Print-, copy- en scan-dienstverlening

Provincie Utrecht

De vraag die vanuit de provincie Utrecht in de markt zal worden gezet betreft print-, copy- en scan-dienstverlening. De dienstverlening bestaat in ieder geval uit het volgende: a) Het leveren als dienst van apparatuur en software voor printen, kopiëren en scannen, inclusief reparatie, onderhoud en verbruiksartikelen op de locaties Provinciehuis, Remise, Huis ter Heide, De Meern, Paushuize en Archeologisch depot van Aanbestedende dienst; b) Volg-mij beveiligd afdrukken inclusief het opzetten en beheren van de print-queues (en software) die daarvoor nodig is; c) Onsite dienstverlening (op locatie Provinciehuis) voor het bijvullen van papier, toners, voor het verhelpen van kleine verstoringen en het geven van instructies aan eindgebruikers; d) Service management en rapportages (ten aanzien van volumes en beschikbaarheid versus KPI’s). e) Een printdienstverlening die blijvend aansluiting houdt bij de veranderende IT omgeving, de migratie naar de cloud, zie Bijlage11 en par. 2.5 leidraad. pdrachtnemer dient in het kader van de dienstverlening (op moment van aanvang) de volgende apparatuur ter beschikking te stellen en te plaatsen: Hardware soort Aantal Printer Type 1 z/w 2 Multi-functional Type 1 2 Multi-functional Type 2 18 Multi-functional Type 3 (Postkamer) 1 Multi-functional Type 4 2 Bulk scanner 2 Grootformaat plotter 1 De specificaties zijn opgenomen in Bijlage 11 Programma van eisen. Daarnaast dient Opdrachtnemer onder meer de volgende (software) functionaliteiten ter beschikking te stellen: - Printer-drivers De aan te leveren printer-drivers - Scan- en OCR-software t.b.v. de bulk-scanners Deze software dient te worden geïnstalleerd op de pc’s waarop de bulk-scanners zijn aangesloten en ingericht zodanig dat aan het Programma van eisen voldaan wordt, waaronder inrichten van scan-profielen, (b.v. facturen, overige post), scannen naar SharePoint en het herkennen van scheidingsvellen tussen documenten. - Centrale printmanagementfunctionaliteiten Dit betreft onder meer Print-queues, Volg-mij printing, scan to email, en het beheer hiervan. - In fase 1, (tot omstreeks december 2026), zal Aanbestedende dienst het hosting platform hiervoor ter beschikking stellen vanuit een private-cloud (PaaS dienst) die door Aanbestedende dienst ter beschikking zal worden gesteld met een beschikbaarheidspercentage van 99,8%. Opdrachtnemer dient hierop de centrale printmanagement functionaliteiten in te richten en te beheren. Betreffende identity-management dient er gekoppeld te worden met AD/LDAP van Aanbestedende dienst. Er is op dit moment geen Microsoft Entra Connect (voorheen Azure AD Connect) aanwezig. - Voor fase 2, (vanaf omstreeks december 2026), geeft Aanbestedende dienst de voorkeur aan een SaaS-dienst met een koppeling voor identity-management met Entra-ID. Het is evenwel mogelijk dat Aanbestedende dienst hiervoor het hosting platform ter beschikking stelt vanuit een clouddienst. Dit heeft echter niet de voorkeur. Verdere beschrijving is in Bijlage 11 Programma van eisen en de bijbehorende Bijlage 12 Beschikbaarheidsvoorwaarden opgenomen.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2025-09-15. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2025-06-18.

Wie?

• Provincie Utrecht

Wat?

• Fotokopieer- en thermokopieerapparaten › Reproductiemachines
• Fotokopieer- en thermokopieerapparaten › Fotokopieerapparaten
• Informaticadiensten › Professionele dienstverlening in verband met computers
• Randapparatuur › Printers en plotters

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2025-06-18	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2025-06-18)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Print-, copy- en scan-dienstverlening
Referentienummer: 23670
Korte beschrijving:
“De vraag die vanuit de provincie Utrecht in de markt zal worden gezet betreft print-, copy- en scan-dienstverlening. De dienstverlening bestaat in ieder...”

Korte beschrijving

De vraag die vanuit de provincie Utrecht in de markt zal worden gezet betreft print-, copy- en scan-dienstverlening. De dienstverlening bestaat in ieder geval uit het volgende:
a) Het leveren als dienst van apparatuur en software voor printen, kopiëren en scannen, inclusief reparatie, onderhoud en verbruiksartikelen op de locaties Provinciehuis, Remise, Huis ter Heide, De Meern, Paushuize en Archeologisch depot van Aanbestedende dienst;
b) Volg-mij beveiligd afdrukken inclusief het opzetten en beheren van de print-queues (en software) die daarvoor nodig is;
c) Onsite dienstverlening (op locatie Provinciehuis) voor het bijvullen van papier, toners, voor het verhelpen van kleine verstoringen en het geven van instructies aan eindgebruikers;
d) Service management en rapportages (ten aanzien van volumes en beschikbaarheid versus KPI’s).
e) Een printdienstverlening die blijvend aansluiting houdt bij de veranderende IT omgeving, de migratie naar de cloud, zie Bijlage11 en par. 2.5 leidraad. pdrachtnemer dient in het kader van de dienstverlening (op moment van aanvang) de volgende apparatuur ter beschikking te stellen en te plaatsen:

Hardware soort Aantal
Printer Type 1 z/w 2
Multi-functional Type 1 2
Multi-functional Type 2 18
Multi-functional Type 3 (Postkamer) 1
Multi-functional Type 4 2
Bulk scanner 2
Grootformaat plotter 1

De specificaties zijn opgenomen in Bijlage 11 Programma van eisen.

Daarnaast dient Opdrachtnemer onder meer de volgende (software) functionaliteiten ter beschikking te stellen:
- Printer-drivers
De aan te leveren printer-drivers
- Scan- en OCR-software t.b.v. de bulk-scanners
Deze software dient te worden geïnstalleerd op de pc’s waarop de bulk-scanners zijn aangesloten en ingericht zodanig dat aan het Programma van eisen voldaan wordt, waaronder inrichten van scan-profielen, (b.v. facturen, overige post), scannen naar SharePoint en het herkennen van scheidingsvellen tussen documenten.
- Centrale printmanagementfunctionaliteiten
Dit betreft onder meer Print-queues, Volg-mij printing, scan to email, en het beheer hiervan.
- In fase 1, (tot omstreeks december 2026), zal Aanbestedende dienst het hosting platform hiervoor ter beschikking stellen vanuit een private-cloud (PaaS dienst) die door Aanbestedende dienst ter beschikking zal worden gesteld met een beschikbaarheidspercentage van 99,8%. Opdrachtnemer dient hierop de centrale printmanagement functionaliteiten in te richten en te beheren. Betreffende identity-management dient er gekoppeld te worden met AD/LDAP van Aanbestedende dienst. Er is op dit moment geen Microsoft Entra Connect (voorheen Azure AD Connect) aanwezig.
- Voor fase 2, (vanaf omstreeks december 2026), geeft Aanbestedende dienst de voorkeur aan een SaaS-dienst met een koppeling voor identity-management met Entra-ID. Het is evenwel mogelijk dat Aanbestedende dienst hiervoor het hosting platform ter beschikking stelt vanuit een clouddienst. Dit heeft echter niet de voorkeur.
Verdere beschrijving is in Bijlage 11 Programma van eisen en de bijbehorende Bijlage 12 Beschikbaarheidsvoorwaarden opgenomen.

Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Professionele dienstverlening in verband met computers 📦
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Beschrijving van de aanbesteding:
“De vraag die vanuit de provincie Utrecht in de markt zal worden gezet betreft print-, copy- en scan-dienstverlening. De dienstverlening bestaat in ieder...”

Beschrijving van de aanbesteding

De vraag die vanuit de provincie Utrecht in de markt zal worden gezet betreft print-, copy- en scan-dienstverlening. De dienstverlening bestaat in ieder geval uit het volgende:
a) Het leveren als dienst van apparatuur en software voor printen, kopiëren en scannen, inclusief reparatie, onderhoud en verbruiksartikelen op de locaties Provinciehuis, Remise, Huis ter Heide, De Meern, Paushuize en Archeologisch depot van Aanbestedende dienst;
b) Volg-mij beveiligd afdrukken inclusief het opzetten en beheren van de print-queues (en software) die daarvoor nodig is;
c) Onsite dienstverlening (op locatie Provinciehuis) voor het bijvullen van papier, toners, voor het verhelpen van kleine verstoringen en het geven van instructies aan eindgebruikers;
d) Service management en rapportages (ten aanzien van volumes en beschikbaarheid versus KPI’s).
e) Een printdienstverlening die blijvend aansluiting houdt bij de veranderende IT omgeving, namelijk de migratie naar de cloud, (zie toelichting in Bijlage 11 Programma van eisen).

Optioneel binnen de Opdracht zijn de volgende elementen:
 Onsite dienstverlening voor locaties De Meern en Huis ter Heide;
 Uitbreiding van de print-, copy- en scan-dienstverlening voor de huidige en toekomstige locaties van Aanbestedende dienst. De opgegeven prijzen in het Prijzenblad worden hierbij gehanteerd.

Expliciet buiten de scope van de Opdracht vallen de volgende elementen:
 Printers voor thuisgebruik;
 Mailings.

De minimumeisen waaraan Opdrachtnemer gehouden is bij de uitvoering van de Opdracht, zijn opgenomen in de Aanbestedingsstukken, waaronder Bijlage 11 Programma van eisen en de bijbehorende Bijlage 12 Beschikbaarheidsvoorwaarden. Inschrijvers dienen zich hier, op straffe van uitsluiting, onvoorwaardelijk aan te conformeren hetgeen zij doen door het indienen van een Inschrijving. Opdrachtnemer dient in het kader van de dienstverlening (op moment van aanvang) de volgende apparatuur ter beschikking te stellen en te plaatsen:

Hardware soort Aantal
Printer Type 1 z/w 2
Multi-functional Type 1 2
Multi-functional Type 2 18
Multi-functional Type 3 (Postkamer) 1
Multi-functional Type 4 2
Bulk scanner 2
Grootformaat plotter 1

De specificaties zijn opgenomen in Bijlage 11 Programma van eisen.

Daarnaast dient Opdrachtnemer onder meer de volgende (software) functionaliteiten ter beschikking te stellen:
- Printer-drivers
De aan te leveren printer-drivers
- Scan- en OCR-software t.b.v. de bulk-scanners
Deze software dient te worden geïnstalleerd op de pc’s waarop de bulk-scanners zijn aangesloten en ingericht zodanig dat aan het Programma van eisen voldaan wordt, waaronder inrichten van scan-profielen, (b.v. facturen, overige post), scannen naar SharePoint en het herkennen van scheidingsvellen tussen documenten.
- Centrale printmanagementfunctionaliteiten
Dit betreft onder meer Print-queues, Volg-mij printing, scan to email, en het beheer hiervan.
- In fase 1, (tot omstreeks december 2026), zal Aanbestedende dienst het hosting platform hiervoor ter beschikking stellen vanuit een private-cloud (PaaS dienst) die door Aanbestedende dienst ter beschikking zal worden gesteld met een beschikbaarheidspercentage van 99,8%. Opdrachtnemer dient hierop de centrale printmanagement functionaliteiten in te richten en te beheren. Betreffende identity-management dient er gekoppeld te worden met AD/LDAP van Aanbestedende dienst. Er is op dit moment geen Microsoft Entra Connect (voorheen Azure AD Connect) aanwezig.
- Voor fase 2, (vanaf omstreeks december 2026), geeft Aanbestedende dienst de voorkeur aan een SaaS-dienst met een koppeling voor identity-management met Entra-ID. Het is evenwel mogelijk dat Aanbestedende dienst hiervoor het hosting platform ter beschikking stelt vanuit een clouddienst. Dit heeft echter niet de voorkeur.
Verdere beschrijving is in Bijlage 11 Programma van eisen en de bijbehorende Bijlage 12 Beschikbaarheidsvoorwaarden opgenomen.

Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Professionele dienstverlening in verband met computers 📦
Aanvullende producten/diensten: Fotokopieerapparaten 📦
Reproductiemachines 📦
Printers en plotters 📦
Doel van strategische aanbestedingen: Vermindering van milieueffecten

“De Aanbestedende dienst past duurzaamheidscriteria toe op deze aanbesteding waar zij dit mogelijk acht:  Als geschiktheidseis wordt het beschikken over een...”
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering:
“Utrecht en nabije omgeving”
Land: Nederland 🇳🇱
Plaats van uitvoering: nl350 🏙️
Duur
Startdatum: 2025-10-21 📅
Einddatum: 2030-10-20 📅
Beschrijving
Maximumaantal verlengingen: 3
Overige informatie over verlengingen:
“Er is sprake van een dienstverleningsovereenkomst voor diensten met een initiële looptijd van 60 maanden vanaf ingebruikname. Na het verstrijken van deze...”
Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:
“Optioneel binnen de Opdracht zijn de volgende elementen: - Onsite dienstverlening voor locaties De Meern en Huis ter Heide; - Uitbreiding van de print-,...”
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): K1. Beschrijving van de oplossing: Aangeboden apparatuur, software en centrale printmanagement functionaliteiten
Kwaliteitscriterium (weging): 23
Kwaliteitscriterium (naam): K2. Implementatieplan
Kwaliteitscriterium (weging): 15
Kwaliteitscriterium (naam): K3. Informatieveiligheid
Kwaliteitscriterium (weging): 11
Kwaliteitscriterium (naam): K4. Beschrijving van de invulling van beheer, ondersteuning, reparaties, service management en rapportages
K5. Beschrijving van de invulling van de onsite dienstverlening
K6. MVOI / Klimaat: Geen CO2 uitstoot vervoersmiddelen
Kwaliteitscriterium (weging): 4
Prijs ✅
Prijs (weging): 25
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Aanvullende producten/diensten: Fotokopieerapparaten 📦
Reproductiemachines 📦
Printers en plotters 📦

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Belangrijkste kenmerken van de procedure:
“Artikel 2.26 Aanbestedingswet 2012 De aanbestedende dienst die de openbare procedure toepast doorloopt de volgende stappen. De aanbestedende...”
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2025-09-15 14:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2025-09-15 14:15:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 2
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2025-09-15 14:15:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Elektronische facturering: Vereist
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2025-08-25 14:00:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Provincie Utrecht
Nationaal registratienummer: 59402109
Postadres: Archimedeslaan 6
Postcode: 3584 BA
Poststad: Utrecht
Regio: nl350 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Max de Vries
E-mail: inkoop@provincie-utrecht.nl 📧
Telefoon: +31 302589111 📞
URL: http://www.provincie-utrecht.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/383086 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/383086 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Naam: Provincie Utrecht
Nationaal registratienummer: 59402109
Postadres: Archimedeslaan 6
Postcode: 3584 BA
Poststad: Utrecht
Regio: nl350 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Max de Vries
E-mail: inkoop@provincie-utrecht.nl 📧
Telefoon: +31 302589111 📞
URL: http://www.provincie-utrecht.nl 🌏
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2025/S 117-401537 (2025-06-18)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning (>20 nieuwe aankopen)

Informaticadiensten (6)

Professionele dienstverlening in verband met computers

Uitwerken van dienstverleningscontracten