Geïntegreerd e-HRM systeem

Gemeente Purmerend

De gemeente Purmerend heeft zich tot doel gesteld dat ze effectiever en doelmatiger wil gaan werken. Om dit te bereiken wil de gemeente Purmerend een kwaliteitsslag maken door haar P&O-processen te digitaliseren. Leidinggevenden en medewerkers moeten geen beperking ondervinden in de plaats en tijd om de personeelsdiensten aan te vragen en/of af te handelen. Daarnaast moet de afwikkeling van de aanvragen voor producten en diensten, binnen de afdeling P&O, met zo min mogelijk handelingen worden afgehandeld.
De scope van deze aanbesteding betreft:
— levering van de applicatie (inclusief 875 gebruikerslicenties voor het eerste jaar),
— installatie, implementatie en realisatie van de applicatie conform het implementatieplan,
— datamigratie van alle bestaande gegevens (inclusief vier jaar historie),
— het aanbrengen van koppelingen en conversies,
— opleiding in het gebruik van de software voor de diverse gebruikersgroepen,
— onderhoud en ondersteuning gedurende de contractsperiode,
— een volledige, externe salarisberekening en salarisverwerking (payrolling),
— het opleveren van een e-HRM systeem dat door alle medewerkers te gebruiken is.
De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van zeven jaar. De verwachte ingangsdatum is 1.4.2012 en de overeenkomst eindigt alsdan op 1.4.2019. De gemeente Purmerend heeft een optie om de overeenkomst 3 maal te verlengen met een periode van telkens 1 jaar.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2012-02-20. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2011-12-21.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Raet BV

Wie?

• Gemeente Purmerend

Wat?

• Software voor zakelijke transacties en persoonlijke zaken › Software voor tijdregistratie of human reousrces

Waar?

• Groot-Amsterdam

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2011-12-21	Aankondiging van een opdracht
2012-04-03	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2011-12-21)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Software en informatiesystemen
Hoeveelheid of omvang: >193 000,-.
Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Leveringen
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Software en informatiesystemen 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Gemeente Purmerend
Postadres: Purmersteenweg 42
Postcode: 1441 DM
Poststad: Purmerend
Contact
Internetadres: http://www.purmerend.nl 🌏
E-mail: d.postma@purmerend.nl 📧

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2011-12-21 📅
Indieningstermijn: 2012-02-20 📅
Publicatiedatum: 2011-12-24 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2011/S 248-403296
PB-S nummer: 248
Aanvullende informatie

NR. Processtappen Deadline. 1 Publicatie aanbestedingskalender 21.12.2011; 2 Opvragen aanbestedingsdocument tot 12:00 uur 27.1.2012; 3 Indienen vragen tot uiterlijk 12:00 uur 30.1.2012; 4 Beantwoorden vragenronde (Nota van Inlichtingen) 10.2.2012; 5 Sluiting inschrijvingtermijn 12:00 uur 20.2.2012; 6 Opening Inschrijvingen en opstellen proces verbaal 20.2.2012; 7 Beoordelen Inschrijvingen 20 - 28.2.2012; 8 Presentatie door leveranciers 28.2.2012; 9 Voorlopig gunningbesluit + brieven gunning en afwijzing 1.3.2012; 10 Einde 15 dagen termijn 16.3.2012; 11 Gunningbesluit + brief definitieve gunning 19.3.2012; 12 Ondertekening overeenkomst 20.3.2012; 13 Aflevering binnen 10 kalenderdagen 30.3.2012; 14 Start implementatie + overdracht inventarisatiedocument met de interne processen 1.4.2012; 15 Kerngebruikers opleiden 1.5.2012; 16 Inrichten van de salarismodule incl. formatie en organisatie 1.7.2012; 17 Oplevering koppelingen 1.7.2012; 18 Compliance/non compliance o.b.v. de integratietest 23.7.2012; 19 Datamigratie 8.8.2012; 20 Inrichten P&O processen fase 1 1.10.2012; 21 Test van de inrichting 1.11.2012; 22 Opleiden gebruikers 1.12.2012 - 30.5.2013; 23 Deel acceptatietest 1.12.2012; 24 Proefdraaien binnen de organisatie 1 nov. t/m 15.12.2012; 25 Livegang salarismodule en P&O processen fase 1 1.1.2013; 26 Inrichten P&O processen fase 2 1.5.2013; 27 Test van de inrichting 15.5.2013; 28 Formele Acceptatietest 1.6.2013; 29 Livegang P&O processen fase 2 1.6.2013; 30 In beheer name door functioneel beheer 15.6.2013; 31 Afsluiten project 1.7.2013.

Aanvullende informatie

NR. Processtappen Deadline.

1 Publicatie aanbestedingskalender 21.12.2011;

2 Opvragen aanbestedingsdocument tot 12:00 uur 27.1.2012;

3 Indienen vragen tot uiterlijk 12:00 uur 30.1.2012;

4 Beantwoorden vragenronde (Nota van Inlichtingen) 10.2.2012;

5 Sluiting inschrijvingtermijn 12:00 uur 20.2.2012;

6 Opening Inschrijvingen en opstellen proces verbaal 20.2.2012;

7 Beoordelen Inschrijvingen 20 - 28.2.2012;

8 Presentatie door leveranciers 28.2.2012;

9 Voorlopig gunningbesluit + brieven gunning en afwijzing 1.3.2012;

10 Einde 15 dagen termijn 16.3.2012;

11 Gunningbesluit + brief definitieve gunning 19.3.2012;

12 Ondertekening overeenkomst 20.3.2012;

13 Aflevering binnen 10 kalenderdagen 30.3.2012;

14 Start implementatie + overdracht inventarisatiedocument met de interne processen 1.4.2012;

15 Kerngebruikers opleiden 1.5.2012;

16 Inrichten van de salarismodule incl. formatie en organisatie 1.7.2012;

17 Oplevering koppelingen 1.7.2012;

18 Compliance/non compliance o.b.v. de integratietest 23.7.2012;

19 Datamigratie 8.8.2012;

20 Inrichten P&O processen fase 1 1.10.2012;

21 Test van de inrichting 1.11.2012;

22 Opleiden gebruikers 1.12.2012 - 30.5.2013;

23 Deel acceptatietest 1.12.2012;

24 Proefdraaien binnen de organisatie 1 nov. t/m 15.12.2012;

25 Livegang salarismodule en P&O processen fase 1 1.1.2013;

26 Inrichten P&O processen fase 2 1.5.2013;

27 Test van de inrichting 15.5.2013;

28 Formele Acceptatietest 1.6.2013;

29 Livegang P&O processen fase 2 1.6.2013;

30 In beheer name door functioneel beheer 15.6.2013;

31 Afsluiten project 1.7.2013.

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De scope van deze aanbesteding betreft:

— levering van de applicatie (inclusief 875 gebruikerslicenties voor het eerste jaar),

— installatie, implementatie en realisatie van de applicatie conform het implementatieplan,

— datamigratie van alle bestaande gegevens (inclusief vier jaar historie),

— het aanbrengen van koppelingen en conversies,

— opleiding in het gebruik van de software voor de diverse gebruikersgroepen,

— onderhoud en ondersteuning gedurende de contractsperiode,

— een volledige, externe salarisberekening en salarisverwerking (payrolling),

— het opleveren van een e-HRM systeem dat door alle medewerkers te gebruiken is.

De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van zeven jaar. De verwachte ingangsdatum is 1.4.2012 en de overeenkomst eindigt alsdan op 1.4.2019. De gemeente Purmerend heeft een optie om de overeenkomst 3 maal te verlengen met een periode van telkens 1 jaar.

Referentienummer: 629994
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Purmerend.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

3 Eigen Verklaring Er wordt eerst beoordeeld of op de Inschrijver niet een of meer van de in artikel 45 Bao genoemde omstandigheden van toepassing zijn. De Inschrijver dient hiervoor de Eigen Verklaring uit het aanbestedingsdocument rechtsgeldig te ondertekenen en bij te voegen bij de Inschrijving.

4 Kamer van Koophandel De Inschrijver dient ingeschreven te zijn in een handelsregister van een Kamer van Koophandel of een in de lidstaten vergelijkbaar instituut. Degene die de Inschrijving ondertekent dient, blijkens het uitreksel van het handelsregister tekenbevoegd te zijn, dan wel schriftelijk gevolmachtigd te zijn te ondertekenen door degene die volgens het handelsregister tekenbevoegd is. De Inschrijver dient bij te voegen een recent en gewaarmerkt bewijs van inschrijving in het nationale beroeps-/ handelsregister dat de actuele stand van zaken weergeeft.

Economische en financiële draagkracht:

5 Verklaring moedermaatschappij Zie bijlage in het aanbestedingsdocument.

6 Externe accountantsverklaring Externe accountantsverklaring.

Minimumeisen:

5 De Inschrijver dient, indien van toepassing, een verklaring te geven van de moedermaatschappij van de Inschrijver dat deze zich in geval van gunning van de opdracht garant stelt voor de juiste en tijdige nakoming van de verplichtingen van Inschrijver in verband met de opdracht.

6 De Inschrijver dient een opgave te verstrekken, voorzien van een externe accountantsverklaring, van de omzet die de Inschrijver in de boekjaren 2008, 2009 en 2010 op het gebied van geïntegreerd e-HRM software heeft behaald. Voor deze opdracht dient de Inschrijver tenminste 800 000 EUR omzet per jaar te hebben behaald. Indien de financiële gegevens van de Inschrijver zijn geconsolideerd met de financiële gegevens van zijn holding-/moedermaatschappij is het toegestaan de financiële gegevens van de holding-/moedermaatschappij te overleggen.

Technische en professionele bekwaamheid:

7 Referentieopdrachten De Inschrijver dient hiertoe het inschrijfformulier referenties uit het aanbestedingsdocument in te vullen en bij te voegen bij de inschrijving.

8 ISAE 3402 ISAE 3402 verklaring.

Minimumeisen:

7 De Inschrijver moet zijn technische bekwaamheid aantonen door het indienen van drie referentieopdrachten de Inschrijver in de drie jaar voorafgaand aan de dag van Inschrijving voor een gemeente heeft uitgevoerd.

Uit de referentie moet blijken dat de salarismodule, vaste gegevens en formatie- en organisatie beheer zijn geïmplementeerd.

— deze gemeentelijke referenties (CAR-UWO en/of NRGA) moeten minimaal 400 verloningen per maand hebben,

— deze 3 referenties dienen aangevuld te worden met een tevredenheidsverklaring voor de datamigratie die de Inschrijver naar tevredenheid van de betreffende gemeente heeft uitgevoerd en opgeleverd.

8 De Inschrijver die de salarismodule levert dient een ISAE 3402 verklaring bij te voegen bij de Inschrijving.

Uitvoering van de opdracht
Belangrijkste financieringsvoorwaarden en betalingsregelingen en/of verwijzing naar de relevante bepalingen die daarop van toepassing zijn:

1 Algemene inkoopvoorwaarden Zie Algemene Rijksvoorwaarden IT-overeenkomsten (ARBIT) en de Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten gemeente Purmerend. Zie Algemene Rijksvoorwaarden IT-overeenkomsten (ARBIT) en de Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten gemeente Purmerend.

Rechtsvorm van de combinatie van ondernemers aan wie de opdracht wordt gegund:

2 Combinatie of Hoofd-/onderaannemer - Indien een Inschrijving wordt gedaan door een Combinatie van Inschrijvers dient de verklaring in het aanbestedingsdocument ingevuld en ondertekend te worden.

— Indien een Inschrijving wordt gedaan door een Hoofdaannemer met Onderaannemers dan dienen de Onderaannemers de verklaring in het aanbestedingsdocument in te vullen en te ondertekenen. Zie bijlagen uit het aanbestedingsdocument.

Procedure
Geldigheidsduur van de inschrijving: 90 dagen
Datum opening inschrijvingen: 2012-02-20 📅
Plaats van opening (plaats): Purmerend
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Contact
Contactpunt: Coördinatie Aanbestedingen
Internetadres: www.purmerend.nl 🌏
Naam: D. Postma

Referentie
Identificatoren
Door de aanbestedende dienst toegekend referentienummer: 629994
Aanvullende informatie

NR. Processtappen Deadline.

1 Publicatie aanbestedingskalender 21.12.2011;

2 Opvragen aanbestedingsdocument tot 12:00 uur 27.1.2012;

3 Indienen vragen tot uiterlijk 12:00 uur 30.1.2012;

4 Beantwoorden vragenronde (Nota van Inlichtingen) 10.2.2012;

5 Sluiting inschrijvingtermijn 12:00 uur 20.2.2012;

6 Opening Inschrijvingen en opstellen proces verbaal 20.2.2012;

7 Beoordelen Inschrijvingen 20 - 28.2.2012;

8 Presentatie door leveranciers 28.2.2012;

9 Voorlopig gunningbesluit + brieven gunning en afwijzing 1.3.2012;

10 Einde 15 dagen termijn 16.3.2012;

11 Gunningbesluit + brief definitieve gunning 19.3.2012;

12 Ondertekening overeenkomst 20.3.2012;

13 Aflevering binnen 10 kalenderdagen 30.3.2012;

14 Start implementatie + overdracht inventarisatiedocument met de interne processen 1.4.2012;

15 Kerngebruikers opleiden 1.5.2012;

16 Inrichten van de salarismodule incl. formatie en organisatie 1.7.2012;

17 Oplevering koppelingen 1.7.2012;

18 Compliance/non compliance o.b.v. de integratietest 23.7.2012;

19 Datamigratie 8.8.2012;

20 Inrichten P&O processen fase 1 1.10.2012;

21 Test van de inrichting 1.11.2012;

22 Opleiden gebruikers 1.12.2012 - 30.5.2013;

23 Deel acceptatietest 1.12.2012;

24 Proefdraaien binnen de organisatie 1 nov. t/m 15.12.2012;

25 Livegang salarismodule en P&O processen fase 1 1.1.2013;

26 Inrichten P&O processen fase 2 1.5.2013;

27 Test van de inrichting 15.5.2013;

28 Formele Acceptatietest 1.6.2013;

29 Livegang P&O processen fase 2 1.6.2013;

30 In beheer name door functioneel beheer 15.6.2013;

31 Afsluiten project 1.7.2013.

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Haarlem
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over termijnen voor beroep:

De gemeente Purmerend zal de Inschrijvers naar verwachting uiterlijk op 1.3.2012 gelijktijdig schriftelijk informeren over haar voornemen tot gunning. De mededeling van de gunningsbeslissing bevat de relevante redenen voor die beslissing.

Aan deze voorlopige gunning kan de winnende Inschrijver geen enkel recht ontlenen. De mededeling van de voorlopige gunningbeslissing houdt géén aanvaarding van het aanbod in als bedoeld in art. 6:217 lid 1 BW.

De gemeente Purmerend neemt een termijn van 15 dagen in acht voordat zij de met de gunningsbeslissing beoogde overeenkomst sluit. De betrokken Inschrijvers hebben aldus de gelegenheid om binnen 15 kalenderdagen na dagtekening van de voorlopige gunningbeslissing een kort geding aanhangig te maken bij de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Haarlem. Indien de dagvaarding niet binnen deze termijn van 15 kalenderdagen correct is betekend, zal de gemeente Purmerend naar verwachting overgaan tot definitieve gunning van de opdracht.

Indien de afgewezen Inschrijvers niet, niet tijdig of niet correct een kort geding aanhangig maken, dan worden zij geacht uitdrukkelijk afstand te hebben gedaan van hun recht om de voorlopige gunningbeslissing door de rechter te laten toetsen en zijn zij niet-ontvankelijk in hun vorderingen indien zij alsnog een kort geding aanhangig maken.

Indien de gemeente Purmerend de winnende Inschrijver in kennis heeft gesteld van het feit dat een kort geding aanhangig is gemaakt, dan dient de winnende Inschrijver in deze kort gedingprocedure te interveniëren, op straffe van verval van recht om nog op te mogen komen tegen een eventueel gewijzigd gunningvoornemen.

Indien er op de voorgeschreven wijze een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dan zal de gemeente Purmerend de uitkomst van dat kort geding afwachten alvorens zij tot definitieve gunning overgaat. De gemeente Purmerend behoudt zich verder het recht voor om een eventueel hoger beroep af te wachten alvorens zij tot definitieve gunning overgaat.

De gunning is pas definitief indien er een definitieve gunningbeslissing is verzonden en de overeenkomst tussen de gemeente Purmerend en de winnende Inschrijver is getekend.

Indien Inschrijvers ex aequo op de eerste plaats eindigen zal de gemeente Purmerend overgaan tot loting. Dit houdt in dat de betreffende Inschrijvers schriftelijk worden uitgenodigd.

Bron: OJS 2011/S 248-403296 (2011-12-21)

Award Aankondiging (2012-04-03)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2012-04-03 📅
Publicatiedatum: 2012-04-06 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2012/S 68-110773
Verwijst naar aankondiging: 2011/S 248-403296
PB-S nummer: 68

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2012-04-03 📅
Naam: Raet BV
Postadres: Plotterweg 38
Poststad: amersfoort
Postcode: 3821 BB
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 2
Bron: OJS 2012/S 068-110773 (2012-04-03)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)