Beschrijving van de aanbesteding
WUR is op zoek naar een betrouwbare en professionele verhuisleverancier die het locatiemanagement en de medewerkers van WUR kan “ontzorgen” met kwalitatief goede en efficiënte verhuizingen. Locatiemanagement is de afdeling die de regie op de facilitaire dienstverlening verzorgt op de diverse locaties van de WUR. Met ontzorgen wordt bedoeld dat het locatiemanagement zelf weinig tijd aan de verhuizingen hoeft te besteden, omdat ze kan vertrouwen op de expertise van de leverancier. De leverancier denkt proactief mee waardoor de verhuizing efficiënt verloopt. De relatie tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer dient gebaseerd te zijn op onderling vertrouwen, goede communicatie en transparantie van elkaars processen. Daarnaast wordt flexibiliteit gevraagd om voorafgaand aan de opdracht snel te kunnen schakelen, dit wordt verderop besproken.
De opdracht bestaat uit het uitvoeren van alle voorkomende verhuisdienstverlening (met name de verhuizingen zoals hieronder omschreven). De diensten kunnen in overleg met Opdrachtgever gevraagd worden per verhuisopdracht en maken dan ook deel uit van onderhavige aanbesteding:
-verhuizen van bronlocatie(s) naar doellocatie(s), dit kan zowel binnen de panden (intern) en pand overschrijdend (extern) plaatsvinden zowel binnen als buiten de Wageningen Campus en in heel Nederland;
-het in voldoende mate beschikbaar stellen van verhuismiddelen. Het type verhuismiddel wordt in overleg met Opdrachtgever bepaald;
-het aanbrengen van beschermingsmiddelen, her te gebruiken waar mogelijk, ter voorkoming van schade aan eigendommen van Opdrachtgever;
-indien noodzakelijk voor transport, (de) montage van meubilair of overige zaken. Het monteren en demonteren van meubilair wordt altijd door een daarvoor opgeleide verhuismedewerker uitgevoerd;
-verhuizen van laboratoriuminventaris;
-verhuizen van specialistische goederen, waaronder ook gassen (cilinders) en chemicaliën;
-het verhuizen van computerhardware dat omvat; het ontkoppelen en het zorgvuldig inpakken, transporteren, uitpakken en het aansluiten van de pc’s en toebehoren ( beeldscherm(en), muis, keyboard) op de doellocatie door opgeleide IT handyman;
-na het aansluiten van de computerhardware, dienen de kabels van computers, printers, faxen en telefoons netjes wegwerkt in de kabelgoten en/of weg gebonden aan het frame door opgeleide IT handyman. Er is sprake van kabel management, dat betekent dat de kabels in de juiste lengte ter beschikking worden gesteld aan Opdrachtnemer;
-inpakken en/of uitpakken van te verhuizen onderdelen en het ophalen van verhuismiddelen binnen afgesproken termijn;
-het leeg opleveren van bronlocaties, waarbij restafval of klein afval voortkomend uit de verhuizing wordt afgevoerd naar de containers van het door Opdrachtgever gecontracteerde afvalverwerkingsbedrijf;
-het plaatsen en hanteren van bijzondere hulpmiddelen zoals verhuisliften, etc.;
-uitvoeren van projectmanagement bij grote verhuizingen (meer dan 50 werkplekken);
-het, in opdracht van Opdrachtgever, maken van indelingstekeningen en van-en-naar lijsten;
-geconditioneerd opslag van spullen en het transport van deze spullen van en naar de WUR locaties.;
-digitaal overzicht en bestelsysteem voor de geconditioneerde opslag, op basis van de diverse contactpersonen
-het uitvoeren van personeelsverhuizingen, zowel nationaal als internationaal, voor rekening van WUR. De personeelsverhuizingen is een optionele dienstverlening: WUR heeft in deze geen afnameverplichting. De Opdrachtgevers, zoals HRM afdelingen, maken zelf een keuze (uit nationale en internationale verhuizers) aan wie de opdracht wordt verstrekt.