Uitvoeren van notuleerdiensten

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)

Het doel van deze Europese aanbesteding is het sluiten van een Raamovereenkomst tussen RIVM en één Opdrachtnemer voor het uitvoeren van notuleerdiensten. De opdracht betreft de volgende werkzaamheden: Het schriftelijk vastleggen van verschillende vergaderingen, inclusief digitale/hybride vergaderingen. Het verzorgen van verslaglegging/notulen vanaf Teams of Webex-opname (of enige andere vorm van audio opname) van de vergadering. Dit kan een keuze van de Opdrachtgever zijn of bijvoorbeeld voorkomen in geval de notulist niet aanwezig kan zijn bij de vergadering. Het corrigeren en het definitief maken van de opgestelde notulen. Het inplannen van notulisten op aanvraag of volgens de aangeleverde planning (vergaderingen). Het RIVM hecht veel waarde aan het transparant vastleggen van beslissingen, discussies en diverse meningen die aan besluitvorming in de vergaderingen ten grondslag ligt. Om onafhankelijkheid te waarborgen en draagvlak te creëren bij diverse stakeholders/ deelnemers, wordt het uitvoeren van notuleerdiensten uitbesteed. Het gaat om verslaglegging van vergaderingen van verschillende werkgroepen, commissies en bijeenkomsten, congressen of presentaties. Het notuleren van verschillende vergaderingen binnen alle domeinen van het RIVM, waarbij onder andere beleid vastgesteld wordt en besluitvorming plaats vindt. De onderwerpen zijn heel divers. Het gaat daarbij vaak om medische, technische en vakinhoudelijke discussies. Opdrachtnemer dient verschillende uitwerkvormen te beheersen en is binnen heel Nederland inzetbaar. Daarnaast moet er digitaal en hybride gewerkt kunnen worden. Dit houdt in dat (deels) online-vergaderingen ook genotuleerd moeten kunnen worden. Binnen het RIVM vinden er jaarlijks circa 200 vergaderingen plaats die genotuleerd moeten worden. Een vergadering duurt gemiddeld ± 2 uur.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2025-09-25. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2025-08-06.

Wie?

• Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)

Wat?

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2025-08-06	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2025-08-06)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Uitvoeren van notuleerdiensten
Referentienummer: T87983/YeA/2025
Korte beschrijving:
“Het doel van deze Europese aanbesteding is het sluiten van een Raamovereenkomst tussen RIVM en één Opdrachtnemer voor het uitvoeren van...”

Korte beschrijving

Het doel van deze Europese aanbesteding is het sluiten van een Raamovereenkomst tussen RIVM en één Opdrachtnemer voor het uitvoeren van notuleerdiensten.

De opdracht betreft de volgende werkzaamheden:
    Het schriftelijk vastleggen van verschillende vergaderingen, inclusief digitale/hybride vergaderingen.
Het verzorgen van verslaglegging/notulen vanaf Teams of Webex-opname (of enige andere vorm van audio opname) van de vergadering. Dit kan een keuze van de Opdrachtgever zijn of bijvoorbeeld voorkomen in geval de notulist niet aanwezig kan
  zijn bij de vergadering.
Het corrigeren en het definitief maken van de opgestelde notulen.
    Het inplannen van notulisten op aanvraag of volgens de aangeleverde planning (vergaderingen).

Het RIVM hecht veel waarde aan het transparant vastleggen van beslissingen, discussies en diverse meningen die aan besluitvorming in de vergaderingen ten grondslag ligt. Om onafhankelijkheid te waarborgen en draagvlak te creëren bij diverse stakeholders/ deelnemers, wordt het uitvoeren van notuleerdiensten uitbesteed.

Het gaat om verslaglegging van vergaderingen van verschillende werkgroepen, commissies en bijeenkomsten, congressen of presentaties. Het notuleren van verschillende vergaderingen binnen alle domeinen van het RIVM, waarbij onder andere beleid vastgesteld wordt en besluitvorming plaats vindt. De onderwerpen zijn heel divers. Het gaat daarbij vaak om medische, technische en vakinhoudelijke discussies. Opdrachtnemer dient verschillende uitwerkvormen te beheersen en is binnen heel Nederland inzetbaar. Daarnaast moet er digitaal en hybride gewerkt kunnen worden. Dit houdt in dat (deels) online-vergaderingen ook genotuleerd moeten kunnen worden.

Binnen het RIVM vinden er jaarlijks circa 200 vergaderingen plaats die genotuleerd moeten worden. Een vergadering duurt gemiddeld ± 2 uur.

Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Tekstverwerkingsdiensten 📦
Geschatte waarde exclusief BTW: 1 EUR 💰
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Beschrijving
Interne identificatiecode: T87983/YeA/2025
Hoeveelheid: 800 stuk
Geschatte waarde exclusief BTW: 1 EUR 💰
Beschrijving van de aanbesteding:
“Het doel van deze Europese aanbesteding is het sluiten van een Raamovereenkomst tussen RIVM en één Opdrachtnemer voor het uitvoeren van...”

Beschrijving van de aanbesteding

Het doel van deze Europese aanbesteding is het sluiten van een Raamovereenkomst tussen RIVM en één Opdrachtnemer voor het uitvoeren van notuleerdiensten.

De opdracht betreft de volgende werkzaamheden:
    Het schriftelijk vastleggen van verschillende vergaderingen, inclusief digitale/hybride vergaderingen.
Het verzorgen van verslaglegging/notulen vanaf Teams of Webex-opname (of enige andere vorm van audio opname) van de vergadering. Dit kan een keuze van de Opdrachtgever zijn of bijvoorbeeld voorkomen in geval de notulist niet aanwezig kan
  zijn bij de vergadering.
Het corrigeren en het definitief maken van de opgestelde notulen.
    Het inplannen van notulisten op aanvraag of volgens de aangeleverde planning (vergaderingen).

Het RIVM hecht veel waarde aan het transparant vastleggen van beslissingen, discussies en diverse meningen die aan besluitvorming in de vergaderingen ten grondslag ligt. Om onafhankelijkheid te waarborgen en draagvlak te creëren bij diverse stakeholders/ deelnemers, wordt het uitvoeren van notuleerdiensten uitbesteed.

Het gaat om verslaglegging van vergaderingen van verschillende werkgroepen, commissies en bijeenkomsten, congressen of presentaties. Het notuleren van verschillende vergaderingen binnen alle domeinen van het RIVM, waarbij onder andere beleid vastgesteld wordt en besluitvorming plaats vindt. De onderwerpen zijn heel divers. Het gaat daarbij vaak om medische, technische en vakinhoudelijke discussies. Opdrachtnemer dient verschillende uitwerkvormen te beheersen en is binnen heel Nederland inzetbaar. Daarnaast moet er digitaal en hybride gewerkt kunnen worden. Dit houdt in dat (deels) online-vergaderingen ook genotuleerd moeten kunnen worden.

Binnen het RIVM vinden er jaarlijks circa 200 vergaderingen plaats die genotuleerd moeten worden. Een vergadering duurt gemiddeld ± 2 uur.

Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Tekstverwerkingsdiensten 📦
Aanvullende producten/diensten: Ondersteunende diensten voor de overheid 📦
Diensten voor de terbeschikkingstelling van personeel, met inbegrip van tijdelijk personeel 📦
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering:
“Zie documentatie”
Land: Nederland 🇳🇱
Duur
Startdatum: 2025-11-01 📅
Einddatum: 2027-11-01 📅
Beschrijving
Maximumaantal verlengingen: 2
Overige informatie over verlengingen:
“2 x 1 jaar”
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Aanvullende producten/diensten: Ondersteunende diensten voor de overheid 📦
Diensten voor de terbeschikkingstelling van personeel, met inbegrip van tijdelijk personeel 📦

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2025-09-25 11:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2025-10-01 07:00:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 120
Informatie over een raamovereenkomst of een dynamisch aankoopsysteem
Raamovereenkomst met verschillende exploitanten ✅
Maximumaantal deelnemers: 1
Voorwaarden voor inschrijving
Openingsdatum: 2025-10-01 07:00:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Elektronische facturering: Vereist
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische bestellingen ✅
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische betaling ✅

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Uitsluitingsgrond: Deelname aan een criminele organisatie
Beschrijving van de uitsluitingsgronden:
“Zie UEA voor uitsluitingsgronden.”

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
Nationaal registratienummer: 30276683
Postadres: Antonie van Leeuwenhoeklaan 9
Postcode: 3721MA
Poststad: Bilthoven
Regio: nl350 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Ashwin Autar
E-mail: ashwin.autar@rivm.nl 📧
Telefoon: +31611171168 📞
URL: https://www.rivm.nl 🌏
Adres van het kopersprofiel: https://s2c.mercell.com/buyer/31188 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Gezondheid
Communicatie
Documenten URL: https://s2c.mercell.com/today/87983 🌏
Deelname URL: https://s2c.mercell.com/today/87983 🌏
Aanvullende categorieën kopers:
“De maximale contractwaarde staat in aantallen beschreven in het Beschrijvend document.”
Elektronische indiening: Toegestaan

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Den Haag
Nationaal registratienummer: 82946175
Postcode: 2595AJ
Poststad: Den Haag
Regio: nl361 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: voorlichting.rb.den.haag@rechtspraak.nl 📧
Telefoon: +31 883622200 📞
Herzieningsprocedure
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures:
“20 dagen”
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische bestellingen
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische betaling
Aankondigingsinformatie
Voorkeursdatum voor publicatie: 2025-08-07Z 📅
Bron: OJS 2025/S 150-519337 (2025-08-06)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging (>20 nieuwe aankopen)

Ondersteuning voor kantoorwerk (8)

Typen, tekstverwerking en desktop publishing (2)