Kantoorautomatisering

BIJ12 namens IPO

Een Europese aanbesteding voor de nieuwe kantoorautomatisering voor IPO Vereniging. De geschatte omvang bedraagt € 1.500.000 per jaar. Dit betreft geen omzetgarantie en inschrijver kan hier ook geen rechten aan ontlenen. De maximale waarde van de raamovereenkomst bedraagt 200% van de geschatte omvang. Op basis van de maximale lengte van de raamovereenkomst bedraagt de maximale waarde €24.000.000

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2025-05-06. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2025-02-28.

Wie?

• BIJ12 namens IPO

Wat?

• Beheerdiensten in verband met computers › Kantoorautomatiseringsdiensten

Waar?

• Zuid-Holland › Agglomeratie ’s-Gravenhage

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2025-02-28	Aankondiging van een opdracht
2025-03-26	Aankondiging van een opdracht
2025-05-09	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2025-02-28)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Kantoorautomatisering
Korte beschrijving:

Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Kantoorautomatiseringsdiensten 📦
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Beschrijving van de aanbesteding:

Zie aanbestedingsleidraad De geschatte omvang van perceel 1 bedraagt € 1.500.000 per jaar. Dit betreft geen omzetgarantie en inschrijver kan hier ook geen rechten aan ontlenen. De maximale waarde van de raamovereenkomst bedraagt 200% van de geschatte omvang. Op basis van de maximale lengte van de raamovereenkomsten bedraagt de maximale waarde voor perceel 1 €24.000.000

Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Kantoorautomatiseringsdiensten 📦
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Nederland
Land: Nederland 🇳🇱
Duur: 96 maanden
Maximumaantal verlengingen: 2
Overige informatie over verlengingen:

Er is sprake van een raamovereenkomst voor beide percelen met een initiële looptijd van 48 maanden. Na het verstrijken van deze periode heeft de Aanbestedende dienst de mogelijkheid de Opdracht 2 maal tegen dezelfde voorwaarden te verlengen voor een periode van telkens 24 maanden.

Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:

Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Samenwerking
Kwaliteitscriterium (weging): 20
Kwaliteitscriterium (naam): Implementatie
Presentatie
Prijs ✅
Prijs (weging): 40
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Belangrijkste kenmerken van de procedure:

Gekozen is om deze Opdracht Europees aan te besteden via een zogenaamde openbare aanbestedingsprocedure. Deze keuze is hoofdzakelijk gebaseerd op:  Omvang van de opdracht De omvang van de opdracht is zodanig dat het een breed scala aan mogelijke leveranciers aantrekt. Een openbare procedure stelt ons in staat om de verschillende aanbiedingen goed te vergelijken en een weloverwogen keuze te maken. Door de openbaarheid van het proces kunnen we een breed aantal inschrijvers betrekken, wat zorgt voor een grotere kans op het vinden van de beste prijs-kwaliteitverhouding.  Aantal potentiële Inschrijvers Kantoorautomatisering betreft een breed en dynamisch vakgebied, met een groot aantal potentiële leveranciers, zowel nationaal als internationaal. Een openbare procedure biedt gelijke kansen voor alle geïnteresseerde partijen om in te schrijven, wat de concurrentie vergroot en zo leidt tot betere aanbiedingen. Dit is van essentieel belang voor het verkrijgen van de beste oplossing voor de organisatie.  Gewenst eindresultaat Het gewenste eindresultaat van deze aanbesteding is het verkrijgen van een oplossing die niet alleen voldoet aan de functionele en technische eisen, maar ook een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding biedt. Door de transparantie van de openbare aanbestedingsprocedure wordt de kans vergroot dat we meerdere geschikte inschrijvers kunnen evalueren, wat bijdraagt aan het behalen van het gewenste eindresultaat.  Complexiteit van de opdracht De complexiteit van de opdracht, met de diverse technische en functionele eisen op het gebied van kantoorautomatisering, vereist een zorgvuldige en gedetailleerde selectie van aanbieders. Een openbare aanbesteding biedt een gestructureerd en eerlijk proces, waarin de inschrijvers gedwongen worden om hun voorstellen op een duidelijke en transparante manier in te dienen. Dit stelt ons in staat om de meest geschikte leverancier te selecteren die de benodigde expertise en capaciteit biedt om de opdracht succesvol uit te voeren.  Type van de opdracht en het karakter van de markt Kantoorautomatisering is een sector met veel concurrentie en constante innovatie. De keuze voor een openbare aanbestedingsprocedure weerspiegelt het karakter van de markt, die openstaat voor een breed scala aan technologieën en oplossingen. Door het gebruik van een openbare procedure kunnen we profiteren van de nieuwste ontwikkelingen en kunnen we leveranciers van verschillende groottes en achtergronden betrekken, wat de kans vergroot om de meest geavanceerde en kosteneffectieve oplossing te vinden.

Belangrijkste kenmerken van de procedure

Gekozen is om deze Opdracht Europees aan te besteden via een zogenaamde openbare aanbestedingsprocedure. Deze keuze is hoofdzakelijk gebaseerd op:

 Omvang van de opdracht
De omvang van de opdracht is zodanig dat het een breed scala aan mogelijke leveranciers aantrekt. Een openbare procedure stelt ons in staat om de verschillende aanbiedingen goed te vergelijken en een weloverwogen keuze te maken. Door de openbaarheid van het proces kunnen we een breed aantal inschrijvers betrekken, wat zorgt voor een grotere kans op het vinden van de beste prijs-kwaliteitverhouding.
 Aantal potentiële Inschrijvers
Kantoorautomatisering betreft een breed en dynamisch vakgebied, met een groot aantal potentiële leveranciers, zowel nationaal als internationaal. Een openbare procedure biedt gelijke kansen voor alle geïnteresseerde partijen om in te schrijven, wat de concurrentie vergroot en zo leidt tot betere aanbiedingen. Dit is van essentieel belang voor het verkrijgen van de beste oplossing voor de organisatie.
 Gewenst eindresultaat
Het gewenste eindresultaat van deze aanbesteding is het verkrijgen van een oplossing die niet alleen voldoet aan de functionele en technische eisen, maar ook een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding biedt. Door de transparantie van de openbare aanbestedingsprocedure wordt de kans vergroot dat we meerdere geschikte inschrijvers kunnen evalueren, wat bijdraagt aan het behalen van het gewenste eindresultaat.
 Complexiteit van de opdracht
De complexiteit van de opdracht, met de diverse technische en functionele eisen op het gebied van kantoorautomatisering, vereist een zorgvuldige en gedetailleerde selectie van aanbieders. Een openbare aanbesteding biedt een gestructureerd en eerlijk proces, waarin de inschrijvers gedwongen worden om hun voorstellen op een duidelijke en transparante manier in te dienen. Dit stelt ons in staat om de meest geschikte leverancier te selecteren die de benodigde expertise en capaciteit biedt om de opdracht succesvol uit te voeren.
 Type van de opdracht en het karakter van de markt
Kantoorautomatisering is een sector met veel concurrentie en constante innovatie. De keuze voor een openbare aanbestedingsprocedure weerspiegelt het karakter van de markt, die openstaat voor een breed scala aan technologieën en oplossingen. Door het gebruik van een openbare procedure kunnen we profiteren van de nieuwste ontwikkelingen en kunnen we leveranciers van verschillende groottes en achtergronden betrekken, wat de kans vergroot om de meest geavanceerde en kosteneffectieve oplossing te vinden.

Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2025-05-06 14:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2025-05-06 14:01:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 3 maanden
Informatie over een raamovereenkomst of een dynamisch aankoopsysteem
Raamovereenkomst met verschillende exploitanten ✅
Beschrijving
Motiveer in het geval van raamovereenkomsten elke looptijd van meer dan 4 jaar:

De keuze om raamovereenkomsten aan te gaan voor een maximum van 8 jaar hangt sa-men met de investeringen en migraties die nodig zijn om de dienstverlening volledig in te richten. De investeringen die gedaan zullen moeten worden om de dienstverlening volle-dig en op een effectieve manier in te richten, zowel aan de kant van de Opdrachtgever als Opdrachtnemer, zijn naar het oordeel van Aanbestedende dienst dusdanig hoog dat er wordt gekozen voor een raamovereenkomst met een maximum van 8 jaar.

Informatie over een raamovereenkomst of een dynamisch aankoopsysteem
Maximumaantal deelnemers: 1
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Een waarborg is vereist ✅
Een combinatie van inschrijvers aan wie een opdracht wordt gegund, moet een bepaalde rechtsvorm aannemen ✅
Openingsdatum: 2025-05-06 14:01:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Elektronische facturering: Vereist
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische bestellingen ✅
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2025-04-04 14:00:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Rechtsvorm van de combinatie van ondernemers aan wie de opdracht wordt gegund: uittreksel Handelsregister
Vereiste deposito's en garanties: Indienen aanbiedingsbrief-indienen correct ingevuld UEA document

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: BIJ12 namens IPO
Nationaal registratienummer: 191745967
Postadres: Herengracht 23
Postcode: 2511 EG
Poststad: Den Haag
Regio: Agglomeratie ’s-Gravenhage 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Zhen Ma
E-mail: inkoop@bij12.nl 📧
Telefoon: +31 630217321 📞
URL: http://www.bij12.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/369376 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/369376 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Naam: BIJ12 namens IPO
Nationaal registratienummer: 191745967
Postadres: Herengracht 23
Postcode: 2511 EG
Poststad: Den Haag
Regio: Agglomeratie ’s-Gravenhage 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Zhen Ma
E-mail: inkoop@bij12.nl 📧
Telefoon: +31 630217321 📞
URL: http://www.bij12.nl 🌏
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische bestellingen
Bron: OJS 2025/S 043-139132 (2025-02-28)

Aankondiging van een opdracht (2025-03-26)
Procedure
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2025-09-05 12:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2025-09-05 12:01:00 📅
Voorwaarden voor inschrijving
Openingsdatum: 2025-09-05 12:01:00 📅
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2025-07-04 23:59:00 📅

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Vereiste deposito's en garanties: indienen correct ingevuld UEA document-Indienen aanbiedingsbrief

Aanbestedende dienst
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/372326 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/372326 🌏

Wijzigingen
Andere aanvullende informatie
Wijziging van scope
Voornaamste reden voor de wijziging: Informatie bijgewerkt
Informatie over wijzigingen
Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd: c77b9f35-291a-409c-aa80-cc460c51b19d-01
Bron: OJS 2025/S 061-199183 (2025-03-26)

Aankondiging van een opdracht (2025-05-09)
Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Regio: nl361 🏙️
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/378104 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/378104 🌏

Aanvullende informatie
Aanvullende informatie
Wegens wijzigingen in de scope van de aanbesteding.
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Regio: nl361 🏙️

Wijzigingen
Andere aanvullende informatie
Voornaamste reden voor de wijziging: Procedure opgeschort naar aanleiding van een klacht, beroep of enige andere actie met het oog op beroep of herziening
Informatie over wijzigingen
Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd: c77b9f35-291a-409c-aa80-cc460c51b19d-02
Bron: OJS 2025/S 091-302429 (2025-05-09)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning (>20 nieuwe aankopen)

Informaticadiensten (6)

Beheerdiensten in verband met computers (4)