Warme drankenautomaten

Korte beschrijving

De Opdracht omvat het leveren, onderhouden en verlenen van een full-service dienstverlening ten behoeve van warme drankenautomaten voor de gehele Politie in Nederland.

De scope van de Opdracht betreft: het leveren van alle warme drankenautomaten, de benodigde ingrediënten en alle werkzaamheden voor het beschikbaar stellen van warme dranken en door de automaat gekoeld koud water gedurende de gehele looptijd van de Raamovereenkomst.

Tot de scope behoren specifiek de volgende onderdelen:
• Het leveren van warme drankenautomaten met een zetmethode op basis van verse bonen. Voor “high traffic locaties” (zoals leslocaties, bij vergaderzalen, e.d.), kunnen automaten met een snelle zetmethode (bijvoorbeeld instant) worden ingezet;
• Het leveren van alle benodigde automaatingrediënten, losse ingrediënten en roerstaafjes voor de warme drankenautomaten. Let op: Bekers worden niet standaard geleverd bij de warme drankenautomaten ;
• Het leveren en gebruiksklaar installeren van warme drankenautomaten, en waar nodig bijbehorende onderkasten en dispensers voor losse ingrediënten;
• Optioneel: Het leveren van losse ingrediënten op bestelling;
• Full operating service: het verzorgen (reinigen en vullen) van de warme drankenautomaten en bijbehorende onderkasten conform de HACCP-richtlijnen binnen het afgesproken servicewindow (op aangewezen locaties ook in het weekend en/of op feestdagen);
• Storingsoplossing binnen het afgesproken servicewindow (op aangewezen locaties ook in het weekend en/of op feestdagen);
• Het uitvoeren van preventief en correctief technisch onderhoud;
• Het in voorkomende gevallen bijplaatsen/ verhuizen/ verplaatsen/ definitief verwijderen van warme drankenautomaten en onderkasten;
• Het kosteloos afvoeren van de warme drankenautomaten en onderkasten na afloop van de Raamovereenkomst, nadat er aan het einde van de looptijd van de Raamovereenkomst een opvolgend leverancier is gecontracteerd.

De in te zetten automaten dienen te voorzien in het volgende assortiment:
• Koffie;
• Espresso;
• Cappuccino;
• Decafe koffievarianten (in automaat of losse zakjes);
• Heet water (thee zakjes in minimaal 6 en maximaal 8 smaken);
• Koud water;
• Chocolademelk;
• Soep/ bouillon (in automaat of losse zakjes).

Algemeen uitgangspunt is dat de warme drankenautomaten en bijbehorende voorzieningen door middel van een 24-uurs selfservicevoorziening gratis beschikbaar worden gesteld aan alle medewerkers, (keten)partners en bezoekers. De Politie wenst een uniforme dienstverlening en beleving wat betreft de warme drankenvoorziening en daarom dienen alle door de Opdrachtnemer in te zetten automaten hetzelfde assortiment te leveren. Tevens is het niet toegestaan om een ander en of aanvullend assortiment aan te bieden of te leveren dan hierboven is beschreven. Assortimentswijzigingen zijn alleen toegestaan op verzoek van en na schriftelijk akkoord van de Politie.

Om een willekeur aan diverse type automaten te voorkomen wil de Politie dat er niet meer dan twee (2) verschillende automaattypes worden ingezet. Indien de Inschrijver ervoor kiest om twee verschillende automaattypes in te zetten dan dienen deze qua uiterlijk, bediening en assortiment aan elkaar gelijk te zijn.

Een uitzondering geldt voor de “high traffic locaties”. Daar is het toegestaan om een afwijkende automaat te plaatsen.

Buiten de scope van de Opdracht zijn specifiek de volgende onderdelen:
• Bemande koffievoorziening;
• Vending automaten.

Motiveer in het geval van raamovereenkomsten elke looptijd van meer dan 4 jaar

De looptijd van de overeenkomst is gekoppeld aan de levensduur van de automaten. Leveranciers geven in de marktconsultatie aan dat de afschrijftermijn van de automaten gemiddeld 7 tot 8 jaar is. Daarom wordt een initiële looptijd van 8 jaar aangehouden zonder verlengingsoptie. Naast de afschrijvingstermijn van de automaten kan de langere looptijd gemotiveerd worden doordat het wisselen van automaten in alle politielocaties een grote impact heeft op de gehele organisatie. De implementatieperiode duurt naar verwachting 6 maanden en vraagt veel capaciteit van zowel de opdrachtnemer als van de politie. De implementatieperiode wordt bij de looptijd van de overeenkomst opgeteld.