Hybride vergadermiddelen

Gemeente Haarlem

Het beoogde resultaat van de Opdracht is dat een gespecialiseerde leverancier als Opdrachtnemer op basis van de afgesloten Raamovereenkomst gezamenlijk met Opdrachtgever hybride vergadermiddelen kan implementeren op ongeveer 70 vergaderlocaties die Opdrachtgever in beheer heeft. De vergaderlocaties faciliteren de samenwerking tussen ruim 1.700 medewerkers van de gemeente Haarlem en Zandvoort. Ter uitvoering van de Raamovereenkomst dient Opdrachtnemer op basis van bewezen kennis en kunde zorg te gaan dragen voor een op maat gemaakt advies voor de inrichting van bestaande en nieuwe hybride vergaderlocaties rekening houdend met de bestaande inrichting. Op basis van dit advies dienen hybride vergadermiddelen geleverd, geïmplementeerd en ingericht te worden. Optioneel kan Opdrachtnemer een storingsovereenkomst aanbieden. Een inschatting van de projectkosten: - Advies inrichting hybride vergadermiddelen: € 7.500 - Aanpassen en nieuwe installatie vergaderzalen (+/- 55 zalen) + 16 projectruimtes: € 294.700 - Plaatsing 16x Digital Whiteboards in Projectruimtes*: € 32.000 - Vergader- en projectruimtes Stadhuis (+/- 10 kamers): € 77.500 - Inrichten MS Teams Room omgeving: € 8.000 - Diverse kleine aanpassingen (oa Wethouderskamer): €5.000 Totaal:€ 424.700 * Voor de toepassing van pen-enabled Digital Whiteboards loopt op dit moment een test binnen de gemeente Haarlem. Al naar de uitslag van de test kan deze wens gehandhaafd of verwijderd worden.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2025-07-21. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2025-05-28.

Wie? Wat? Waar?
Aankoopgeschiedenis
Datum Document
2025-05-28 Aankondiging van een opdracht
Aankondiging van een opdracht (2025-05-28)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Hybride vergadermiddelen
Referentienummer: 2025487984
Korte beschrijving:
Het beoogde resultaat van de Opdracht is dat een gespecialiseerde leverancier als Opdrachtnemer op basis van de afgesloten Raamovereenkomst gezamenlijk met Opdrachtgever hybride vergadermiddelen kan implementeren op ongeveer 70 vergaderlocaties die Opdrachtgever in beheer heeft. De vergaderlocaties faciliteren de samenwerking tussen ruim 1.700 medewerkers van de gemeente Haarlem en Zandvoort. Ter uitvoering van de Raamovereenkomst dient Opdrachtnemer op basis van bewezen kennis en kunde zorg te gaan dragen voor een op maat gemaakt advies voor de inrichting van bestaande en nieuwe hybride vergaderlocaties rekening houdend met de bestaande inrichting. Op basis van dit advies dienen hybride vergadermiddelen geleverd, geïmplementeerd en ingericht te worden. Optioneel kan Opdrachtnemer een storingsovereenkomst aanbieden. Een inschatting van de projectkosten: - Advies inrichting hybride vergadermiddelen: € 7.500 - Aanpassen en nieuwe installatie vergaderzalen (+/- 55 zalen) + 16 projectruimtes: € 294.700 - Plaatsing 16x Digital Whiteboards in Projectruimtes*: € 32.000 - Vergader- en projectruimtes Stadhuis (+/- 10 kamers): € 77.500 - Inrichten MS Teams Room omgeving: € 8.000 - Diverse kleine aanpassingen (oa Wethouderskamer): €5.000 Totaal:€ 424.700 * Voor de toepassing van pen-enabled Digital Whiteboards loopt op dit moment een test binnen de gemeente Haarlem. Al naar de uitslag van de test kan deze wens gehandhaafd of verwijderd worden.
Toon meer
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Titel: 1
Beschrijving van de aanbesteding: Zie omschrijving in de bijgevoegde Aanbestedingsleidraad.
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Haarlem
Land: Nederland 🇳🇱
Duur: 48 maanden
Maximumaantal verlengingen: 1
Overige informatie over verlengingen: De optie op verlenging met één (1) maal een periode van één (1) jaar.
Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:
Opdrachtgever is voornemens om met deze aanbestedingsprocedure één (1) Raamovereenkomst met één (1) Opdrachtnemer te sluiten, voor een initiële periode van drie (3) jaar met de optie op verlenging met één (1) maal een periode van één (1) jaar, met betrekking tot het adviseren, leveren en implementeren van een hybride vergadering omgeving binnen de bestaande omgeving.
Toon meer
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Casus 1: Vergaderruimte 1
Kwaliteitscriterium (weging): 20
Kwaliteitscriterium (naam): Casus 2: Twee aangrenzende vergaderzalen
Kwaliteitscriterium (weging): 25
Kwaliteitscriterium (naam): Casus 3: Beveiligde hybride vergadering
Kwaliteitscriterium (weging): 35
Prijs ✅
Prijs (weging): 13
Kwaliteitscriterium (naam): Prijs 2: Fictieve inschrijfsom
Kwaliteitscriterium (weging): 7
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2025-07-21 12:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2025-07-21 12:05:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 3 maanden
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2025-07-21 12:05:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Elektronische facturering: Toegestaan
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2025-06-27 12:00:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Gemeente Haarlem
Nationaal registratienummer: 50647371
Postadres: Zijlvest 39
Postcode: 2011 VB
Poststad: Haarlem
Regio: nl32a 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Marleen Oosterveld
E-mail: tender@haarlem.nl 📧
Telefoon: +31 14023 📞
URL: http://www.haarlem.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/380685 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/380685 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Herzieningsprocedure
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures: 20 kalenderdagen
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2025/S 103-348488 (2025-05-28)
Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕
Gerelateerde zoekopdrachten 🔍