Levering, implementatie en het onderhoud van een systeem voor zaakgericht werken inclusief klantcontactfunctionaliteit

Hoogheemraadschap van Rijnland

De opdracht omvat de levering, implementatie en het onderhoud van een systeem voor zaakgericht werken inclusief klantcontactfunctionaliteit voor de Aanbestedende Diensten:
- Het hoogheemraadschap van Delfland (HHD),
- Het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) en
- Het hoogheemraadschap van Rijnland (HHR).

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2013-02-04. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2013-01-03.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Brein B.V.

Wie?

• Hoogheemraadschap van Rijnland

Wat?

• Software voor het maken van documenten › Software voor documentenbeheer

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2013-01-03	Aankondiging van een opdracht
2013-06-04	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2013-01-03)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Software voor documentenbeheer
Hoeveelheid of omvang:

De opdracht omvat het leveren van software voor het faciliteren van zaakgericht werken voor de Aanbestedende diensten- Het hoogheemraadschap van Delfland (HHD),- Het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) en- Het hoogheemraadschap van Rijnland (HHR)bestaande uit:- Zaakfunctionaliteit;- Klantcontactfunctionaliteit;Daarnaast bevat de opdracht het leveren van de volgende functionaliteiten:- Zowel Document- en recordmanagement functionaliteit als een koppeling met Document- en recordmanagement systemen.- Koppeling met Geo functionaliteit.- Webformulieren en Persoonlijke Internet Pagina en een koppeling met een CMS.- Mobiel werken: mobiel melden en mobiel behandelen van zaken.De opdracht omvat naast het leveren van de software ook een aantal diensten. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen een eenmalige dienst en jaarlijkse diensten.De eenmalige dienst omvat de installatie, training van gebruikers en beheerders en het werkend en gedocumenteerd opleveren van de aangeboden software, zaakinrichtingen en bijbehorende koppelingen op de omgevingen van de Aanbestedende Diensten. De software en meegeleverde zaakinrichtingen zullen worden onderworpen aan een acceptatietest.De jaarlijkse diensten omvat het gebruik, onderhoud en ondersteuning op de geleverde software, (zaak)inrichtingen en koppelingen. De Aanbestedende Diensten krijgen hierbij de mogelijkheid om de software (inclusief onderliggende platformen/basissystemen) te gebruiken en up-to-date te houden met de laatste versie. Koppelingen zullen, indien nodig, worden aangepast bij wijzigingen van de te koppelen systemen, zodat minimaal dezelfde functionaliteit geborgd is.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Leveringen
Regelgeving: Europese Unie
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Software voor documentenbeheer 📦

Procedure
Type procedure: Niet-openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Andere
Naam aanbestedende dienst: Hoogheemraadschap van Rijnland
Postadres: Archimedesweg 1
Postcode: 2333 CM
Poststad: Leiden
Contact
Internetadres: http://www.rijnland.net 🌏
E-mail: aanbesteding@rijnland.net 📧

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2013-01-03 📅
Indieningstermijn: 2013-02-04 📅
Publicatiedatum: 2013-01-05 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2013/S 004-004285
PB-S nummer: 4
Aanvullende informatie

Aanbesteding conform: BAO. Zie selectie leidraad.

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De opdracht omvat de levering, implementatie en het onderhoud van een systeem voor zaakgericht werken inclusief klantcontactfunctionaliteit voor de Aanbestedende Diensten:

- Het hoogheemraadschap van Delfland (HHD),

- Het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) en

- Het hoogheemraadschap van Rijnland (HHR).

Hoeveelheid of omvang:

De opdracht omvat het leveren van software voor het faciliteren van zaakgericht werken voor de Aanbestedende diensten

- Het hoogheemraadschap van Delfland (HHD),

- Het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) en

- Het hoogheemraadschap van Rijnland (HHR)

bestaande uit:

- Zaakfunctionaliteit;

- Klantcontactfunctionaliteit;

Daarnaast bevat de opdracht het leveren van de volgende functionaliteiten:

- Zowel Document- en recordmanagement functionaliteit als een koppeling met Document- en recordmanagement systemen.

- Koppeling met Geo functionaliteit.

- Webformulieren en Persoonlijke Internet Pagina en een koppeling met een CMS.

- Mobiel werken: mobiel melden en mobiel behandelen van zaken.

De opdracht omvat naast het leveren van de software ook een aantal diensten. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen een eenmalige dienst en jaarlijkse diensten.

De eenmalige dienst omvat de installatie, training van gebruikers en beheerders en het werkend en gedocumenteerd opleveren van de aangeboden software, zaakinrichtingen en bijbehorende koppelingen op de omgevingen van de Aanbestedende Diensten. De software en meegeleverde zaakinrichtingen zullen worden onderworpen aan een acceptatietest.

De jaarlijkse diensten omvat het gebruik, onderhoud en ondersteuning op de geleverde software, (zaak)inrichtingen en koppelingen. De Aanbestedende Diensten krijgen hierbij de mogelijkheid om de software (inclusief onderliggende platformen/basissystemen) te gebruiken en up-to-date te houden met de laatste versie. Koppelingen zullen, indien nodig, worden aangepast bij wijzigingen van de te koppelen systemen, zodat minimaal dezelfde functionaliteit geborgd is.

Beschrijving van de opties:

De aanbesteding heeft betrekking op een Overeenkomst met een basis contractduur van vier (4) jaren. De Aanbestedende diensten hebben het recht deze basis contractduur vijf (5) maal te verlengen met telkens een periode van één (1) jaar.

Aantal mogelijke verlengingen: 5
Tijdpad voor latere opdrachten: 60 maanden
Duur: 48 maanden
Referentienummer: DIG-1554
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Nederland.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Economische en financiële draagkracht:

Aansprakelijkheidsverzekering Verzekering tegen beroepsrisico's Verzekering beroepsrisico's Een kopie van een geldige polis van de relevante aansprakelijkheidsverzekering of een verklaring van een verzekeringsmaatschappij, waarin de dekking is aangegeven met betrekking tot deze aansprakelijkheid (als bedoeld in artikel 48 lid 1 sub a Bao). De kopie(ën, ) van deze polis(sen) of verklaring(en) dient (dienen) als Bijlage toegevoegd te worden en mag niet ouder zijn dan 12 maanden te rekenen vanaf sluitingsdatum van de Inschrijvingen.

Indien uw Onderneming geen kopie van een geldige polis of bij uw Inschrijving heeft overlegd, waaruit een minimale dekking van 1 000 000,00 EUR per jaar blijkt, wordt de Inschrijving ter-zijde gelegd en niet verder inhoudelijk beoordeeld.

Indien de polis of verklaring ouder is dan 12 maanden vanaf datum sluiting Inschrijving, wordt de Inschrijving terzijde gelegd en niet verder inhoudelijk beoordeeld.

Minimale relevante omzet Indien uw Onderneming geen bewijsstuk heeft overlegd bij uw Inschrijving waaruit blijkt dat uw Onderneming voldoet aan de omzeteisen, wordt de Inschrijving terzijde gelegd en niet verder inhoudelijk beoordeeld.

Minimumeisen:

Kopie polis niet ouder dan 12 maanden vanaf sluitingsdatum van de Inschrijving.

Dekking minimaal 1 000 000,00 EUR per jaar. Verzekering tegen beroepsrisico's Verzekering beroepsrisico's.

Gegadigde dient in de laatste drie boekjaren gemiddeld een minimale relevante jaaromzet te hebben gerealiseerd van tenminste

250 000,00 EUR (excl. BTW) in de levering en het onderhoud van een systeem voor zaakgericht werken inclusief klantcontactfunctionaliteit.

Technische en professionele bekwaamheid:

Referentieopdrachten Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar Referenties Voorwaarden aan opgave referenties:

- Indien gebruik gemaakt wordt van een nog niet (geheel) afgeronde opdracht mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van het lopende contract worden opgegeven en kan niet volstaan worden met een prognose van de resultaten.

- Indien meer dan 3 referentieopdrachten worden opgegeven, zullen slechts de eerste 3 opgegeven referentieopdrachten worden beoordeeld.

- Een referent (opdrachtgever) mag slechts 1 keer gebruikt worden.

- Een referent (opdrachtgever) mag geen onderdeel uitmaken van de concernstructuur van de Gegadigde.

- Knock-out! Indien minder dan 3 referenties worden opgegeven, wordt het Verzoek tot Deelneming terzijde gelegd en niet verder inhoudelijk beoordeeld.

- Knock-out! Indien de startdatum van de referentieopdracht voor 2009 ligt, wordt het Verzoek tot Deelneming terzijde gelegd en niet verder inhoudelijk beoordeeld.

- Knock-out! Indien Gegadigde referenties indient die naar aard en omvang niet vergelijkbaar zijn met de onderhavige opdracht, wordt het Verzoek tot Deelneming terzijde gelegd en niet verder inhoudelijk beoordeeld.

Het HHR behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst en/of toestemming van Gegadigde contact op te nemen met een of meer opdrachtgevers (referenten) ter verificatie van de gegevens.

Kwaliteitsborging Waarborgen kwaliteit Techniche uitrusting en maatregelen kwaliteitswaarborgen U dient opgave te doen van de maatregelen die u treft om de kwaliteit te waarborgen. De kwaliteit van uw bedrijf, de geleverde producten en uitgevoerde dienstverlening wordt met name bepaald door de wijze waarop dit is georganiseerd, wordt uitgevoerd en bewaakt.

U wordt verzocht bovenstaande aan te tonen middels (een en ander zoals gesteld in artikel 50 Bao) een van onderstaande bewijzen:

1. een geldig Kwaliteitscertificaat, opgesteld door een onafhankelijke instantie, NEN ISO 15489 en NEN 2082 of vergelijkbaar (u volstaat met het toevoegen van een kopie) op de sluitingsdatum van het Verzoek tot Deelneming of;

2. indien u niet beschikt over een certificaat kan het volstaan om uw eigen kwaliteitshandboek te overleggen. Het dient een actueel en geldig kwaliteitshandboek te zijn, waarin zijn opgenomen de maatregelen die uw organisatie treft om de kwaliteit te waarborgen en te controleren, voorzien van een beleidsverklaring van het management waaruit blijkt dat het management deze maatregelen onderschrijft en controleert (u volstaat met het toevoegen van een kopie van een toegesneden index van het kwaliteitshandboek, een onderbouwing waarom de door u gehanteerde kwaliteitborging gelijk is aan het gevraagde certificaat, en de beleidsverklaring).

- Knock-out! Indien een van bovenstaande bewijzen niet wordt overlegd, wordt uw Verzoek tot Deelneming terzijde gelegd en niet verder inhoudelijk beoordeeld.

- Knock-out! Het vereiste kwaliteitscertificaat moet in relatie staan met de te verrichten werkzaamheden. Indien de scope van het kwaliteitscertificaat de gevraagde werkzaamheden niet omvat, wordt uw Verzoek tot Deelneming terzijde gelegd en niet verder inhoudelijk beoordeeld.

Minimumeisen:

De afzonderlijke referenties dienen te voldoen aan de onderstaande aspecten:

- De referentieprojecten dienen te zijn gestart in 2009, 2010 of 2011, en dienen te zijn uitgevoerd of zijn op het moment van uitbrengen van de Inschrijving nog in uitvoering.

- De referentie moet naar aard en omvang minimaal vergelijkbaar zijn met onderhavige opdracht Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar Referenties

Een beschrijving van de maatregelen die de Inschrijver treft om de kwaliteit te waarborgen. Waarborgen kwaliteit Techniche uitrusting en maatregelen kwaliteitswaarborgen.

Procedure
Objectieve selectiecriteria:

[In het bestek, beschrijvend document of uitnodiging tot inschrijving/onderhandeling.]

Datum van verzending van uitnodigingen: 2013-03-07 📅
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Identiteit
Ander type aanbestedende dienst: Other
Contact
Contactpunt: Raheel Butt
Internetadres: www.rijnland.net 🌏

Referentie
Identificatoren
Door de aanbestedende dienst toegekend referentienummer: DIG-1554
Aanvullende informatie

Aanbesteding conform: BAO.

Zie selectie leidraad.

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Den Haag
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over termijnen voor beroep: Zie selectie leidraad.
Bron: OJS 2013/S 004-004285 (2013-01-03)

Award Aankondiging (2013-06-04)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2013-06-04 📅
Publicatiedatum: 2013-06-05 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2013/S 107-182948
Verwijst naar aankondiging: 2013/S 4-004285
PB-S nummer: 107

Object
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Nederland

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2013-05-30 📅
Naam: Brein B.V.
Postadres: Postbus 210
Poststad: Haaksbergen
Postcode: 7480 AE
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 3

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Informatie over termijnen voor beroep: Zie selectieleidraad.
Bron: OJS 2013/S 107-182948 (2013-06-04)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)

Software voor het maken van documenten, tekeningen, afbeeldingen, dienstregelingen en productiviteit (3)

Software voor het maken van documenten (1)

Software voor documentenbeheer

Systeem voor documentenbeheer