Service Management Tool

Hogeschool Leiden

De doelstellingen van deze aanbesteding zijn: - Het selecteren en contracteren van één opdrachtnemer voor een Service Management Tool (SMT), passend bij de doelstellingen van Hogeschool Leiden; - Vastleggen van heldere afspraken met de gecontracteerde leverancier voor de duur van de overeenkomst. De aanbesteding richt zich op een SMT die zowel IT- als facilitair managementprocessen ondersteunt en daarmee de volgende kernprocessen van Hogeschool Leiden faciliteert: - Meldingenbeheer (incl. self service portaal) - Change management - Problem management - Incident management - Configuratie management - Knowledge management - Bezoekersregistratie - Reserveringenbeheer (incl. reserveringen van algemene ruimten) Hogeschool Leiden streeft naar een moderne en gebruiksvriendelijke SMT die IT- en facilitaire processen optimaal ondersteunt. Door een geïntegreerde aanpak faciliteren we een effectieve, transparante en proactieve dienstverlening voor studenten, medewer-kers en externe partijen. De applicatie moet bijdragen aan continue verbetering, betere samenwerking en datagedreven besluitvorming, zodat we een dynamische en toekomstbestendige onderwijs- en werkomgeving creëren.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2025-04-30. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2025-03-20.

Wie? Wat? Waar?
Aankoopgeschiedenis
Datum Document
2025-03-20 Aankondiging van een opdracht
2025-04-09 Aankondiging van een opdracht
Aankondiging van een opdracht (2025-03-20)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Service Management Tool
Referentienummer: 24HL98093
Korte beschrijving:
De doelstellingen van deze aanbesteding zijn: - Het selecteren en contracteren van één opdrachtnemer voor een Service Management Tool (SMT), passend bij de doelstellingen van Hogeschool Leiden; - Vastleggen van heldere afspraken met de gecontracteerde leverancier voor de duur van de overeenkomst. De aanbesteding richt zich op een SMT die zowel IT- als facilitair managementprocessen ondersteunt en daarmee de volgende kernprocessen van Hogeschool Leiden faciliteert: - Meldingenbeheer (incl. self service portaal) - Change management - Problem management - Incident management - Configuratie management - Knowledge management - Bezoekersregistratie - Reserveringenbeheer (incl. reserveringen van algemene ruimten) Hogeschool Leiden streeft naar een moderne en gebruiksvriendelijke SMT die IT- en facilitaire processen optimaal ondersteunt. Door een geïntegreerde aanpak faciliteren we een effectieve, transparante en proactieve dienstverlening voor studenten, medewer-kers en externe partijen. De applicatie moet bijdragen aan continue verbetering, betere samenwerking en datagedreven besluitvorming, zodat we een dynamische en toekomstbestendige onderwijs- en werkomgeving creëren.
Toon meer
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦
Geschatte waarde exclusief BTW: 1 200 000 EUR 💰
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Beschrijving
Interne identificatiecode: 24HL98093
Geschatte waarde exclusief BTW: 1 200 000 EUR 💰
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Zie documentatie
Land: Nederland 🇳🇱
Duur: 6 jaar
Maximumaantal verlengingen: 4
Overige informatie over verlengingen:
Na de initiële contractduur kan de overeenkomst door Hogeschool Leiden tweemaal met de duur van 2 jaar worden verlengd.
Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:
Hogeschool Leiden heeft de ambitie om de SMT in de toekomst breder in te zetten. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, de integratie van andere processen, zoals die van Finance & Control en HR. Daarnaast kunnen functionaliteiten voor resource management en operations management worden toegevoegd. Deze uitbreidingen worden als optionele mogelijkheden meegenomen in de aanbesteding.
Toon meer
Gunningscriteria
Prijs ✅
Prijs (weging): 30
Kwaliteitscriterium (naam): Wensen t.a.v. de dienstverlening
Kwaliteitscriterium (weging): 70
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2025-04-30 12:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2025-04-30 13:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes (plaats): Leiden
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 60 dagen
Voorwaarden voor inschrijving
Inschrijvers mogen meer dan één inschrijving indienen
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2025-04-30 13:00:00 📅
Plaats: Leiden
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Elektronische facturering: Toegestaan
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische betaling ✅
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2025-04-14 15:00:00 📅

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Economische en financiële draagkracht
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria: Verzekering: Zie de aanbestedingsstukken.
Technische en professionele bekwaamheid
Kerncompetenties: Zie de aanbestedingsstukken.
Kwaliteitsborgingssysteem: Zie de aanbestedingsstukken.
Voorwaarden voor deelname
Uitsluitingsgrond:
Activa beheerd door vereffenaar
Belangenconflict als gevolg van deelneming aan de aanbestedingsprocedure
Betaling van belastingen
+ nog 20
Betaling van socialezekerheidsbijdragen
Corruptie
Deelname aan een criminele organisatie
Die zich schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen, achterhouden van informatie, niet in staat is de vereiste documenten te verstrekken en heeft vertrouwelijke informatie over deze procedure verkregen.
Directe of indirecte betrokkenheid bij de voorbereiding van deze aanbestedingsprocedure
Ernstige beroepsfouten
Faillissement
Fraude
Insolventie
Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel
Met faillissement vergelijkbare toestand uit hoofde van nationale recht
Niet-nakoming van verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht
Niet-nakoming van verplichtingen op het gebied van milieurecht
Niet-nakoming van verplichtingen op het gebied van sociaal recht
Regeling met schuldeisers
Staking van bedrijfsactiviteiten
Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten
Vervalsing van de mededinging
Voortijdige beëindiging, schadevergoeding of andere vergelijkbare sancties
Witwassen van geld of financiering van terrorisme
Beschrijving van de uitsluitingsgronden: Zie de aanbestedingsstukken.

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Hogeschool Leiden
Nationaal registratienummer: 41167218
Postadres: Zernikedreef 11
Postcode: 2333CK
Poststad: Leiden
Regio: Agglomeratie Leiden en Bollenstreek 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Ton Brinkman
E-mail: brinkman.t@hsleiden.nl 📧
Telefoon: +31614878519 📞
URL: https://www.hsleiden.nl/ 🌏
Type aanbestedende dienst
Publiekrechtelijke instelling
Hoofdactiviteit
Onderwijs
Communicatie
Documenten URL: https://s2c.mercell.com/today/98093 🌏
Deelname URL: https://s2c.mercell.com/today/98093 🌏
Naam: De communicatie vindt plaats via de "vraag & antwoord" module van de tender in Mercell.
Elektronische indiening: Toegestaan

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Den Haag
Nationaal registratienummer: 82946175
Afdeling: Civiel
Postadres: Prins Clauslaan 60
Postcode: 2595 AJ
Poststad: Den Haag
Regio: Agglomeratie ’s-Gravenhage 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Afdeling Inkoop
E-mail: inkoop@hsleiden.nl 📧
Telefoon: +31715188800 📞
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Naam: Rechtbank Den Haag
Nationaal registratienummer: 82946175
Afdeling: Civiel
Postadres: Prins Clauslaan 60
Postcode: 2595 AJ
Poststad: Den Haag
Regio: Agglomeratie ’s-Gravenhage 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Afdeling Inkoop
E-mail: inkoop@hsleiden.nl 📧
Telefoon: +31715188800 📞
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische betaling
Aankondigingsinformatie
Voorkeursdatum voor publicatie: 2025-03-21Z 📅
Bron: OJS 2025/S 058-187914 (2025-03-20)
Aankondiging van een opdracht (2025-04-09)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Geschatte waarde exclusief BTW: 1 200 000 EUR 💰
Beschrijving
1 200 000 EUR 💰

Procedure
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2025-05-19 12:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2025-05-20 12:05:00 📅
Voorwaarden voor inschrijving
Openingsdatum: 2025-05-20 12:05:00 📅

Aanvullende informatie
Aankondigingsinformatie
Voorkeursdatum voor publicatie: 2025-04-10Z 📅

Wijzigingen
In de oorspronkelijke aankondiging te corrigeren tekst
Sectienummer: PROCEDURE
Identificatienummer van de partij: LOT-0000
De aanbestedingsstukken zijn gewijzigd op ✅
Datum van wijziging van de aanbestedingsstukken: 2025-04-09 📅
Andere aanvullende informatie
In verband met het wijzigen van de geschiktheidseisen (kerncompetenties) wordt de doorlooptijd van de procedure aangepast.
Voornaamste reden voor de wijziging: Correctie koper
Informatie over wijzigingen
Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd: 2dbc5bff-031b-43d1-a7f0-4791012a09bc-01
Bron: OJS 2025/S 072-235680 (2025-04-09)
Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕
Gerelateerde zoekopdrachten 🔍
Regio:
Nederland West-Nederland Zuid-Holland Agglomeratie ’s-Gravenhage Agglomeratie Leiden en Bollenstreek