Media inkoop IBMN+

Gemeenten Amersfoort, Woerden, IJsselstein, Vianen, Montfoort, Woudenberg, Scherpenzeel en Stichtse Vecht

Het verzorgen van media inkoop van de tegen betaling verkregen ruimte in landelijke, regionale en lokale kranten en vakbladen voor gemeentelijke mededelingen.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2012-03-19. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2012-01-31.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Abovo Media BV

Wie?

• Gemeenten Amersfoort, Woerden, IJsselstein, Vianen, Montfoort, Woudenberg, Scherpenzeel en Stichtse Vecht

Wat?

• Markt- en economieonderzoek; enquêtes en statistieken › Reclame- en marketingdiensten

Waar?

• West-Nederland › Utrecht

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2012-01-31	Aankondiging van een opdracht
2012-09-28	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2012-01-31)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Reclame- en marketingdiensten
Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Reclame- en marketingdiensten 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Gemeenten Amersfoort, Woerden, IJsselstein, Vianen, Montfoort, Woudenberg, Scherpenzeel en Stichtse Vecht
Postadres: p/a Papendorpseweg 53-59
Postcode: 3528 BJ
Poststad: Utrecht
Contact
E-mail: gezamenlijk@ibmn.eu 📧
Telefoon: +31 618439656 📞
Fax: +31 30799111 📠

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2012-01-31 📅
Indieningstermijn: 2012-03-19 📅
Publicatiedatum: 2012-02-02 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2012/S 22-035913
PB-S nummer: 22
Aanvullende informatie

Conform paragraaf 4.10 van het aanbestedingsdocument: Ondernemers worden in de gelegenheid gesteld om vragen en opmerkingen over de gevraagde dienstverlening en/of aanbestedingsprocedure te maken. Tijdens de aanbestedingsprocedure kunt u tot uiterlijk maandag 20.2.2012, onder vermelding van 'Vragen aanbesteding Media inkoop IBMN+', schriftelijk stellen via e-mailadres: gezamenlijk@ibmn.eu. Een inschrijver draagt zelf de verantwoordelijkheid om te verifiëren of zijn e-mailberichten (tijdig) zijn ontvangen door de aanbestedende dienst. De vragen worden geanonimiseerd. De vragen en antwoorden worden verwerkt in de zogeheten Nota van inlichtingen. Deze Nota van inlichtingen wordt zo spoedig mogelijk gepubliceerd op www.aanbestedingskalender.nl en dient te worden beschouwd als integraal onderdeel van het aanbestedingsdocument.

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Het verzorgen van media inkoop van de tegen betaling verkregen ruimte in landelijke, regionale en lokale kranten en vakbladen voor gemeentelijke mededelingen.

Beschrijving van de opties:

'Paragraaf 2.5 van het aanbestedingsdocument 'Duur van de overeenkomst'.

De duur van de overeenkomst heeft een looptijd van 2 jaar gerekend vanaf datum inwerkingtreding van de raamovereenkomst. De raamovereenkomst kan na de initiële looptijd van 2 jaar twee maal met 1 jaar eenzijdig door gezamenlijke opdrachtgevers worden verlengd.

Duur: 24 maanden
Referentienummer: IBMN-2011-BUN-IS-005
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering:

De gemeenten Amersfoort, Woerden, IJsselstein, Vianen, Montfoort, Woudenberg, Scherpenzeel en Stichtse Vecht.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Paragraaf 3.2.1.1. van het aanbestedingsdocument 'Eisen ten aanzien van de inschrijving in het beroeps- of handelsregister'.

De inschrijver dient - indien wettelijk voorgeschreven - ingeschreven te zijn in het beroeps- of handelsregister volgens de eisen van de wetgeving van het land waar hij is gevestigd.

Ten bewijze van de inschrijving voornoemd dient een kopie van de betreffende inschrijving te worden overlegd. Vorenbedoelde kopie mag niet ouder zijn dan zes (6) maanden te rekenen vanaf aanbestedingsdatum.

Uit vorenbedoeld kopie moet ondermeer blijken wie de inschrijver ter zake van de inschrijving rechtsgeldig vertegenwoordigt. In geval geen wettelijke plicht tot inschrijving in het beroeps- of handelsregister als vorenbedoeld bestaat, dient een verklaring te worden overlegd, waaruit blijkt wie de inschrijver ter zake van de inschrijving rechtsgeldig vertegenwoordigt.

De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving dient binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) aan te tonen aan de gevraagde inschrijvingseisen te voldoen zoals hiervoor beschreven.

Het niet (tijdig) aanleveren van de in deze paragraaf bedoelde gegevens, leidt er toe dat de inschrijver niet of onvoldoende heeft aangetoond, geschikt te zijn voor (eventuele) gunning van de opdracht. De inschrijver komt derhalve niet in aanmerking voor (eventuele) gunning van de opdracht.

Paragraaf 3.2.1.2. van het aanbestedingsdocument 'Inschrijving bij ROTA'.

In de inschrijving dient te zijn opgenomen een bewijs van inschrijving bij ROTA dan wel dient de inschrijver aan te tonen dat hij op het moment van gunning ingeschreven zal zijn bij de ROTA.

Het niet (tijdig) aanleveren van de in deze paragraaf bedoelde gegeven (bewijs), leidt er toe dat de inschrijver niet of onvoldoende heeft aangetoond, geschikt te zijn voor (eventuele) gunning van de opdracht. De inschrijver komt derhalve niet in aanmerking voor (eventuele) gunning van de opdracht.

Minimumeisen:

Paragraaf 3.2.3.1. van het aanbestedingsdocument 'Eisen met betrekking tot de omzet'.

De inschrijver dient conform artikel 48 van het BAO (Staatsblad 2005, nummer 408) de financiële en economische draagkracht aan te tonen door een verklaring betreffende de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is met betrekking tot de laatste 3 boekjaren.

De inschrijver dient over een gezonde financiële en economische draagkracht te beschikken en de continuïteit dient over een langere periode gewaarborgd te zijn (artikel 48 Bao (Staatsblad 2005, nummer 408)). Inschrijver verklaart dat hij over voldoende financiële en economische draagkracht beschikt om de opdracht als vermeld in dit aanbestedingsdocument uit te voeren. Dit kan aangetoond worden door een omzetverklaring over de laatste 3 boekjaren van de bedrijfsactiviteit(en) die het voorwerp is (zijn) van deze aanbesteding.

Indien uw financiële gegevens zijn geconsolideerd met de financiële gegevens van uw holding- / moedermaatschappij is het toegestaan de financiële gegevens van de holding- / moedermaatschappij te overleggen.

Dit dient expliciet vermeld te worden, waarbij de holding- / moedermaatschappij dan dient te verklaren dat zij zich, in het geval van gunning van de onderhavige opdracht aan haar dochtermaatschappij, volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten overeenkomst voortvloeien.

Ten bewijze hiervan dient de accountant (RA / AA) van de inschrijver de volgende financiële gegevens over de laatste 3 boekjaren op te stellen: Voor uitvoering van de onderhavige opdracht is een minimale totale omzet per jaar in de laatste drie boekjaren van minimaal 800 000,- EUR (achthonderdduizend euro) gerealiseerd met de bedrijfsactiviteit media inkoop die het voorwerp van deze opdracht is.

De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving dient binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) aan te tonen aan de gevraagde financiële gegevens te beschikken te voldoen zoals hiervoor beschreven.

Het niet (tijdig) aanleveren van de in deze paragraaf bedoelde gegevens leidt er toe dat de inschrijver niet of onvoldoende heeft aangetoond geschikt te zijn voor gunning van de opdracht. De inschrijver komt derhalve niet in aanmerking voor gunning van de opdracht.

De inschrijver dient ten tijde van de uitvoering van de opdracht verzekerd te zijn voor beroepsaansprakelijkheid. Ter zake moet sprake zijn van een adequate en in de branche gebruikelijke verzekering.

De hoogte van deze verzekering dient minimaal 500 000,00 EUR per schadegeval te bedragen en minimaal 1 000 000,00 EUR per jaar.

Indien inschrijver een dergelijke verzekering niet heeft dan dient inschrijver een verklaring bij te voegen waarin inschrijver verklaart in geval van gunning bereid te zijn een dergelijke verzekering af te sluiten, dan wel verklaart inschrijver de dekking tot bovengenoemde minimum bedragen op te hogen. De polis is niet ouder dan 1 jaar na aanbestedingsdatum van deze aanbesteding.

Een kopie van de verzekeringspolis dient door de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) te worden overlegd.

De volgende paragrafen zoals opgenomen in het aanbestedingsdocument:

3.2.2.1 Ervaringseis / referentieopdrachten.

Teneinde in aanmerking te kunnen komen voor eventuele gunning van de opdracht, dient een inschrijver aan te tonen over de navolgende ervaringen te beschikken:

De inschrijver dient conform artikel 49 van het "Besluit aanbestedingsregels voor overeenkomsten" (Staatsblad 2005, nummer 408), een referentielijst bij te voegen van drie (3) soortgelijke opdrachten van media inkoop in de afgelopen drie jaar die qua omvang en complexiteit zijn te vergelijken met de onderhavige aanbesteding 'media inkoop IBMN+'. Hiertoe dient inschrijver het format van bijlage 11 te overleggen (voor elke referentieopdracht, één standaardverklaring) ondertekend door inschrijver. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om informatie in te winnen bij de voor het referentieproject opgegeven contactpersoon en/of de betrokken opdrachtgever.

Onder een soortgelijke opdracht wordt verstaan een opdracht die voldoet aan de volgende voorwaarden:

1.Een jaarlijkse omzet van minimaal 300 000,= EUR op het vlak van media inkoop;

2.De referentieopdracht omvat minimaal de volgende activiteiten, met de betekenis die er in deze aanbesteding aan is toegekend:

a. contractonderhandeling - en beheer;

b. inkoop & facturatie;

c. bewijsnummering;

d. overleg en rapportage;

e. administratieve en financiële afhandeling via een digitaal webbased afhandelingssysteem.

De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving dient binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) aan te tonen aan de gevraagde ervaringseisen te voldoen zoals hiervoor beschreven.

3.2.2.2 Omschrijving onderaanneming.

De inschrijver dient bij inschrijving een schriftelijke verklaring (bijlage 3) te overleggen, welk gedeelte van de opdracht de inschrijver eventueel in onderaanneming (onderopdrachtneming) wil geven en aan welke onderaannemers (onderopdrachtnemers) zulks in het voorkomend geval zal plaatsvinden.

Ter zake toont de inschrijver (eveneens) de geschiktheid van de betreffende onderaannemers aan. In deze aanbestedingsprocedure geldende uitsluitingsgronden gelden eveneens voor onderaannemers. De inschrijver dient op dezelfde wijze als voor hem geldt, aan te tonen dat ter zake geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn, dit door het rechtgeldig ondertekenen van bijlage 3B.

Inschakeling van onderaannemers laat de eventuele aansprakelijkheid van/voor (uitvoering van de opdracht door) de opdrachtnemer onverlet.

De inschrijver/opdrachtnemer is - zodra hij een gedeelte van de opdracht in onderaanneming wenst te geven - verplicht, gebruik te maken van de door hem bij inschrijving voorgestelde onderaannemers. Inschakeling van andere onderaannemers dan vorengenoemd behoeft te allen tijde steeds voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever. De opdrachtgever behoudt zich daarbij te allen tijde het recht voor, niet bij de inschrijving voorgestelde onderaannemers uit te sluiten van uitvoering van de opdracht.

Indien de eventuele onderaannemer op het moment van inschrijven (nog) niet bekend is dienen deze op het moment van uitvoering ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de opdrachtgever. De opdrachtgever behoudt zich daarbij te allen tijde het recht voor de voorgestelde onderaannemers uit te sluiten van uitvoering van de opdracht.

3.2.2.3 Personeel.

Basis dienstverlening.

Inschrijver dient aan te geven dat deze over voldoende personeel beschikt om de onderhavige opdracht na gunning te kunnen uitvoeren. In bijlage 12 kunt u inzicht geven in het personeel dat u ten behoeve van deze aanbesteding in zult zetten en aan te geven of u beschikt (in dienstverband dan wel ingehuurd) over de gevraagde functies (per functie minimaal gemiddeld 1 fte over de afgelopen 3 jaar te rekenen vanaf aanbestedingsdatum, voor de 6 functies totaal minimaal gemiddeld 6 fte over de afgelopen 3 jaar te rekenen vanaf aanbestedingsdatum).

— media-executie (dagelijkse reservering, bevestigingen, verzorgen van inkoop),

— administratie (facturatie t.b.v. klant en media),

— accountmanagement (relatie met klant: cliënt service director),

— mediaplanning standaard,

— ondersteuning (secretariaat),

— ICT beheer (web)applicaties.

De in deze paragraaf gevraagde medewerkers zijn ervaren en hebben uitstekende en bewezen vakkennis. Inschrijver toont dit aan door in bijlage 12 een korte profielschets op te geven van de door inschrijver in te zetten medewerkers (incl. relevante werkervaring bijvoorbeeld). Ook dient opgegeven te worden of, en zo ja, welke medewerkers die ook voor opdrachtgever zullen worden ingezet ervaring hebben bij de door inschrijver opgegeven referenties.

Additionele facultatieve dienstverlening (optioneel).

Het betreft hier de functies die inschrijver op aanvraag in wil zetten voor mediastrategie, -advies en vormgeving/DTP:

Research: senior/medior/junior.

Strategie/advies: senior/medior/junior.

Mediaplanning uitgebreid: senior/medior/junior.

Vormgeving/DTP: senior/medior/junior.

N.B. ad Mediaplanning uitgebreid: het betreft hier uitgebreidere dienstverlening op het gebied van mediaplanning dan genoemd bij de basis dienstverlening. Bijvoorbeeld op verzoek van IBMN+ t.b.v. mediacampagnes, mediaplanning op maat (bijvoorbeeld in een mediamix).

De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving dient binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) aan te tonen aan de gevraagde personele eisen te voldoen zoals hiervoor beschreven.

3.2.2.4 Kwaliteit van de organisatie.

Inschrijver dient aan te geven dat deze voldoende geoutilleerd is om de onderhavige opdracht na gunning te kunnen uitvoeren. In bijlage 13 dient inschrijver op te geven in hoeverre deze aan onderstaande bureaukenmerken voldoet.

Algemene kenmerken bureau:

Inschrijver voldoet aan een hoge kwaliteitsstandaard en heeft een full service aanbod. Inschrijver heeft voor daartoe alle soorten media inkoop (Arbeidsmarktcommunicatie, print, online, outdoor, Rtv) specialisten in huis op hoog niveau;

Inschrijver beschikt over voldoende kennis en kunde van de markt.

Inschrijver beschikt over actuele onderzoeken en bereikcijfers per doelgroep die duidelijk maken op welke wijze de meeste GRP's (gross rating points) kunnen worden behaald. Inschrijver dient aan te geven of de rapportages in eigen huis dan wel elders worden geproduceerd. Indien elders dan opgave bij welke onderaannemer(s)/toeleverancier(s).

De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving dient binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) aan te tonen aan de gevraagde kwaliteitseisen te voldoen zoals hiervoor beschreven.

3.2.2.5 Duurzaamheid

Inschrijver dient aan te geven dat deze voldoende geoutilleerd is om de onderhavige opdracht na gunning te kunnen uitvoeren. In bijlage 14 dient inschrijver op te geven in hoeverre deze aan onderstaande duurzaamheidseisen voldoet.

Gezien het belang van duurzaamheid, werken wij alleen samen met leveranciers die zorg tonen voor het milieu. Gegadigde toont aan dat hij beschikt over een managementsysteem waarin minstens 2 van de volgende 6 punten zijn opgenomen en geborgd:

— er is een actuele door de directie ondertekende milieubeleidsverklaring,

— er is een milieuprogramma of actieplan waarin staat welke stappen de organisatie van gegadigde gaat nemen om de milieubelasting te reduceren,

— er is een formeel aangestelde milieucoördinator of andere functionaris die de milieumaatregelen van de organisatie coördineert,

— er is een (milieu-)verslag waarin gerapporteerd wordt over de milieumaatregelen en de behaalde resultaten,

— de naleving van de desbetreffende milieuwetgeving is geborgd,

— er is een plan waaruit blijkt dat het personeel wordt geschoold in milieuvriendelijk gedrag en hoe de controle hierop wordt uitgevoerd.

Gegadigde voldoet in elk geval aan de geschiktheideis indien hij beschikt over een ISO 14001 of EMAS certificaat dat toeziet op hetgeen in deze paragraaf gesteld is.

Een combinatie van gegadigden dient afzonderlijk aan de bovengenoemde kwaliteitseis te voldoen.

3.3 Overige minimumeisen.

Voor (eventuele gunning van) de opdracht komt uitsluitend in aanmerking de inschrijver die, naar het oordeel van de aanbestedende dienst, tijdig heeft aangetoond te voldoen aan de hieronder in deze paragraaf gestelde overige minimumeisen.

3.3.1 Nederlandse taal.

Inschrijver dient te garanderen dat gedurende de uitvoering van de opdracht door alle werknemers en ingezette derden welke betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht in de contacten met de aanbestedende dienst en zijn medewerkers, alsmede in de contacten met derden, de Nederlandse taal in woord en geschrift zal worden gebruikt.

Ter zake dient de als bijlage 3 aan dit aanbestedingsdocument gehechte verklaring te worden ingevuld en ingediend.

De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving dient binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) aan te tonen dat hij/zij aan de genoemde minimumeis voldoet en overlegt hiertoe het gevraagde document.

Het niet (tijdig) aanleveren van de in deze paragraaf bedoelde (eigen-) verklaring leidt tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. De inschrijver komt derhalve niet in aanmerking voor (eventuele) gunning van de opdracht.

3.3.2 Verklaring rechtmatigheid inschrijving.

Bij inschrijving dient de inschrijver een schriftelijke verklaring te overleggen waaruit blijkt dat de inschrijving op onderhavige opdracht niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht. Deze verklaring dient ondertekend te zijn door een bestuurder die de inschrijver ter zake rechtsgeldig vertegenwoordigt.

Hiervoor dient de als bijlage 9 aan dit aanbestedingsdocument gehechte verklaring te worden ingevuld en ingediend bij inschrijving. De inschrijving is ongeldig indien de Verklaring rechtmatigheid inschrijving niet wordt overlegd bij inschrijving.

Uitvoering van de opdracht
Vereiste deposito's en garanties: Geen.

Procedure
Geldigheidsduur van de inschrijving: 3 maanden
Datum opening inschrijvingen: 2012-03-19 📅
Plaats van opening: Papendorpseweg 53-59, Utrecht, NEDERLAND.
Plaats: Papendorpseweg 53-59, Utrecht, NEDERLAND.
Gunningscriteria
Criterium: 1. prijs (70)
2. kwaliteit (30)
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Contact
Contactpunt: Inkoop Bureau Midden Nederland
Mw. I.G.H. Steegmans

Referentie
Identificatoren
Door de aanbestedende dienst toegekend referentienummer: IBMN-2011-BUN-IS-005
Aanvullende informatie

Conform paragraaf 4.10 van het aanbestedingsdocument:

Ondernemers worden in de gelegenheid gesteld om vragen en opmerkingen over de gevraagde dienstverlening en/of aanbestedingsprocedure te maken. Tijdens de aanbestedingsprocedure kunt u tot uiterlijk maandag 20.2.2012, onder vermelding van 'Vragen aanbesteding Media inkoop IBMN+', schriftelijk stellen via e-mailadres: gezamenlijk@ibmn.eu.

Een inschrijver draagt zelf de verantwoordelijkheid om te verifiëren of zijn e-mailberichten (tijdig) zijn ontvangen door de aanbestedende dienst.

De vragen worden geanonimiseerd. De vragen en antwoorden worden verwerkt in de zogeheten Nota van inlichtingen. Deze Nota van inlichtingen wordt zo spoedig mogelijk gepubliceerd op www.aanbestedingskalender.nl en dient te worden beschouwd als integraal onderdeel van het aanbestedingsdocument.

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Arrondissementsrechtbank Utrecht
Postadres: Postbus 16005
Poststad: Utrecht
Postcode: 3500 DA
Land: Nederland 🇳🇱
Telefoon: +31 302233000 📞
Bron: OJS 2012/S 022-035913 (2012-01-31)

Award Aankondiging (2012-09-28)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Aanbestedende dienst
Identiteit
Postadres: p/a Endelhovenlaan 1
Postcode: 3601 GR
Poststad: Maarssen

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2012-09-28 📅
Publicatiedatum: 2012-10-03 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2012/S 190-311930
Verwijst naar aankondiging: 2012/S 22-035913
PB-S nummer: 190

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2012-06-01 📅
Naam: ABOVO Media BV
Postadres: Dr. C.J.K. van Aalstweg 8F 401
Poststad: Hoorn
Postcode: 1625 NV
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 4
Bron: OJS 2012/S 190-311930 (2012-09-28)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging (>20 nieuwe aankopen)

Markt- en economieonderzoek; enquêtes en statistieken (14)

Reclame- en marketingdiensten (10)

Marketingdiensten (6)
Reclamediensten (3)