Beschrijving van de aanbesteding
Gemeente Culemborg is op zoek naar een totaaloplossing voor het kunnen tanken bij minimaal één locatie in gemeente Culemborg voor het gehele wagenpark. Voor deze aanbesteding geldt dat de volledige financieel-administratieve afhandeling georganiseerd dient te worden door middel van tankpassen.
Eindgebruikers van Gemeente Culemborg moeten, op elk moment en ongehinderd, in Culemborg, 24/7, alle dagen, minimaal de volgende brandstofsoorten kunnen tanken. aan de pomp, bij één en hetzelfde pompstation, door gebruikmaking van de aangeboden tankpassen: Benzine Euro 95 én Diesel (EN 590) én AdBlue. Als er met de tankpas ook elders getankt kan worden, dan is dit geen probleem, maar het is niet vereist en ook geen pré. Het moet mogelijk zijn om, indien aangeboden bij de pomp, ook alle andere aangeboden brandstoffen te tanken met de tankpassen.
Het aanbieden van HVO (Hydrotreated Vegetable Oil) is optioneel. De Gemeente Culemborg zal dit naar verwachting niet direct afnemen, maar krijgt hier tijdens de looptijd van de Raamovereenkomst mogelijk de komende jaren wel behoefte aan.
Het tanken van de brandstof moet dus gekoppeld zijn aan een tankpas. Ieder voertuig van de gemeente moet kunnen beschikken over een tankpas; tankpassen moeten dus aan een kenteken gekoppeld kunnen worden. Wanneer er getankt wordt met deze tankpas, dan moet er een verificatie plaatsvinden door middel van het invoeren van de kilometerstand van het betreffende voertuig. Alle tankpassen zijn beveiligd door middel van een pincode. De beheerder van Opdrachtgever kan per tankpas een pincode instellen.
Opdrachtnemer levert een pas met het logo en telefoonnummer van de gemeente op de voorkant van de pas.
De tankpassen zijn geblokkeerd voor deelname aan spaarprogramma’s zoals FreeBees of Air Miles en dergelijke.
De beheerder van de gemeente kan per pas (of voor alle passen) instellen dat bij tanken naast de pincode, de kilometerstand verplicht ingevuld moet worden.
Het moet voor een daartoe binnen de gemeente aangewezen persoon, de beheerder, mogelijk zijn om per tankpas alle of bepaalde brandstoffen te kunnen autoriseren of juist blokkeren. Opdrachtnemer biedt een online administratief beheersysteem waartoe de beheerder van gemeente toegang heeft.
Betaling vindt achteraf plaats, op basis van daadwerkelijk door eindgebruikers aan de pomp afgenomen brandstof.
Hooguit eenmaal in de twee weken, maar bij voorkeur minder frequent, kan een verzamelfactuur naar de gemeente worden gestuurd.
Bij de facturatie dienen de redelijke instructies van de gemeente te worden opgevolgd, waarbij facturatie plaatsvindt per zogenaamd Route- en FCL-nummer. Facturatie geschiedt digitaal. De beheerder van de Opdrachtgever kan kentekens en passen koppelen aan specifieke afdelingen, diensten of kostenplaatsen opdat deze rechtstreeks de factuur ontvangen; dit dient door de beheerder in te stellen te zijn in het administratieve systeem.
Opdrachtnemer dient zich in te spannen om de administratieve afhandeling aan de zijde van de gemeente verder te vereenvoudigen, zonder dat de gemeente de noodzakelijke grip verliest.
Opdrachtnemer dient een procedure ingesteld te hebben en aantoonbare maatregelen te nemen om misbruik van de tankpassen door eindgebruikers of derden te voorkomen. Bij vermoeden van fraude of misbruik blokkeert Opdrachtnemer proactief direct de betreffende tankpas en meldt dit direct aan de juiste contactpersoon van de gemeente. Bij melding van verlies of diefstal van een tankpas wordt de tankpas direct geblokkeerd door Opdrachtnemer, waarna Opdrachtnemer de gemeente vrijwaart van mogelijk misbruik.
Opdrachtnemer bevestigt dat in geval van verlies, diefstal of defect van een tankpas Gemeente Culemborg na maximaal 48 uur na melding (weekenden niet meegerekend) kosteloos een vervangende tankpas ontvangt.
Opdrachtnemer beschikt over een Nederlandstalige serviceorganisatie waar telefonisch klachten gemeld kunnen worden of waarop ondersteuning verzocht kan worden.
Opdrachtnemer bevestigt dat de klantenservice tussen 8:00 en 17:00 uur bereikbaar is voor ondersteuning.
De volledige dienstverlening dient vanaf ingangsdatum Raamovereenkomst operationeel te zijn.
Onderstaand is weergegeven wat de geschatte jaarlijkse afname is per brandstofsoort. Dit is slechts een indicatie op basis van historische gegevens. Er kunnen nadrukkelijk geen rechten aan worden ontleend.
Zowel de totale afname als de afname per brandstofsoort zijn sterk afhankelijk van het gebruik van het wagenpark van de gemeente en keuzes rondom investeringen in het wagenpark (er zijn de afgelopen jaren bijvoorbeeld elektrische bedrijfswagens aangeschaft). Er is dan ook sprake van een Raamovereenkomst, waarbij voor wat betreft het totale volume wordt uitgegaan van een gemiddelde bandbreedte van in totaal 40.000 – 86.750 liter per jaar, ongeacht de verdeling per brandstofsoort.
Benzine Euro 95:
Gemidd. p/jr: 900 liter
Gemidd. p/4 jr: 3.600 liter
Diesel (EN 590):
Gemidd. p/jr: 75.800 liter
Gemidd. p/4 jr: 303.200 liter
AdBlue:
Gemidd. p/jr: 2.130 liter
Gemidd. p/4 jr: 8.520 liter