Platform voor scan- en documentverwerking

Gemeente Haarlemmermeer

De gemeente wil een overeenkomst sluiten met één opdrachtnemer voor de levering, implementatie en het beheer van een generieke scan- en herkensoftwareoplossing. Deze voorziening dient het uniform, digitaal en zaakgericht verwerken van fysieke en digitale documenten binnen de gehele organisatie te ondersteunen. Daarnaast dient het de facturatiestromen te ondersteunen. Huidige omvang (indicatief) • Circa 47.000 documenten per jaar. Verwachte groei naar 80.000 documenten per jaar. • Totaal volume circa 306.000 pagina’s per jaar. We verwachten een groei naar 400.000 pagina's per jaar. • Meerdere documenttypen, waaronder facturen, poststukken en HR-gerelateerde documenten: o 21580 facturen via mail en op papier. o 1302 E-facturen (via Peppol). o 808 documenten naar e-mail. o 4680 documenten naar netwerklocatie. o 16273 documenten naar ons zaaksysteem Djuma.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2026-04-20. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2026-03-05.

Wie? Wat? Waar?
Aankoopgeschiedenis
Datum Document
2026-03-05 Aankondiging van een opdracht
2026-04-07 Aankondiging van een opdracht
Aankondiging van een opdracht (2026-03-05)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Platform voor scan- en documentverwerking
Referentienummer: 2025-533
Korte beschrijving:
De gemeente wil een overeenkomst sluiten met één opdrachtnemer voor de levering, implementatie en het beheer van een generieke scan- en herkensoftwareoplossing. Deze voorziening dient het uniform, digitaal en zaakgericht verwerken van fysieke en digitale documenten binnen de gehele organisatie te ondersteunen. Daarnaast dient het de facturatiestromen te ondersteunen. Huidige omvang (indicatief) • Circa 47.000 documenten per jaar. Verwachte groei naar 80.000 documenten per jaar. • Totaal volume circa 306.000 pagina’s per jaar. We verwachten een groei naar 400.000 pagina's per jaar. • Meerdere documenttypen, waaronder facturen, poststukken en HR-gerelateerde documenten: o 21580 facturen via mail en op papier. o 1302 E-facturen (via Peppol). o 808 documenten naar e-mail. o 4680 documenten naar netwerklocatie. o 16273 documenten naar ons zaaksysteem Djuma.
Toon meer
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Diensten in verband met software 📦
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Land: Nederland 🇳🇱
Duur: 48 maanden
Maximumaantal verlengingen: 2
Overige informatie over verlengingen:
De overeenkomst wordt aangegaan voor een looptijd van vier (4) jaar en De gemeente heeft de optie de overeenkomst te verlengen met twee (2) maal twee (2) jaar.
Informatie over opties
Opties ✅
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Wensen; Bijlage G
Kwaliteitscriterium (weging): 64
Kwaliteitscriterium (naam): Systeemdemonstratie
Kwaliteitscriterium (weging): 15
Prijs ✅
Prijs (weging): 21
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2026-04-20 11:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2026-04-20 11:00:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 3 maanden
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Een waarborg is vereist ✅
Openingsdatum: 2026-04-20 11:00:00 📅
Elektronische facturering: Vereist
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2026-04-02 11:00:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Vereiste deposito's en garanties: Beroep op derden (indien van toepassing)

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Gemeente Haarlemmermeer
Nationaal registratienummer: 381942865
Postadres: Taurusavenue 100
Postcode: 2132 LS
Poststad: Hoofddorp
Regio: Groot-Amsterdam 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Mandy Reemnet
E-mail: aanbesteden@haarlemmermeer.nl 📧
Telefoon: +31 9001852 📞
URL: http://www.haarlemmermeer.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/414697 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/414697 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Zelfde als: Naam en adressen
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2026/S 046-159613 (2026-03-05)
Aankondiging van een opdracht (2026-04-07)
Procedure
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2026-04-28 11:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2026-04-28 11:00:00 📅
Voorwaarden voor inschrijving
Openingsdatum: 2026-04-28 11:00:00 📅
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2026-04-13 23:59:00 📅

Aanbestedende dienst
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/419007 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/419007 🌏

Wijzigingen
Andere aanvullende informatie
Voornaamste reden voor de wijziging: Informatie bijgewerkt
Informatie over wijzigingen
Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd: b2403c74-450f-47d9-bb93-5a835545a1ba-01
Bron: OJS 2026/S 068-237645 (2026-04-07)
Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕
Gerelateerde zoekopdrachten 🔍
Regio:
Nederland Groot-Amsterdam
Producten/diensten:
IT-diensten: adviezen,... Softwareprogrammering en -advies Diensten in verband met software