Zaaksysteem

Provincie Limburg

De Provincie Limburg staat aan het begin van een ingrijpende modernisering van haar informatiehuishouding. Deze moderniseringsslag is noodzakelijk vanwege de snelle technologische ontwikkelingen, de toenemende digitalisering en samenwerkingsverbanden, én de steeds strengere en veranderende wet- en regelgeving. Denk hierbij aan onder meer de nieuwe Archiefwet, de Wet open overheid (Woo), de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), de Wet digitale overheid (Wdo), de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het huidige applicatielandschap, met verouderde en versnipperde systemen, blijkt steeds minder in staat om organisatie, bestuur en samenleving op een veilige, efficiënte en toekomstbestendige manier van informatie te voorzien. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft de Provincie Limburg een heldere visie opgesteld voor haar informatiehuishouding. Uitgangspunt daarbij is dat informatie duurzaam toegankelijk, veilig, efficiënt, kwalitatief hoogstaand én compliant wordt beheerd. Voor de medewerkers betekent dit meer overzicht, eenvoud en uniformiteit; voor de samenleving staan optimale transparantie en dienstverlening centraal. De Europese aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem is een belangrijk onderdeel van het realiseren van deze visie. Met de implementatie van één geïntegreerd, cloudgebaseerd en gebruiksvriendelijk zaaksysteem legt de Provincie Limburg de basis voor zaakgericht werken, modern archiefbeheer en professionele procesondersteuning. Het nieuwe systeem gaat dienen als centrale spil van de provinciale informatievoorziening en maakt verdere digitalisering, betere dienstverlening en meer grip op kwaliteit, compliance en risicobeheersing mogelijk. De Provincie Limburg is daarom op zoek naar een opdrachtnemer die, in nauwe samenwerking met de organisatie, verantwoordelijk is voor het leveren, implementeren, begeleiden bij de adoptie en het beheren van een modern SaaS-zaaksysteem en de bijbehorende integraties. Voor een volledige beschrijving van de opdracht en de bijbehorende voorwaarden en eisen die daaraan worden gesteld, wordt verwezen naar de bijlagen die hier zijn toegevoegd.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2026-03-06. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2025-12-17.

Wie? Wat? Waar?
Aankoopgeschiedenis
Datum Document
2025-12-17 Aankondiging van een opdracht
Aankondiging van een opdracht (2025-12-17)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Zaaksysteem
Referentienummer: 93e882d7-0c24-495e-b39b-4d0e60111370
Korte beschrijving:
De Provincie Limburg staat aan het begin van een ingrijpende modernisering van haar informatiehuishouding. Deze moderniseringsslag is noodzakelijk vanwege de snelle technologische ontwikkelingen, de toenemende digitalisering en samenwerkingsverbanden, én de steeds strengere en veranderende wet- en regelgeving. Denk hierbij aan onder meer de nieuwe Archiefwet, de Wet open overheid (Woo), de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), de Wet digitale overheid (Wdo), de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het huidige applicatielandschap, met verouderde en versnipperde systemen, blijkt steeds minder in staat om organisatie, bestuur en samenleving op een veilige, efficiënte en toekomstbestendige manier van informatie te voorzien. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft de Provincie Limburg een heldere visie opgesteld voor haar informatiehuishouding. Uitgangspunt daarbij is dat informatie duurzaam toegankelijk, veilig, efficiënt, kwalitatief hoogstaand én compliant wordt beheerd. Voor de medewerkers betekent dit meer overzicht, eenvoud en uniformiteit; voor de samenleving staan optimale transparantie en dienstverlening centraal. De Europese aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem is een belangrijk onderdeel van het realiseren van deze visie. Met de implementatie van één geïntegreerd, cloudgebaseerd en gebruiksvriendelijk zaaksysteem legt de Provincie Limburg de basis voor zaakgericht werken, modern archiefbeheer en professionele procesondersteuning. Het nieuwe systeem gaat dienen als centrale spil van de provinciale informatievoorziening en maakt verdere digitalisering, betere dienstverlening en meer grip op kwaliteit, compliance en risicobeheersing mogelijk. De Provincie Limburg is daarom op zoek naar een opdrachtnemer die, in nauwe samenwerking met de organisatie, verantwoordelijk is voor het leveren, implementeren, begeleiden bij de adoptie en het beheren van een modern SaaS-zaaksysteem en de bijbehorende integraties. Voor een volledige beschrijving van de opdracht en de bijbehorende voorwaarden en eisen die daaraan worden gesteld, wordt verwezen naar de bijlagen die hier zijn toegevoegd.
Toon meer
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦
Geschatte waarde exclusief BTW: 1 EUR 💰
Beschrijving
Interne identificatiecode: e3ff5e51-6b76-4efe-9690-c5e578c98112
Aanvullende producten/diensten:
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Zie documentatie
Stad: Maastricht
Land: Nederland 🇳🇱
Plaats van uitvoering: Zuid-Limburg 🏙️
Duur
Startdatum: 2026-05-01 📅
Einddatum: 2030-04-30 📅
Beschrijving
Maximumaantal verlengingen: 6
Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:
Gedurende de looptijd van de overeenkomst behoudt de Provincie Limburg zich het recht voor om de volgende wijzigingsopdrachten, ongeacht de geldelijke waarde, rechtstreeks aan de opdrachtnemer(s) te verstrekken: Optie 1: De mogelijkheid om een extra module af te nemen die functioneel aansluit op de oorspronkelijk gegunde oplossing en uitsluitend werkt binnen die oplossing. Deze module is niet noodzakelijk voor de kernfunctionaliteit van de initiële opdracht, heeft een beperkte omvang en waarde ten opzichte van de initiële opdracht (<50% van de oorspronkelijke opdrachtwaarde), en leidt niet tot een wezenlijke wijziging van de overeenkomst. Optie 2: De mogelijkheid om wijzigingen of uitbreidingen door te voeren die noodzakelijk zijn om de oorspronkelijk gegunde oplossing te laten functioneren conform de overeenkomst, indien deze wijzigingen voortvloeien uit: a) technische of softwarematige aanpassingen die nodig zijn door ontwikkelingen binnen de oorspronkelijk geleverde oplossing; b) wijzigingen in wet- en regelgeving die van invloed zijn op de werking of compliance van de oplossing; c) aantoonbare kwaliteits- of veiligheidsvereisten die door de Provincie worden vastgesteld binnen het kader van het oorspronkelijke contract; d) beleidswijzigingen die direct betrekking hebben op het gebruik van de oplossing. Deze wijzigingen hebben een beperkte omvang en waarde ten opzichte van de initiële opdracht (<50% van de oorspronkelijke opdrachtwaarde) en leiden niet tot een wezenlijke wijziging van de overeenkomst. Optie 3: Het aantal gebruikers (licenties) kan gedurende de gehele contractperiode, inclusief eventuele verlengingen, maximaal met 10% worden verhoogd tegen de overeengekomen prijs per gebruiker. Bij een verlaging van het aantal gebruikers, eveneens maximaal 10% gedurende de gehele contractperiode, crediteert de leverancier tegen dezelfde prijs per gebruiker. Aanpassing van het aantal licenties kan maximaal twee keer per contractjaar plaatsvinden.
Toon meer
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2026-03-06 11:00:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 90 dagen
Voorwaarden voor inschrijving
Elektronische facturering: Toegestaan
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische betaling ✅
Geheimhoudingsovereenkomst is vereist ✅

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Provincie Limburg
Nationaal registratienummer: 50052969
Postadres: Limburglaan 10
Postcode: 6229GA
Poststad: Maastricht
Regio: Zuid-Limburg 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Eric Rutjens
E-mail: eh.rutjens@prvlimburg.nl 📧
Telefoon: +316 25779499 📞
URL: https://www.limburg.nl 🌏
Adres van het kopersprofiel: https://s2c.mercell.com/buyer/1617 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://s2c.mercell.com/today/179705 🌏
Deelname URL: https://s2c.mercell.com/today/179705 🌏
Elektronische indiening: Toegestaan

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Limburg
Nationaal registratienummer: 82942978
Postadres: Sint Annadal 1
Postcode: 6214 PA
Poststad: Maastricht
Regio: Zuid-Limburg 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: rsc@rechtspraak.nl 📧
Telefoon: +31883612222 📞
Herzieningsprocedure
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures: zie leidraad
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Aankondigingsinformatie
Voorkeursdatum voor publicatie: 2025-12-18Z 📅
Bron: OJS 2025/S 244-844169 (2025-12-17)
Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕
Gerelateerde zoekopdrachten 🔍
Regio:
Nederland Zuid-Nederland Limburg (NL) Zuid-Limburg
Producten/diensten:
Software en informatiesystemen Software voor netwerken, internet en intranet Netwerksoftware Diverse netwerksoftware Administratieve software Diverse software en computersystemen Kantoorautomatiseringssoftware IT-diensten: adviezen,... Softwareprogrammering en -advies Programmering van softwarepakketten