Outputmanagement RDW

Korte beschrijving

Aanleiding en algemene doelstellingen:
Outputmanagement is een generieke bedrijfsfunctie binnen de RDW. Een functie die de bedrijfsservices verrijken, opmaken, waarmerken, opslaan en distribueren van klantcommunicatie aanbiedt.

Het doel van dit document is om een duidelijk overzicht te geven van de vereisten en verwachtingen voor de Europese aanbesteding.

Scope Opdracht/ Overeenkomst:
De scope van de aanbesteding betreft een SAAS-oplossing voor Outputmangement en deze oplossing richt zich enkel op het opmaken van documenten, inclusief de hierbij behorende functionele eisen zoals templatebeheer, contentbeheer en gebruikersbeheer, volgens de opgestelde functionele requirements (figuur 1).

Hiertoe behoren de volgende onderdelen onder de scope van de opdracht:
- Batch-opdrachten: Grootschalige opdrachten die in batchmodus worden verwerkt tot een printfile. En die ook als individuele documenten (pdf) weggeschreven kunnen worden.
- OnDemand-opdrachten: Opdrachten waarvan de output near-realtime terug moet naar het aanvragende bedrijfsproces.
- Individuele fire-and-forget opdrachten: Opdrachten waarbij de output direct naar de ontvanger wordt gestuurd zonder verdere interactie. Deze opdrachten moeten ook verzameld kunnen worden en als batch in een printfile teruggeleverd worden.
- Adhoc-stromen: Handmatig geproduceerde documenten op basis van een template binnen de oplossing. Momenteel worden deze stromen uitgevoerd met MS Word.
Migratie: Daarnaast moeten de huidige brieventemplates, bijbehorende flow en scripts die nu in Inspire staan, worden gemigreerd naar de nieuwe oplossing. Daarnaast is hulp bij de verder migratie en het opleiden van de medewerkers ook onderdeel van de aanbesteding.

Gewenste resultaten:
De gewenste resultaten die de RDW wenst te bereiken met de Inschrijver luiden als volgt:
- Hoge kwaliteit en nauwkeurigheid van de opgemaakte documenten;
- Hoge snelheid en efficiëntie van de documentproductieprocessen
De hoge mate van flexibiliteit en aanpasbaarheid van de templates en workflows;
- De hoge mate van intuïtief gebruik van de oplossing als het gaat om templatebeheer en contentmanagement.
- De best passende migratieaanpak, ontwerp en realisatie.
- Training van de beheerders en gebruikers zodat zij adequaat en zelfstandig met de oplossing kunnen werken.
- Beheer en doorontwikkeling van de geboden dienstverlening / functionaliteit.

Buiten de scope:
De RDW heeft besloten de volgende functionaliteiten zelf op te zetten en buiten scope van deze opdracht te houden:
- OMS Orkestratie: De orkestratie van het Output Management Systeem (OMS), inclusief coördinatie en integratie van diverse outputstromen en systemen.
- OMDB (Outputmanagement Database): De Outputmanagement Database (OMDB) voor het opslaan en beheren van opmaakopdrachten, outputdata, inclusief database-infrastructuur, datamodel en beheerprocessen.
- Overige bedrijfsservices binnen de bedrijfsfunctie zoals Verrijken, Waarmerken, Opslaan en Distributie (Printen, couverteren en versturen, als ook notificeren (mail/SMS/Push) als ook het aansluiten op MijnOverheid): Functionaliteit met betrekking tot het verrijken, waarmerken, opslaan en distribueren.

Door deze specifieke zaken buiten de scope van de Europese aanbesteding te houden, kan RDW zich richten op de kernfunctionaliteiten en ervoor zorgen dat de aanbesteding gericht blijft op de essentiële aspecten van documentopmaak en gerelateerde diensten. Ofwel, alles in figuur 1 wat grijs is gekleurd, is out of scope.

Beschrijving van de aanbesteding

Aanleiding en algemene doelstellingen:
Outputmanagement is een generieke bedrijfsfunctie binnen de RDW. Een functie die de bedrijfsservices verrijken, opmaken, waarmerken, opslaan en distribueren van klantcommunicatie aanbiedt.

Het doel van dit document is om een duidelijk overzicht te geven van de vereisten en verwachtingen voor de Europese aanbesteding.

Scope Opdracht/ Overeenkomst:
De scope van de aanbesteding betreft een SAAS-oplossing voor Outputmangement en deze oplossing richt zich enkel op het opmaken van documenten, inclusief de hierbij behorende functionele eisen zoals templatebeheer, contentbeheer en gebruikersbeheer, volgens de opgestelde functionele requirements (figuur 1).

Hiertoe behoren de volgende onderdelen onder de scope van de opdracht:
- Batch-opdrachten: Grootschalige opdrachten die in batchmodus worden verwerkt tot een printfile. En die ook als individuele documenten (pdf) weggeschreven kunnen worden.
- OnDemand-opdrachten: Opdrachten waarvan de output near-realtime terug moet naar het aanvragende bedrijfsproces.
- Individuele fire-and-forget opdrachten: Opdrachten waarbij de output direct naar de ontvanger wordt gestuurd zonder verdere interactie. Deze opdrachten moeten ook verzameld kunnen worden en als batch in een printfile teruggeleverd worden.
- Adhoc-stromen: Handmatig geproduceerde documenten op basis van een template binnen de oplossing. Momenteel worden deze stromen uitgevoerd met MS Word.
Migratie: Daarnaast moeten de huidige brieventemplates, bijbehorende flow en scripts die nu in Inspire staan, worden gemigreerd naar de nieuwe oplossing. Daarnaast is hulp bij de verder migratie en het opleiden van de medewerkers ook onderdeel van de aanbesteding.

Gewenste resultaten:
De gewenste resultaten die de RDW wenst te bereiken met de Inschrijver luiden als volgt:
- Hoge kwaliteit en nauwkeurigheid van de opgemaakte documenten;
- Hoge snelheid en efficiëntie van de documentproductieprocessen
De hoge mate van flexibiliteit en aanpasbaarheid van de templates en workflows;
- De hoge mate van intuïtief gebruik van de oplossing als het gaat om templatebeheer en contentmanagement.
- De best passende migratieaanpak, ontwerp en realisatie.
- Training van de beheerders en gebruikers zodat zij adequaat en zelfstandig met de oplossing kunnen werken.
- Beheer en doorontwikkeling van de geboden dienstverlening / functionaliteit.

Buiten de scope:
De RDW heeft besloten de volgende functionaliteiten zelf op te zetten en buiten scope van deze opdracht te houden:
- OMS Orkestratie: De orkestratie van het Output Management Systeem (OMS), inclusief coördinatie en integratie van diverse outputstromen en systemen.
- OMDB (Outputmanagement Database): De Outputmanagement Database (OMDB) voor het opslaan en beheren van opmaakopdrachten, outputdata, inclusief database-infrastructuur, datamodel en beheerprocessen.
- Overige bedrijfsservices binnen de bedrijfsfunctie zoals Verrijken, Waarmerken, Opslaan en Distributie (Printen, couverteren en versturen, als ook notificeren (mail/SMS/Push) als ook het aansluiten op MijnOverheid): Functionaliteit met betrekking tot het verrijken, waarmerken, opslaan en distribueren.

Door deze specifieke zaken buiten de scope van de Europese aanbesteding te houden, kan RDW zich richten op de kernfunctionaliteiten en ervoor zorgen dat de aanbesteding gericht blijft op de essentiële aspecten van documentopmaak en gerelateerde diensten. Ofwel, alles in figuur 1 wat grijs is gekleurd, is out of scope.

Belangrijkste kenmerken van de procedure

De waarde van de onderhavige dienst is geraamd op €1.500.000 en overschrijdt daarmee het drempelbedrag van € 221.000,- exclusief BTW en derhalve is het Europese aanbestedingsregime, als bedoeld in Deel 2 van de Aanbestedingswet 2012 van toepassing. Er is gekozen voor het toepassen van een Europese openbare aanbesteding.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

Financiële draagkracht: Continuïteit: Inschrijvers dienen over voldoende financieel economische draagkracht te beschikken om de opdracht zonder risico's voor de RDW uit te voeren. Voor Inschrijvers die verplicht zijn de jaarstukken te deponeren dient de meest recente accountantsverklaring géén zogenaamde continuïteitsparagraaf te bevatten (te denken valt aan een paragraaf in bijvoorbeeld de jaarrekening waarin wordt vermeld dat sprake is van twijfel omtrent continuïteit).

Indien Inschrijver niet verplicht is zijn jaarstukken te deponeren, dient de Inschrijver te verklaren dat er op moment van inschrijven geen risico op discontinuïteit bestaat.

Inschrijver kan bovenstaande verklaren middels het invullen en rechtsgeldig ondertekenen van het UEA.

Uitsluiting
Indien Inschrijver niet voldoet aan de gestelde minimumeis volgt uitsluiting van de procedure.

Combinatie
Deze eis geldt ingeval van een combinatie voor alle combinanten. Ingeval van een combinatie, dient het UEA door elk der combinanten te worden ingevuld en rechtsgeldig te worden ondertekend.

Wijze van aanlevering bij Inschrijving
Door middel van het invullen en ondertekenen van het UEA en deze toe te voegen aan de Inschrijving op de Digitale werkomgeving.

Bewijsvoering bij voorlopige gunning
Een accountants- of bankverklaring waarin verklaard wordt dat de Inschrijver over voldoende financieel economische draagkracht beschikt.

Heeft Inschrijver bovenstaande gelezen en gaat Inschrijver hiermee akkoord?

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

Financiële draagkracht 2: Aansprakelijkheidsverzekering: Inschrijver beschikt over een adequate Beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, of een verklaring van de verzekeraar, waar in is aangegeven dat een dergelijke verzekering op het moment van gunning kan worden verkregen. Hierbij beschouwt de RDW een aansprakelijkheidsverzekering, welke minimaal € 1.250.000,- per gebeurtenis en €2.500.000,- per contractjaar of gedeelte van een jaar dat de Overeenkomst van kracht is afgedekt, als adequaat.

Uitsluiting
Indien Inschrijver niet voldoet aan de gestelde minimumeis volgt uitsluiting van de aanbestedingsprocedure.

Combinatie
Deze eis geldt ingeval van een combinatie voor alle combinanten. Ingeval van een combinatie, dient de bijlage 5.1 UEA door elk der combinanten te worden ingevuld en rechtsgeldig te worden ondertekend.

Wijze van aanlevering bij Inschrijving
Door middel van het invullen en ondertekenen van het UEA en deze toe te voegen aan de Inschrijving op de Digitale werkomgeving.

Bewijsvoering bij voorlopige gunning
Een certificaat en/of kopie van de verzekeringspolis waaruit blijkt dat Inschrijver is verzekerd voor aansprakelijkheid conform deze eis, danwel een verklaring van de verzekeraar waarin is aangegeven dat de vereiste verzekering op het moment van gunning kan worden verkregen.

Heeft Inschrijver bovenstaande gelezen en gaat Inschrijver hiermee akkoord?

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

Beroepsbevoegdheid: Inschrijver is volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij gevestigd is in het beroepsregister of handelsregister ingeschreven, bedoeld in bijlage XI van richtlijn nr. 2014/24/EU.

Uitsluiting
Indien Inschrijver niet voldoet aan de gestelde minimumeis volgt uitsluiting van de procedure.

Combinatie
Deze eis geldt ingeval van een combinatie voor alle combinanten. Ingeval van een combinatie, dient het UEA door elk der combinanten te worden ingevuld en rechtsgeldig te worden ondertekend.

Wijze van aanlevering bij Inschrijving
Deel II A t/m D van het UEA volledig en naar waarheid ingevuld.

Bewijsvoering bij voorlopige gunning
Kopie van een uittreksel uit het beroeps- of handelsregister (Kamer van Koophandel) dat een actueel beeld geeft van de organisatie en maximaal zes (6) maanden oud is, gerekend vanaf de datum van het sluiten van de inschrijftermijn.

Inschrijver heeft bovenstaande gelezen en gaat daarmee akkoord?

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

Kerncompetentie: Inschrijver is in staat om een oplossing zoals beschreven in de aanbestedingsstukken (het aanbieden van een outputmanagement SAAS-oplossing met diverse output-formaten succesvol te implementeren, migreren en beheren met minimaal 1 implementatie binnen de EER.

In de referentie-opdracht heeft Inschrijver succesvol ondersteund bij de transitie van ten minste 100 templates[HS1] ;
In de referentie-opdracht heeft Inschrijver succesvol de migratie / implementatie in delen uitgevoerd (geen big bang) waarbij de continuïteit van de bestaande dienstverlening en reeds gemigreerde documentstromen gewaarborgd bleven;
In de referentieopdracht heeft inschrijver ervaring met het verwerken van volumes van minimaal 8 miljoen uitingen per jaar, waarbij zowel on-demand als batchverwerking van toepassing is.
De Inschrijver toont de gevraagde bekwaamheid aan met één referentieopdracht. De Inschrijver gebruikt hiervoor ‘Bijlage - Kerncompetentie 1 Outputmanagement’.

Het referentieproject dient naar tevredenheid van de betreffende opdrachtgever te zijn uitgevoerd en mogen niet ouder zijn dan 3 jaar, gerekend van de sluitingsdatum van de Inschrijving.

Hiertoe moet Inschrijver voor de referentie de volgende onderwerpen (1 t/m 4) beschrijven conform het referentiemodel dat op de Digitale werkomgeving is vermeld:
Naam Opdrachtgever, contactpersoon en telefoonnummer contactpersoon,
Periode waarin de opdracht is uitgevoerd
Omvang van de opdracht in euro's (gefactureerd bedrag),
Beschrijving van de opdracht waaruit beheersing van de kerncompetentie blijkt.

Inschrijver levert 1 referentie in bij de Inschrijving.

Combinatie
In geval van een combinatie moeten de combinanten gezamenlijk te voldoen aan deze eis. In geval van een combinatie worden de referenties van alle combinanten in aanmerking genomen, voor zover de referentie per combinant betrekking heeft op het door de combinant in het kader van de onderhavige aanbesteding uit te voeren onderdeel.

Wijze van aanlevering bij Inschrijving
Door middel van het invullen en ondertekenen van het UEA en het model referenties en het ondertekende UEA en de getekende referentieopgave toe te voegen op de Digitale werkomgeving.

Door het indienen van een Inschrijving geeft Inschrijver de RDW toestemming om, indien gewenst, ter verificatie contact op te nemen met de opgegeven contactpersoon en desgewenst een bedrijfsbezoek af te leggen.

Heeft Inschrijver bovenstaande gelezen en gaat Inschrijver hiermee akkoord?