Microsoft Licenties EA

Korte beschrijving

Deze aanbesteding betreft het contracteren van een Licensing Solution Provider (LSP) onder de Algemene voorwaarden van Opdrachtgever (GIBIT 2023) voor het laatste Microsoft contractjaar voor de periode van één (1) jaar, en wel vanaf 1 april 2026 t/m 31 maart 2027.

De LSP dient de licenties onder de VNG framework GT Microsoft- en waar het Framework niet op toeziet de Microsoft services (voorheen: EULA) voorwaarden - te leveren. De in te kopen aantallen licenties zijn vermeld in Bijlage 5 Prijzenblad

Beschrijving van de aanbesteding

Deze aanbesteding betreft het contracteren van een Licensing Solution Provider (LSP) onder de Algemene voorwaarden van Opdrachtgever (GIBIT 2023) voor het laatste Microsoft contractjaar voor de periode van één (1) jaar, en wel vanaf 1 april 2026 t/m 31 maart 2027.

De LSP dient de licenties onder de VNG framework GT Microsoft- en waar het Framework niet op toeziet de Microsoft services (voorheen: EULA) voorwaarden - te leveren. De in te kopen aantallen licenties zijn vermeld in Bijlage 5 Prijzenblad

Gemeente Súdwest-Fryslân (hierna: Opdrachtgever) trekt deze aanbesteding voor Microsoft-licenties in omdat in de aanbestedingsplanning abusievelijk geen rekening is gehouden met Microsoft’s Change of Channel Partner (CoCP)-procedure. Een vraag in Nota van Inlichtingen 1 (03-02-2026) legde het probleem scherp bloot: de eis “licenties beschikbaar per 1 april 2026” creëert feitelijk een nadeel voor alle niet-zittende leveranciers omdat wanneer een van hen de aanbesteding zou winnen, dat deze dan maar een zeer klein deel van geraamde omvang (omzet) kan realiseren. Als een andere partij dan de huidige leverancier wint, kan die nieuwe leverancier namelijk pas na afronding van de CoCP-procedure (maximaal 90 dagen) daadwerkelijk licenties leveren en omzet genereren. Omdat de definitieve gunning pas rond 18 maart 2026 plaatsvindt en licenties per 1 april 2026 nodig zijn, is levering van het overgrote deel van de benodigde licenties door een nieuwe leverancier zeer waarschijnlijk niet haalbaar.

Het ongelijk speelveld dat hiermee onbewust door Opdrachtgever is gecreëerd betekent dat de aanbesteding een ernstig gebrek heeft, om deze reden wordt de aanbesteding ingetrokken en heeft Opdrachtgever geen andere keuze dan een overbruggingsovereenkomst van 1 jaar af te sluiten met de huidige contractant (Insight Netherlands) van 1 april a.s. t/m 31 maart 2027, met optie tot verlenging. Deze verlenging zal alleen worden ingeroepen als een aanbesteding voor een overeenkomst vanaf 1 april 2027 vanwege feiten en omstandigheden die buiten de invloedsfeer liggen van Opdrachtgever niet mogelijk is. Bijvoorbeeld vanwege een frictie wat betreft tot wanneer een overeenkomst door mag lopen onder de huidige VNG framework GT Microsoft of vanaf wanneer een overeenkomst kan starten onder de nieuwe VNG framework GT Microsoft (versie 3), dit ook gezien vanuit het feit dat een overeenkomst - voor zover Opdrachtgever weet - altijd een looptijd van een jaar of een veelvoud daarvan moet bedragen.

Hierbij ervan uitgaande dat de nieuwe VNG framework GT Microsoft (versie 3) tijdig beschikbaar is zodat voor de overeenkomst (die weer aanbesteed gaat worden) volgend op voornoemde overbruggingsovereenkomst kan worden aangehaakt op dit nieuwe framework. Dit zal dan een meerjarige overeenkomst worden, mits er voldoende tijd is voor de aanbesteding hiertoe en de CoCP-procedure (in totaal minimaal 6 maanden excl. vakantieperiodes). Mocht nog niet aangehaakt kunnen worden op de nieuwe GT Microsoftversie dan zal worden beoordeeld welke mogelijkheden er dan zijn; is er bijvoorbeeld een uitloop met de VNG framework GT-Microsoft (versie 2) mogelijk of zijn er andere opties.
Voorafgaand aan bovengenoemde aanbesteding zal – zo mogelijk in samenwerking met andere gemeenten en VNG- een marktverkenning (en mogelijk een openbare marktconsultatie) gehouden worden om duidelijkheid te krijgen over een aantal onderwerpen.