Marktconsultatie collectiebeheersysteem
Eind 2013 is bij het Nationaal Archief (NA) en de Regionaal Historische Centra (RHC's) het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) gestart. Het programma DTR treft voorzieningen die nodig zijn om de kerntaak van het NA en de RHC's, die rijksarchief beheren, ook in het digitale tijdperk te kunnen uitvoeren.
Het programma DTR moet ervoor zorgen dat op 1.1.2016 o.a. de gemeenschappelijke infrastructuur van het NA en de RHC's in staat is om digitaal en gedigitaliseerd rijksarchief in te nemen, te beheren en te ontsluiten.
1 van de deelprojecten van het programma DTR is de realisatie van een gemeenschappelijk en generiek collectiebeheersysteem voor het NA en de RHC's.
Een archieforganisatie beheert de archieven en collecties met behulp van een beheersysteem voor archieven en collecties. Er worden bij het NA en de RHC's momenteel verschillende applicaties gebruikt voor het beheer van archief-, beeld - en bibliotheek- en museale collecties. In de huidige situatie zijn de collectiesystemen van NA en RHC's niet gekoppeld en daardoor niet geïntegreerd bevraagbaar. Er zijn voor iedere applicatie of collectie afzonderlijke presentatie schillen. Bovendien is het applicatielandschap van het NA en de RHC's op dit moment niet gerationaliseerd en afgestemd op elkaar.
Samengevat is de uitdaging waarvoor het NA en de RHC's staan een oplossing te zoeken waarmee het applicatielandschap van de betrokken organisaties op dit moment kan worden gerationaliseerd en op elkaar afgestemd, opdat het mogelijk wordt een integraal beeld te creëren van de collecties. Het nieuwe collectiebeheersysteem moet dit mogelijk maken door gestandaardiseerde ontsluitingsgegevens in de beheerapplicaties te gebruiken en collecties aan elkaar te relateren. Het wordt daardoor mogelijk om informatie geïntegreerd aan te bieden aan het publiek en de gebruikers. Het nieuwe collectiebeheersysteem moet tevens het collectiebeheer gerichter, sneller en zorgvuldiger laten verlopen.
Alvorens over te gaan tot het aanbesteden van een nieuw collectiebeheersysteem wordt deze marktconsultatie uitgevoerd. Wij nodigen u uit mee te werken door ons te voorzien van antwoorden op onze vragen t.a.v. beschikbaarheid, realiseerbaarheid en prijs. De marktconsultatie omvat de volgende hoofdfuncties:
— beheer van manifestatie onafhankelijke metadata behorende bij genoemde collecties,
— beheer van manifestatie afhankelijke metadata behorende bij de fysieke manifestaties van de (bestanddelen in de) collecties van de archiefinstelling,
— registratie van bezoekersgegevens,
— facilitatie van reserveringen en uitleningen,
— ondersteuning voor de logistieke processen behorende bij het beheer van de genoemde collecties,
— ondersteuning voor het maken en beheren van aanvullende indexen (nadere toegangen) of andere gegevens die de doorzoekbaarheid en toegang tot bestanddelen binnen de collecties verbeteren,
— ondersteuning van fysiek depotbeheer,
— de opslag en beschikbaarstelling van presentatie exemplaren van beeldmateriaal.
Deze marktconsultatie dient een aantal doelen:
1. aanscherpen van de projectuitgangspunten, die het resultaat zijn van de visieontwikkeling binnen het programma DTR en gesprekken tussen NA met de RHC's;
2. verkrijgen van een beeld van de mogelijkheden die de markt te bieden heeft, dan wel kan ontwikkelen op het gebied van collectiebeheersystemen;
3. de consultatie heeft tot doel om te toetsen of de uitgangspunten van de aanbesteding realistisch zijn;
4. de consultatie is ook bedoeld om inzicht te krijgen in met de opgave verbonden globale kosten;
5. een beeld te krijgen welke leveranciers de beste IT-oplossing lijken te hebben dan wel te kunnen leveren voor de onderhavige behoefte aan een collectiebeheersysteem;
6. bepalen welke aanbestedingsprocedure opportuun is;
7. vaststellen of het collectiebeheersysteem als standaard oplossing in te kopen is.
Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2015-02-13.
De aanbesteding werd gepubliceerd op 2014-11-24.
Wie?
Wat?
Waar?
Aankoopgeschiedenis
| Datum |
Document |
| 2014-11-24
|
Aankondiging van een opdracht
|
| 2015-06-03
|
Aanvullende inlichtingen
|