Bewerken en vernietigen papieren archieven

Provincie Utrecht

Zoals bij de aanleiding beschreven is de aard van de opdracht tweeledig: 1. er moeten blijvend te bewaren archieven worden overgebracht, en; 2. er moeten archieven rechtmatig worden vernietigd, dan wel op een vernietigingsjaar in de toekomst worden gezet. Hier komt voor een deel bij dat nader onderzocht moet worden, wat er met archieven moet gebeuren. Dit geldt voor een paar kleinere archieven, zoals de provinciale adviescommissies en het openbaar lichaam voor de vuilstort in Maarsbergen. Het doel van de opdracht is dat na afloop van de opdracht: 1. alle te bewaren archieven zijn overgebracht naar Het Utrechts Archief (HUA); 2. alle dossiers die volgens de Provinciale selectielijst archieven (Provisa) voor 2031 voor vernietiging in aanmerking komen, zijn vernietigd; 3. de vernietigingsverklaringen voor dossiers met een langere bewaartermijn dan 2030 gereed zijn gemaakt voor vernietiging in het jaar dat dit volgens de selectielijst moet. Zie verder par. 2.4 van de Leidraad. Bij deze Leidraad is een gedetailleerder overzicht (zie Bijlage 11) gevoegd met de betreffende archieven, de verwachte omvang blijvend te bewaren en een toelichting op herkomst en beoogde bewerking. Samengevat betreft het op hoofdlijnen de volgende archieven, met zowel blijvend te bewaren als vernietigbaar: - Gedeputeerde Staten, 1989-1997 en 1997-2011, omvang ca. 855 strekkende meter te bewaren. Het deel 1989- 1997 is voor een deel al beschreven in een conceptinventaris; - Provinciale Staten, 1989-2010, omvang ca. 70 meter; - Commissarissen van de Koningin (Staal en Robbertsen), 1997-2011, omvang ca. 59 meter; - Wegenleggers en bestekken van wegenprojecten, 1939-2010, omvang ca. 44 meter; - Aan de provincie overgedragen archief Wgr+ regio Bestuur Regio Utrecht (BRU), 1995-2015, omvang ca. 31 meter; - Aan de provincie overgedragen archief Dienst Landelijk Gebied, tot en met 2014, omvang ca. 35 meter; - Van provincie Zuid-Holland afkomstig archief vanwege de herindeling van Vijfheerenlanden, eerste helft 20e eeuw tot 2010, omvang ca. 20 meter; - Kleinere archieven in beheer van de provincie Utrecht, elk omvang enkele tot max. 13 meter.

Deadline

Deadline 2026-07-13

Wie?

• Provincie Utrecht

Wat?

• Bedrijfsorganisatiediensten › Registermanagement
• Bibliotheek- en archiefdiensten › Archiefdiensten
• Bibliotheekbeheer › Archiveringsdiensten
• Diensten voor ophalen van vuilnis › Diensten voor het verzamelen van oud papier

Waar?

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2026-05-18	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2026-05-18)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Bewerken en vernietigen papieren archieven
Referentienummer: 30424
Korte beschrijving:

Korte beschrijving

Zoals bij de aanleiding beschreven is de aard van de opdracht tweeledig:

1. er moeten blijvend te bewaren archieven worden overgebracht, en;
2. er moeten archieven rechtmatig worden vernietigd, dan wel op een vernietigingsjaar in de toekomst worden gezet.

Hier komt voor een deel bij dat nader onderzocht moet worden, wat er met archieven moet gebeuren. Dit geldt voor een paar kleinere archieven, zoals de provinciale adviescommissies en het openbaar lichaam voor de vuilstort in Maarsbergen. Het doel van de opdracht is dat na afloop van de opdracht:

1. alle te bewaren archieven zijn overgebracht naar Het Utrechts Archief (HUA);
2. alle dossiers die volgens de Provinciale selectielijst archieven (Provisa) voor 2031 voor vernietiging in aanmerking komen, zijn vernietigd;
3. de vernietigingsverklaringen voor dossiers met een langere bewaartermijn dan 2030 gereed zijn gemaakt voor vernietiging in het jaar dat dit volgens de selectielijst moet.

Zie verder par. 2.4 van de Leidraad. Bij deze Leidraad is een gedetailleerder overzicht (zie Bijlage 11) gevoegd met de betreffende archieven, de verwachte omvang blijvend te bewaren en een toelichting op herkomst en beoogde bewerking. Samengevat betreft het op hoofdlijnen de volgende archieven, met zowel blijvend te bewaren als vernietigbaar:

- Gedeputeerde Staten, 1989-1997 en 1997-2011, omvang ca. 855 strekkende meter te bewaren. Het deel 1989-
1997 is voor een deel al beschreven in een conceptinventaris;
- Provinciale Staten, 1989-2010, omvang ca. 70 meter;
- Commissarissen van de Koningin (Staal en Robbertsen), 1997-2011, omvang ca. 59 meter;
- Wegenleggers en bestekken van wegenprojecten, 1939-2010, omvang ca. 44 meter;
- Aan de provincie overgedragen archief Wgr+ regio Bestuur Regio Utrecht (BRU), 1995-2015, omvang ca. 31 meter;
- Aan de provincie overgedragen archief Dienst Landelijk Gebied, tot en met 2014, omvang ca. 35 meter;
- Van provincie Zuid-Holland afkomstig archief vanwege de herindeling van Vijfheerenlanden, eerste helft 20e eeuw tot 2010, omvang ca. 20 meter;
- Kleinere archieven in beheer van de provincie Utrecht, elk omvang enkele tot max. 13 meter.

Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Archiveringsdiensten 📦
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Titel: Bewerking en vernietiging papieren archieven
Aanvullende producten/diensten:

Archiefdiensten 📦

Diensten voor het verzamelen van oud papier 📦

Registermanagement 📦

Doel van strategische aanbestedingen: Vermindering van milieueffecten

De Aanbestedende dienst volgt tenminste de door de Rijksoverheid opgestelde minimumeisen met betrekking tot duurzaamheid. Voor de onderhavige Opdracht zijn geen minimumeisen voorhanden. Echter, vraagt de Aanbestedende dienst in Kwalitatief gunningscriterium 3 SROI en duurzaamheid aan Inschrijvers uit te werken hoe zij CO2-uitstoot gaan beperken bij het transport van archieven, en hoe zij milieuvriendelijk de papierstromen gaan vernietigen.

Land: Nederland 🇳🇱
Duur
Startdatum: 2026-10-19 📅
Einddatum: 2030-12-31 📅
Beschrijving
Maximumaantal verlengingen: 1
Overige informatie over verlengingen:

Er is sprake van een dienstverleningsovereenkomst met een initiële looptijd tot en met 31 december 2030 (circa 4 jaar en 2,5 maanden). Het streven is dat op deze datum de uitgevraagde werkzaamheden zijn afgerond. Indien dit niet het geval is, verlengt de provincie de Overeenkomst met het aantal benodigde maanden tot en met uiterlijk 18 oktober 2031. 18 oktober 2031 is daarbij een fatale termijn.

Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties: Er zijn geen opties opgenomen, enkel 1 mogelijkheid tot verlenging.
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Plan van aanpak en opvragen dossiers
Kwaliteitscriterium (weging): 25
Kwaliteitscriterium (naam): Archiefbewerkingsplan en archiefinventaris
Kwaliteitscriterium (weging): 45
Kwaliteitscriterium (naam): Invulling SROI en duurzaamheid
Kwaliteitscriterium (weging): 10
Prijs ✅
Prijs (weging): 20
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2026-07-13 14:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2026-07-13 14:15:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 4 maanden
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2026-07-13 14:15:00 📅
Elektronische facturering: Vereist
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2026-06-25 14:00:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Provincie Utrecht
Nationaal registratienummer: 59402109
Postadres: Archimedeslaan 6
Postcode: 3584 BA
Poststad: Utrecht
Regio: Utrecht 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Max de Vries
E-mail: inkoop@provincie-utrecht.nl 📧
Telefoon: +31 302589111 📞
URL: http://www.provincie-utrecht.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/425458 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/425458 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Zelfde als: Naam en adressen
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2026/S 096-343315 (2026-05-18)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging (>20 nieuwe aankopen)

Diverse zakelijke en andere diensten (19)

Diverse zakelijke diensten (7)

Bibliotheekbeheer (2)