Collectiebeheersysteem

Nationaal Archief

Eind 2013 is bij het Nationaal Archief (NA) en de Regionaal Historische Centra (RHC's) het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) gestart. Het programma DTR treft voorzieningen die nodig zijn om de kerntaak van het NA en de RHC's, die rijksarchief beheren, ook in het digitale tijdperk te kunnen uitvoeren.
Het programma DTR moet ervoor zorgen dat o.a. de gemeenschappelijke infrastructuur van het NA en de RHC's in staat is om digitaal en gedigitaliseerd rijksarchief in te nemen, te beheren en te ontsluiten. Een van de deelprojecten van het programma DTR is de realisatie van een gemeenschappelijk en generiek collectiebeheersysteem voor het NA en de RHC's. Over dat deelproject gaat deze aankondiging van een opdracht.
In de periode november 2014- februari 2015 is de markt geconsulteerd. Op 24.11.2014 is een marktconsultatie aangekondigd op TenderNed — kenmerk: 53170. Voor meer informatie kunt u zoeken op genoemd kenmerk in de TenderNed omgeving.
Het collectiebeheersysteem voorziet in het beheer van de diverse collecties van de participerende archiefinstellingen, waaronder de volgende typen collecties: archief, bibliotheek, kaarten, foto's, tekeningen en overige beelden, museale objecten, audiovisueel materiaal.
De volgende functionaliteiten vallen binnen de scope:
— beheer van manifestatie onafhankelijke metadata behorende bij genoemde collecties;
— beheer van manifestatie afhankelijke metadata behorende bij de fysieke manifestaties van de (bestanddelen in de) collecties van de archiefinstelling;
— registratie van bezoekersgegevens;
— ondersteuning van reserveringen en uitleningen;
— ondersteuning voor de logistieke processen behorende bij het beheer van de genoemde collecties;
— ondersteuning voor het maken en beheren van aanvullende indexen (nadere toegangen) of andere gegevens die de doorzoekbaarheid en toegang tot bestanddelen binnen de collecties verbeteren;
— ondersteuning van fysiek depotbeheer.
De volgende interfaces vallen binnen de scope:
— de koppeling met het Document Management System (DMS) dat wordt ingezet voor dossiers uit het verwervingsproces (workflow ondersteuning). In het DMS worden de volgende zaken opgeslagen: de verklaring van overbrenging, de documenten waaruit de rechtstitel van een archief blijkt en de bepalingen beperking openbaarheid;
— de koppeling met het e-Depot;
— de koppeling met het Customer Relation Management (CRM) van het NA.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2015-09-10. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2015-06-29.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• DE REE archiefsystemen

Wie?

• Nationaal Archief

Wat?

Waar?

• Zuid-Holland › Agglomeratie ’s-Gravenhage

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2015-06-29	Aankondiging van een opdracht
2015-08-10	Aanvullende inlichtingen
2015-12-15	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2015-06-29)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Software en informatiesystemen
Hoeveelheid of omvang:

Het NA heeft de verantwoordelijkheid voor het realiseren van een generiek en gemeenschappelijk collectiebeheersysteem voor minimaal de rijksarchieven voor een zo groot mogelijk aantal RHC's.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Software en informatiesystemen 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Ministerie of elke andere nationale of federale instantie
Naam aanbestedende dienst: Nationaal Archief
Postadres: Prins Willem Alexanderhof 20
Postcode: 2595 BE
Poststad: Den Haag
Contact
Internetadres: http://www.nationaalarchief.nl 🌏
E-mail: ingrid.steegmans@nationaalarchief.nl 📧
Telefoon: +31 618439656 📞

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2015-06-29 📅
Indieningstermijn: 2015-09-10 📅
Publicatiedatum: 2015-07-04 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2015/S 127-232932
Verwijst naar aankondiging: 2015/S 103-187366
PB-S nummer: 127

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Het programma DTR moet ervoor zorgen dat o.a. de gemeenschappelijke infrastructuur van het NA en de RHC's in staat is om digitaal en gedigitaliseerd rijksarchief in te nemen, te beheren en te ontsluiten. Een van de deelprojecten van het programma DTR is de realisatie van een gemeenschappelijk en generiek collectiebeheersysteem voor het NA en de RHC's. Over dat deelproject gaat deze aankondiging van een opdracht.

In de periode november 2014- februari 2015 is de markt geconsulteerd. Op 24.11.2014 is een marktconsultatie aangekondigd op TenderNed — kenmerk: 53170. Voor meer informatie kunt u zoeken op genoemd kenmerk in de TenderNed omgeving.

Het collectiebeheersysteem voorziet in het beheer van de diverse collecties van de participerende archiefinstellingen, waaronder de volgende typen collecties: archief, bibliotheek, kaarten, foto's, tekeningen en overige beelden, museale objecten, audiovisueel materiaal.

De volgende functionaliteiten vallen binnen de scope:

— beheer van manifestatie onafhankelijke metadata behorende bij genoemde collecties;

— beheer van manifestatie afhankelijke metadata behorende bij de fysieke manifestaties van de (bestanddelen in de) collecties van de archiefinstelling;

— registratie van bezoekersgegevens;

— ondersteuning van reserveringen en uitleningen;

— ondersteuning voor de logistieke processen behorende bij het beheer van de genoemde collecties;

— ondersteuning voor het maken en beheren van aanvullende indexen (nadere toegangen) of andere gegevens die de doorzoekbaarheid en toegang tot bestanddelen binnen de collecties verbeteren;

— ondersteuning van fysiek depotbeheer.

De volgende interfaces vallen binnen de scope:

— de koppeling met het Document Management System (DMS) dat wordt ingezet voor dossiers uit het verwervingsproces (workflow ondersteuning). In het DMS worden de volgende zaken opgeslagen: de verklaring van overbrenging, de documenten waaruit de rechtstitel van een archief blijkt en de bepalingen beperking openbaarheid;

— de koppeling met het e-Depot;

— de koppeling met het Customer Relation Management (CRM) van het NA.

Beschrijving van de opties: Zie het beschrijvend document.
Referentienummer: I-0799
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Nederland, Agglomeratie 's-Gravenhage.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen: