Het beoogde resultaat van de Opdracht is dat een gespecialiseerde leverancier als Opdrachtnemer op basis van de afgesloten Raamovereenkomst gezamenlijk met Opdrachtgever hybride vergadermiddelen kan implementeren op ongeveer 70 vergaderlocaties die Opdrachtgever in beheer heeft. De vergaderlocaties faciliteren de samenwerking tussen ruim 1.700 medewerkers van de gemeente Haarlem en Zandvoort. Ter uitvoering van de Raamovereenkomst dient Opdrachtnemer op basis van bewezen kennis en kunde zorg te gaan dragen voor een op maat gemaakt advies voor de inrichting van bestaande en nieuwe hybride vergaderlocaties rekening houdend met de bestaande inrichting. Op basis van dit advies dienen hybride vergadermiddelen geleverd, geïmplementeerd en ingericht te worden. Optioneel kan Opdrachtnemer een storingsovereenkomst aanbieden. Een inschatting van de projectkosten: - Advies inrichting hybride vergadermiddelen: € 7.500 - Aanpassen en nieuwe installatie vergaderzalen (+/- 55 zalen) + 16 projectruimtes: € 294.700 - Plaatsing 16x Digital Whiteboards in Projectruimtes*: € 32.000 - Vergader- en projectruimtes Stadhuis (+/- 10 kamers): € 77.500 - Inrichten MS Teams Room omgeving: € 8.000 - Diverse kleine aanpassingen (oa Wethouderskamer): €5.000 Totaal:€ 424.700 * Voor de toepassing van pen-enabled Digital Whiteboards loopt op dit moment een test binnen de gemeente Haarlem. Al naar de uitslag van de test kan deze wens gehandhaafd of verwijderd worden.
Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2025-07-21.
De aanbesteding werd gepubliceerd op 2025-05-28.
Aankondiging van een opdracht (2025-05-28) Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Hybride vergadermiddelen
Referentienummer: 2025487984
Korte beschrijving:
“Het beoogde resultaat van de Opdracht is dat een gespecialiseerde leverancier als Opdrachtnemer op basis van de afgesloten Raamovereenkomst gezamenlijk met...”
Korte beschrijving
Het beoogde resultaat van de Opdracht is dat een gespecialiseerde leverancier als Opdrachtnemer op basis van de afgesloten Raamovereenkomst gezamenlijk met Opdrachtgever hybride vergadermiddelen kan implementeren op ongeveer 70 vergaderlocaties die Opdrachtgever in beheer heeft. De vergaderlocaties faciliteren de samenwerking tussen ruim 1.700 medewerkers van de gemeente Haarlem en Zandvoort.
Ter uitvoering van de Raamovereenkomst dient Opdrachtnemer op basis van bewezen kennis en kunde zorg te gaan dragen voor een op maat gemaakt advies voor de inrichting van bestaande en nieuwe hybride vergaderlocaties rekening houdend met de bestaande inrichting. Op basis van dit advies dienen hybride vergadermiddelen geleverd, geïmplementeerd en ingericht te worden. Optioneel kan Opdrachtnemer een storingsovereenkomst aanbieden. Een inschatting van de projectkosten:
- Advies inrichting hybride vergadermiddelen: € 7.500
- Aanpassen en nieuwe installatie vergaderzalen (+/- 55 zalen) + 16 projectruimtes: € 294.700
- Plaatsing 16x Digital Whiteboards in Projectruimtes*: € 32.000
- Vergader- en projectruimtes Stadhuis (+/- 10 kamers): € 77.500
- Inrichten MS Teams Room omgeving: € 8.000
- Diverse kleine aanpassingen (oa Wethouderskamer): €5.000
Totaal:€ 424.700
* Voor de toepassing van pen-enabled Digital Whiteboards loopt op dit moment een test binnen de gemeente Haarlem. Al naar de uitslag van de test kan deze wens gehandhaafd of verwijderd worden.
Toon meer
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning📦 Beschrijving
Beschrijving van de aanbesteding:
“Zie omschrijving in de bijgevoegde Aanbestedingsleidraad.”
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering:
“Haarlem”
Duur: 48 (MONTH)
Het onderstaande tijdschema is uitgedrukt in aantal maanden.
Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:
“Opdrachtgever is voornemens om met deze aanbestedingsprocedure één (1) Raamovereenkomst met één (1) Opdrachtnemer te sluiten, voor een initiële periode van...”
Beschrijving van de opties
Opdrachtgever is voornemens om met deze aanbestedingsprocedure één (1) Raamovereenkomst met één (1) Opdrachtnemer te sluiten, voor een initiële periode van drie (3) jaar met de optie op verlenging met één (1) maal een periode van één (1) jaar, met betrekking tot het adviseren, leveren en implementeren van een hybride vergadering omgeving binnen de bestaande omgeving.
Toon meer Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Casus 1: Vergaderruimte 1
Kwaliteitscriterium (weging): 20
Kwaliteitscriterium (naam): Casus 2: Twee aangrenzende vergaderzalen
Kwaliteitscriterium (weging): 25
Kwaliteitscriterium (naam): Casus 3: Beveiligde hybride vergadering
Kwaliteitscriterium (weging): 35
Prijs ✅
Prijs (weging): 13
Kwaliteitscriterium (naam): Prijs 2: Fictieve inschrijfsom
Kwaliteitscriterium (weging): 7
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000
Procedure Soort procedure
Openbare procedure ✅ Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2025-07-21 12:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2025-07-21 12:05:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 3
Aanvullende informatie Herzieningsprocedure
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures:
“20 kalenderdagen” Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2025/S 103-348488 (2025-05-28)