Bedrijfsinformatiesysteem voor SURF

Coöperatie SURF UA

De werkmaatschappijen van SURF hebben momenteel verschillende financiële applicaties in gebruik. SURF wenst deze te vervangen door één Bedrijfsinformatiesysteem die als dienst ("Software-as-a-Service") afgenomen wordt en waar circa 450 medewerkers gebruik van maken.
Het Bedrijfsinformatiesysteem ondersteunt de volgende functionele gebieden/functies:
— financiële debiteuren, crediteuren, grootboek, budgetten, reserveringen en verplichtingen administratie, vaste activa, declaraties, bank, consolidatie, klanten, leveranciers, grootboekrekenschema, rekeningcourant boekingen,
— verkoop: prijslijsten, verkoopofferte, verkooporder, verkoopcontract, verbruiksadministratie op projecten, verbruiksadministratie op contracten, verkoopfactuur,
— projecten: projecten, projectplanning, resource management, urenregistraties, projectfacturen,
— inkoop: inkoopprijslijsten, inkooporder, inkoopcontract, inkoopfactuur.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2020-07-20. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2020-06-08.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• AllSolutions BV

Wie?

• Coöperatie SURF UA

Wat?

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2020-06-08	Aankondiging van een opdracht
2020-09-29	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2020-06-08)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Softwareprogrammering en -advies
Referentienummer: 1Fin2020
Korte beschrijving:

De werkmaatschappijen van SURF hebben momenteel verschillende financiële applicaties in gebruik. SURF wenst deze te vervangen door één Bedrijfsinformatiesysteem die als dienst ("Software-as-a-Service") afgenomen wordt en waar circa 450 medewerkers gebruik van maken. Het Bedrijfsinformatiesysteem ondersteunt de volgende functionele gebieden/functies: — financiële debiteuren, crediteuren, grootboek, budgetten, reserveringen en verplichtingen administratie, vaste activa, declaraties, bank, consolidatie, klanten, leveranciers, grootboekrekenschema, rekeningcourant boekingen, — verkoop: prijslijsten, verkoopofferte, verkooporder, verkoopcontract, verbruiksadministratie op projecten, verbruiksadministratie op contracten, verkoopfactuur, — projecten: projecten, projectplanning, resource management, urenregistraties, projectfacturen, — inkoop: inkoopprijslijsten, inkooporder, inkoopcontract, inkoopfactuur.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Softwareprogrammering en -advies 📦
Aanvullende CPV-code: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦
Plaats van uitvoering
NUTS-regio: Nederland 🏙️

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Publiekrechtelijke instelling
Naam aanbestedende dienst: Coöperatie SURF UA
Postadres: Moreelsepark 48
Postcode: 3511EP
Poststad: Utrecht
Contact
Internetadres: http://www.surf.nl 🌏
E-mail: finance@surf.nl 📧
Telefoon: +31 887873000 📞
URL van de documenten: https://www.tenderned.nl/tenderned-web/aankondiging/detail/publicatie/akid/9bdfbef1fc1cabf31fb411479cc10250 🌏
URL voor deelname: https://www.tenderned.nl/tenderned-web/aankondiging/detail/publicatie/akid/9bdfbef1fc1cabf31fb411479cc10250 🌏

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2020-06-08 📅
Indieningstermijn: 2020-07-20 📅
Publicatiedatum: 2020-06-11 📅
Startdatum: 2020-09-01 📅
Einddatum: 2024-12-31 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2020/S 112-271865
PB-S nummer: 112

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Het Bedrijfsinformatiesysteem ondersteunt de volgende functionele gebieden/functies:

— financiële debiteuren, crediteuren, grootboek, budgetten, reserveringen en verplichtingen administratie, vaste activa, declaraties, bank, consolidatie, klanten, leveranciers, grootboekrekenschema, rekeningcourant boekingen,

— verkoop: prijslijsten, verkoopofferte, verkooporder, verkoopcontract, verbruiksadministratie op projecten, verbruiksadministratie op contracten, verkoopfactuur,

— projecten: projecten, projectplanning, resource management, urenregistraties, projectfacturen,

— inkoop: inkoopprijslijsten, inkooporder, inkoopcontract, inkoopfactuur.

Geschatte totale waarde: 400 000 EUR 💰
Korte beschrijving:

De aanbesteding van een Bedrijfsinformatiesysteem omvat de implementatie van de nieuwe financiële applicatie, inclusief garanties omtrent beschikbaarheid, veiligheid en functioneren van deze applicatie. De projectadministratie, voor wat betreft kwantitatieve verwerking van kosten en opbrengsten, maakt hiervan onderdeel uit. Binnen de reikwijdte van deze aanbesteding vallen ook de begrotingsconstructie, ondersteuning van de overkoepelende, inhoudelijke projectbewaking en de registratie van uren. De functionaliteit ter ondersteuning van het bestel- en factuurafhandelingsproces zoals deze momenteel gefaciliteerd worden door middel van de applicaties Magento, SURFmarket 3.0 en Consortia Manager zijn geen onderdeel van de opdracht, de koppelingen met deze applicaties behoort wel tot de reikwijdte van de opdracht. De opdracht omvat daarmee:

— het inrichten en hosten (beschikbaar stellen en houden) van een "SaaS"-oplossing (inclusief updates, upgrades, back-ups en dergelijke) voor een Bedrijfsinformatiesysteem conform het in hoofdstuk 7 en bijlage C2 opgenomen Programma van Eisen,

— het volledig ondersteunen van SURF zowel bij de implementatie, transitie als bij gebruik gedurende de contractperiode. SURF vraagt een functionerende, gedocumenteerde oplossing, inclusief beschikbaarheid en ondersteuning, maar er wordt op een aantal plaatsen ook verwezen naar systeem of applicatie als er gedoeld wordt op specifieke onderdelen van deze oplossing,

— opdrachtnemer is volledig verantwoordelijk voor het verzorgen van de opleiding van de financiële medewerkers en de functioneel en technisch beheerders van SURF middels:

—— "face to face training" van de trainers binnen SURF op een SURF-locatie (Amsterdam of Utrecht) of op locatie van Opdrachtnemer,

—— verzorgen van adequaat trainingsmateriaal (leerstof en oefeningen),

—— de overige medewerkers binnen de SURF worden getraind via het "train de trainer"-principe,

— het verzorgen van de conversie van geschoonde stamgegevens van crediteuren en debiteuren. Overige gegevens conform voorstel van Opdrachtnemer,

— het volledig ondersteunen van Opdrachtgever bij het koppelen van de aangeboden oplossing. (applicatie) aan de reeds bij Opdrachtgever in gebruik zijnde systemen/componenten en toekomstige systemen/componenten.

Geschatte waarde exclusief BTW: 400 000 EUR 💰
Beschrijving van de verlengingen:

Drie (3) maal met een periode van twee (2) jaar. Verlenging zal met name afhankelijk zijn van de kwaliteit van de geboden dienstverlening en de marktconformiteit van de prijzen.

Beschrijving van de opties:

Verlenging zal met name afhankelijk zijn van de kwaliteit van de geboden dienstverlening en de marktconformiteit van de prijzen.

Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Utrecht

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Technische en professionele bekwaamheid:

— Minimaal twee referenties m.b.t. de kerncompetenties,

— Informatiebeveiligingssysteem certificering ISO 27001.

Procedure
Rechtsgrondslag: 32014L0024
Tijdstip van ontvangst van inschrijvingen: 10:00
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Geldigheidsduur van de inschrijving: 6 maanden
Datum opening inschrijvingen: 2020-07-20 📅
Tijdstip van opening inschrijvingen: 10:15
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Programma van Eisen en Wensen (SG1)
Kwaliteitscriterium (weging): 30
Kwaliteitscriterium (naam): Implementatie (SG2)
Kwaliteitscriterium (weging): 10
Kwaliteitscriterium (naam): Demonstratie van de aangeboden applicatie (SG3)
Kwaliteitscriterium (weging): 20
Kwaliteitscriterium (naam): Maatschappelijk verantwoord ondernemen (SG4)
Prijs (weging): 30

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 39621799
Contact
Contactpunt: Alexander Wisse
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/tenderned-web/aankondiging/detail/publicatie/akid/9bdfbef1fc1cabf31fb411479cc10250 🌏

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Midden-Nederland, Utrecht
Poststad: Utrecht
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: bestuursrecht.rb-mnl@rechtspraak.nl 📧
Internetadres: https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Organisatie/Rechtbanken/Rechtbank-Midden-Nederland/Paginas/Rechtbank-Utrecht-van-binnen.aspx 🌏
Bron: OJS 2020/S 112-271865 (2020-06-08)

Award Aankondiging (2020-09-29)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De werkmaatschappijen van SURF hebben momenteel verschillende financiële applicaties in gebruik. SURF wenst deze te vervangen door één bedrijfsinformatiesysteem die als dienst (software-as-a-service) afgenomen wordt en waar circa 450 medewerkers gebruik van maken. Het bedrijfsinformatiesysteem ondersteunt de volgende functionele gebieden/functies: — financiële debiteuren, crediteuren, grootboek, budgetten, reserveringen en verplichtingen administratie, vaste activa, declaraties, bank, consolidatie, klanten, leveranciers, grootboekrekenschema, rekeningcourant boekingen, — verkoop: prijslijsten, verkoopofferte, verkooporder, verkoopcontract, verbruiksadministratie op projecten, verbruiksadministratie op contracten, verkoopfactuur, — projecten: projecten, projectplanning, resource management, urenregistraties,projectfacturen, — inkoop: inkoopprijslijsten, inkooporder, inkoopcontract, inkoopfactuur.

Totale waarde van de aanbesteding: 500000.0 EUR 💰
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Aanbestedende dienst
Identiteit
Postcode: 3511 EP

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2020-09-29 📅
Publicatiedatum: 2020-10-02 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2020/S 192-464053
Verwijst naar aankondiging: 2020/S 112-271865
PB-S nummer: 192

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Het bedrijfsinformatiesysteem ondersteunt de volgende functionele gebieden/functies:

— projecten: projecten, projectplanning, resource management, urenregistraties,projectfacturen,

De aanbesteding van een Bedrijfsinformatiesysteem omvat de implementatie van de nieuwe financiële applicatie, inclusief garanties omtrent beschikbaarheid, veiligheid en functioneren van deze applicatie. De projectadministratie, voor wat betreft kwantitatieve verwerking van kosten en opbrengsten, maakt hiervan onderdeel uit. Binnen scope van deze aanbesteding vallen ook de begrotingsconstructie, ondersteuning van de overkoepelende, inhoudelijke projectbewaking en de registratie van uren. De functionaliteit ter ondersteuning van het bestel- en factuurafhandelingsproces zoals deze momenteel gefaciliteerd, worden door middel van de applicaties Magento, SURFmarket 3.0 en Consortia Manager zijn geen onderdeel van de opdracht, de koppelingen met deze applicaties behoort wel tot de scope van de opdracht. De opdracht omvat daarmee:

— het inrichten en hosten (beschikbaar stellen en houden) van een SaaS-oplossing (inclusief updates, upgrades, back-ups en dergelijke) voor een bedrijfsinformatiesysteem conform het in hoofdstuk 7 en bijlage C2 opgenomen Programma van Eisen,

— het volledig ondersteunen van SURF zowel bij de implementatie, transitie als bij gebruik gedurende de contractperiode. SURF vraagt een functionerende, gedocumenteerde, oplossing inclusief beschikbaarheid en ondersteuning, maar er wordt op een aantal plaatsen ook verwezen naar systeem of applicatie als er gedoeld wordt op specifieke onderdelen van deze oplossing,

—— face to face training van de trainers binnen SURF op een SURF locatie (Amsterdam of Utrecht) of op locatie van Opdrachtnemer,

—— de overige medewerkers binnen de SURF worden getraind via het train de trainer principe,

— het verzorgen van de conversie van gschoonde stamgegevens van crediteuren en debiteuren. Overige gegevens conform voorstel van opdrachtnemer,

— het volledig ondersteunen van opdrachtgever bij het koppelen van de aangeboden oplossing (applicatie) aan de reeds bij opdrachtgever in gebruik zijnde systemen/componenten en toekomstige systemen/componenten.

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2020-09-01 📅
Naam: AllSolutions bv
Nationaal registratienummer: 30180615
Postadres: Helsinkilaan 2
Poststad: Woerden
Postcode: 3446 AH
Land: Nederland 🇳🇱
Internetadres: https://www.allsolutions.nl/ 🌏
Totale waarde van de aanbesteding: 500000.0 EUR 💰
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 1

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Midden-Nederland — Utrecht
Bron: OJS 2020/S 192-464053 (2020-09-29)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning (>20 nieuwe aankopen)

Softwareprogrammering en -advies (>20)