Suite voor bedrijfsvoeringsapplicaties

Stichting Nidos

Stichting Nidos start een Europese openbare aanbesteding voor de levering en implementatie van een geïntegreerde SaaS-suite voor bedrijfsvoeringsapplicaties. De opdracht omvat het vervangen en samenbrengen van diverse bedrijfsvoeringsprocessen (waaronder HR, salarisadministratie, declaraties, rapportages en workflowmanagement) in één modulaire oplossing. De aanleiding is het stoppen van de ondersteuning van de huidige HRM-oplossing per 2028, waardoor Nidos uiterlijk 1 januari 2027 een nieuwe werkende oplossing nodig heeft. De initiële looptijd van de overeenkomst is vier jaar. Daarna kan Nidos de overeenkomst driemaal verlengen met twee jaar. Verlengingen vinden plaats onder gelijkblijvende voorwaarden. De maximale looptijd van de overeenkomst is tien jaar.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2026-01-09. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2025-11-20.

Wie?

• Stichting Nidos

Wat?

• Boekhouddiensten › Loonadministratiediensten
• Softwareprogrammering en -advies › Diensten in verband met software

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2025-11-20	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2025-11-20)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Suite voor bedrijfsvoeringsapplicaties
Korte beschrijving:
“Stichting Nidos start een Europese openbare aanbesteding voor de levering en implementatie van een geïntegreerde SaaS-suite voor...”
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Beschrijving van de aanbesteding:
“Binnen scope van de aanbesteding zijn: 1. HR: Digitale worfkflows voor in-door-en uitstroomprocessen, ESS/MSS, beheren van personeelsgegevens (dossiers)...”

Beschrijving van de aanbesteding

Binnen scope van de aanbesteding zijn:
1. HR: Digitale worfkflows voor in-door-en uitstroomprocessen, ESS/MSS, beheren van personeelsgegevens (dossiers) inclusief documenten, verlof, verzuim, gesprekscyclus en (loopbaan)ontwikkeling binnen Nidos.
2. Declaraties: ondersteunen van medewerkers bij het indienen van alle onkostendeclaraties plus functionaliteit voor managers voor controle en goedkeuring.
3. Salarisadministratie: berekening, verwerking en uitbetaling van salarissen, inclusief inhoudingen, belastingen en afdrachten aan externe instanties. Nidos is zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de salarisadministratie.
4. Overkoepelende functionaliteit (over alle modules heen):
o Tooling voor rapportages, analytics en business intelligence.
o Procesmanagement en workflow-ondersteuning: signalering, bewaken van processen en deadlines.
o Brieven kunnen sturen uit het systeem.
5. Koppelingen zoals nader beschreven in het programma van eisen vallen binnen de scope ten behoeve van gegevensuitwisseling, waaronder:
o Learning Management Systeem (LMS) met daarachter de Elektronische Leeromgeving (ELO)
o Exact Globe
o Applicant Tracking System
o Wagenpark/fietspark dienstverleners en andere aanbieders van mobiliteitsdiensten
o Dyflexis (roostersysteem)
o Active Directory (AD) voor autorisaties
o Voorzieningen van derde partijen, waaronder:
 Verzuimbegeleiding en -registratie
 Wet verbetering Poortwachter: Arbodienst / Bedrijfsarts / UWV
 Belastingdienst
 Pensioenfonds
 Dienstverleners uit het ‘cafetaria model’, zoals bedrijfsfitness
2.2.1 Optioneel binnen scope
De volgende functionaliteit is optioneel binnen scope. Dat betekent dat Nidos deze functionaliteit in de aanbesteding als wens uitvraagt, zonder dat Nidos zich op voorhand verplicht tot aankoop. Met andere woorden: Nidos zal per functionaliteit toetsen of er binnen de suite een goed passende oplossing beschikbaar is. Zo ja, dan kan Nidos de module afnemen, zo nee dan heeft Nidos de ruimte om de functionaliteit met een andere oplossing in te vullen (en eventueel met de best-of-suite omgeving te koppelen):
- Financiële administratie: boekhouding, grootboekbeheer, budgettering, rapportage, crediteuren- en debiteurenbeheer.
- Purchase-to-Pay: automatiseren van het inkoopproces van aanvraag tot betaling, inclusief leveranciersbeheer, inkooporders, ontvangstregistratie en factuurverwerking.
- Contractbeheer: beheren van contracten met leveranciers inclusief looptijden, verplichtingen, automatische meldingen en verlengingen. Input voor de module Purchase-to-Pay.
- CRM: beheren van relatiegegevens en interacties, inclusief relatiebeheer en opvolging van gesprekken.
- Servicemanagement: beheren van diensten en ondersteuning, zoals incidentbeheer, wijzigingsverzoeken, service catalogus en assets.
- Projectmanagement: ondersteunen van het plannen, uitvoeren en monitoren van projecten, inclusief tijdslijnen, budgetten, resources en voortgangsrapportage.

Soort contract: Diensten
Producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦
Aanvullende producten/diensten: Diensten in verband met software 📦
Land: Nederland 🇳🇱
Duur: 48 (MONTH)
Het onderstaande tijdschema is uitgedrukt in aantal maanden.
Maximumaantal verlengingen: 3
Overige informatie over verlengingen:
“De initiële looptijd van de overeenkomst is vier jaar. Daarna kan Nidos de overeenkomst driemaal verlengen met twee jaar. Verlengingen vinden plaats onder...”
Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:
“Er zijn (verlengings)opties en een herzieningsclausule van toepassing. Voor meer informatie zie de aanbestedingsleidraad.”
Gunningscriteria
Kostencriterium (naam): Prijs
Kostencriterium (weging): 10
Kwaliteitscriterium (naam): Wensen
Kwaliteitscriterium (weging): 50
Kwaliteitscriterium (naam): Implementatieplan
Kwaliteitscriterium (weging): 10
Kwaliteitscriterium (naam): Demo
Kwaliteitscriterium (weging): 30
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Aanvullende producten/diensten: Diensten in verband met software 📦
Loonadministratiediensten 📦

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2026-01-09 12:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2026-01-09 12:01:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 6
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2026-01-09 12:01:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Elektronische facturering: Vereist
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2025-12-11 12:00:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Stichting Nidos
Nationaal registratienummer: 211898033
Postadres: Maliebaan 99
Postcode: 3581CH
Poststad: Utrecht
Regio: nl350 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Teun Frieling
E-mail: inkoop@nidos.nl 📧
Telefoon: +31 885011200 📞
Fax: +31 302391290 📠
URL: http://www.nidos.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Publiekrechtelijke instelling
Hoofdactiviteit
Huisvesting en gemeenschappelijke voorzieningen
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/402095 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/402095 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Naam: Stichting Nidos
Nationaal registratienummer: 211898033
Postadres: Maliebaan 99
Postcode: 3581CH
Poststad: Utrecht
Regio: nl350 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Teun Frieling
E-mail: inkoop@nidos.nl 📧
Telefoon: +31 885011200 📞
Fax: +31 302391290 📠
URL: http://www.nidos.nl 🌏
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2025/S 226-776139 (2025-11-20)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning (>20 nieuwe aankopen)

Advies inzake hardware (2)
Computeraudit- en testdiensten (1)
Computernetwerkdiensten (2)
Diensten voor computerbackup en converteren van computercatalogus
Diensten voor computerondersteuning en -advies (4)
Informaticadiensten (6)
Internetdiensten (4)
Softwareprogrammering en -advies (>20)
Uitwerken van gegevens (10)