Beschrijving van de aanbesteding
Deze tender heeft betrekking op de Europese openbare aanbestedingsprocedure inzake audiovisuele dienstverlening voor het mediacentrum Defensie (MCD). De opdracht betreft de facetten van onderstaande (niet limitatieve) Audiovisuele dienstverlening van zowel personele- als materiele inzet met als doel het leveren van materieel en/of personeel van audio- en videodienstverlening ten behoeve van het Mediacentrum Defensie (MCD). Binnen deze scope valt (voor zover dit direct gerelateerd is aan de audiovisuele dienstverlening) enkel opdrachten verstrekt ten behoeve van het MCD:
Audio Visuele Dienstverlening met als kenmerk hoogste kwaliteit (broadcast standaard), voor meervoudig in- en extern gebruik;
Film, video, cross mediale activiteiten, producten en geluidsproducties voor gebruik voor alle communicatie doeleinden van Opdrachtgever. Voorbeelden hiervan zijn: campagnes, op internet, promotionele doeleinden en cross mediale activiteiten;
Audiovisuele faciliteiten zoals apparatuur (camera, geluidssets, regiewagens etc.) en personeel (camera- en geluidspersoneel, editors, regisseurs projectleiders etc.);
“Creatief denkvermogen”, waarbij de (externe) regisseur samenwerkt met een productieleider van het Mediacentrum Defensie;
Live streamen en uitzenden van gemaakte middelen op de dan marktconforme kanalen en mogelijkheden;
Geluidsversterking en belichting (studio- en setlicht) voor het maken van audiovisuele opnames;
Projectie door middel van grote beamers en LED schermen (modulair en op wagens);
Overige dienstverlening zoals vertaaldiensten, audiodescriptie en ondertiteling.
Buiten de scope van deze aanbesteding vallen:
Opdrachten welke betrekking hebben op fotografie en/of reclame-uitingen;
Opdrachten waarbij het product – en regie – volledig door Opdrachtnemer (van A tot Z) wordt uitgevoerd. Het betreft geen full-service overeenkomst;
Opdrachten in een missie- en/of uitzendgebied;
Aanbestedingen welke zijn opgelopen ten behoeve van de inhuur van onder andere Interim-management en uitzendkrachten;
Aanbestedingen welke zijn opgelopen ten behoeve van de inkoop van producten voor Audiovisuele middelen;
Aanbestedingen welke zijn en/of worden opgelopen door het Ministerie van Algemene zaken ten behoeve van de Inkoopcategorie Communicatie waar Opdrachtgever onderdeel van is;
Kleinere schermen voor individuele presentaties en kleine Audiovisuele dienstverlening.
De zorgvuldig geraamde waarde van de opdracht voor de Audiovisuele dienstverlening ten behoeve van het Mediacentrum Defensie wordt geschat op € 3.966.942,15 exclusief btw voor de gehele duur van de opdracht van 4 jaar.
Gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst kan de financiële waarde van de afroepen / daadwerkelijke hoeveelheid hoger komen te liggen dan de oorspronkelijk zorgvuldig geraamde financiële waarde. Dit kan komen doordat de Aanbestedende dienst meer inzet nodig heeft voor de uitvoering van haar taak. Echter als gevolg van de turbulente ontwikkelingen in Europa en de dynamiek die dat teweeg brengt voor de Nederlandse krijgsmacht, moet hierbij een kanttekening worden geplaatst dat deze verwachting anders kan uitpakken. Zo kunnen de geopolitieke spanningen, de budgetten die het ministerie van Defensie heeft en de wijze waarop deze ingezet worden, het verdere verloop van de oorlog in Oekraïne en het eventueel ontstaan van andere conflicthaarden, gevolgen hebben op de volumes. Hierdoor zou er meer, maar mogelijk ook minder, afgenomen kunnen worden. Er bestaat bovendien een kans dat gedurende de looptijd van de overeenkomst een hoger budget beschikbaar gesteld wordt om te voldoen aan de NAVO-norm. Daarnaast kunnen beleidsmatige keuzes binnen de Aanbestedende dienst of vanuit de landelijke politiek leiden tot meer dan wel minder behoefte vallende onder deze aanbesteding.
Om deze onzekerheid en andere mogelijke onvoorziene omstandigheden het hoofd te bieden, is de maximale opdrachtwaarde vastgesteld op 50% boven de zorgvuldig geraamde waarde, wat neerkomt op € 5.950.413,22- (exclusief btw) over de gehele looptijd van de Raamovereenkomst (maximaal 4 jaar). Let wel: Dit bedrag is intern door Opdrachtgever thans nog niet beschikbaar gesteld dan wel vrijgegeven.