Zaaksysteem

Korte beschrijving

De overeenkomst bestaat uit het werkend opleveren en vervolgens het implementeren, onderhouden en ondersteunen, van een ICT oplossing voor zaakgericht werken (ook wel genoemd: zaaksysteem).

Beschrijving van de aanbesteding

De overeenkomst bestaat uit het werkend opleveren en vervolgens het implementeren, onderhouden en ondersteunen, van een ICT oplossing voor zaakgericht werken (ook wel genoemd: zaaksysteem).
De gemeenten Nuenen c.a., Son en Breugel, Geldrop-Mierlo en de Gemeenschappelijke Regeling Dienst Dommelvallei hebben besloten tot een gezamenlijke inkoop van het zaaksysteem. Het zaaksysteem wordt ingekocht om een dienstverlening te realiseren voor ongeveer 79 000 inwoners. De drie gemeenten hebben daarnaast besloten aan het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Dienst Dommelvallei volmacht te verlenen voor het vaststellen van de aanbestedingsdocumenten en mandaat tot het nemen van het (voorlopige) gunningsbesluit. Aan de voorzitter van het Dagelijks Bestuur is volmacht verleend tot ondertekening van de overeenkomst. Daar waar in dit document wordt gesproken over de Dienst Dommelvallei als opdrachtgever is dus uitdrukkelijk bedoeld dat de Dienst Dommelvallei mede optreedt namens de drie gemeenten.
Binnen deze inkoop moet er verder rekening mee worden gehouden dat de gemeente Nuenen c.a. (22 000 inwoners) onderdeel is van een herindelingsprocedure en mogelijk uit de overeenkomst treedt wanneer zij fuseert met de gemeente Eindhoven.
Het zaaksysteem wordt als één opdracht in de markt gezet, bestaande uit de verschillende onderdelen (zie paragraaf 2.1) inclusief gebruik, onderhoud en ondersteuning. Deze zaken zijn zo aan elkaar verbonden dat het niet gebruikelijk is om dit bij verschillende partijen weg te leggen.
Indien de onderdelen en onderhoud bijvoorbeeld worden opgesplitst dan is meer coördinatie nodig en kan het zo zijn dat de kwaliteit van het zaaksysteem niet voldoet. Het is lastig om te bepalen waar problemen door worden veroorzaakt en wie daar dan voor verantwoordelijk is.
De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van minimaal vier jaar en maximaal tien jaar. De ingangsdatum van de overeenkomst is naar verwachting 01.02.2019.
De aanbestedende dienst en contractant zullen alle geregistreerde (persoons-)gegevens die voor en gedurende de opdracht kenbaar worden gemaakt, vertrouwelijk behandelen en meer in het bijzonder in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verwerken. In dat kader maakt de aanbestedende dienst met contractant nadere afspraken over het verwerken van de persoonsgegevens. Partijen sluiten daartoe een verwerkersovereenkomst die als bijlage onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van dit aanbestedingsdocument. Voor de start van de PoC stellen aanbestedende dienst en winnende inschrijver samen vast of tijdens de PoC persoonsgegevens verwerkt worden. Indien dit het geval is, dan wordt voor de start van de PoC de verwerkersovereenkomst opgesteld en ondertekend (bijlage 6A). Indien dit niet het geval is, wordt in ieder geval voor definitieve gunning de verwerkersovereenkomst opgesteld en ondertekend (bijlage 6B).

Aanvullende informatie

Alle gegadigden hebben de mogelijkheid om vragen te stellen. Vragen en/of opmerkingen kunnen alleen middels de Negometrix “Vraag & Antwoord” module worden ingediend uiterlijk tot het in de planning vermelde datum en tijdstip, bij de aanbestedende dienst.

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

Uitsluitingsgronden:
Een kopie van het uittreksel uit het beroeps- of handelsregister (deze kopie is niet ouder dan 6 maanden gerekend vanaf de aanbestedingsdatum);
Een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van de inschrijving, niet ouder is dan 2 jaar;
Een verklaring van de belastingdienst (verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen), die op het tijdstip van het indienen van de inschrijving, niet ouder is dan 6 maanden.
Geschiktheidseisen:
Technische bekwaamheid, referenties: ingevulde referentieverklaring(en)

Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures

Inschrijvers die niet in aanmerking komen voor gunning van de overeenkomst ontvangen een motivatie van de redenen tot afwijzing. De aanbestedende dienst hanteert een periode van 20 dagen vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan de inschrijvers totdat de overeenkomst definitief wordt gegund. Als binnen die termijn een kort geding tegen de gunningsbeslissing aanhangig is gemaakt, wordt de definitieve overeenkomst, in afwachting van de uitspraak van de rechter, opgeschort. Het niet binnen deze termijn aanhangig maken van een kort geding staat gelijk aan het afstand doen van het recht hiertoe.
Indien de inschrijver niet binnen deze termijn een kort geding aanhangig maakt, dan wordt geacht dat de inschrijver afstand heeft gedaan van dit recht en is de inschrijver niet-ontvankelijk in zijn vorderingen, wanneer de inschrijver alsnog een kort geding aanhangig maakt.
Op deze aanbesteding is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die ontstaan naar aanleiding van deze aanbesteding worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant.