Selectie en implementatie van geïntegreerd financieel en personeelsinformatiesysteem

Stichting Koninklijke Auris Groep

Aanschaf en implementatie van een nieuw geïntegreerd financieel en personeelsinformatiesysteem, inclusief projectmodule en urenregistratie. Verloning geschiedt via een extern administratiekantoor.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2014-06-06. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2014-05-05.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Exact Software
• Geen inschrijvingen

Wie?

• Stichting Koninklijke Auris Groep

Wat?

Waar?

• Nederland
• Oost-Zuid-Holland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2014-05-05	Aankondiging van een opdracht
2014-10-09	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2014-05-05)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Software en informatiesystemen
Hoeveelheid of omvang:

Aanvraag betreft bij voorkeur de levering van 1 geïntegreerd financieel en personeelsinformatiesysteem. De mogelijkheid wordt echter gegeven voor 1 Financieel en 1 Personeelsinformatiesysteem.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Leveringen
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Software en informatiesystemen 📦

Procedure
Type procedure: Niet-openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor een of meer percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Publiekrechtelijke instelling
Naam aanbestedende dienst: Stichting Koninklijke Auris Groep
Postadres: Bachstraat 9
Postcode: 2807 HZ
Poststad: Gouda
Contact
Internetadres: http://www.auris.nl 🌏
E-mail: info@it-matchmaker.nl 📧
Telefoon: +31 840032545 📞
Fax: +31 840032545 📠

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2014-05-05 📅
Indieningstermijn: 2014-06-06 📅
Publicatiedatum: 2014-05-07 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2014/S 088-153538
Verwijst naar aankondiging: 2014/S 75-129253
PB-S nummer: 88

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Aanschaf en implementatie van een nieuw geïntegreerd financieel en personeelsinformatiesysteem, inclusief projectmodule en urenregistratie. Verloning geschiedt via een extern administratiekantoor.

Perceelnummer: 1
Benaming van het perceel: Levering en implementatie van een geïntegreerd financieel en personeelsinformatiesysteem
Korte beschrijving:

De levering en implementatie van een bij voorkeur SaaS oplossing ter ondersteuning van de geïntegreerde financiële en personele processen binnen Koninklijke Auris Groep. Het geïntegreerde systeem dient zowel de financiële en personele processen van Stichting Koninklijke Auris Groep, als die voor Stichting Zorg Koninklijke Auris en de Stichting Onderwijs Koninklijke Auris optimaal te kunnen…

… ondersteunen.De salarisverwerking valt buiten de scope van de personele processen, met dien verstande dat het personeelsinformatiesysteem de bron vormt voor de salarisverwerking, waarbij de werkelijke verwerking door een externe, derde, partij verzorgd wordt. De output van de verwerking, de (gedetailleerde) loonjournaalpost en salarisstroken, worden teruggeleverd aan het financiële en personeelsinformatiesysteem. In het financiële systeem kunnen zeer gedetailleerde analyses op de loonjournaalpost uitgevoerd worden.

… ondersteunen.

De salarisverwerking valt buiten de scope van de personele processen, met dien verstande dat het personeelsinformatiesysteem de bron vormt voor de salarisverwerking, waarbij de werkelijke verwerking door een externe, derde, partij verzorgd wordt. De output van de verwerking, de (gedetailleerde) loonjournaalpost en salarisstroken, worden teruggeleverd aan het financiële en personeelsinformatiesysteem. In het financiële systeem kunnen zeer gedetailleerde analyses op de loonjournaalpost uitgevoerd worden.

Hoeveelheid of omvang: 1 Geïntegreerd systeem.
Perceelnummer: 2
Benaming van het perceel: Levering en implementatie van financieel systeem
Korte beschrijving:

Om geen leveranciers op voorhand uit te sluiten wordt in de eerste fase ook de uitnodiging gedaan aan leveranciers van een bij voorkeur SaaS oplossing ter ondersteuning van de financiële processen (grootboek, debiteuren, crediteuren, vaste activa, btw, etc.).

Hoeveelheid of omvang: 1.
Perceelnummer: 3
Benaming van het perceel: Levering en implementatie van een personeelsinformatiesysteem
Korte beschrijving:

Om op voorhand geen leveranciers uit te sluiten, worden leveranciers van - bij voorkeur - een SaaS oplossing ter ondersteuning van de personele processen incl. urenregistratie uitgenodigd te reageren. De betreffende oplossing dient efficiënt, transparant en eenvoudig te integreren met het nieuw te selecteren - bij voorkeur - SaaS systeem ter ondersteuning van de financiële processen (perceel 1).

Varianten worden geaccepteerd ✅
Duur: 60 maanden
Referentienummer: AU_ITM_20140401
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Gouda.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Geen crimineel verleden. De inschrijver of gegadigde is niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld op grond van:

a. deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/733/JBZ van de Raad, (PbEG 1998, L 351);

b. omkoping in de zin van artikel 3 van het besluit van de Raad van 26.5.1997 (PbEG 1997, L 195) respectievelijk artikel 3, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad (PbEG 1998, L 358);

c. fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316);

d. witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10.6.1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (PbEG L 1991, L 166) zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/97/EG van het Europees Parlement en de Raad (PbEG L 2001, 344). Als veroordelingen als bedoeld onder a, b, c, of d worden in ieder geval aangemerkt veroordelingen op grond van artikel 140, 177, 177 a, 178, 225, 226, 227, 227 a, 227 b of 323 a, 328ter, tweede lid, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. Geen crimineel verleden Gedragsverklaring aanbesteden. Een gegadigde of inschrijver kan door middel van een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan 2 jaar, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is.

Van toepassing op: Perceel nr. 1, Perceel nr. 2, Perceel nr. 3.

Technische en professionele bekwaamheid:

Minimaal 80 % match met functionele en technische eisen Praktische vaardigheden, kennis en ervaring Bewijs dient geleverd te worden via beantwoording van het Programma van Eisen dat gepubliceerd wordt op de it-matchmaker.nl.

Van toepassing op: Perceel nr. 1, Perceel nr. 2, Perceel nr. 3.

Minimumeisen: Praktische vaardigheden, kennis en ervaring.
Uitvoering van de opdracht
Andere bijzondere voorwaarden:

Registratie op IT-Matchmaker Het programma van eisen zal gepubliceerd worden op de IT-Matchmaker. Hiertoe dient de leverancier zich (gratis) te registeren op de portal en de verdere instructies vanuit daar volgen. Met de IT-Matchmaker wordt het voor Auris mogelijk om op efficiënte en transparante wijze de diverse aanbiedingen met elkaar te kunnen vergelijken en een gedegen keuze te kunnen maken. Aangemaakt profiel op www.it-matchmaker.nl

Van toepassing op: Perceel nr. 1, Perceel nr. 2, Perceel nr. 3.

Procedure
Objectieve selectiecriteria:

Voor minimaal 80 % voldaan aan gestelde eisen Leveranciers dienen het Programma van Eisen (PvE) te beantwoorden via de IT-Matchmaker. Indien de totaal score op het PvE van een leverancier minder is dan 80 % wordt deze leverancier uitgesloten van verdere gunning. 40, Van toepassing op: Perceel nr. 1, Perceel nr. 2, Perceel nr. 3, Aantoonbare ervaring binnen (Bijzonder-) Onderwijs en Zorg Leverancier dient minimaal 3 referenties toe te voegen waaruit blijkt dat deze ervaring heeft binnen (bijzonder-) onderwijs en zorg. 3 relevante referenties opgevoerd op de IT-Matchmaker 30, Van toepassing op: Perceel nr. 1, Perceel nr. 2, Perceel nr. 3, Volledigheid aanbieding Leverancier dient alle vragen uit het Programma van Eisen ingevuld hebben, dat gepubliceerd is op de IT-Matchmaker. Leveranciers die buiten de IT-Matchmaker om aanbiedingen hebben gedaan worden uitgesloten van verdere deelname. Reden voor uitsluiting is dat Auris in die gevallen niet meer in staat is transparant en objectief de aanbiedingen te beoordelen. 20, Van toepassing op: Perceel nr. 1, Perceel nr.2, Perceel nr. 3, Geldige inschrijving Handelsregister Aan de inschrijving op de IT-Matchmaker wordt een gewaarmerkte kopie van de inschrijving in het Handelsregister toegevoegd, dat niet ouder is dan 2 maanden 10, Van toepassing op: Perceel nr. 1, Perceel nr. 2, Perceel nr. 3.

Datum van verzending van uitnodigingen: 2014-06-13 📅
Gunningscriteria
Criterium: 1. Prijzen en tarieven Laagste (gemiddelde) dagtarief en total cost of ownership voor Auris. Gunningscriterium wordt als volgt berekend: (Lp)/(Pi) * maximaal aantal t e behalen punten Pi = Prijs inschrijver; Lp = Laagste prijs; Van toepassing op: Perceel nr. 3, Perceel nr. 2, Perceel nr. 1 (30)
2. Kwaliteit Leverancier die de beste totaal score op de functionele en technische eisen heeft, wordt de opdracht gegund Van toepassing op: Perceel nr. 3, Perceel nr. 2, Perceel nr. 1 (40)
3. Subcriterium: Functioneel Leverancier voldoet aan de functionele eisen uit het Programma van Eisen (60)
4. Subcriterium: Technisch Leverancier die het beste aansluit op de technische eisen wordt de opdracht gegund: 2.2.1. SaaS oplossing 2.2.2. Eenvoudig te koppelen met andere (SaaS-) oplossingen 2.2.3. Voldoende beveiligde ontsluiting van data opgeslagen in de oplossing 2.2.4. Beveiligde uitwisseling van gegevens (40)
5. Demonstratie Leveranciers welke geselecteerd zijn voor de demo-fase worden tijdens de demo uitgedaagd via een op voorhand verstrekt demoscript aan te tonen, dat hun oplossing en organisatie functioneel, technisch en organisatorisch het best passen bij de Stichting Koninklijke Auris Groep. De leverancier die tijdens de demo geen fit blijkt te hebben met het Programma van Eisen en/of de Stichting Koninklijke Auris Groep worden uitgesloten van verdere gunning. Van toepassing op: Perceel nr. 3, Perceel nr. 2, Perceel nr. 1 (30)
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 411935780
Contact
Contactpunt: Vincent van der Biezen
Internetadres: www.auris.nl 🌏
URL voor deelname: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=34963 🌏
URL van de documenten: http://www.it-matchmaker.nl 🌏

Referentie
Datums
Publicatiedatum: 2014-04-16 📅
Identificatoren
Door de aanbestedende dienst toegekend referentienummer: AU_ITM_20140401
Nummer van het bericht in het PB S: 2014/S 75-129253
Bron: OJS 2014/S 088-153538 (2014-05-05)

Award Aankondiging (2014-10-09)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Totale waarde van de aanbesteding: 350 000 💰
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2014-10-09 📅
Publicatiedatum: 2014-10-14 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2014/S 197-347950
Verwijst naar aankondiging: 2014/S 88-153538
PB-S nummer: 197
Aanvullende informatie

Gunningsbesluit Op basis van alle verzamelde input heeft de selectiecommissie geadviseerd om voor deze aanbesteding met Exact Software over te gaan tot het vormen van een contract. Conform dit advies heeft het Bestuur besloten. Motivering De selectiecommissie is tot haar oordeel gekomen door het toebedelen van scores aan de inschrijvingen, conform de in de aanbesteding beschreven gunningscriteria: — prijzen en tarieven (30 %); — kwaliteit (40 %): • waarvan functioneel 60 %; • waarvan technisch 40 %; — demonstratie (30 %). In de beoordeling is de inschrijving van MERCES beoordeeld vanuit perceel 1; omdat hier de primaire voorkeur voor Auris lag, zijn er geen inschrijvingen voor perceel 2 en 3. Prijzen en tarieven Op grond van het gunningscriterium „Prijzen en tarieven”, heeft leverancier MERCES i.c.m. EMERUS de hoogste score behaald. Functionele en technische fit Binnen het gunningscriterium Functionele en technische fit is de beantwoording van de leveranciers op de gestelde vragen in het programma van eisen de voornaamste input geweest. Het percentage fit is 1:1 vertaald naar punten (m.a.w. 100 % fit leidt tot 100 punten). Binnen dit gunningscriterium is door AFAS Software de hoogste score behaald. Demonstratie Alle 3 de leveranciers zijn verzocht om aan de hand van een demoscript een demo te verzorgen van de oplossing(en). De aanwezige personen is verzocht de demo te beoordelen. Binnen dit gunningscriterium heeft Exact Software de hoogste score behaald. Slotconclusie Alle punten zijn conform de wegingsfactoren verwerkt, hetgeen geleid heeft tot het advies én besluit om tot contractvorming over te gaan met Exact Software. Hoewel de partijen bijzonder dicht bij elkaar eindigen – qua functionaliteiten -, heeft de selectiecommissie van de Stichting Koninklijke Auris Groep in de aanpak en openstelling van Exact Software dé partner herkend, die hen in goede harmonie kan leiden naar een optimale implementatie van de financiële en HRM/Payroll software. Exact werkt primair vanuit een partnership en stelt de klantbehoefte centraal, waarbij de andere leveranciers meer vanuit de kracht van de oplossing acteren.

Aanvullende informatie

Gunningsbesluit

Op basis van alle verzamelde input heeft de selectiecommissie geadviseerd om voor deze aanbesteding met Exact Software over te gaan tot het vormen van een contract. Conform dit advies heeft het Bestuur besloten.

Motivering

De selectiecommissie is tot haar oordeel gekomen door het toebedelen van scores aan de inschrijvingen, conform de in de aanbesteding beschreven gunningscriteria:

— prijzen en tarieven (30 %);

— kwaliteit (40 %):

• waarvan functioneel 60 %;

• waarvan technisch 40 %;

— demonstratie (30 %).

In de beoordeling is de inschrijving van MERCES beoordeeld vanuit perceel 1; omdat hier de primaire voorkeur voor Auris lag, zijn er geen inschrijvingen voor perceel 2 en 3.

Prijzen en tarieven

Op grond van het gunningscriterium „Prijzen en tarieven”, heeft leverancier MERCES i.c.m. EMERUS de hoogste score behaald.

Functionele en technische fit

Binnen het gunningscriterium Functionele en technische fit is de beantwoording van de leveranciers op de gestelde vragen in het programma van eisen de voornaamste input geweest. Het percentage fit is 1:1 vertaald naar punten (m.a.w. 100 % fit leidt tot 100 punten). Binnen dit gunningscriterium is door AFAS Software de hoogste score behaald.

Demonstratie

Alle 3 de leveranciers zijn verzocht om aan de hand van een demoscript een demo te verzorgen van de oplossing(en). De aanwezige personen is verzocht de demo te beoordelen. Binnen dit gunningscriterium heeft Exact Software de hoogste score behaald.

Slotconclusie

Alle punten zijn conform de wegingsfactoren verwerkt, hetgeen geleid heeft tot het advies én besluit om tot contractvorming over te gaan met Exact Software. Hoewel de partijen bijzonder dicht bij elkaar eindigen – qua functionaliteiten -, heeft de selectiecommissie van de Stichting Koninklijke Auris Groep in de aanpak en openstelling van Exact Software dé partner herkend, die hen in goede harmonie kan leiden naar een optimale implementatie van de financiële en HRM/Payroll software. Exact werkt primair vanuit een partnership en stelt de klantbehoefte centraal, waarbij de andere leveranciers meer vanuit de kracht van de oplossing acteren.

Procedure
Gunningscriteria
Criterium: 1. Prijzen en tarieven: laagste (gemiddelde) dagtarief en total cost of ownership voor Auris. Gunningscriterium wordt als volgt berekend: (Lp)/(Pi) * maximaal aantal t e behalen punten Pi = Prijs inschrijver; Lp = Laagste prijs; Van toepassing op: Perceel nr. 3, Perceel nr. 2, Perceel nr. 1 (30)
2. Kwaliteit: leverancier die de beste totaal score op de functionele en technische eisen heeft, wordt de opdracht gegund Van toepassing op: Perceel nr. 3, Perceel nr. 2, Perceel nr. 1 (40)
5. Demonstratie: leveranciers welke geselecteerd zijn voor de demo-fase worden tijdens de demo uitgedaagd via een op voorhand verstrekt demoscript aan te tonen, dat hun oplossing en organisatie functioneel, technisch en organisatorisch het best passen bij de Stichting Koninklijke Auris Groep. De leverancier die tijdens de demo geen fit blijkt te hebben met het Programma van Eisen en/of de Stichting Koninklijke Auris Groep worden uitgesloten van verdere gunning. Van toepassing op: Perceel nr. 3, Perceel nr. 2, Perceel nr. 1 (30)

Gunning van het contract

1️⃣
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2014-10-06 📅
Naam: Exact Software
Postadres: Molengraaff 33
Poststad: Delft
Postcode: 2629 JD
Land: Nederland 🇳🇱

2️⃣
Naam: Geen inschrijvingen
Postadres: Bachstraat 9
Poststad: Gouda
Postcode: 2807 HZ

3️⃣
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 3
0

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 27223120
Bron: OJS 2014/S 197-347950 (2014-10-09)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)