Beschrijving van de aanbesteding
Aanleiding en algemene doelstellingen:
Outputmanagement is een generieke bedrijfsfunctie binnen de RDW. Een functie die de bedrijfsservices verrijken, opmaken, waarmerken, opslaan en distribueren van klantcommunicatie aanbiedt.
Het doel van dit document is om een duidelijk overzicht te geven van de vereisten en verwachtingen voor de Europese aanbesteding.
Scope Opdracht/ Overeenkomst:
De scope van de aanbesteding betreft een SAAS-oplossing voor Outputmangement en deze oplossing richt zich enkel op het opmaken van documenten, inclusief de hierbij behorende functionele eisen zoals templatebeheer, contentbeheer en gebruikersbeheer, volgens de opgestelde functionele requirements (figuur 1).
Hiertoe behoren de volgende onderdelen onder de scope van de opdracht:
- Batch-opdrachten: Grootschalige opdrachten die in batchmodus worden verwerkt tot een printfile. En die ook als individuele documenten (pdf) weggeschreven kunnen worden.
- OnDemand-opdrachten: Opdrachten waarvan de output near-realtime terug moet naar het aanvragende bedrijfsproces.
- Individuele fire-and-forget opdrachten: Opdrachten waarbij de output direct naar de ontvanger wordt gestuurd zonder verdere interactie. Deze opdrachten moeten ook verzameld kunnen worden en als batch in een printfile teruggeleverd worden.
- Adhoc-stromen: Handmatig geproduceerde documenten op basis van een template binnen de oplossing. Momenteel worden deze stromen uitgevoerd met MS Word.
Migratie: Daarnaast moeten de huidige brieventemplates, bijbehorende flow en scripts die nu in Inspire staan, worden gemigreerd naar de nieuwe oplossing. Daarnaast is hulp bij de verder migratie en het opleiden van de medewerkers ook onderdeel van de aanbesteding.
Gewenste resultaten:
De gewenste resultaten die de RDW wenst te bereiken met de Inschrijver luiden als volgt:
- Hoge kwaliteit en nauwkeurigheid van de opgemaakte documenten;
- Hoge snelheid en efficiëntie van de documentproductieprocessen
De hoge mate van flexibiliteit en aanpasbaarheid van de templates en workflows;
- De hoge mate van intuïtief gebruik van de oplossing als het gaat om templatebeheer en contentmanagement.
- De best passende migratieaanpak, ontwerp en realisatie.
- Training van de beheerders en gebruikers zodat zij adequaat en zelfstandig met de oplossing kunnen werken.
- Beheer en doorontwikkeling van de geboden dienstverlening / functionaliteit.
Buiten de scope:
De RDW heeft besloten de volgende functionaliteiten zelf op te zetten en buiten scope van deze opdracht te houden:
- OMS Orkestratie: De orkestratie van het Output Management Systeem (OMS), inclusief coördinatie en integratie van diverse outputstromen en systemen.
- OMDB (Outputmanagement Database): De Outputmanagement Database (OMDB) voor het opslaan en beheren van opmaakopdrachten, outputdata, inclusief database-infrastructuur, datamodel en beheerprocessen.
- Overige bedrijfsservices binnen de bedrijfsfunctie zoals Verrijken, Waarmerken, Opslaan en Distributie (Printen, couverteren en versturen, als ook notificeren (mail/SMS/Push) als ook het aansluiten op MijnOverheid): Functionaliteit met betrekking tot het verrijken, waarmerken, opslaan en distribueren.
Door deze specifieke zaken buiten de scope van de Europese aanbesteding te houden, kan RDW zich richten op de kernfunctionaliteiten en ervoor zorgen dat de aanbesteding gericht blijft op de essentiële aspecten van documentopmaak en gerelateerde diensten. Ofwel, alles in figuur 1 wat grijs is gekleurd, is out of scope.