Beschrijving van de aanbesteding
De opdracht
De gemeente Maastricht beschikt over een Raadzaal waar voornamelijk de gemeenteraad vergadert. Daarnaast is er een tweede grote vergaderruimte, namelijk: De Groene Kamer/MF 2.010
De Raadzaal
Deze zaal beschikt over een gedateerde AV-installatie uit 2016. Er is slechts één groot projectiescherm aanwezig, waardoor niet alle aanwezigen het scherm kunnen zien. De centrale apparatuur is op dit moment geplaatst in een kleine technische ruimte achter de publieke tribune. Deze technische ruimte is te klein en feitelijk niet geschikt.
De Groene Kamer/MF 2.010
Deze tijdelijke ruimte is ingericht om het parallel vergaderen van de gemeenteraad mogelijk te maken. Vergaderingen in deze ruimte worden audiovisueel ondersteund met o.a. een 98” scherm en een cameravolgsysteem. Gezien de beperkingen van deze ruimte wordt onderzocht om een nog nader te bepalen tweede ruimte te realiseren met een permanente vergaderopstelling, lees: de Conferentieruimte.
Deze aanbesteding betreft de levering en installatie van de AV-oplossing in de Raadzaal en optioneel de levering en installatie van een AV-oplossing in een nog te bepalen tweede vergaderruimte, als ook het beheer en het support op beide installaties.
De doelstelling van beide nieuwe installaties is als volgt:
- Het audiovisueel ondersteunen van vergaderingen, waarvan voornamelijk de Raads- en Commissievergaderingen van de gemeenteraad, in de zaal zelf;
- Het audiovisueel beschikbaar maken van een vergadering in andere ruimtes binnen stadskantoor Mosae Forum van Maastricht; dat betekent dus expliciet niet het leveren van de apparatuur daarvoor, want daarvoor is reeds een raamovereenkomst gesloten met een leverancier.
- Het verrijken van de informatievoorziening van de gemeenteraad met markeergegevens van het aan de orde zijnde agendapunt, sprekersinformatie en stemmingsuitslagen. Een live koppeling met het Raadsinformatiesysteem (RIS) is onderdeel van de levering;
Tevens verwacht opdrachtgever dat de wijze waarop opdrachtnemer het support levert aansluit bij de hogere complexiteit van de AV-installaties. Aan Beheer en Support worden hoge eisen aangesteld. Vanwege de verhoogde complexiteit door de integratie van de te leveren vergadermanagementtoepassing (VMT) verwacht opdrachtgever ook dat de te leveren Beheer en Support hierop is toegerust.
De AV-installatie in de Raadzaal dient bij de eerste vergaderingen na het zomerreces van 2024 in bedrijf te zijn. Dit betekent dat in de periode daaraan voorafgaand de installatie niet alleen tijdig is geïnstalleerd, maar ook dat deze uitgebreid en tot op detail niveau is getest en beheerders en gebruikers zijn getraind.
Indien besloten wordt de tweede AV-installatie per opdrachtdatum af te nemen, dan dient deze gelijk aan de AV-installatie in de Raadzaal tijdig in bedrijf te zijn.
Binnen de scope van de opdracht vallen de volgende onderdelen:
A. Ontmanteling van de huidige AV-installatie van de Raadzaal;
B. Levering en installatie van de nieuwe AV-installatie van de Raadzaal;
C. Levering en installatie van een kleine AV-installatie in de Antichambre;
D. Projectmanagement, waaronder begeleiding van de implementatie;
E. Het uitwerken en vastleggen van het design op detailniveau;
F. Proactieve afstemming met alle betrokken partijen;
G. Het verzorgen van trainingen aan betrokkenen;
H. Het verzorgen van alle bekabeling binnen een ruimte;
I. Het leveren van Beheer en Support.
Naast bovenstaande opsomming valt binnen de scope en binnen de looptijd van deze overeenkomst het afnemen van andere audiovisuele installaties of componenten die betrekking hebben op de inrichting van de Raadzaal of tweede vergaderruimte.