Zaakoplossing met klantcontactfunctionaliteit

Provincie Overijssel

De provincie Overijssel is op zoek naar de levering, implementatie en het onderhoud van een Zaakoplossing met klantcontactfunctionaliteit, inclusief koppelingen en het leveren van daaraan gerelateerde, aanvullende diensten ten behoeve van de realisatie van Zaakgericht Werken. De Oplossing wordt geleverd als Software as a Service (SaaS).
Voor een volledig overzicht wordt verwezen naar het Programma van Eisen.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2019-05-23. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2019-03-18.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Roxit BV

Wie?

• Provincie Overijssel

Wat?

• Software en informatiesystemen

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2019-03-18	Aankondiging van een opdracht
2019-03-28	Aanvullende inlichtingen
2019-11-11	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2019-03-18)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Software en informatiesystemen
Referentienummer: TdH18032019
Korte beschrijving:

De provincie Overijssel is op zoek naar de levering, implementatie en het onderhoud van een Zaakoplossing met klantcontactfunctionaliteit, inclusief koppelingen en het leveren van daaraan gerelateerde, aanvullende diensten ten behoeve van de realisatie van Zaakgericht Werken. De Oplossing wordt geleverd als Software as a Service (SaaS). Voor een volledig overzicht wordt verwezen naar het Programma van Eisen.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Software en informatiesystemen 📦
Aanvullende CPV-code: Software en informatiesystemen 📦
Plaats van uitvoering
NUTS-regio: Nederland 🏙️

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Publiekrechtelijke instelling
Naam aanbestedende dienst: Provincie Overijssel
Postadres: Luttenbergstraat 2
Postcode: 8012 EE
Poststad: Zwolle
Contact
Internetadres: https://www.ssc-ons.nl/ 🌏
E-mail: t.de.heer@ssc-ons.nl 📧
URL van de documenten: https://platform.negometrix.com/PublishedTenders.aspx?tenderid=118239 🌏

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2019-03-18 📅
Indieningstermijn: 2019-05-23 📅
Publicatiedatum: 2019-03-20 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2019/S 056-129424
PB-S nummer: 56

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Voor een volledig overzicht wordt verwezen naar het Programma van Eisen.

De levering, implementatie en het onderhoud van een Zaakoplossing met klantcontactfunctionaliteit inclusief koppelingen en het leveren van daaraan gerelateerde, aanvullende diensten ten behoeve van de realisatie van Zaakgericht Werken. De Oplossing wordt geleverd als Software as a Service (SaaS).

Levering van software (de Oplossing)

De opdracht omvat het leveren van software voor het faciliteren van zaakgericht werken bestaande uit:

• Zaakfunctionaliteit inclusief een zaken- en gegevensmagazijn;

• Document- en recordmanagementfunctionaliteit;

• Zaaktypencatalogus;

• Klantcontactfunctionaliteit;

• Websitefunctionaliteit voor webformulieren, interne kennisbank met Producten- en Diensten Catalogus en de Persoonlijke Internet Pagina.

Daarnaast omvat de opdracht, als onderdeel van de software, de levering van koppelingen zoals minimaal met:

• de kantoorautomatisering;

• landelijke voorzieningen;

• verschillende backoffice-applicaties;

• basis- en kernregistraties;

• de scanners / scanstraat.

Voor de volledigheid wordt verwezen naar het Programma van Eisen en Wensen.

Afname van diensten

De opdracht omvat naast het leveren van de software ook een aantal diensten. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen een eenmalige dienst: de installatie, training, inrichting en implementatie van een set aan processen/zaaktypen en jaarlijkse diensten: gebruik, onderhoud en ondersteuning.

De eenmalige dienst omvat de installatie, inrichting en implementatie van een set aan processen/zaaktypen, training en het werkend en gedocumenteerd opleveren van de aangeboden software als SaaS oplossing, inclusief bijbehorende koppelingen passend op de omgeving van de Opdrachtgever. De software zal worden onderworpen aan een acceptatietest door een zogenaamde Proof of Concept (PoC). Ten behoeve van deze PoC zal de Opdrachtgever acceptatiecriteria opstellen op basis van dit Beschrijvend document en de offerte.

Gebruik, onderhoud en ondersteuning omvatten het gebruik en het leveren van support op de geleverde software en koppelingen. De Opdrachtnemer borgt hiermee voor de Opdrachtgever dat de software is te gebruiken en up-to-date wordt gehouden met de laatste versie. Koppelingen zullen, indien nodig, worden aangepast bij wijzigingen van de te koppelen systemen zodat minimaal dezelfde functionaliteit geborgd is.

Duur: 48 maanden
Beschrijving van de verlengingen:

De Overeenkomst wordt in principe gesloten voor onbepaalde tijd met daarin opgenomen een initiële vaste looptijd van 4 jaar. Na deze 4 jaar wordt de overeenkomst voortgezet, waarbij Opdrachtgever het recht heeft de overeenkomst jaarlijks op te zeggen, rekening houdende met een opzegtermijn van 1 jaar.

Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Zwolle.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Op het moment van Inschrijving kan Inschrijver volstaan met het ondertekenen van het "Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) " Door het ondertekenen van dit UEA geeft Inschrijver aan dat alle verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden zoals benoemd in dit Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) niet op zijn onderneming van toepassing zijn en dat Inschrijver in de Verificatiefase de verlangde bewijsstukken/verklaringen zoals bedoeld in artikel 2.89 van de Aanbestedingswet 2012 en weergegeven in de tabel hieronder op het eerste verzoek van Opdrachtgever binnen 7 kalenderdagen kan verstrekken.

Bij de Inschrijving dient al uittreksel van Kamer van Koophandel (niet ouder dan 6 maanden) bijgevoegd te zijn.

Economische en financiële draagkracht:

Accountansverklaring:

De Inschrijver dient over een gezonde financiële en economische draagkracht te beschikken en de continuïteit van de onderneming dient over een langere periode gewaarborgd te zijn. De meest recente accountantsverklaring mag geen negatieve continuïteitsverwachting bevatten.

Indien u controleplichtig bent, verklaart u door ondertekening van het UEA (Deel IV) dat de meest recente accountantscontrole in de jaarrekening geen paragraaf bevat met negatieve continuïteitsverwachtingen.

Indien u niet controleplichtig bent, verklaart u door ondertekening van het UEA dat de financiële en economische draagkracht van uw onderneming zodanig is dat de continuïteit van de dienstverlening niet in gevaar komt. De Opdrachtgever kan na het voornemen tot gunning vragen om een jaarverslag en/of belastingverklaring.

Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering:

Inschrijver dient tijdens uitvoering van de Opdracht adequaat verzekerd te zijn. Inschrijver dient te beschikken over een bedrijfs- en/of een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een minimale dekking van EUR 1 250 000,.- per gebeurtenis, met een minimale jaarlijkse uitkering van 200 % van dit bedrag. Inschrijver dient een kopie van de polis en polisvoorwaarden, plus een betalingsbewijs van de premie te kunnen overleggen.

Uit deze bewijsstukken / verklaringen moet de actualiteit van de looptijd van de verzekering zijn af te leiden.

Deze worden door Opdrachtgever bij het bekend maken van het voornemen tot gunning opgevraagd.

Op het moment van Inschrijving kan Inschrijver volstaan met het ondertekenen van het het "Uniform Europees Aanbestedingsdocument" (UEA) (vraag 1.2.1), indien Inschrijver voldoet aan de eisen. Door het ondertekenen van dit UEA geeft Inschrijver aan dat hij voldoet aan al het gestelde ten aanzien van de gestelde minimumeisen betreffende de financiële en economische draagkracht en dat Inschrijver de eventueel verlangde bewijsstukken/verklaringen zoals hieronder weergegeven op het eerste verzoek van Opdrachtgever binnen 7 kalenderdagen kan verstrekken.

Technische en professionele bekwaamheid:

Gevraagde kerncompetentie

Inschrijver heeft een standaard Zaakoplossing (géén maatwerk) breed geïmplementeerd, inclusief onderhoud, in een SaaS omgeving, bij een overheidsorganisatie, voor tenminste 400 gebruikers, waar politiek bestuurlijk dualisme aan de orde is.

Inschrijver dient de kerncompetentie aan te tonen aan de hand van één (1) referentie.

De referentie moet minimaal 6 maanden volledig operationeel in gebruik zijn, dat betekent opgeleverd en geaccepteerd. De datum waarop bij de desbetreffende referent de oplossing in gebruik is genomen moet ‘recent’ zijn, dat wil zeggen niet ouder dan 3 jaar.

Referent is op de hoogte van het feit dat Provincie Overijssel zonder tussenkomst en/of toestemming van Inschrijver zich het recht voorbehoudt om de juistheid van de referentie te verifiëren.

Procedure
Rechtsgrondslag: 32014L0024
Tijdstip van ontvangst van inschrijvingen: 12:00
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Geldigheidsduur van de inschrijving: 10 maanden
Datum opening inschrijvingen: 2019-05-23 📅
Tijdstip van opening inschrijvingen: 12:05
Plaats: Zwolle.
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Functionaliteiten
Kwaliteitscriterium (weging): 1750
Kwaliteitscriterium (naam): Techniek
Kwaliteitscriterium (weging): 700
Kwaliteitscriterium (naam): Implementatie & Beheer
Kwaliteitscriterium (weging): 1050
Prijs (weging): 1500

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 08218173 0000
Contact
Contactpunt: T.C.M. de Heer
Adres van het kopersprofiel: https://platform.negometrix.com/PublishedTenders.aspx?tenderid=118239 🌏
Documenten URL: https://platform.negometrix.com/PublishedTenders.aspx?tenderid=118239 🌏

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Bevoegde rechter arrondissement Overijssel
Poststad: Zwolle
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over termijnen voor beroep:

Iedere Inschrijver die het niet eens is met de gunningsbeslissing van Opdrachtgever, kan binnen een termijn van 20 kalenderdagen (fatale termijn) ingaande op de dag na verzending van de gunningsbeslissing een civiel kort geding of spoedvoorziening aanspannen.

De Inschrijver verliest zijn recht om geschillen over de gunningsbeslissing voor te leggen aan de bevoegde rechter (Nb. De bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel) wanneer een geschil later dan 20 dagen, na de dag van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing aan de Inschrijvers, aanhangig wordt gemaakt door betekening van een dagvaarding op het adres, Luttenbergstraat 2 te Zwolle, van de provincie Overijssel.

Indien niet binnen voornoemde termijn een kort geding-dagvaarding correct is betekend, zal de Opdrachtgever naar verwachting overgaan tot definitieve gunning (i.e. het sluiten van de overeenkomst). Wanneer een Inschrijver niet, niet tijdig en/of niet correct een kortgedingdagvaarding aan de Opdrachtgever is betekend, dan is hij niet-ontvankelijk in zijn vorderingen. In die situatie gaat Opdrachtgever ervan uit dat de desbetreffende Inschrijver uitdrukkelijk afstand heeft gedaan van zijn recht om de gunningsbeslissing en/of het verloop en de uitkomst van deze aanbestedingsprocedure door de rechter te laten toetsen.

De gepasseerde Inschrijvers hebben in genoemd geval evenzeer hun rechten verwerkt in een (bodem) procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen. Indien een kortgeding aanhangig is gemaakt, zal niet worden overgegaan tot gunning, tenzij onverwijld spoed dit noodzakelijk maakt.

Bron: OJS 2019/S 056-129424 (2019-03-18)

Aanvullende inlichtingen (2019-03-28)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Aanvullende inlichtingen

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2019-03-28 📅
Publicatiedatum: 2019-04-02 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2019/S 065-152645
Verwijst naar aankondiging: 2019/S 056-129424
PB-S nummer: 65
Bron: OJS 2019/S 065-152645 (2019-03-28)

Award Aankondiging (2019-11-11)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Korte beschrijving:

De provincie Overijssel is op zoek naar de levering, implementatie en het onderhoud van een zaakoplossing met klantcontactfunctionaliteit, inclusief koppelingen en het leveren van daaraan gerelateerde, aanvullende diensten ten behoeve van de realisatie van zaakgericht werken. De oplossing wordt geleverd als software as a service (SaaS). Voor een volledig overzicht wordt verwezen naar het programma van eisen.

Totale waarde van de aanbesteding: 0.01 EUR 💰
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2019-11-11 📅
Publicatiedatum: 2019-11-15 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2019/S 221-542664
PB-S nummer: 221

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De levering, implementatie en het onderhoud van een zaakoplossing met klantcontactfunctionaliteit inclusief koppelingen en het leveren van daaraan gerelateerde, aanvullende diensten ten behoeve van de realisatie van zaakgericht werken. De oplossing wordt geleverd als software as a service (SaaS). Voor de volledigheid wordt verwezen naar het programma van eisen en wensen.

Afname van diensten. De opdracht omvat naast het leveren van de software ook een aantal diensten. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen een 1-malige dienst: de installatie, training, inrichting en implementatie van een set aan processen/zaaktypen en jaarlijkse diensten: gebruik, onderhoud en ondersteuning.

Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Zwolle

Procedure
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Implementatie en beheer

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2019-10-28 📅
Naam: Roxit bv
Poststad: Zwolle
Land: Nederland 🇳🇱
Totale waarde van de aanbesteding: 0.01 EUR 💰
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 3

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Informatie over termijnen voor beroep:

Iedere inschrijver die het niet eens is met de gunningsbeslissing van opdrachtgever, kan binnen een termijn van 20 kalenderdagen (fatale termijn) ingaande op de dag na verzending van de gunningsbeslissing een civiel kort geding of spoedvoorziening aanspannen.

De inschrijver verliest zijn recht om geschillen over de gunningsbeslissing voor te leggen aan de bevoegde rechter (Nb. De bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel) wanneer een geschil later dan 20 dagen, na de dag van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing aan de Inschrijvers, aanhangig wordt gemaakt door betekening van een dagvaarding op het adres, Luttenbergstraat 2, te Zwolle, van de provincie Overijssel.

Indien niet binnen voornoemde termijn een kortgedingdagvaarding correct is betekend, zal de opdrachtgever naar verwachting overgaan tot definitieve gunning (i.e. het sluiten van de overeenkomst). Wanneer een inschrijver niet, niet tijdig en/of niet correct een kortgedingdagvaarding aan de opdrachtgever is betekend, dan is hij niet-ontvankelijk in zijn vorderingen. In die situatie gaat de opdrachtgever ervan uit dat de desbetreffende inschrijver uitdrukkelijk afstand heeft gedaan van zijn recht om de gunningsbeslissing en/of het verloop en de uitkomst van deze aanbestedingsprocedure door de rechter te laten toetsen.

De gepasseerde inschrijvers hebben in genoemd geval evenzeer hun rechten verwerkt in een (bodem) procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen. Indien een kortgeding aanhangig is gemaakt, zal niet worden overgegaan tot gunning, tenzij onverwijld spoed dit noodzakelijk maakt.

Bron: OJS 2019/S 221-542664 (2019-11-11)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)