DMS-zaaksysteem

Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid

Vanuit Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid (OZHZ) is er behoefte aan verdere digitalisering van hun werkomgeving en dan specifiek in digitaal archiveren en digitaal documenten behandelen binnen de organisatie. Deze behoefte is voortgekomen uit het zaakgericht werken, wat de huidige werkvorm is.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2014-09-22. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2014-08-08.

Wie?

• Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid

Wat?

• Software voor het maken van documenten › Software voor documentenbeheer

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2014-08-08	Aankondiging van een opdracht
2014-10-07	Aanvullende inlichtingen

Aankondiging van een opdracht (2014-08-08)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Software voor documentenbeheer
Hoeveelheid of omvang:

Zie ook Hoofdstuk 1 van de offerteaanvraag voor verdere toelichting.Aantal eindgebruikers: 250.Het leveren van Diensten bestaat uit:— het inrichten, configureren en het doelmatig in werking brengen en houden van het DMS-zaaksysteem binnen de ICT-omgeving van OZHZ;— het verzorgen van de opleiding van DIV medewerkers en applicatiebeheerders van opdrachtgever;— het verzorgen van support op en het onderhoud van het DMS-zaaksysteem;— het naar behoren realiseren van een goed werkende koppelingen met het DMS-zaaksysteem;— het onderhoud van en de support op de koppelingen op basis van actuele standaarden, waarmee de goede werking van de koppeling wordt geborgd;— het verzorgen van migratie van de data uit het huidige systeem.Relevante kengetallen voor het DMS-zaaksysteem:— jaarlijks komen er 14 000 poststukken in, gaan er 13 000 poststukken uit en worden 4 000 interne stukken gearchiveerd;— de omvang van de gearchiveerde stukken was in 2013 van 55 GB (alleen de definitieve versies), en zo'n 12 GB aan gegenereerde documenten in Squit XO. Deze omvang groeit jaarlijks met zo'n 5–10 %;— in Squit staan ruim 300 000 zaken, op jaarbasis worden er de laatste jaren ongeveer 20 000 nieuwe zaken aangemaakt;— de productencatalogus (PDC) omvat ruim 230 zaaktypen (zie bijlage L).

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Software voor documentenbeheer 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid
Postadres: Noordendijk 250
Postcode: 3311 RR
Poststad: Dordrecht
Contact
Internetadres: http://www.ozhz.nl 🌏
E-mail: inkoop@drechtsteden.nl 📧
Telefoon: +31 787708585 📞

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2014-08-08 📅
Indieningstermijn: 2014-09-22 📅
Publicatiedatum: 2014-08-12 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2014/S 153-275128
PB-S nummer: 153

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Hoeveelheid of omvang:

Zie ook Hoofdstuk 1 van de offerteaanvraag voor verdere toelichting.

Aantal eindgebruikers: 250.

Het leveren van Diensten bestaat uit:

— het inrichten, configureren en het doelmatig in werking brengen en houden van het DMS-zaaksysteem binnen de ICT-omgeving van OZHZ;

— het verzorgen van de opleiding van DIV medewerkers en applicatiebeheerders van opdrachtgever;

— het verzorgen van support op en het onderhoud van het DMS-zaaksysteem;

— het naar behoren realiseren van een goed werkende koppelingen met het DMS-zaaksysteem;

— het onderhoud van en de support op de koppelingen op basis van actuele standaarden, waarmee de goede werking van de koppeling wordt geborgd;

— het verzorgen van migratie van de data uit het huidige systeem.

Relevante kengetallen voor het DMS-zaaksysteem:

— jaarlijks komen er 14 000 poststukken in, gaan er 13 000 poststukken uit en worden 4 000 interne stukken gearchiveerd;

— de omvang van de gearchiveerde stukken was in 2013 van 55 GB (alleen de definitieve versies), en zo'n 12 GB aan gegenereerde documenten in Squit XO. Deze omvang groeit jaarlijks met zo'n 5–10 %;

— in Squit staan ruim 300 000 zaken, op jaarbasis worden er de laatste jaren ongeveer 20 000 nieuwe zaken aangemaakt;

— de productencatalogus (PDC) omvat ruim 230 zaaktypen (zie bijlage L).

Beschrijving van de opties:

OZHZ wil met deze aanbesteding een dienstverlener contracteren voor 4 jaar met een verlengingsoptie van 2 keer 2 jaar. Deze dienstverlener biedt die voldoende capaciteit en kwaliteit en sluit aan op de huidige dienstverlening. De huidige taakuitvoering dient zo min mogelijk verstoord te worden tijdens de implementatie van het nieuwe systeem.

OZHZ kiest voor een verlengingsoptie van 2 keer 2 jaar. Hiervoor wordt gekozen eer met 2 jaar te kunnen verlengen.

Voorlopig tijdschema voor het gebruik van opties: 96 maanden
Aantal mogelijke verlengingen: 2
Tijdpad voor latere opdrachten: 24 maanden
Referentienummer: 130092OD
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Nederland.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Geen crimineel verleden: de inschrijver of gegadigde is niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld op grond van:

a) deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/733/JBZ van de Raad, (PbEG 1998, L 351);

b) omkoping in de zin van artikel 3 van het besluit van de Raad van 26.5.1997 (PbEG 1997, L 195) respectievelijk artikel 3, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad (PbEG 1998, L 358);

c) fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316);

d) witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10.6.1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (PbEG L 1991, L 166) zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/97/EG van het Europees Parlement en de Raad (PbEG L 2001, 344).

Als veroordelingen als bedoeld onder a), b), c), of d) worden in ieder geval aangemerkt veroordelingen op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. Geen crimineel verleden; Gedragsverklaring aanbesteden: een gegadigde of inschrijver kan door middel van een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan 2 jaar, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is.

Geen valse verklaringen: de onderneming of zijn bestuurder heeft bij het verstrekken van inlichtingen die door de aanbestedende dienst van hem waren verlangd in het kader van aanbestedingsprocedures zich niet in ernstige mate schuldig gemaakt aan het verstrekken van valse verklaringen of zijn onderneming heeft deze inlichtingen niet, of niet volledig verstrekt. De onderneming of een bestuurder verklaart dat hij zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of dat hij geen informatie of onvolledige informatie heeft verstrekt.

Geen faillissement of surseance van betaling: de inschrijver of gegadigde verkeert niet in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden zijn niet gestaakt, jegens hem geldt geen surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord, en de gegadigde of inschrijver verkeert niet in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving. Geen faillissement of surseance van betaling; Handelsregister: een gegadigde of inschrijver kan door middel van een uittreksel uit het handelsregister, dat op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan 6 maanden, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is.

Geen gerechtelijke uitspraak: tegen de onderneming of een bestuurder ervan is in de afgelopen 4 jaar niet een onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak gedaan op grond van overtreding van op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel. De onderneming of een bestuurder overlegt de verklaring omtrent het gedrag rechtspersoon, bedoeld in artikel 30 van de Wet Justitiële en Strafvorderlijke gegevens. Aanvragen bij de Minister van Justitie. In de praktijk worden de aanvragen behandeld door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (verder: COVOG).

Geen ernstige beroepsfout: de onderneming of een bestuurder ervan heeft in de afgelopen 4 jaar in de uitoefening van zijn beroep geen een ernstige fout begaan. De onderneming of een bestuurder overlegt de verklaring omtrent het gedrag rechtspersoon, bedoeld in artikel 30 van de Wet Justitiële en Strafvorderlijke gegevens. Aanvragen bij de Minister van Justitie. In de praktijk worden de aanvragen behandeld door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (verder: COVOG).

Betalingen belastingen en premies: de inschrijver of gegadigde heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen. Betalingen belastingen en premies; Verklaring belastinginspecteur: een gegadigde of inschrijver kan door middel van een verklaring van de belastingdienst, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving, niet ouder is dan 6 maanden, aantonen dat deze uitsluitingsgrond niet op hem van toepassing is.

Economische en financiële draagkracht:

Financiële en economische draagkracht Inschrijver overlegt 3 meest recente jaarrekening op eerste verzoek binnen 7 dagen.

Minimumeisen:

Inschrijver/gegadigde dient te voldoen aan de onderstaande financiële criteria. Een toelichting op de financiële criteria is opgenomen in bijlage N.

1. Liquiditeit: de gemiddelde liquiditeit op basis van Quick Ratio dient per ultimo van de laatste 3 boekjaren waarvan de jaarrekening is vastgesteld tenminste 0,9 te bedragen;

2. solvabiliteit: de gemiddelde solvabiliteit op basis van EV/TV dient per ultimo van de laatste 3 boekjaren waarvan de jaarrekening is vastgesteld tenminste 25 % te bedragen.

In de beoordeling van de verstrekte informatie kunnen externe kredietinformatierapporten van bijvoorbeeld Dun&Bradstreet en/of informatie van de Kamer van Koophandel in de oordeelsvorming worden betrokken.

Mogelijk dat inschrijver een beroep doet op een 403-verklaring afgegeven door de moedervennootschap. De moedervennootschap verklaart daardoor schriftelijk zich o.a. hoofdelijk aansprakelijk te stellen voor schulden van haar dochter, in dit geval zijnde inschrijver.

Indien er sprake is van vrijstelling in het kader van art. BW 2:403, geconsolideerde jaarrekeningen en van een 403-verklaring dient te worden aangetoond dat de organisatie die de 403-verklaring heeft afgegeven, voldoet aan bovenstaande financiële criteria. Tevens dient de 403-verklaring te worden bijgesloten bij de Uniforme Eigen Verklaring.

Indien blijkt dat er een 403-verklaring is afgegeven, maar dat in feite niet aan de voorwaarden voor consolidatie is voldaan of dat de verklaring is begrensd, behoudt de opdrachtgever zich het recht voor in de contractfase een aanvullende zekerheid te bedingen.

Technische en professionele bekwaamheid:

Kwaliteitskeurmerk: inschrijver overlegt op eerste verzoek binnen 7 dagen de bewijsstukken (kopie certificaat).

Opgave Competenties: Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar Referenties: inschrijver dient door middel van een eigen verklaring te beschrijven hoe voor de referent de tevredenheid van de doelgroep is geborgd en welke resultaten hiermee zijn geboekt. De eigen verklaring dient door de referent te worden ondertekend. De verklaring dient specifiek te zijn opgesteld voor deze aanbesteding.

Gegevens van de 5 kerncompetenties bijvoegen via format bijlage C1 tot en met C5 in maximaal 2 A4 per kerncompetentie.

Minimumeisen:

Inschrijver is in het bezit van het volgende kwaliteitskeurmerk: ISO 9001 of kan op andere wijze aantonen dat de onderneming een kwaliteitsbeleid hanteert om een kwalitatief goed prestatie te kunnen leveren.

1. Expertise en Kennis DMS en zaaksysteem: expertise met en kennis van de functionaliteit van een DMS en zaaksysteem volgens de geldende standaarden voor de gemeentelijke overheid. Opdrachtwaarde: minimaal 80 gebruikers;

2. implementatie DMS en zaaksysteem: in staat zijn om een DMS-zaaksysteem te implementeren volgens een overeengekomen implementatieplan (specificaties, mijlpalen en termijnen). Aantoonbare ervaring hiermee hebben. Opdrachtwaarde: minimaal 80 gebruikers;

3. koppeling DMS-zaaksysteem – Squit XO: in staat zijn om een DMS-zaaksysteem te koppelen met het VTH programma Squit XO – zowel voor vergunningverlening als voor toezichtstaken – en met een financieel systeem, volgens overeengekomen specificaties en termijnen. Aantoonbare ervaring hiermee hebben. Opdrachtwaarde: minimaal 80 gebruikers;

4. converteren dossiergericht archief naar zaakgericht archief: in staat zijn om een dossiergericht archief van een organisatie te converteren naar een zaakgericht archief volgens overeengekomen specificaties en termijnen. Aantoonbare ervaring hiermee hebben. Opdrachtwaarde: minimaal 20 documenten;

5. meenemen van de organisatie bij het implementatieproces: in staat om bij de implementatie van een organisatiebreed ICT-systeem, de organisatie en de medewerkers mee te nemen in dit proces, en tijdens de uitvoering organisatiespecifieke aspecten in het proces mee te nemen. De inschrijver heeft aantoonbare hiermee. Opdrachtwaarde: minimaal 80 gebruikers. Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar Referenties.

Uitvoering van de opdracht
Belangrijkste financieringsvoorwaarden en betalingsregelingen en/of verwijzing naar de relevante bepalingen die daarop van toepassing zijn:

Verzekeringen: opdrachtnemer verklaart een verzekering voor algemene aansprakelijkheid (AVB) en beroeps-aansprakelijkheid (BAV) getroffen te hebben. Het verzekerde bedrag dient voor de algemene aansprakelijkheid minimaal een dekking te hebben van 2 500 000 EUR per gebeurtenis (ongeacht het aantal gebeurtenissen) met een maximum van 5 000 000 EUR per jaar. Het eigen risico bedraagt hierbij maximaal 2 500 EUR per gebeurtenis.

Het verzekerde bedrag dient voor de beroepsaansprakelijkheid minimaal een dekking te hebben van 1 250 000 EUR per gebeurtenis (ongeacht het aantal gebeurtenissen) met een maximum van 2 500 000 EUR per jaar.

Het eigen risico bedraagt hierbij maximaal 2 500 EUR per gebeurtenis.

Schaden, die niet door voornoemde verzekeringen zijn gedekt, alsmede het geldende eigen risico, zullen ten laste komen van de partij voor wiens risico de schaden zijn. De inschrijver dient de bewijsstukken, waaruit het sluiten van de verzekering(en) en betaling van de premie blijkt, binnen 7 dagen na de voorlopige gunning, aan de opdrachtgever ter goedkeuring over te leggen.

Rechtsvorm van de combinatie van ondernemers aan wie de opdracht wordt gegund:

Inschrijving handels- of beroepsregister: inschrijver dient een bewijs van inschrijving in het handels- of beroepsregister bij te voegen, niet ouder dan 6 maanden, gerekend vanaf datum indienen offerte. Uit dit uittreksel en/of eventuele Statuten moet duidelijk blijken welke personen welke bevoegdheid hebben binnen de organisatie. Inschrijving in het handels- of beroepsregister, niet ouder dan 6 maanden, gerekend vanaf datum indienen offerte.

Andere bijzondere voorwaarden:

Milieukeurmerk: inschrijver is in het bezit van de volgende verklaringen waaruit blijkt dat Inschrijver voldoet aan de gestelde branchenormen met betrekking tot milieubeheer: a. ISO 14001 of kan op andere wijze aantonen dat de onderneming een kwaliteitsbeleid hanteert om een kwalitatief goed prestatie te kunnen leveren. Inschrijver overlegt op eerste verzoek binnen 7 dagen de bewijsstukken (kopie certificaat).

Procedure
Looptijd van de raamovereenkomst in maanden: 96
Motivering voor een raamovereenkomst van meer dan vier jaar:

Het DMS en het zaaksysteem zijn systemen die door de hele organisatie dagelijks worden gebruikt, en een centrale plaats hebben in de software architectuur. Een verandering vraagt veel, zowel van de organisatie als van de medewerkers. Dat gaat onder meer om opleiding en aanpassing werkwijzen. Het vraagt ook grote technische aanpassingen, bijvoorbeeld de koppelingen met andere systemen. Daarmee is een overgang naar een ander DMS en zaaksysteem een grote investering voor opdrachtgever. Tegelijk zijn er in de komende periode veel vele ontwikkelingen ter verwachten. Die ontwikkelingen stellen andere wettelijke, functionele en technische eisen. Dat gaat bijvoorbeeld om eisen op het gebied van digitaal samenwerken, klantcontacten, archiefbeheer en informatiebeheer (informatie delen en gebruiken). Het niet te voorzien of een systeem dat nu wordt aangeschaft, daaraan na 4 of 6 jaar nog voldoet.

Indien over 4 en/of 6 jaar het DMS en zaaksysteem nog steeds voldoet aan de technische, wettelijke en functionele eisen van dat moment, wil opdrachtgever met eenzelfde systeem een stabiele omgeving bieden aan de organisatie en de medewerkers. Tevens kunnen daarmee de kosten voor een vervanging worden vermeden. Indien het systeem in de ogen van opdrachtgever niet meer voldoet, zal over 4 of 6 jaar een nieuwe aanbesteding volgen.

Geldigheidsduur van de inschrijving: 90 dagen
Datum opening inschrijvingen: 2014-09-22 📅
Gunningscriteria
Criterium: 1. Kwaliteit: opdrachtgever heeft 16 kwaliteitscriteria opgenomen. Deze zijn opgenomen in de offerteaanvraag paragraaf 3.3. In hoofdstuk 4 wordt de beoordeling toegelicht. Beantwoording van de 16 kwalitatieve criteria conform offerteaanvraag (60)
2. Prijs: inschrijver vult bijlage H Prijsinvulformulier in. De totaalprijs wordt meegenomen in de beoordeling. Ingevuld bijlage H; Prijsinvulformulier (40)
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 452105107
Contact
Contactpunt: Esther Meewis
Internetadres: www.ozhz.nl 🌏
URL van de documenten: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=40243 🌏

Referentie
Identificatoren
Door de aanbestedende dienst toegekend referentienummer: 130092OD
Bron: OJS 2014/S 153-275128 (2014-08-08)

Aanvullende inlichtingen (2014-10-07)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Aanvullende inlichtingen

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2014-10-07 📅
Publicatiedatum: 2014-10-10 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2014/S 195-344758
Verwijst naar aankondiging: 2014/S 153-275128
PB-S nummer: 195
Bron: OJS 2014/S 195-344758 (2014-10-07)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)

Software voor het maken van documenten, tekeningen, afbeeldingen, dienstregelingen en productiviteit (3)

Software voor het maken van documenten (1)

Software voor documentenbeheer

Systeem voor documentenbeheer