Digitaal dossier jeugdgezondheidszorg (DD JGZ)

Gemeente Utrecht

De opdracht heeft betrekking op het leveren, implementeren en beheren van een applicatie ten behoeve van volksgezondheid, domein jeugd (verder JGZ) inclusief aanvullende dienstverlening.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2015-06-05. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2015-04-24.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Gino

Wie?

• Gemeente Utrecht

Wat?

• Software en informatiesystemen

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2015-04-24	Aankondiging van een opdracht
2015-06-02	Aanvullende inlichtingen
2016-04-25	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2015-04-24)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Software en informatiesystemen
Hoeveelheid of omvang:

De opdracht heeft betrekking op het leveren, implementeren en beheren van een applicatie ten behoeve van volksgezondheid, domein jeugd (verder JGZ) inclusief aanvullende dienstverlening.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Software en informatiesystemen 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Gemeente Utrecht
Postadres: Stadsplateau 1
Postcode: 3521 AZ
Poststad: Utrecht
Contact
Internetadres: http://www.utrecht.nl/concerninkoop 🌏
E-mail: concerninkoop@utrecht.nl 📧
Telefoon: +31 302860000 📞

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2015-04-24 📅
Indieningstermijn: 2015-06-05 📅
Publicatiedatum: 2015-04-29 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2015/S 083-147948
PB-S nummer: 83

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De opdracht heeft betrekking op het leveren, implementeren en beheren van een applicatie ten behoeve van volksgezondheid, domein jeugd (verder JGZ) inclusief aanvullende dienstverlening.

Beschrijving van de opties: Zie bij aantal verlengingen.
Aantal mogelijke verlengingen: 3
Tijdpad voor latere opdrachten: 12 maanden
Referentienummer: 14.GGD.146
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Utrecht.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Uitsluitingsgronden:

Alle in het document eigen verklaring door de aanbestedende dienst aangevinkte uitsluitingsgronden zijn niet op u van toepassing. Bewijsstukken hiervan zullen slechts gevraagd worden van de voorlopig winnaar. In eerste instantie volstaat het rechtsgeldig ondertekend hebben van het document eigen verklaring.

Technische en professionele bekwaamheid:

Vakbekwaamheid (Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar; Referenties):

Wanneer u zich voor een bepaalde geleverde dienst of bepaald geleverd product beroept op de ervaringen of prestaties van een derde partij dient u deze derde partij ook voor de uitvoering van het betreffende deel van de opdracht van de gemeente Utrecht in te zetten. Indien u gebruik maakt van een onderaannemer om te voldoen aan deze eis dan levert u een, door de rechtsgeldige vertegenwoordigers van u en de onderaannemer ondertekende, uitvoeringsverklaring onderaanneming (bijgevoegd document) aan.

Voor de opgave van referenties maakt u gebruik van het modelblad „opgave referentieprojecten”, welke toegevoegd is als bijgevoegd document.

Hierboven staan de kerncompetenties waaraan u dient te voldoen middels referentieprojecten. Per kerncompetentie dient u 1 referentie aan te leveren (u kunt 1 referentie gebruiken om te voldoen aan meerdere kerncompetenties). U vermeldt bij/aan welke opdrachtgever u deze werkzaamheden/producten heeft uitgevoerd/geleverd.

Voor verder toelichting van de wijze waarmee de gemeente Utrecht omgaat met referenties wordt u verwezen naar de inschrijvingsleidraad.

Minimumeisen:

Minimumvereisten voor een referentieproject:

In de onderstaande tabel staan de kerncompetenties waaraan u dient te voldoen middels referentieprojecten. Per kerncompetentie dient u 1 referentie aan te leveren.

De door u opgegeven referenties dienen niet ouder te zijn dan 3 jaar (bij leveringen en diensten) 5 jaar (bij werken).

Dit houdt in dat een opgegeven referentie voldoet wanneer het door u opgegeven referentieproject is opgeleverd/uitgeleverd na 5.6.2012.

Kerncompetentie 1:

U heeft bij 1 opdrachtgever minimaal 1 vakapplicatie geïmplementeerd voor de ondersteuning van de primaire processen in het domein jeugdgezondheidszorg of soortgelijk domein, met een minimum van 80 gelijktijdige gebruikers. Er is sprake van een soortgelijk domein als er minimaal sprake is van:

— het werken met medische vertrouwelijke gegevens;

— intensieve informatie uitwisseling op beveiligde wijze, zowel binnen als buiten de organisatie (en vice versa);

— zeer hoge frequentie van (dossier)mutaties.

Kerncompetentie 2:

U heeft bij 1 opdrachtgever minimaal 1 vakapplicatie gehost en technisch ingericht voor de ondersteuning van de primaire processen in het domein jeugdgezondheidszorg of soortgelijk domein, met een minimum van 80 gelijktijdige gebruikers. Er is sprake van een soortgelijk domein als er minimaal sprake is van:

Kerncompetentie 3:

U heeft bij 1 opdrachtgever voor minimaal 1 vakapplicatie het onderhoud en support verzorgd voor de ondersteuning van de primaire processen in het domein jeugdgezondheidszorg of soortgelijk domein, met een minimum van 80 gelijktijdige gebruikers. Er is sprake van een soortgelijk domein als er minimaal sprake is van:

— zeer hoge frequentie van (dossier)mutaties. Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar; Referenties.

Procedure
Geldigheidsduur van de inschrijving: 90 dagen
Datum opening inschrijvingen: 2015-06-05 📅
Gunningscriteria
Criterium: 1. Total Cost of Ownership (TCO): gemeente Utrecht heeft een prijsinvulformulier gemaakt om de binnengekomen inschrijvingen te kunnen vergelijken. Hoe lager uw geoffreerde TCO, des te hoger u scoort op dit onderdeel. Voor het uitwerken van dit criterium vult u het document prijsinvulformulier in en voegt dit toe aan TenderNed (25)
2. Plan van aanpak: inschrijver geeft met behulp van een plan van aanpak aan hoe zij een succesvolle oplevering denkt te realiseren. Wij verwachten een plan van aanpak welke is toegespitst op de klantsituatie JGZ gemeente Utrecht. In het plan van aanpak gaat de inschrijver minimaal in op de volgende onderdelen van het project: — inrichting projectorganisatie; — beschrijving implementatieaanpak met een heldere fasering, een beschrijving van activiteiten, mijlpalen en deliverables; — realisatie van koppelingen (In bijzonder het LSP); — conversie van gegevens / documenten; — activiteitenplanning; — onderscheid werkzaamheden JGZ gemeente Utrecht en inschrijver in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden-matrix; — opleidingsplan medewerkers (ten behoeve van key-users en beheerders); — risico's en maatregelen. Bij de beoordeling van het ingediende plan van aanpak worden minimaal de volgende punten in acht genomen: — haalbaarheid in termen van planning; — vertaalslag naar klantsituatie; — realiteit; — detailniveau plan van aanpak; — werkverdeling gemeente Utrecht en leverancier. U dient een uitgewerkt plan van aanpak in en voegt dit als los document toe aan TenderNed voorzien van de naam van de inschrijver en een verwijzing naar het criterium (15)
3. Aanvullende wensen: in het document eisen en wensen heeft gemeente Utrecht naast de eisen (must haves) een aantal wensen (should haves) opgenomen. Inschrijver dient aan te geven of en op welke wijze invulling wordt gegeven aan de gevraagde wensen conform de volgende systematiek. De score per aanvullende wens wordt als volgt toegekend: 2 punten: betekent dat een SHOULD functionaliteit standaard in uw aangeboden oplossing zit; 1 punt: betekent dat een should functionaliteit niet standaard in uw aangeboden oplossing zit maar kan wel worden gerealiseerd ofwel maatwerk. U dient voor het realiseren van deze functionaliteit een prijsopgave uit te werken; 0 punten: betekent dat een should functionaliteit niet standaard in de aangeboden oplossing zit en ook niet door u zal worden geleverd als maatwerk. De punten van de aanvullende wensen worden bij elkaar opgeteld tot een totaal puntentelling. De score wordt berekend door het totaal aantal punten te verwerken in de formule van de beoordeling kwantitatieve gunningscriteria. Hoe hoger de totaal puntentelling, des te hoger uw score op dit gunningscriterium. Voor het uitwerken van de gevraagde informatie vult u in het document invulformulier aanvullende wensen (should haves) in conform de beschreven systematiek. Dit document voegt u als los document toe aan TenderNed (30)
4. Demonstratie: tijdens de demonstratie gaat inschrijver in op een aantal processen en werkwijzen van het beoogde systeem dat de inschrijver aanbiedt. Inschrijver dient dit in 1,5 uur te demonstreren. Na de demonstratie is er gelegenheid tot het stellen van vragen door de aanwezigen. De maximale duur van de totale demonstratie (inclusief vragen) is 2 uur. Vanwege het belang dat wij hechten een aan goede en duurzame samenwerking, verzoeken wij u de beoogde projectleider en implementatieconsultant(s) te laten participeren binnen de sessie. Inschrijver demonstreert de volgende processen / onderdelen tijdens deze sessie: — beheren stamgegevens: • het importeren van GBA gegevens en leerlinggegevens; • de opbouw van cliëntkaart; • hoe alle kinderen in beeld houden; — plannen en oproepen o Individueel: • in bulk; — dossierregistratie: • logisch doorlopen van een consultant op vraaggerichte wijze; • vormgeving extra activiteiten (kindgebonden / niet kind gebonden acties zoals interventies, activiteiten en taken); • overzicht van voorgeschiedenis consulten en acties; • hoe om te gaan met digitaal verwijzen; — dossieruitwisseling binnen de keten; — werking beschikbare functies ouderportaal; — beheer (onder de motorkap): • aanmaken documenten/ brieven; • gebruikersbeheer; • aanmaken importprofielen; • rapporten bouwen; bij deze demonstratie worden de volgende punten beoordeeld: — algemene indruk; — opbouw en consistentie; — flexibiliteit; — vooringevulde velden; — invoercontrole; — gebruik helpfunctie; — overzichtelijkheid; — ruimte voor doorontwikkeling / maatwerk. De demonstratie wordt bijgewoond door gebruikers die de demonstratie aan de hand van een beoordelingsformulier per onderdeel voorzien van een score. De scores van alle gebruikers tezamen wordt bij elkaar opgeteld en gemiddeld. Deze gemiddelde score per inschrijver wordt omgezet in een definitieve score door gebruik van een formule. De uit te voeren demonstratie zelf op 15.6.2015 en 16.6.2015. De exacte datum en tijdstip wordt op een later moment overlegd nadat de kluis is geopend (30)
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 71663234
Contact
Contactpunt: Nelleke Jansen
Internetadres: www.utrecht.nl/concerninkoop 🌏
URL voor deelname: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=56455 🌏
Naam: Vragen over de aanbesteding of aanbestedingsdocumenten dienen te worden gesteld via www.tenderned.nl
Bestek en aanvullende documenten zijn beschikbaar via www.tenderned.nl
Inschrijvingen of aanvragen tot deelneming dienen te worden gedaan via www.tenderned.nl
URL van de documenten: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=56455 🌏

Referentie
Datums
Startdatum: 2015-10-01 📅
Einddatum: 2019-09-30 📅
Identificatoren
Door de aanbestedende dienst toegekend referentienummer: 14.GGD.146

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Midden-Nederland
Postadres: Postbus 16005
Poststad: Utrecht
Postcode: 3500 DA
Land: Nederland 🇳🇱
Internetadres: www.rechtspraak.nl 🌏
Informatie over termijnen voor beroep: 20 kalenderdagen na het versturen van de voorlopige gunningsbeslissing.
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Zelfde als: Beoordelingsorgaan
Bron: OJS 2015/S 083-147948 (2015-04-24)

Aanvullende inlichtingen (2015-06-02)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Aanvullende inlichtingen

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2015-06-02 📅
Indieningstermijn: 2015-06-08 📅
Publicatiedatum: 2015-06-05 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2015/S 107-194193
Verwijst naar aankondiging: 2015/S 83-147948
PB-S nummer: 107
Bron: OJS 2015/S 107-194193 (2015-06-02)

Award Aankondiging (2016-04-25)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2016-04-25 📅
Publicatiedatum: 2016-04-28 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2016/S 083-147438
Verwijst naar aankondiging: 2015/S 083-147948

Procedure
Gunningscriteria
Criterium: 1. Criterium: total cost of ownership (TCO). Beschrijving: gemeente Utrecht heeft een prijsinvulformulier gemaakt om de binnengekomen inschrijvingen te kunnen vergelijken. Hoe lager uw geoffreerde TCO, des te hoger u scoort op dit onderdeel. Vereisten: voor het uitwerken van dit criterium vult u het document prijsinvulformulier in en voegt dit toe aan TenderNed (25)
2. Criterium: plan van aanpak. Beschrijving: inschrijver geeft met behulp van een plan van aanpak aan hoe zij een succesvolle oplevering denkt te realiseren. Wij verwachten een plan van aanpak welke is toegespitst op de klantsituatie JGZ gemeente Utrecht. In het plan van aanpak gaat de inschrijver minimaal in op de volgende onderdelen van het project: — inrichting projectorganisatie; — beschrijving implementatieaanpak met een heldere fasering, een beschrijving van activiteiten, mijlpalen en deliverables; — realisatie van koppelingen (In bijzonder het LSP); — conversie van gegevens / documenten; — activiteitenplanning; — onderscheid werkzaamheden JGZ gemeente Utrecht en inschrijver in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden-matrix; — opleidingsplan medewerkers (ten behoeve van key-users en beheerders); — risico's en maatregelen. Bij de beoordeling van het ingediende plan van aanpak worden minimaal de volgende punten in acht genomen: — haalbaarheid in termen van planning, — vertaalslag naar klantsituatie, — realiteit, — detailniveau plan van aanpak, — werkverdeling gemeente Utrecht en leverancier. Vereisten: u dient een uitgewerkt plan van aanpak in en voegt dit als los document toe aan TenderNed voorzien van de naam van de inschrijver en een verwijziging naar het criterium (15)
3. Criterium: aanvullende wensen. Beschrijving: in het document eisen en wensen heeft gemeente Utrecht naast de eisen (must haves) een aantal wensen (should haves) opgenomen. Inschrijver dient aan te geven of en op welke wijze invulling wordt gegeven aan de gevraagde wensen conform de volgende systematiek. De score per aanvullende wens wordt als volgt toegekend: 2 punten: betekent dat een should functionaliteit standaard in uw aangeboden oplossing zit. 1 punt: betekent dat een should functionaliteit niet standaard in uw aangeboden oplossing zit maar kan wel worden gerealiseerd ofwel maatwerk. U dient voor het realiseren van deze functionaliteit een prijsopgave uit te werken. 0 punten: betekent dat een should functionaliteit niet standaard in de aangeboden oplossing zit en ook niet door u zal worden geleverd als maatwerk. De punten van de aanvullende wensen worden bij elkaar opgeteld tot een totaal puntentelling. De score wordt berekend door het totaal aantal punten te verwerken in de formule van de beoordeling kwantitatieve gunningscriteria. Hoe hoger de totaal puntentelling, des te hoger uw score op dit gunningscriterium. Vereisten: voor het uitwerken van de gevraagde informatie vult u in het document invulformulier aanvullende wensen (should haves) in conform de beschreven systematiek. Dit document voegt u als los document toe aan TenderNed (30)
4. Criterium: demonstratie. Beschrijving: tijdens de demonstratie gaat inschrijver in op een aantal processen en werkwijzen van het beoogde systeem dat de inschrijver aanbiedt. Inschrijver dient dit in 1,5 uur te demonstreren. Na de demonstratie is er gelegenheid tot het stellen van vragen door de aanwezigen. De maximale duur van de totale demonstratie (inclusief vragen) is 2 uur. Vanwege het belang dat wij hechten een aan goede en duurzame samenwerking, verzoeken wij u de beoogde projectleider en implementatieconsultant(s) te laten participeren binnen de sessie. Inschrijver demonstreert de volgende processen / onderdelen tijdens deze sessie: — beheren stamgegevens: o het importeren van GBA gegevens en leerlinggegevens; o de opbouw van cliëntkaart; o hoe alle kinderen in beeld houden; — plannen en oproepen: o individueel; o in bulk; — dossierregistratie: o logisch doorlopen van een consultant op vraaggerichte wijze; o vormgeving extra activiteiten (kindgebonden / niet kind gebonden acties zoals interventies, activiteiten en taken); o overzicht van voorgeschiedenis consulten en acties; o hoe om te gaan met digitaal verwijzen; — dossieruitwisseling binnen de keten; — werking beschikbare functies ouderportaal; — beheer (onder de motorkap): o aanmaken documenten/ brieven; o gebruikersbeheer; o aanmaken importprofielen; o rapporten bouwen. Bij deze demonstratie worden de volgende punten beoordeeld: — algemene indruk; — opbouw en consistentie; — flexibiliteit; — vooringevulde velden; — invoercontrole; — gebruik helpfunctie; — overzichtelijkheid; — ruimte voor doorontwikkeling / maatwerk. De demonstratie wordt bijgewoond door gebruikers die de demonstratie aan de hand van een beoordelingsformulier per onderdeel voorzien van een score. De scores van alle gebruikers tezamen wordt bij elkaar opgeteld en gemiddeld. Deze gemiddelde score per inschrijver wordt omgezet in een definitieve score door gebruik van een formule. Vereisten: de uit te voeren demonstratie zelf op 15.6.2015 en 16.6.2015. De exacte datum en tijdstip wordt op een later moment overlegd nadat de kluis is geopend (30)

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2015-07-08 📅
Naam: Gino
Postadres: Stationsweg 3 d
Poststad: Groningen
Postcode: 9726 AC
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: info@gino.nl 📧
Internetadres: www.gino.nl 🌏
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 4

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 02051549
Contact
URL van de documenten: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=80216 🌏

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Internetadres: http://www.rechtspraak.nl 🌏
Bron: OJS 2016/S 083-147438 (2016-04-25)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)