Suite voor bedrijfsvoeringsapplicaties

Korte beschrijving

Stichting Nidos start een Europese openbare aanbesteding voor de levering en implementatie van een geïntegreerde SaaS-suite voor bedrijfsvoeringsapplicaties. De opdracht omvat het vervangen en samenbrengen van diverse bedrijfsvoeringsprocessen (waaronder HR, salarisadministratie, declaraties, rapportages en workflowmanagement) in één modulaire oplossing. De aanleiding is het stoppen van de ondersteuning van de huidige HRM-oplossing per 2028, waardoor Nidos uiterlijk 1 januari 2027 een nieuwe werkende oplossing nodig heeft. De initiële looptijd van de overeenkomst is vier jaar. Daarna kan Nidos de overeenkomst driemaal verlengen met twee jaar. Verlengingen vinden plaats onder gelijkblijvende voorwaarden. De maximale looptijd van de overeenkomst is tien jaar.

Beschrijving van de aanbesteding

Binnen scope van de aanbesteding zijn:
1. HR: Digitale worfkflows voor in-door-en uitstroomprocessen, ESS/MSS, beheren van personeelsgegevens (dossiers) inclusief documenten, verlof, verzuim, gesprekscyclus en (loopbaan)ontwikkeling binnen Nidos.
2. Declaraties: ondersteunen van medewerkers bij het indienen van alle onkostendeclaraties plus functionaliteit voor managers voor controle en goedkeuring.
3. Salarisadministratie: berekening, verwerking en uitbetaling van salarissen, inclusief inhoudingen, belastingen en afdrachten aan externe instanties. Nidos is zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de salarisadministratie.
4. Overkoepelende functionaliteit (over alle modules heen):
o Tooling voor rapportages, analytics en business intelligence.
o Procesmanagement en workflow-ondersteuning: signalering, bewaken van processen en deadlines.
o Brieven kunnen sturen uit het systeem.
5. Koppelingen zoals nader beschreven in het programma van eisen vallen binnen de scope ten behoeve van gegevensuitwisseling, waaronder:
o Learning Management Systeem (LMS) met daarachter de Elektronische Leeromgeving (ELO)
o Exact Globe
o Applicant Tracking System
o Wagenpark/fietspark dienstverleners en andere aanbieders van mobiliteitsdiensten
o Dyflexis (roostersysteem)
o Active Directory (AD) voor autorisaties
o Voorzieningen van derde partijen, waaronder:
 Verzuimbegeleiding en -registratie
 Wet verbetering Poortwachter: Arbodienst / Bedrijfsarts / UWV
 Belastingdienst
 Pensioenfonds
 Dienstverleners uit het ‘cafetaria model’, zoals bedrijfsfitness
2.2.1 Optioneel binnen scope
De volgende functionaliteit is optioneel binnen scope. Dat betekent dat Nidos deze functionaliteit in de aanbesteding als wens uitvraagt, zonder dat Nidos zich op voorhand verplicht tot aankoop. Met andere woorden: Nidos zal per functionaliteit toetsen of er binnen de suite een goed passende oplossing beschikbaar is. Zo ja, dan kan Nidos de module afnemen, zo nee dan heeft Nidos de ruimte om de functionaliteit met een andere oplossing in te vullen (en eventueel met de best-of-suite omgeving te koppelen):
- Financiële administratie: boekhouding, grootboekbeheer, budgettering, rapportage, crediteuren- en debiteurenbeheer.
- Purchase-to-Pay: automatiseren van het inkoopproces van aanvraag tot betaling, inclusief leveranciersbeheer, inkooporders, ontvangstregistratie en factuurverwerking.
- Contractbeheer: beheren van contracten met leveranciers inclusief looptijden, verplichtingen, automatische meldingen en verlengingen. Input voor de module Purchase-to-Pay.
- CRM: beheren van relatiegegevens en interacties, inclusief relatiebeheer en opvolging van gesprekken.
- Servicemanagement: beheren van diensten en ondersteuning, zoals incidentbeheer, wijzigingsverzoeken, service catalogus en assets.
- Projectmanagement: ondersteunen van het plannen, uitvoeren en monitoren van projecten, inclusief tijdslijnen, budgetten, resources en voortgangsrapportage.