Vervanging Document Management Systeem (DMS)

Universiteit van Amsterdam

De Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) zijn voornemens gezamenlijk een nieuw Document Management Systeem (DMS) aan te schaffen ter vervanging van het huidige DMS. Het doel van de aanbesteding is het contracteren van een toekomstbestendige, veilige en gebruiksvriendelijke DMS-oplossing die de UvA en HvA ondersteunt bij het duurzaam beheren, toegankelijk maken en archiveren van digitale documenten en dossiers. De opdracht omvat onder meer de levering van de DMS-oplossing, implementatie en configuratie, migratie van bestaande documenten, metadata en dossiers, integraties met de bestaande IT-omgeving, opleidingen en kennisoverdracht, beheer, onderhoud, ondersteuning en doorontwikkeling. De aangeboden oplossing dient aan te sluiten op de bestaande informatievoorziening van de UvA en HvA en onder meer ondersteuning te bieden voor document- en dossierbeheer, metadata, workflows, autorisatie, bewaartermijnen, archivering, vernietiging, zoeken, audittrail en integraties met de bestaande Microsoft 365-omgeving. Bij de beoordeling wordt naast de kwaliteit van de aangeboden oplossing en dienstverlening onder meer gekeken naar de implementatie- en migratieaanpak, toekomstbestendigheid, security en compliance en gebruikerservaring, adoptie en zelfredzaamheid. De prijs vormt eveneens onderdeel van de beoordeling. Als onderdeel van de gunningsprocedure worden verplichte demonstraties georganiseerd waarin de inschrijvers de aangeboden oplossing aan de hand van verschillende praktijksituaties demonstreren. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).

Deadline

Deadline 2026-10-12

Wie? Wat? Waar?
Aankoopgeschiedenis
Datum Document
2026-08-17 Aankondiging van een opdracht
Aankondiging van een opdracht (2026-08-17)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Vervanging Document Management Systeem (DMS)
Referentienummer: 6ce56a0d-a991-4cd2-8b2e-f85333c80d56
Korte beschrijving:
De Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) zijn voornemens gezamenlijk een nieuw Document Management Systeem (DMS) aan te schaffen ter vervanging van het huidige DMS. Het doel van de aanbesteding is het contracteren van een toekomstbestendige, veilige en gebruiksvriendelijke DMS-oplossing die de UvA en HvA ondersteunt bij het duurzaam beheren, toegankelijk maken en archiveren van digitale documenten en dossiers. De opdracht omvat onder meer de levering van de DMS-oplossing, implementatie en configuratie, migratie van bestaande documenten, metadata en dossiers, integraties met de bestaande IT-omgeving, opleidingen en kennisoverdracht, beheer, onderhoud, ondersteuning en doorontwikkeling. De aangeboden oplossing dient aan te sluiten op de bestaande informatievoorziening van de UvA en HvA en onder meer ondersteuning te bieden voor document- en dossierbeheer, metadata, workflows, autorisatie, bewaartermijnen, archivering, vernietiging, zoeken, audittrail en integraties met de bestaande Microsoft 365-omgeving. Bij de beoordeling wordt naast de kwaliteit van de aangeboden oplossing en dienstverlening onder meer gekeken naar de implementatie- en migratieaanpak, toekomstbestendigheid, security en compliance en gebruikerservaring, adoptie en zelfredzaamheid. De prijs vormt eveneens onderdeel van de beoordeling. Als onderdeel van de gunningsprocedure worden verplichte demonstraties georganiseerd waarin de inschrijvers de aangeboden oplossing aan de hand van verschillende praktijksituaties demonstreren. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).
Toon meer
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦
Geschatte waarde exclusief BTW: 0 EUR 💰
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Beschrijving
Interne identificatiecode: c3598659-3ae0-4d47-83c1-1a69bfca17ad
Aanvullende producten/diensten: Gegevensverwerkingsdiensten 📦
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Zie documentatie
Land: Nederland 🇳🇱
Duur: 8 jaar
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2026-10-12 10:00:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Engels 🗣️
Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 90 dagen
Voorwaarden voor inschrijving
Elektronische facturering: Vereist
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische bestellingen ✅
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische betaling ✅

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Universiteit van Amsterdam
Nationaal registratienummer: 34370207
Postadres: Spui 21
Postcode: 1012WX
Poststad: Amsterdam
Regio: Groot-Amsterdam 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Thom Argante
E-mail: t.argante@uva.nl 📧
Telefoon: +31648523192 📞
Adres van het kopersprofiel: https://s2c.mercell.com/buyer/569 🌏
Type aanbestedende dienst
Publiekrechtelijke instelling
Hoofdactiviteit
Onderwijs
Communicatie
Documenten URL: https://s2c.mercell.com/today/223611 🌏
Deelname URL: https://s2c.mercell.com/today/223611 🌏
Elektronische indiening: Toegestaan

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank van Amsterdam
Nationaal registratienummer: 82951462
Afdeling: Rechtzaken
Postadres: Parnassusweg 280
Postcode: 1076AV
Poststad: Amsterdam
Regio: Groot-Amsterdam 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Rechtbank
E-mail: postbureau.kanton.rb.amsterdam@rechtspraak.nl 📧
Telefoon: +31883617000 📞
Fax: +31883617000 📠
URL: https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Organisatie/Rechtbanken/Rechtbank-Amsterdam 🌏
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Zelfde als: Beoordelingsorgaan
Herzieningsprocedure
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures: Zie stukken
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2026/S 159-574527 (2026-08-17)
Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕
Gerelateerde zoekopdrachten 🔍
Regio:
Nederland Groot-Amsterdam
Producten/diensten:
IT-diensten: adviezen,... Uitwerken van gegevens Gegevensverwerkingsdiensten