De opdracht bestaat uit het leveren, inrichten en beheren van een e-depot en pre-depot als SaaS ten behoeve van het RHCe. Daarnaast wordt binnen de opdracht de migratie van alle documenten inclusief bijbehorende metadata vanuit het huidig e-depot verzorgd. Training aan functioneel beheerders van het RCHe en het beschikbaar stellen van een Archiefportaal vormen ook onderdeel van de opdracht. Er is geen sprake van een samengevoegde opdracht
De overeenkomst gaat in op 1 oktober 2023, met de start van de implementatie. De initiële looptijd gaat in na de oplevering van het e-depot en bedraagt vier jaar, gevolgd door vijf verlengingsopties van elk twee jaar.
RESERVEBANK
Na gunning worden er met de twee hoogst scorende inschrijvers een overeenkomst afgesloten. Aan de best scorende inschrijver wordt de uitvoering van de opdracht toegewezen. De nummer twee in rangorde van de beoordeling neemt plaats op de "reservebank". Hier staat geen financiële vergoeding tegenover.
Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2023-06-20.
De aanbesteding werd gepubliceerd op 2023-04-24.
Leveranciers
De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:
Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: E-depot RHCe
Producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning📦
Korte beschrijving:
“De opdracht bestaat uit het leveren, inrichten en beheren van een e-depot en pre-depot als SaaS ten behoeve van het RHCe. Daarnaast wordt binnen de opdracht...”
Korte beschrijving
De opdracht bestaat uit het leveren, inrichten en beheren van een e-depot en pre-depot als SaaS ten behoeve van het RHCe. Daarnaast wordt binnen de opdracht de migratie van alle documenten inclusief bijbehorende metadata vanuit het huidig e-depot verzorgd. Training aan functioneel beheerders van het RCHe en het beschikbaar stellen van een Archiefportaal vormen ook onderdeel van de opdracht. Er is geen sprake van een samengevoegde opdracht
De overeenkomst gaat in op 1 oktober 2023, met de start van de implementatie. De initiële looptijd gaat in na de oplevering van het e-depot en bedraagt vier jaar, gevolgd door vijf verlengingsopties van elk twee jaar.
RESERVEBANK
Na gunning worden er met de twee hoogst scorende inschrijvers een overeenkomst afgesloten. Aan de best scorende inschrijver wordt de uitvoering van de opdracht toegewezen. De nummer twee in rangorde van de beoordeling neemt plaats op de "reservebank". Hier staat geen financiële vergoeding tegenover.
1️⃣
Plaats van uitvoering: Nederland🏙️
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Eindhoven
Beschrijving van de aanbesteding:
“E-DEPOT EN PRE-DEPOT ALS SAAS
De opdracht betreft het beschikbaar stellen van de Oplossing als SaaS (Software-as-a-Service) aan het RHCe. Het betreft het...”
Beschrijving van de aanbesteding
E-DEPOT EN PRE-DEPOT ALS SAAS
De opdracht betreft het beschikbaar stellen van de Oplossing als SaaS (Software-as-a-Service) aan het RHCe. Het betreft het leveren, inrichten en beheren van de Oplossing. Het inrichten heeft tot doel om tot een werkende Oplossing te komen. Het beheer heeft tot doel de Oplossing in stand te houden en te voorzien van benodigde aanpassingen, zoals bijvoorbeeld voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving.
MIGRATIE HUIDIG E-DEPOT
Binnen de opdracht valt ook de migratie van alle aanwezige documenten en bijbehorende metadata uit het huidig e-depot. Pre-depot documenten vallen buiten scope van de migratie.
TRAINING FUNCTIONEEL BEHEERDERS
De opdrachtnemer traint 2 functioneel beheerders bij het RHCe.
LEVERING ARCHIEFPORTAAL
De opdrachtnemer levert een archiefportaal. Dit biedt toegang voor bezoekers tot de docu-menten in het e-depot. Hiermee kan iedereen documenten doorzoeken en raadplegen, zo lang op deze geen openbaarheidsbeperkingen of andere beperkingen van toepassing zijn. De toegang tot het archiefportaal voorziet in anyplace, anywhere, anytime zoeken door burgers, bedrijven, instellingen en overheden.
BEHEERFASE
Nadat de voorgaande stappen afgerond zijn, start de beheerfase en treedt de SLA in werking.
EXIT STRATEGIE
Hierbij geldt artikel 22 GIBIT, plus enkele aanvullende bepalingen.
Toon meer Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Beheergemak van het e-depot
Kwaliteitscriterium (weging): 35
Kwaliteitscriterium (naam): Gebruiksgemak van archiefportaal
Kwaliteitscriterium (weging): 20
Kwaliteitscriterium (naam): Beheer van autorisaties
Kwaliteitscriterium (weging): 10
Kwaliteitscriterium (naam): Implementatie- en migratieplan
Kwaliteitscriterium (weging): 25
Kwaliteitscriterium (naam): Uitvoering exit
Prijs (weging): 25
Duur
Startdatum: 2023-10-01 📅
Einddatum: 2028-01-01 📅
Duur van de opdracht, raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem
Dit contract kan worden verlengd ✅ Beschrijving
Beschrijving van de verlengingen: vijf verlengingsopties van elk twee jaar.
Aanvullende informatie:
“Alle inschrijvers hebben de mogelijkheid om vragen te stellen. Vragen en/of opmerkingen kunnen alleen middels de Negometrix “Vraag & Antwoord” module worden...”
Aanvullende informatie
Alle inschrijvers hebben de mogelijkheid om vragen te stellen. Vragen en/of opmerkingen kunnen alleen middels de Negometrix “Vraag & Antwoord” module worden ingediend uiterlijk tot het in de planning vermelde datum en tijdstip, bij de aanbestedende dienst.
Juridische, economische, financiële en technische informatie Technische en professionele bekwaamheid
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“Kerncompetentie 1: leveren, inrichten en onderhoud e-depot voorziening.
Kerncompetentie 2: importeren van archiefwaardige documenten
Certificaat:...”
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria
Kerncompetentie 1: leveren, inrichten en onderhoud e-depot voorziening.
Kerncompetentie 2: importeren van archiefwaardige documenten
Certificaat: gecertificeerd managementsysteem voor informatiebeveiliging
Toon meer Voorwaarden voor deelname
Voorwaarden voor deelname (technische en beroepsbekwaamheid):
“Kerncompetentie 1: de inschrijver kan een e-depot voorziening leveren, inrichten en onder-houden en toont dit aan met ten minste één opdracht met een duur...”
Voorwaarden voor deelname (technische en beroepsbekwaamheid)
Kerncompetentie 1: de inschrijver kan een e-depot voorziening leveren, inrichten en onder-houden en toont dit aan met ten minste één opdracht met een duur van minimaal één jaar die hij in de afgelopen drie jaar heeft uitgevoerd.
Kerncompetentie 2: de inschrijver heeft de laatste drie jaar een opdracht uitgevoerd voor het migreren van archiefwaardige documenten opgeslagen bij de klant, dan wel van documenten uit een archiefsysteem draaiend in de eigen omgeving van de klant of de omgeving van een derde partij, naar de eigen SaaS-oplossing van de inschrijver.
Informatiebeveiliging
De inschrijver heeft een vastgelegd en gecertificeerd managementsysteem voor informatiebeveiliging (ISO 27001, NEN 7510 of een gelijkwaardig certificaat), dat periodiek door een geaccrediteerde instelling wordt getoetst.
Procedure Soort procedure
Open procedure
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2023-06-20
11:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Het onderstaande tijdschema is uitgedrukt in aantal maanden.
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 6
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2023-06-20
11:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes (plaats): Eindhoven
Aanvullende informatie Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Oost-Brabant
Poststad: ’s Hertogenbosch
Postcode: 5201 CZ
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: info.rechtbankshertogenbosch@rechtspraak.nl📧
Bron: OJS 2023/S 084-250769 (2023-04-24)
Award Aankondiging (2023-09-01) Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Totale waarde van de opdracht (exclusief BTW): EUR 193976.36 💰
Beschrijving
Aanvullende producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning📦
Beschrijving van de aanbesteding:
“E-DEPOT EN PRE-DEPOT ALS SAAS
De opdracht betreft het beschikbaar stellen van de Oplossing als SaaS (Software-as-a-Service) aan het RHCe. Het betreft het...”
Beschrijving van de aanbesteding
E-DEPOT EN PRE-DEPOT ALS SAAS
De opdracht betreft het beschikbaar stellen van de Oplossing als SaaS (Software-as-a-Service) aan het RHCe. Het betreft het leveren, inrichten en beheren van de Oplossing.
Binnen de opdracht valt ook de migratie van alle aanwezige documenten en bijbehorende metadata uit het huidig e-depot.
De opdrachtnemer traint 2 functioneel beheerders bij het RHCe.
De opdrachtnemer levert een archiefportaal.
Procedure Administratieve informatie
Eerdere publicatie betreffende deze procedure: 2023/S 084-250769
Gunning van het contract
1️⃣
Datum van sluiting van het contract: 2023-07-17 📅
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 3
Aantal inschrijvingen van KMO's: 3
Aantal inschrijvingen van inschrijvers uit andere EU-lidstaten: 0
Aantal inschrijvingen van inschrijvers uit niet-EU-lidstaten: 0
Aantal elektronisch ontvangen inschrijvingen: 3
Naam en adres van de contractant
Naam: De Ree Archiefsystemen B.V.
Poststad: Groningen
Land: Nederland 🇳🇱
Regio: Nederland🏙️
De aannemer is een KMO ✅ Informatie over de waarde van de opdracht/het perceel (exclusief BTW)
Geraamde totale waarde van de opdracht/het perceel: EUR 193 000 💰
Totale waarde van het contract/perceel: EUR 193 000 💰
Bron: OJS 2023/S 171-536857 (2023-09-01)