Ter Zake II, zaaksysteem

Provincie Groningen

Aanbesteder wil een complete zaakoplossing om zaakgerichtwerken te ondersteunen.
De aanbesteder wil de overgang maken naar een resultaatgerichte, klant- en procesgerichte organisatie. De keuze is gemaakt dit in een aantal stappen te doen: stap 1 digitaal zaakgericht samenwerken (2012/2013). stap 2 klantgericht werken door de externe klant erbij te betrekken (2014) stap 3 keten- en procesgericht werken (2015).
Om een fundament voor de toekomst te leggen en de zaken op orde te brengen is er voor gekozen te starten met digitaal zaakgericht samen te werken.
Wat verstaat de provincie Groningen onder zaakgericht werken?
Met zaakgericht werken willen we de klant beter bedienen. We proberen alles zo goed mogelijk te archiveren, maar op dit moment ontbreekt de basis waarin we alles goed kunnen volgen, bewaren en terugvinden.
We willen de klant snel en adequaat kunnen informeren over de status en voortgang van zijn zaak en willen beter en sneller verantwoording af kunnen leggen over ons handelen.
Alle relevante informatie wordt opgeslagen in het zaaksysteem. Het zaaksysteem ondersteunt de werkprocessen en zorgt dat procesinformatie met bijbehorende zaakgerelateerde documenten in een digitaal zaakdossier wordt vastgelegd, beheerd en gearchiveerd.
Met zaakgericht werken wordt beoogd de digitale zaakdossiers goed geordend en toegankelijk te bewaren. Zaakgegevens en -documenten zijn dan beter te gebruiken, terug te vinden en te beheren.
Kenmerkend voor zaakgericht werken voor de provincie Groningen is dat: .het zaaksysteem leidend is voor het opslaan, beheren en ontsluiten van informatie; .het zaaksysteem is schaalbaar en toe te passen voor alle werkprocessen en de hele provinciale organisatie; .de zaak staat centraal oftewel een zaak loopt van 'klant tot klant" of van 'opdracht tot resultaat; .alle werkprocessen (primaire, maar ook beleid, ondersteunende, beherende processen en projecten) worden geconfigureerd naar zaaktypen; .we willen een zaaktypencatalogus op basis van zero coding. De zaaktypencatalogus is de ordeningsstructuur en vormt het hart van zaakgericht werken; .zonder tussenkomst van ICT-ers kunnen we snel zaaktypen aanmaken en/of wijzigen, zonder daarmee de werking van lopende zaken te belemmeren; .we willen werken met minimaal drie of hooguit vier generieke statussen, op termijn evt. uit te breiden voor een aantal specifieke werkprocessen. Waarbij medewerkers, leidinggevenden en opdrachtgevers inzicht hebben in de afhandeling (status) van voor hen relevante lopende zaken; .een zaak bestaat uit een combinatie van betrokkene(n), zaakinformatie, documenten, statussen, resultaat en een eventueel besluiten; .tussen zaken relaties kunnen worden gelegd; .er integrale dossiers kunnen worden samengesteld (b.v. voor projecten, medewerkers en objecten);.een goede zoek- en vindfunctionaliteit, met verschillende ingangen om het zoeken en vinden te vergemakkelijken; .we substitutie kunnen aanvragen;.er gebruik gemaakt wordt van een gekwalificeerde digitale handtekening; .het zaaksysteem voorbereid is op de volgende stap naar de externe klant; .het samen aan complexe zaken (beleidsprocessen en projecten) kunnen werken door meerdere behandelaars in het zaaksysteem waarbij geborgd is dat documenten opgeslagen, beheerd en teruggevonden kunnen worden

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2011-11-09. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2011-09-28.

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• • Circle Software Group B.V.

• • Provincie Groningen

• • Software voor het maken van documenten › Software voor documentenbeheer

• • Groningen › Overig Groningen