geen gerechtelijke uitspraak.

Bewijsstuk: gedragsverklaring aanbesteden.

Toelichting op bewijsstuk: de onderneming of een bestuurder overlegt bedoelde verklaring middels ondertekening van de UEA.

Een inschrijver kan op verzoek van de aanbestedende dienst door middel van een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan twee jaar, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is. Voor een nadere uitwerking zie Negometrix.

Economische en financiële draagkracht:

— Eis: UEA IV) Verzekerde aansprakelijkheid

—— wetsverwijzing: verzekering tegen beroepsrisico's,

—— bewijsstuk: Verzekering beroepsrisico's,

—— toelichting op bewijsstuk: de onderneming of een bestuurder verklaart verzekerd te zijn conform het gestelde inde aanbestedingsstukken en is in staat een verklaring te overleggen waaruit blijkt dat inschrijver overeenkomstig de aanbestedingsstukken verzekerd is,

— Eis: UEA III C.2) Financiële en economische draagkracht

Toelichting op bewijsstuk: de onderneming of een bestuurder overlegt bedoelde verklaring middels ondertekening van de UEA. De onderneming of een bestuurder overlegt de ondertekende conformiteitsverklaring zoals opgenomen in de bijlage bij de offerteaanvraag (bijlage 1.5.3 Financieel economische draagkracht). Eventuele minimumeisen:

— beschrijving: de onderneming of een bestuurder verklaart verzekerd te zijn conform het gestelde in de aanbestedingsstukken,

— wetsverwijzing: verzekering tegen beroepsrisico's,

— bewijsstuk: verzekering beroepsrisico's,

— beschrijving: voor de RDW is het belangrijk dat gegadigde voldoende financiële en economische draagkracht heeft om de dienstverlening conform overeenkomst te kunnen (blijven) leveren.

Indien gegadigde een dochtermaatschappij is en de financiële gegevens van de moedermaatschappij worden gebruikt, dan dient gegadigde een verklaring van de moedermaatschappij te kunnen overleggen, waarin deze zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de juiste uitvoering van de bij gunning te sluiten overeenkomst gedurende de volledige contractperiode. Voor een nadere uitwerking zie Negometrix.

Technische en professionele bekwaamheid:

— Eis: UEA IV) Technische bekwaamheid:

—— kerncompetenties,

—— wetsverwijzing: praktische vaardigheden, kennis en ervaring,

—— toelichting op bewijsstuk: indienen door aanlevering van de bijlage Referenties van de aanbestedingsstukken met daarin de beantwoording van de door de aanbestedende dienst aangegeven vragen,

— Eis: UEA IV) Beroepsbekwaamheid: kwaliteit.

Toelichting op bewijsstuk: de onderneming of een bestuurder overlegt bedoelde verklaring middels ondertekening van de UEA. Eventuele minimumeisen:

—— beschrijving: de gegadigde dient bij inschrijving met minimaal één referentie en maximaal twee referenties aan tetonen dat hij beschikt over de kerncompetenties conform het gestelde in de aanbestedingsstukken, waaruit blijkt dat gegadigde beschikt over ervaring met onderhavige dienstverlening. De referentieprojecten moeten naar tevredenheid van de opdrachtgever zijn uitgevoerd en mogen niet ouder zijn dan drie jaar gerekend van de sluitingsdatum van de aanmelding. Voor een nadere uitwerking zie Negometrix.

Procedure
Rechtsgrondslag: 32014L0024
Motivering van de raamovereenkomst:

De impact van een wijziging van DMS is relatief groot waardoor waardeverlies op kan treden en een mogelijk continuïteitsrisico ontstaat met betrekking tot de dienstverlening van de RDW. Hiertoe zijn derhalve zekerheden noodzakelijk ten aanzien de contracttermijn van de gecontracteerde oplossing. Deze zekerheden worden geacht beter geborgd te zijn bij een looptijd van in totaal 8 jaar.

Motivering voor een raamovereenkomst van meer dan vier jaar:

Tijdstip van ontvangst van inschrijvingen: 12:00
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Geldigheidsduur van de inschrijving: 3 maanden
Datum opening inschrijvingen: 2020-09-17 📅
Tijdstip van opening inschrijvingen: 12:01

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 27374436
Contact
Contactpunt: Henk Vrieling
Adres van het kopersprofiel: https://platform.negometrix.com/PublishedTenders.aspx?tenderid=138250 🌏
Documenten URL: https://platform.negometrix.com/PublishedTenders.aspx?tenderid=138250 🌏

Referentie
Aanvullende informatie

1. Voor inschrijving worden geen kosten vergoed;

2. De aanbestedende dienst is niet verplicht om een aanbesteding voort te zetten en kan een aanbesteding te allen tijde beëindigen zonder gehouden te zijn tot vergoeding van kosten en/of schaden;

3. Een onderneming mag zich slechts eenmaal, al dan niet in combinatie met andere ondernemingen, inschrijven. Een onderneming kan wel vaker als onderaannemer fungeren;

4. Contractsvoorwaarden aanbestedende dienst zijn van toepassing. Branche- en leveranciersvoorwaarden zijn niet van toepassing. De contractvoorwaarden worden vermeld bij de uitnodiging tot inschrijving;

5. Het Nederlandse recht is van toepassing op deze aanbesteding en op de daaruit voortvloeiende rechtsbetrekkingen;

6. De aanbestedende dienst is gerechtigd verlenging van de gestanddoeningstermijn te vragen.

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank 's-Gravenhage
Postadres: postbus 20302
Poststad: 's-Gravenhage
Postcode: 2500 EH
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: voorlichting.rb.den.haag@rechtspraak.nl 📧
Internetadres: http://www.rechtspraak.nl/Organisatie/Rechtbanken/Den-Haag 🌏
Informatie over termijnen voor beroep:

De dagvaarding voor een kort geding aan de aanbestedende dienst betekenen dient uiterlijk op de twintigste dag na dagtekening van de brief waarin de afwijzing is medegedeeld plaats te vinden.

Voor bemiddelingsprocedures verantwoordelijke instantie
Naam: Klachtenmeldpunt aanbesteden RDW
Poststad: Zoetermeer
E-mail: inkoopfc@rdw.nl 📧
Internetadres: http://www.rdw.nl 🌏
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Zelfde als: Beoordelingsorgaan
Bron: OJS 2020/S 145-356543 (2020-07-24)

Aanvullende inlichtingen (2020-09-09)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De RDW zoekt voor het interne bedrijfsvoeringsdomein een Document Management Systeem (DMS) dat zaakgericht werken en archivering ondersteunt. Dit DMS moet voldoen aan de AVG en aan Wet- en regelgeving voor informatie- en archiefmanagement voor overheidsorganisaties. Het DMS moet bijdragen aan een efficiënt ingerichte informatiehuishouding en duurzaam toegankelijke RDW-informatie. Onderdeel daarvan zijn dossiervorming en zaakgericht werken, gebruiksgemak, configuratiemogelijkheden, workflow, geavanceerde zoekmogelijkheden en de mogelijkheid om informatie op verschillende manieren aan elkaar te relateren om de vindbaarheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid te verbeteren. De inhoud van het huidige DMS moet worden gemigreerd naar de nieuwe oplossing. Daarbij is het van belang dat de gebruikers van het huidige DMS zo min mogelijk verstoring ervaren.

Aankondigingsmetadata
Documenttype: Aanvullende inlichtingen

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2020-09-09 📅
Indieningstermijn: 2020-09-30 📅
Publicatiedatum: 2020-09-14 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2020/S 178-429875
Verwijst naar aankondiging: 2020/S 145-356543
PB-S nummer: 178

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Bron: OJS 2020/S 178-429875 (2020-09-09)

Award Aankondiging (2020-09-16)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2020-09-16 📅
Publicatiedatum: 2020-09-21 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2020/S 183-441936
PB-S nummer: 183
Aanvullende informatie

1. Voor inschrijving worden geen kosten vergoed; 2. De aanbestedende dienst is niet verplicht om een aanbesteding voort te zetten en kan een aanbesteding te allen tijde beëindigen zonder gehouden te zijn tot vergoeding van kosten en/of schaden; 3. Een onderneming mag zich slechts eenmaal, al dan niet in combinatie met andere ondernemingen, inschrijven. Een onderneming kan wel vaker als onderaannemer fungeren; 4. Contractsvoorwaarden aanbestedende dienst zijn van toepassing. Branche- en leveranciersvoorwaarden zijn niet van toepassing. De contractvoorwaarden worden vermeld bij de uitnodiging tot inschrijving; 5. Het Nederlandse recht is van toepassing op deze aanbesteding en op de daaruit voortvloeiende rechtsbetrekkingen; 6. De aanbestedende dienst is gerechtigd verlenging van de gestanddoeningstermijn te vragen.

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De RDW zoekt voor het interne bedrijfsvoeringsdomein een Document Management Systeem (DMS). Dit DMS moet voldoen aan de AVG en aan Wet- en regelgeving voor informatie- en archiefmanagement voor overheidsorganisaties.

Beschrijving van de opties:

Er word raamovereenkomst gesloten met een initiële duur van drie jaar. De RDW kan eenzijdig de raamovereenkomst vijf keer — onder gelijkblijvende condities — verlengen met een periode van één jaar.

Procedure
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Kwaliteit
Kwaliteitscriterium (weging): 60
Prijs (weging): 40
Bron: OJS 2020/S 183-441936 (2020-09-16)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)

Software voor het maken van documenten, tekeningen, afbeeldingen, dienstregelingen en productiviteit (3)

Software voor het maken van documenten (1)

Software voor documentenbeheer

Systeem voor documentenbeheer