Levering en installatie AV-oplossing en dienstverlening Raadzaal Maastricht

Gemeente Maastricht

Deze aanbesteding betreft de levering en installatie van de AV-oplossing in de Raadzaal en optioneel de levering en installatie van een AV-oplossing in een nog te bepalen tweede vergaderruimte, als ook het beheer en het support op beide installaties.
De AV-installatie in de Raadzaal dient bij de eerste vergaderingen na het zomerreces van 2024 in bedrijf te zijn. Dit betekent dat in de periode daaraan voorafgaand de installatie niet alleen tijdig is geïnstalleerd, maar ook dat deze uitgebreid en tot op detail niveau is getest en beheerders en gebruikers zijn getraind.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2023-09-12. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2023-07-07.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• MSM-Edison B.V.
• Technisch Bureau Jacot B.V.

Wie?

• Gemeente Maastricht

Wat?

Waar?

• Nederland › Zuid-Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2023-07-07	Aankondiging van een opdracht
2023-11-14	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2023-07-07)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Installatie van radio-, televisie-, audio- en video-uitrusting
Referentienummer: VIA2023065FS
Korte beschrijving:

Deze aanbesteding betreft de levering en installatie van de AV-oplossing in de Raadzaal en optioneel de levering en installatie van een AV-oplossing in een nog te bepalen tweede vergaderruimte, als ook het beheer en het support op beide installaties. De AV-installatie in de Raadzaal dient bij de eerste vergaderingen na het zomerreces van 2024 in bedrijf te zijn. Dit betekent dat in de periode daaraan voorafgaand de installatie niet alleen tijdig is geïnstalleerd, maar ook dat deze uitgebreid en tot op detail niveau is getest en beheerders en gebruikers zijn getraind.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Installatie van radio-, televisie-, audio- en video-uitrusting 📦
Aanvullende CPV-code: Installatie van audio-uitrusting 📦
Plaats van uitvoering
NUTS-regio: Zuid-Nederland 🏙️

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Gemeente Maastricht
Postadres: Markt 78
Postcode: 6211CL
Poststad: Maastricht
Contact
Internetadres: http://www.maastricht.nl 🌏
E-mail: frank.spruit@maastricht.nl 📧
Telefoon: +31 614971545 📞
URL van de documenten: https://s2c.mercell.com/today/40609 🌏
URL voor deelname: https://s2c.mercell.com/today/40609 🌏

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2023-07-07 📅
Indieningstermijn: 2023-09-12 📅
Publicatiedatum: 2023-07-12 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2023/S 132-421342
PB-S nummer: 132
Aanvullende informatie
Zie contactpersoon in Mercell.

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De AV-installatie in de Raadzaal dient bij de eerste vergaderingen na het zomerreces van 2024 in bedrijf te zijn. Dit betekent dat in de periode daaraan voorafgaand de installatie niet alleen tijdig is geïnstalleerd, maar ook dat deze uitgebreid en tot op detail niveau is getest en beheerders en gebruikers zijn getraind.

De opdracht

De gemeente Maastricht beschikt over een Raadzaal waar voornamelijk de gemeenteraad vergadert. Daarnaast is er een tweede grote vergaderruimte, namelijk: De Groene Kamer/MF 2.010

De Raadzaal

Deze zaal beschikt over een gedateerde AV-installatie uit 2016. Er is slechts één groot projectiescherm aanwezig, waardoor niet alle aanwezigen het scherm kunnen zien. De centrale apparatuur is op dit moment geplaatst in een kleine technische ruimte achter de publieke tribune. Deze technische ruimte is te klein en feitelijk niet geschikt.

De Groene Kamer/MF 2.010

Deze tijdelijke ruimte is ingericht om het parallel vergaderen van de gemeenteraad mogelijk te maken. Vergaderingen in deze ruimte worden audiovisueel ondersteund met o.a. een 98” scherm en een cameravolgsysteem. Gezien de beperkingen van deze ruimte wordt onderzocht om een nog nader te bepalen tweede ruimte te realiseren met een permanente vergaderopstelling, lees: de Conferentieruimte.

De doelstelling van beide nieuwe installaties is als volgt:

- Het audiovisueel ondersteunen van vergaderingen, waarvan voornamelijk de Raads- en Commissievergaderingen van de gemeenteraad, in de zaal zelf;

- Het audiovisueel beschikbaar maken van een vergadering in andere ruimtes binnen stadskantoor Mosae Forum van Maastricht; dat betekent dus expliciet niet het leveren van de apparatuur daarvoor, want daarvoor is reeds een raamovereenkomst gesloten met een leverancier.

- Het verrijken van de informatievoorziening van de gemeenteraad met markeergegevens van het aan de orde zijnde agendapunt, sprekersinformatie en stemmingsuitslagen. Een live koppeling met het Raadsinformatiesysteem (RIS) is onderdeel van de levering;

Tevens verwacht opdrachtgever dat de wijze waarop opdrachtnemer het support levert aansluit bij de hogere complexiteit van de AV-installaties. Aan Beheer en Support worden hoge eisen aangesteld. Vanwege de verhoogde complexiteit door de integratie van de te leveren vergadermanagementtoepassing (VMT) verwacht opdrachtgever ook dat de te leveren Beheer en Support hierop is toegerust.

Indien besloten wordt de tweede AV-installatie per opdrachtdatum af te nemen, dan dient deze gelijk aan de AV-installatie in de Raadzaal tijdig in bedrijf te zijn.

Binnen de scope van de opdracht vallen de volgende onderdelen:

A. Ontmanteling van de huidige AV-installatie van de Raadzaal;

B. Levering en installatie van de nieuwe AV-installatie van de Raadzaal;

C. Levering en installatie van een kleine AV-installatie in de Antichambre;

D. Projectmanagement, waaronder begeleiding van de implementatie;

E. Het uitwerken en vastleggen van het design op detailniveau;

F. Proactieve afstemming met alle betrokken partijen;

G. Het verzorgen van trainingen aan betrokkenen;

H. Het verzorgen van alle bekabeling binnen een ruimte;

I. Het leveren van Beheer en Support.

Naast bovenstaande opsomming valt binnen de scope en binnen de looptijd van deze overeenkomst het afnemen van andere audiovisuele installaties of componenten die betrekking hebben op de inrichting van de Raadzaal of tweede vergaderruimte.

Duur: 48 maanden
Beschrijving van de verlengingen:

De overeenkomst start na definitieve gunning met het voorbereiden, leveren, installeren, opleveren en in gebruik nemen van de AV-oplossing voor de Raadzaal van de gemeente Maastricht. Na ingebruikname zal het beheer en support van de AV-oplossing een looptijd hebben van vier (4) jaar met de mogelijkheid van twee (2) keer twee (2) jaar verlenging.

Beschrijving van de opties:

Binnen de scope van de opdracht kunnen daarnaast de volgende opties worden geactiveerd door opdrachtgever:

1. Levering en installatie van een AV-oplossing in een nader te bepalen tweede vergaderruimte, en beheer/support daarop;

2. Levering van een vergadermanagement-oplossing (VMT-oplossing) voor individueel gebruik buiten de Raadzaal;

3. Levering van een VMT-oplossing voor individueel gebruik buiten de tweede vergaderruimte;

4. Levering en installatie van een testomgeving (tevens geschikt voor trainingen) en het beheer en support daarop;

5. Levering verplaatsbaar beeldscherm in de Raadzaal;

6. Verhuizing van de technische apparatuur naar een nieuwe Centrale Apparaten Ruimte (CAR);

7. 24/7 actieve statusmonitoring en de inrichting daarvan;

8. Coördinatie incidentmanagement en wijzigingen over alle betrokken partijen.

De geldigheid van de aanbiedingen voor de opties dient één (1) jaar te zijn na het sluiten van de overeenkomst.

Aanvullende informatie: Zie contactpersoon in Mercell.
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Maastricht.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen: Zie aanbestedingsleidraad.

Procedure
Rechtsgrondslag: 32014L0024
Tijdstip van ontvangst van inschrijvingen: 12:00
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Geldigheidsduur van de inschrijving: 3 maanden
Datum opening inschrijvingen: 2023-09-12 📅
Tijdstip van opening inschrijvingen: 12:01
Plaats: Maastricht.

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 51488744
Contact
Contactpunt: Frank Spruit
Internetadres: www.maastricht.nl 🌏
Adres van het kopersprofiel: https://s2c.mercell.com/buyer/2401 🌏
Documenten URL: https://s2c.mercell.com/today/40609 🌏

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Limburg
Postadres: Sint Annadal 1 Maastricht
Poststad: Maastricht
Postcode: 6214 PA
Land: Nederland 🇳🇱
Telefoon: +31 883612222 📞
Informatie over termijnen voor beroep: Binnen 20 kalenderdagen na bekendmaking gunningsbeslissing.
Bron: OJS 2023/S 132-421342 (2023-07-07)

Award Aankondiging (2023-11-14)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Totale waarde van de aanbesteding: 596997.29 EUR 💰
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging
Plaats van uitvoering
NUTS-regio: Zuid-Limburg 🏙️

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Aanbestedende dienst
Contact
Internetadres: https://www.gemeentemaastricht.nl/ 🌏

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2023-11-14 📅
Publicatiedatum: 2023-11-17 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2023/S 222-699676
Verwijst naar aankondiging: 2023/S 132-421342
PB-S nummer: 222
Aanvullende informatie
Zie aanbestedingsleidraad.

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Zie aanbestedingsleidraad.
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Maastricht

Procedure
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Projectplan vervanging installatie
Kwaliteitscriterium (weging): 25
Kwaliteitscriterium (naam): Projectontwerp en implementatie koppelingen
Kwaliteitscriterium (weging): 20
Kwaliteitscriterium (naam): Beheer en support over de hele keten
Kostencriterium (naam): Prijsd
Kostencriterium (weging): 30

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2023-11-01 📅
Naam: Technisch Bureau Jacot B.V.
Nationaal registratienummer: 34072040
Postadres: Westerdreef 7
Poststad: Nieuw-Vennep
Postcode: 2152CS
Land: Nederland 🇳🇱
West-Nederland 🏙️
Naam: MSM-Edison B.V.
Postadres: Galjoenweg 65
Poststad: Maastricht
Postcode: 6222NT
Land: Zuid-Nederland 🏙️
Totale waarde van de aanbesteding: 596997.29 EUR 💰
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 1

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rdehtbank Limburg
Bron: OJS 2023/S 222-699676 (2023-11-14)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Installatiediensten (uitgezonderd software) (14 nieuwe aankopen)

Installatie van communicatie-uitrusting (4)

Installatie van radio-, televisie-, audio- en video-uitrusting (4)