Europese aanbesteding Architectuursoftware Gemeente Breda

Korte beschrijving

Procedure
Aanbesteding middels de Europees openbare procedure conform de (gewijzigde) aanbestedingswet 2012.

Opdrachtgever
De opdrachtgever bij deze aanbesteding is de Gemeente Breda.  Voor meer informatie over de Gemeente Breda verwijzen wij u naar de website van de gemeente: www.breda.nl.

Gemeente Breda gebruikt een softwareoplossing om haar architectuurlandschap te beschrijven. Dat gebeurt op drie (3) niveaus:
1. Enterprise-architectuur;
2. Domein- en thema-architecturen;
3. Projectarchitecturen.

Het doel hiervan is om actueel overzicht te hebben van de huidige situatie en de impact van veranderopgaven inzichtelijk te maken en deze te vertalen in kaders en adviezen voor de uitvoering van deze veranderingen.

De enterprise-architectuur bestaat uit principes en modellen die op organisatiebreed niveau de (architecturale) ontwerpkeuzes beschrijven die richtinggevend zijn voor de inrichting van onder meer bedrijfsprocessen, informatiestromen en applicaties.

Een domein- en thema-architectuur bestaat uit principes en modellen die ontwerpkeuze beschrijven gerelateerd aan een bepaald deelgebied binnen de organisatie.  Dit kan thematisch of domein gericht zijn. De gemeente Breda kent drie bedrijfsdomeinen: 
- Sociaal Economisch Domein (SED); 
- Ruimtelijk Economisch Domein (RED); 
- Bedrijfsvoering en Dienstverlening (BVD).

De domein- en thema-architecturen conformeren zich aan de enterprise-architectuur en werken ontwerpkeuzes daaruit verder uit tot een detailniveau dat voor het desbetreffende domein volstaat. De projectarchitectuur beschrijft het architecturale ontwerp en de impact van een voorgesteld project.
Hierbij volgt gemeente Breda zo veel mogelijk de gemeentelijke referentiearchitectuur GEMMA (GEMeentelijke Model Architectuur). De hoofdgebruikers zijn zeven (7) architecten met volledige bewerkrechten.

In de gemeente Breda is de Configuration Management Database (CMDB) in Topdesk de bronregistratie voor applicatiecomponenten, servers, databases, netwerkcomponenten, etc. Op dit moment zijn er circa 400 applicaties in de CMBD opgenomen. In de nabije toekomst zal dit aantal verdubbelen, omdat er aparte kaarten zullen komen voor acceptatieomgeving en productieomgeving.

Daarnaast heeft de gemeente de ambitie om steeds meer datagedreven te werken.

Opdracht
Gemeente Breda is op zoek naar een leverancier voor het leveren van een Architectuur softwareoplossing.
Onderstaand is de ideale situatie geschetst. We willen graag:
1. Een meerjarig contract dat ruimte biedt voor doorontwikkeling zonder dat uitbreiding van de afgenomen functionaliteit leidt tot een gedwongen aanbesteding;
2. Een ICT-prestatie hebben waarin gebruikers eenvoudig hun weg kunnen vinden in grote aantallen objecten en views;
3. Een ICT-prestatie die gebruikers in staat stelt om efficiënt grote aantallen objecten en views te beheren;
4. Een efficiënte ICT-prestatie hebben voor het publiceren van vastgestelde architecturen;
5. Goed onderscheid kunnen maken tussen current- en future-state;
6. Een efficiënt en geautomatiseerd proces hebben om de repository met bronregistraties zoals bijvoorbeeld de CMDB te synchroniseren;
7. De GEMMA-referentie-architectuur kunnen actualiseren zonder impact op de productieomgeving;
8. De mogelijkheid creëren te ontwikkelen richting een meer data-gedreven architectuurfunctie;
9. De ICT-prestatie betreft een cloudapplicatie.
10. Aangaan van een partnerschap met de leverancier dat verder gaat dan alleen softwarelevering. Denk hierbij aan hulp bij het optimaal gebruiken van onze software en invloedmogelijkheden via gebruikersgroepen.

De opdracht omvat:
- De levering van een architectuursoftware via Software as a Service (SaaS);
- Minimaal twee (2) omgevingen:            
                  1) Productieomgeving;
                  2) Een omgeving voor testdoeleinden of om te experimenteren.
- Support voor ondersteuning van gebruikers;
- Samenwerkingsdocumentatie: Een vastgesteld contract;
- Een vastgesteld Service Level Agreement met aanvullende afspraken en procedures ten aanzien van servicemanagement;
- Een verwerkersovereenkomst;
- Een optie om aanvullende consultancy af te nemen tegen een vastgesteld tarief;
- De levering van een afgestemd implementatieplan met hierin een data-migratieplan;
- De levering van kennis en capaciteit om de implementatie en migratie van data uit te voeren;
- Het leggen van een geautomatiseerde koppeling met de CMDB in Topdesk, deels geautomatiseerd met het model-DSP binnen I-Navigator en andere mogelijke toekomstige applicaties;
- De opleiding van de eindgebruikers inclusief advies voor gebruik op basis van best practices.

De beoogde datum voor het operationeel zijn van de oplossing is 1 oktober 2026.

Plafondbedrag
De aanbestedende dienst hanteert voor deze opdracht (eenmalig en jaarlijks incl. verlengingsopties) een plafondbedrag van € 450.000,- excl. BTW.

Percelen
Deze opdracht is niet verdeeld in percelen.

Mercell
Deze aanbesteding zal uitsluitend en geheel digitaal online worden afgehandeld via het Mercell platform (www.mercell.com). Een uitgebreide instructie met betrekking tot digitaal aanbesteden treft u aan in de Vragenlijsten.

Beschrijving van de aanbesteding

Procedure
Aanbesteding middels de Europees openbare procedure conform de (gewijzigde) aanbestedingswet 2012.

Opdrachtgever
De opdrachtgever bij deze aanbesteding is de Gemeente Breda.  Voor meer informatie over de Gemeente Breda verwijzen wij u naar de website van de gemeente: www.breda.nl.

Gemeente Breda gebruikt een softwareoplossing om haar architectuurlandschap te beschrijven. Dat gebeurt op drie (3) niveaus:
1. Enterprise-architectuur;
2. Domein- en thema-architecturen;
3. Projectarchitecturen.

Het doel hiervan is om actueel overzicht te hebben van de huidige situatie en de impact van veranderopgaven inzichtelijk te maken en deze te vertalen in kaders en adviezen voor de uitvoering van deze veranderingen.

De enterprise-architectuur bestaat uit principes en modellen die op organisatiebreed niveau de (architecturale) ontwerpkeuzes beschrijven die richtinggevend zijn voor de inrichting van onder meer bedrijfsprocessen, informatiestromen en applicaties.

Een domein- en thema-architectuur bestaat uit principes en modellen die ontwerpkeuze beschrijven gerelateerd aan een bepaald deelgebied binnen de organisatie.  Dit kan thematisch of domein gericht zijn. De gemeente Breda kent drie bedrijfsdomeinen: 
- Sociaal Economisch Domein (SED); 
- Ruimtelijk Economisch Domein (RED); 
- Bedrijfsvoering en Dienstverlening (BVD).

De domein- en thema-architecturen conformeren zich aan de enterprise-architectuur en werken ontwerpkeuzes daaruit verder uit tot een detailniveau dat voor het desbetreffende domein volstaat. De projectarchitectuur beschrijft het architecturale ontwerp en de impact van een voorgesteld project.
Hierbij volgt gemeente Breda zo veel mogelijk de gemeentelijke referentiearchitectuur GEMMA (GEMeentelijke Model Architectuur). De hoofdgebruikers zijn zeven (7) architecten met volledige bewerkrechten.

In de gemeente Breda is de Configuration Management Database (CMDB) in Topdesk de bronregistratie voor applicatiecomponenten, servers, databases, netwerkcomponenten, etc. Op dit moment zijn er circa 400 applicaties in de CMBD opgenomen. In de nabije toekomst zal dit aantal verdubbelen, omdat er aparte kaarten zullen komen voor acceptatieomgeving en productieomgeving.

Daarnaast heeft de gemeente de ambitie om steeds meer datagedreven te werken.

Opdracht
Gemeente Breda is op zoek naar een leverancier voor het leveren van een Architectuur softwareoplossing.
Onderstaand is de ideale situatie geschetst. We willen graag:
1. Een meerjarig contract dat ruimte biedt voor doorontwikkeling zonder dat uitbreiding van de afgenomen functionaliteit leidt tot een gedwongen aanbesteding;
2. Een ICT-prestatie hebben waarin gebruikers eenvoudig hun weg kunnen vinden in grote aantallen objecten en views;
3. Een ICT-prestatie die gebruikers in staat stelt om efficiënt grote aantallen objecten en views te beheren;
4. Een efficiënte ICT-prestatie hebben voor het publiceren van vastgestelde architecturen;
5. Goed onderscheid kunnen maken tussen current- en future-state;
6. Een efficiënt en geautomatiseerd proces hebben om de repository met bronregistraties zoals bijvoorbeeld de CMDB te synchroniseren;
7. De GEMMA-referentie-architectuur kunnen actualiseren zonder impact op de productieomgeving;
8. De mogelijkheid creëren te ontwikkelen richting een meer data-gedreven architectuurfunctie;
9. De ICT-prestatie betreft een cloudapplicatie.
10. Aangaan van een partnerschap met de leverancier dat verder gaat dan alleen softwarelevering. Denk hierbij aan hulp bij het optimaal gebruiken van onze software en invloedmogelijkheden via gebruikersgroepen.

De opdracht omvat:
- De levering van een architectuursoftware via Software as a Service (SaaS);
- Minimaal twee (2) omgevingen:            
                  1) Productieomgeving;
                  2) Een omgeving voor testdoeleinden of om te experimenteren.
- Support voor ondersteuning van gebruikers;
- Samenwerkingsdocumentatie: Een vastgesteld contract;
- Een vastgesteld Service Level Agreement met aanvullende afspraken en procedures ten aanzien van servicemanagement;
- Een verwerkersovereenkomst;
- Een optie om aanvullende consultancy af te nemen tegen een vastgesteld tarief;
- De levering van een afgestemd implementatieplan met hierin een data-migratieplan;
- De levering van kennis en capaciteit om de implementatie en migratie van data uit te voeren;
- Het leggen van een geautomatiseerde koppeling met de CMDB in Topdesk, deels geautomatiseerd met het model-DSP binnen I-Navigator en andere mogelijke toekomstige applicaties;
- De opleiding van de eindgebruikers inclusief advies voor gebruik op basis van best practices.

De beoogde datum voor het operationeel zijn van de oplossing is 1 oktober 2026.

Plafondbedrag
De aanbestedende dienst hanteert voor deze opdracht (eenmalig en jaarlijks incl. verlengingsopties) een plafondbedrag van € 450.000,- excl. BTW.

Percelen
Deze opdracht is niet verdeeld in percelen.

Mercell
Deze aanbesteding zal uitsluitend en geheel digitaal online worden afgehandeld via het Mercell platform (www.mercell.com). Een uitgebreide instructie met betrekking tot digitaal aanbesteden treft u aan in de Vragenlijsten.

Overige informatie over verlengingen

Het doel van deze aanbesteding is om voor de levering van deze dienst een overeenkomst te sluiten met één leverancier met een looptijd van vier (4) jaar met als ingangsdatum 1 juli 2026.
De opdrachtgever heeft eenzijdig het recht deze vier (4) maal met één (1) jaar te verlengen. De besluitvorming ten aanzien van deze verlenging(en) geschiedt op basis van evaluatie van de geleverde prestatie.

Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures

Vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing start de opschortende termijn (bezwaartermijn) van 20 dagen waarin de opdrachtgever nog niet tot ondertekening van een overeenkomst zal overgaan. Afgewezen en/of uitgesloten inschrijvers kunnen bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing en/of de uitsluiting. Zij dienen een civiel kort geding aanhangig te maken voor het verstrijken van deze termijn. Deze termijn is een fatale termijn. Het kort geding dient aanhangig gemaakt te worden bij de rechtbank Zeeland - West-Brabant te Breda. In het belang van een goede en snelle voortgang wordt een ieder die een rechtsmiddel aanwendt dringend verzocht om de opdrachtgever tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie dagvaarding via Mercell.

In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing kort geding wordt aangespannen dient de winnende inschrijver de inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee(2) weken na de uitspraak.
Indien gedurende de voornoemde termijn een kort geding wordt aangespannen met betrekking tot de gunningsbeslissing, wordt er in ieder geval niet eerder een overeenkomst gesloten, dan nadat de rechter uitspraak heeft gedaan.