Aanschaf, implementatie en onderhoud van een e-HRM systeem in BOCE-verband

Gemeente Emmen

De gemeenten Borger-Odoorn, Coevorden en Emmen (hierna: BOCE-gemeenten) werken sinds enige jaren intensief samen op het terrein van de bedrijfsvoering. De BOCE-gemeenten hebben de ambitie om de bestaande samenwerking uit te breiden met een gezamenlijke implementatie van (één systeem voor) e-HRM voor de (digitale) ondersteuning van hun HR-processen. De opdracht heeft betrekking op twee fasen. Voor de exacte inhoud hiervan verwijzen wij u naar de offerteaanvraag en de bijbehorende bijlagen.
Fase 1:
Alle onderdelen genoemd onder fase 1 dienen per 1 januari 2014 operationeel te zijn bij de gemeente Borger-Odoorn, Coevorden en Emmen. Voor het Openbaar Onderwijs geldt dat fase 1 pas per 1 januari 2015 operationeel dient te zijn. Hieronder vallen o.a. de personeelsregistratie, salarisadministratie, salarisverwerking, gewenste HRM- en managementrapportages.
Fase 2:
De onderdelen genoemd onder fase 2 worden operationeel afhankelijk van de behoefte van de afzonderlijke deelnemers. Deze behoefte zal per deelnemer in overleg met Opdrachtnemer nader bepaald worden. Dit betekent dat enkele onderdelen ook per 1 januari 2014 operationeel zullen moeten zijn. De functionaliteiten die hier beschreven worden hebben betrekking op: werving en selectie, doorstroming (personeelsontwikkeling en mobiliteit), employee self service, manager self service, verzuim- en verlofregistratie, inhuur derden, personeelsplanning, opleidingen.
Overigens dienen alle onderdelen genoemd onder fase 1 en fase 2 na opdrachtverlening wel beschikbaar te zijn om geïmplementeerd te worden.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2013-04-08. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2013-02-15.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Raet B.V.

Wie?

• Gemeente Emmen

Wat?

• Software en informatiesystemen

Waar?

• Drenthe › Zuidoost-Drenthe

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2013-02-15	Aankondiging van een opdracht
2013-03-13	Aanvullende inlichtingen
2013-04-08	Aanvullende inlichtingen
2014-01-09	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2013-02-15)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Software en informatiesystemen
Hoeveelheid of omvang:

Er worden in de salarisadministratie voor vier verschillende werkgevers (drie gemeenten en het personeel Openbaar Onderwijs Emmen) met een globale omvang van totaal circa 2500 entiteiten die worden verloond.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Leveringen
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Software en informatiesystemen 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Gemeente Emmen
Postadres: Raadhuisplein 1
Postcode: 7811 AP
Poststad: Emmen
Contact
Internetadres: http://www.emmen.nl 🌏
E-mail: tenders@emmen.nl 📧
Telefoon: +31 140591 📞
Fax: +31 591685599 📠

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2013-02-15 📅
Indieningstermijn: 2013-04-08 📅
Publicatiedatum: 2013-02-20 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2013/S 036-057073
PB-S nummer: 36
Aanvullende informatie

De informatie-uitwisseling in deze aanbesteding vindt digitaal plaats. De offerteaanvraag kan worden gedownload op www.tenderned.nl. Hiertoe kan een wachtwoord worden opgevraagd bij het team Juridische Zaken & Inkoop via het e-mailadres tenders@emmen.nl. De Nota van Inlichtingen zal (onbeveiligd) op www.tenderned.nl beschikbaar worden gesteld.

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Fase 1:

Alle onderdelen genoemd onder fase 1 dienen per 1 januari 2014 operationeel te zijn bij de gemeente Borger-Odoorn, Coevorden en Emmen. Voor het Openbaar Onderwijs geldt dat fase 1 pas per 1 januari 2015 operationeel dient te zijn. Hieronder vallen o.a. de personeelsregistratie, salarisadministratie, salarisverwerking, gewenste HRM- en managementrapportages.

Fase 2:

De onderdelen genoemd onder fase 2 worden operationeel afhankelijk van de behoefte van de afzonderlijke deelnemers. Deze behoefte zal per deelnemer in overleg met Opdrachtnemer nader bepaald worden. Dit betekent dat enkele onderdelen ook per 1 januari 2014 operationeel zullen moeten zijn. De functionaliteiten die hier beschreven worden hebben betrekking op: werving en selectie, doorstroming (personeelsontwikkeling en mobiliteit), employee self service, manager self service, verzuim- en verlofregistratie, inhuur derden, personeelsplanning, opleidingen.

Overigens dienen alle onderdelen genoemd onder fase 1 en fase 2 na opdrachtverlening wel beschikbaar te zijn om geïmplementeerd te worden.

Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Zuidoost-Drenthe

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Geen faillissement De onderneming of een bestuurder ervan verkeert niet in staat van faillissement of liquidatie; de werkzaamheden van de onderneming zijn niet gestaakt; de onderneming verkeert niet in surseance van betaling, er is geen (faillissements-)akkoord gesloten noch verkeert de onderneming in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie. Geen faillissement Verklaring faillisementswet De onderneming of een bestuurder overlegt op verzoek van opdrachtgever een non-faillissementsverklaring waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver niet verkeert in één van die omstandigheden. Aanvragen bij de Griffier van de Rechtbank van het arrondissement waarin de onderneming gevestigd is.

Geen surseance van betaling Voor de onderneming of een bestuurder ervan is geen faillissement of liquidatie aangevraagd; tegen de onderneming is geen procedure van vereffening of surseance van betaling aangevraagd. Tegen de onderneming is geen akkoord, dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie aanhangig gemaakt. Geen surseance van betaling Verklaring faillisementswet De onderneming of een bestuurder overlegt op verzoek van opdrachtgever een non-faillissementsverklaring waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver niet verkeert in één van die omstandigheden. Aanvragen bij de Griffie van de Rechtbank in het arrondissement waarin de onderneming gevestigd is.

Geen ernstige beroepsfout De onderneming of een bestuurder ervan heeft in de afgelopen vier jaar in de uitoefening van zijn beroep geen een ernstige fout begaan. Geen ernstige beroepsfout Verklaring Omtrent Gedrag De onderneming of een bestuurder overlegt de verklaring omtrent het gedrag rechtspersoon (hierna: VOGrp), bedoeld in artikel 30 van de Wet Justitiële en Strafvorderlijke gegevens. Aanvragen bij de Minister van Justitie. In de praktijk worden de aanvragen behandeld door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (verder: COVOG). Indien u niet tijdig een VOGrp kunt overleggen dan kunt u volstaan met de kopie van uw aanvraag bij uw inschrijving te voegen. Eventuele gunning zal alleen gedaan worden onder de ontbindende voorwaarde dat een VOGrp wordt afgegeven.

Betalingen premies De onderneming of een bestuurder ervan heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies. Betalingen premies Verklaring belastinginspecteur De onderneming of een bestuurder overlegt op verzoek van opdrachtgever een verklaring omtrent betalingsgedrag werknemersverzekering en volksverzekering waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichtingen. Aanvragen bij de belastingdienst

Betalingen belastingen De onderneming of een bestuurder ervan heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van belastingen. Betalingen belastingen Verklaring belastinginspecteur De onderneming of een bestuurder overlegt op verzoek van opdrachtgever een verklaring omtrent betalingsgedrag belastingen waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichtingen. Aanvragen bij de belastingdienst

Geen valse verklaringen De onderneming of zijn bestuurder heeft bij het verstrekken van inlichtingen die door de aanbestedende dienst van hem waren verlangd in het kader van aanbestedingsprocedures zich niet in ernstige mate schuldig gemaakt aan het verstrekken van valse verklaringen of zijn onderneming heeft deze inlichtingen niet, of niet volledig verstrekt. Geen valse verklaringen Eigen Verklaring De onderneming of een bestuurder verklaart op verzoek van opdrachtgever dat hij zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of dat hij geen informatie of onvolledige informatie heeft verstrekt.

Geen gerechtelijke uitspraak Tegen de onderneming of een bestuurder ervan is in de afgelopen 4 jaar niet een onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak gedaan op grond van overtreding van op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel. Geen gerechtelijke uitspraak Verklaring Omtrent Gedrag De onderneming of een bestuurder overlegt de verklaring omtrent het gedrag rechtspersoon (hierna: VOGrp), bedoeld in artikel 30 van de Wet Justitiële en Strafvorderlijke gegevens. Aanvragen bij de Minister van Justitie. In de praktijk worden de aanvragen behandeld door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (verder: COVOG). Indien u niet tijdig een VOGrp kunt overleggen dan kunt u volstaan met de kopie van uw aanvraag bij uw inschrijving te voegen. Eventuele gunning zal alleen gedaan worden onder de ontbindende voorwaarde dat een VOGrp wordt afgegeven.

Geen crimineel verleden De onderneming of een bestuurder ervan is in de afgelopen vier jaar niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld op grond van de volgende artikelen van het Wetboek van Strafrecht: 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater. Geen crimineel verleden Verklaring Omtrent Gedrag De onderneming of een bestuurder overlegt de verklaring omtrent het gedrag rechtspersoon (hierna: VOGrp), bedoeld in artikel 30 van de Wet Justitiële en Strafvorderlijke gegevens. Aanvragen bij de Minister van Justitie. In de praktijk worden de aanvragen behandeld door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (verder: COVOG). Indien u niet tijdig een VOGrp kunt overleggen dan kunt u volstaan met de kopie van uw aanvraag bij uw inschrijving te voegen. Eventuele gunning zal alleen gedaan worden onder de ontbindende voorwaarde dat een VOGrp wordt afgegeven.

Technische en professionele bekwaamheid:

Referenties Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar Referenties Invullen van het Standaardformulier referenties.

Minimumeisen:

De Inschrijver dient bij de Inschrijving minimaal drie referenties van de afgelopen drie (3) jaren op te geven, die qua aard en omvang vergelijkbaar zijn met onderhavige Opdracht.

Uit de drie referenties dient de ervaring te blijken van het leveren en implementeren van een e-HRM systeem voor de gemeente- en Primair onderwijsinstellingen. Qua aard vergelijkbaar met onderhavige Opdracht houdt in dat de ingediende referenties minimaal de onderstaande opdrachtkenmerken dient te bevatten:

- het geleverde systeem is in ieder geval ingericht conform de volgende arbeidsregelingen: CAO Gemeente, CAO Primair Onderwijs;

- uit uw drie referenties tezamen blijkt dat u de in I.4 Resultaten genoemde onderdelen succesvol heeft geleverd en geïmplementeerd.

Qua omvang vergelijkbaar met onderhavige Opdracht houdt in dat uit de drie referenties tezamen dient te blijken dat deze:

- in ieder geval zijn uitgevoerd bij twee 50.000+ gemeenten en één primaironderwijsinstelling met minimaal 10 scholen.

- elke de individuele referentieopdracht een opdrachtwaarde dient te hebben gehad van minimaal 50 000 EUR exclusief BTW.

De aangeleverde referenties zijn pas geldig indien voldaan wordt aan de onderstaande voorwaarden:

- de referentieopdracht mag niet langer dan drie jaar geleden zijn afgerond, terugrekend vanaf de uiterste sluitingsdatum van het indienen van uw Offerte;

- er moet een ondertekende tevredenheidsverklaring overlegd te zijn waaruit blijkt dat het geleverde e-HRM systeem tijdig en adequaat is uitgevoerd. Van de ondertekenaar van deze verklaring dient naam, functie en telefoonnummer vermeld te zijn;

- alle referenties die u aanlevert, dienen aantoonbaar gebaseerd te zijn op de oplossing (softwareapplicatie) die u voornemens bent te gaan leveren aan Opdrachtgever.

Indien een beroep wordt gedaan op de technische bekwaamheid van onderaannemers en/of combinanten dan dient Inschrijver hiervoor een verklaring toe te voegen aan de Inschrijving waaruit blijkt dat Inschrijver daadwerkelijk kan beschikken over deze bekwaamheid of middelen. Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar Referenties

Uitvoering van de opdracht
Andere bijzondere voorwaarden:

Inschrijving beroeps- of handelsregister U dient bij uw inschrijving (kopie van) een bewijs van inschrijving in het handels- of beroepsregister uit uw land van herkomst bij te voegen. Deze mag maximaal 6 maanden oud zijn, gerekend vanaf de sluitingsdatum. Uit dit uittreksel moet blijken welke persoon of personen tekenbevoegd is/zijn binnen uw organisatie.

Mocht de desbetreffende bevoegde functionaris niet in het register van Kamer van Koophandel zijn vermeld, maar wel als bestuurder zijn aangewezen in de statuten die bij de Kamer van Koophandel zijn gedeponeerd, dan moet u deze statuten altijd bij uw inschrijving meesturen. Inschrijving beroeps- of handelsregister Handelsregister

Kopie legitimatiebewijs Teneinde de rechtsgeldigheid van de ondertekening van de ingeleverde verklaringen te kunnen controleren, dient bij de inschrijving een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de bevoegde functionaris te worden ingediend. Dit dient dezelfde functionaris te zijn die de inschrijving en de daarbij behorende documenten heeft ondertekend. Kopie van een geldig legitimatiebewijs van de bevoegde functionaris

Procedure
Geldigheidsduur van de inschrijving: 150 dagen
Datum opening inschrijvingen: 2013-04-08 📅
Gunningscriteria
Criterium: 1. Gg1. Prijs (40)
2. Gg2. Functionaliteit (20)
3. Gg3. Implementatieplan (20)
4. Gg4. Presentatie (20)
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Contact
Contactpunt: Arjen Jansen
Internetadres: www.emmen.nl 🌏

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Assen
Postadres: Brinkstraat 4
Poststad: Assen
Postcode: 9401 HZ
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: communicatie.assen@rechtspraak.nl 📧
Telefoon: +31 592339222 📞
Internetadres: www.rechtspraak.nl/Organisatie/Rechtbanken/Assen/ 🌏
Fax: +31 592339498 📠
Informatie over termijnen voor beroep:

Een inschrijver die bezwaar wil maken dient dit schriftelijk en gemotiveerd bekend te maken aan de gemeente Emmen, binnen een termijn van 15 dagen te rekenen vanaf de dagtekening van het voornemen tot gunning, dit op straffe van verval van recht. Dit schriftelijke bezwaar dient vergezeld te gaan van een conceptdagvaarding voor een voorlopige voorziening.

Bron: OJS 2013/S 036-057073 (2013-02-15)

Aanvullende inlichtingen (2013-03-13)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Aanvullende inlichtingen

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2013-03-13 📅
Publicatiedatum: 2013-03-16 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2013/S 054-087633
Verwijst naar aankondiging: 2013/S 36-057073
PB-S nummer: 54
Bron: OJS 2013/S 054-087633 (2013-03-13)

Aanvullende inlichtingen (2013-04-08)
Referentie
Datums
Verzenddatum: 2013-04-08 📅
Indieningstermijn: 2013-04-15 📅
Publicatiedatum: 2013-04-13 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2013/S 073-120728
PB-S nummer: 73
Bron: OJS 2013/S 073-120728 (2013-04-08)

Award Aankondiging (2014-01-09)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2014-01-09 📅
Publicatiedatum: 2014-01-11 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2014/S 008-009293
PB-S nummer: 8

Object
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Zuidoost-Drenthe.

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2013-07-12 📅
Naam: Raet B.V.
Postadres: Plotterweg 38
Poststad: Amersfoort
Postcode: 3821 BB
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 1

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 31443820
Contact
URL van de documenten: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=28149 🌏

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Informatie over termijnen voor beroep:

Bron: OJS 2014/S 008-009293 (2014-01-09)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)